諮問庁：国立大学法人大阪大学
諮問日：令和３年２月１日（令和３年（独個）諮問第９号）
答申日：令和３年９月１７日（令和３年度（独個）答申第２７号）
事件名：調停後の本人からの電話照会について特定弁護士がつなぎ役となったことが分かる文書等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和２年１０月２３日付け阪大総総第３－２６号により国立大学法人大阪大学（以下「大阪大学」，「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，電話連絡を文部科学省が行ってくれていたが特定弁護士になったことの決裁文書がないのはおかしいこと。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである。なお，審査請求人から提出された意見書には，諮問庁の閲覧を不可とする旨が明示されていることから，本答申ではその内容は記載しない。
連絡のやり取りに委任契約のない弁護士にさせるのか，またその依頼した決裁文書があって普通と思いますが保有していないこと。
第３ 諮問庁の説明の要旨
本件諮問の対象となった審査請求人からの開示請求は，本件対象保有個人情報が記録された文書（以下「本件文書」という。）である。今回，審査請求人から，本件文書の開示請求があった際には，文書の特定を行った結果，開示請求に係る文書を保有していないことにより，不開示決定を行ったものである。
これに対し，審査請求人からは，特定個人とのつなぎ役として，特定弁護士がなったことの決裁文書が存在しないのは，おかしいなどの理由にて，審査請求があったものである。
大阪大学としては，代理人である特定弁護士に対応を委任していた審査請求人との調停（調停調書・特定年特定記号（特定年月日に締結））後の審査請求人からの電話照会にかかるつなぎ役については，特定弁護士に対応を口頭で依頼したものであるため，当該文書は存在せず，保有していないものである。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和３年２月１日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年３月２日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 同年８月２０日審議
⑤ 同年９月１４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象保有個人情報を保有していないためとして，不開示とする決定（原処分）を行った。
これに対して，審査請求人は，本件対象保有個人情報の開示を求めていると解されるが，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして，諮問庁に対し，本件対象保有個人情報の保有の有無について，改めて確認させたところ，諮問庁は，以下のとおり説明する。
ア 開示請求に係る特定個人は，そもそも患者の様々な相談・クレーム等に対応することが職務であり，以前より審査請求人への対応を行っていたため，開示請求書に記載されている調停後も引き続き審査請求人との窓口となったものである。そのため，改めて，窓口となる職員に特定個人を決定するための決裁文書は作成していない。
イ 開示請求書に記載されている審査請求人と附属病院との民事調停申立てについて，特定弁護士は，附属病院の代理人として委任契約をしていたが，調停終了後には代理人ではなく，審査請求人から附属病院への電話の取次ぎ役を担うことを附属病院と口頭で了解をしていたことから，つなぎ役となったことが分かる文書は作成していない。
ウ 念のため，附属病院を含め大阪大学内において，改めて執務室及び書庫等を探索したが，本件対象保有個人情報が記録された文書の存在は確認できなかった。
（２）上記（１）の諮問庁の説明に，特段不自然・不合理な点があるとはいえず，これを覆すに足りる事情も認められないことから，大阪大学において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
本件不開示決定通知書には，不開示とした理由について，「開示請求に係る文書を保有していないため」と記載されているところ，一般に，文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有していないという事実を示すだけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該文書が存在しないかについても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，大阪大学において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員泉本小夜子，委員磯部哲
別紙（本件対象保有個人情報が記録された文書）
特定年月初旬，本人に対する大阪大学医学部附属病院（以下「附属病院」という。）の特定月日Ａの調停をした後の対応について，窓口となる職員の特定個人が決定された（特定月日Ｂ）ところの決裁文書，及び特定弁護士が特定個人の電話の間に入って，つなぎ役となったことがわかる文書
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r03dk01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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