諮問庁：日本司法支援センター
諮問日：令和３年３月２９日（令和３年（独個）諮問第１４号）
答申日：令和３年８月２６日（令和３年度（独個）答申第１８号）
事件名：本人に係る職員別給与簿（特定年度）の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「職員別給与簿（特定年度）」に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和２年６月１９日付け司支総第４８号により，日本司法支援センター（以下「センター」，「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）につき，原処分は誤った前提に基づき発出されたものであるから，訂正されるべきである。
２ 審査請求の理由
（１）審査請求書
原処分は，審査請求人が求めた「職員別給与簿（特定年度）のうち，開示請求者に関する部分」の開示請求に対して，「保存期間が満了したことにより，特定年月日付で廃棄済みであり，文書不存在であるため。」不開示決定を行った。
しかし，法テラスのＨＰでも公開されている「法人文書ファイル管理簿」では，職員別給与簿の保存期間は，「離職した日から起算して５年」となっている。
審査請求人は，特定年Ａ特定月から現在に至るまで，一貫してセンターの職員の身分を有している。
だから，職員給与簿が廃棄済みということは考えられない。（もし，本当に廃棄済みだとしたら，誤廃棄を行ったということであり，それは重大な過誤である。）
よって審査請求人が請求した文書は存在しているはずであり，原処分は誤りというほかないので，速やかに訂正されるべきである。
（２）意見書
諮問庁に対して閲覧をさせることは，適当でない旨の意見が提出されているため，その内容は記載しない。
第３ 諮問庁の説明の要旨
諮問庁は，以下の理由により，原処分を維持することが相当と考える。
１ 本件審査請求の経緯
（１）審査請求人は，令和２年５月２２日付けで，法１３条１項の規定に基づき，処分庁に対し「職員別給与簿（特定年度）のうち，開示請求者に関する部分」の開示請求（以下「本件開示請求」という。）を行い，処分庁は同月２５日付けでこれを受理した。
（２）処分庁は，本件開示請求に対応する法人文書として，センター本部総務部人事課（以下，単に「本部人事課」という。）が保有していた法人文書（以下「本件対象文書」という。）を特定したが，本件対象文書は保存期間が満了したことにより特定年月日付けで廃棄済みであったため，令和２年６月１９日付けで原処分を行った。
（３）これに対して，審査請求人は，令和２年８月２４日付けで，諮問庁に対して，原処分の取消しを求める審査請求（以下「本件審査請求」という。）を行い，諮問庁は同月２６日付けでこれを受理した。
２ 本件審査請求に理由がないこと
（１）本件対象文書について
センターでは，公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号）１３条１項に基づき，センター文書管理規程（以下「規程」という。）を制定し，センターにおける法人文書の管理についての必要な事項を定めている。
法人文書の保存期間については，規程に基づき，センター本部課室等の文書管理の責任者である文書管理者が基準を定め，当該基準に従い設定を行っている。
本件対象文書を作成・取得した当時，「職員別給与簿」は，保存期間は「５年（暦年保管）」，保存期間満了時の措置は「廃棄」と設定されており，本件対象文書を作成・取得した翌年１月１日を起算点として特定年Ｂ１月１日から特定年Ｃ１２月３１日までの５年間本部人事課で保存した後，保存期間が満了した翌年の特定年月日に廃棄を実施している。（２）原処分の相当性について
審査請求人は，「しかし，法テラスのＨＰでも公開されている『法人文書ファイル管理簿』では，職員別給与簿の保存期間は，『離職した日から起算して５年』となっている。審査請求人は，特定年Ａ特定月から現在に至るまで，一貫してセンターの職員の身分を有している。だから，職員給与簿が廃棄済みということは考えられない。」と主張するが，本部人事課における廃棄手続に係る経緯は上記（１）のとおりであり，本件対象文書が「廃棄済みということは考えられない」とする審査請求人の主張は前提において誤っており，失当である。
したがって，不開示決定とした原処分における判断は正当である。
３ 結論
以上の理由から，諮問庁の決定は正当と考え，原処分を維持するのが相当と考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和３年３月２９日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年４月２６日審査請求人から意見書を収受
④ 同年７月１４日審議
⑤ 同年８月２０日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，保存期間が満了したことにより特定年月日付けで廃棄済みであり，本件対象保有個人情報を保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象保有個人情報の開示を求めていると解されるが，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして，諮問庁に対し，本件対象保有個人情報の保有の有無について改めて確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり説明する。
センターでは，文書の性質上，暦年での保存が適切と考えられる法人文書については，１月１日から１２月３１日までの暦年を基準とした保存を行っている。
センターの取扱いとして，暦年保管の法人文書については，センター法人文書ファイル管理簿の作成・取得年度等の欄には年度表記をし，併せて備考欄に暦年保管である旨の表記をすることとなっていることから，暦年保管としている本件法人文書ファイル（職員別給与簿）についても「特定年度」との記載となっているが，実際に同ファイルに含まれる法人文書は，特定年Ｄ１月１日から同年１２月３１日に作成した文書となる。
特定年度の職員別給与簿の保存期間は，センター法人文書ファイル管理簿において，「５年（暦年保管）」とされており，特定年Ｄの翌年の特定年Ｂ１月１日から５年後の特定年Ｃ１２月３１日に保存期間が満了し，特定年月日付けで廃棄されている。したがって，その後の本件開示請求時点（令和２年５月２５日付け）においては保存期間満了により既に廃棄されていた。
念のため，本件審査請求を受け，担当部署において，執務室内，書庫，倉庫及びパソコン上のファイル等を探索したが，本件対象保有個人情報の存在は確認できなかった。
なお，審査請求人は，「法テラスのＨＰでも公開されている『法人文書ファイル管理簿』では，職員別給与簿の保存期間は，『離職した日から起算して５年』となっている。」と主張するが，保存期間に「離職した日から起算して５年」という基準を設けていたのは，特定年度より後の２０１１年度ないし２０１６年度の職員別給与簿である。
（２）検討
本件対象保有個人情報は，職員別給与簿（特定年度）の開示請求者に関する部分であるところ，当審査会において，諮問庁からセンターの「法人文書ファイル管理簿」及び本件対象保有個人情報が記録された文書に係る「移管・廃棄簿」の提示を受けて確認したところ，上記（１）の諮問庁の説明に不自然・不合理な点は認められず，本件開示請求時点において保存期間満了により既に廃棄されていたとする諮問庁の説明は首肯でき，外に本件対象保有個人情報の存在をうかがわせる事情も認められないことから，センターにおいて本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，センターにおいて本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員泉本小夜子，委員磯部哲
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r03dk01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。