諮問庁：独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構
諮問日：令和２年４月６日（令和２年（独個）諮問第１５号）
答申日：令和３年５月２０日（令和３年度（独個）答申第４号）
事件名：本人に係る応接記録の不開示決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「応接記録」に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，開示請求に形式上の不備があるとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
本件審査請求の趣旨は，独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和２年１月１６日付け１高障求発第２８５号により独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構（以下「機構」，「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求めるというものである。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
ア 機構は開示請求において存在するべき応接記録を不存在と回答し，また各応接記録に相互に密接な関連が無いと判断しているが，それらは後述する理由により失当であるので取り消されるべきである。
イ 開示請求対象文書は以下の４点であり，いずれも応接記録である。応接記録（特定センター）
応接日及び応接職員
（ア）２０１８年１月３１日水曜日
（中略）
（イ）２０１８年２月２０日火曜日
（中略）
（ウ）２０１９年３月１４日木曜日
（中略）
（エ）２０１９年６月５日水曜日
（中略）
ウ 当審査請求における争点は二つある。一つ目は「応接記録の存否」であり二つ目は「相互に密接な関連の有無」である。
エ 一つ目の争点である応接記録については個人情報保護法開示請求等の事務処理要領（以下「事務処理要領」という。）第１－１－（３）に以下のとおり記載されている。
個人情報保護法開示請求等の事務処理要領第１－１－（３）応接記録の作成
個人情報保護窓口等における相談・案内，個人情報保護窓口における受付については，再度の相談や開示請求等があり得ることから，必要に応じて，応接記録票（様式第３５号）に対応の内容等を記録する。この場合，記録した相談者等に関する情報自体が保有個人情報となることから，相談等の業務の目的の達成に必要な範囲を超えて保有してはならない。また，当該業務の遂行に関係のない者が閲覧することができないようにするなどその取扱いに十分注意する。
オ 当該要領によれば「応接記録票（様式第３５号）に対応の内容等を記録する」ので特定職員Ａに係る応接記録（前述イ（エ））が「不存在」であることはあり得ない。そしてここで考え得るのは以下の３点である。
（略）
カ 当該要領によれば応接記録は存在するはずであり，なおかつ特定職員Ｂに係る分（前述イ（ア）ないし（ウ））は存在するとされているにもかかわらず特定職員Ａに係る分だけが「不存在」であることは極めて不自然なので（中略），それを行政不服審査法（以下「審査法」という。）３４条及び３６条に基づき要求する。
キ また当該要領には以下の項目も記載されているが請求書を受け取っている特定センターはいずれも行っておらず当該要領に違反していることは明らかであり，なおかつ（略）。
（中略）
ク 二つ目の争点である相互に密接な関連については事務処理要領第５－１に以下のとおり記載されている。
（中略）
ケ 相互に密接な関連の有無については特定課ではなく個人情報保護窓口（特定課）とされているのでここでの疑義は特定課に呈されている。特定課は応接記録が年度別に保管されていることをもってそれらに相互に密接な関連が無いと判断しているが当該要領にはその様に記載されていない。すなわち「相互に密接な関連を有する複数の法人文書に記録されている保有個人情報の開示請求を１通の開示請求書で行う場合には，当該複数の法人文書を１件の法人文書とみなす」とされているので，「複数の法人文書（ここでは年度別に保管されている法人文書（応接記録）を指す）に記録されている」としてもそれらに相互に密接な関連があれば「当該複数の法人文書を１件の法人文書とみな」さなければならないはずであるが，特定課はそれをみなしていないのでその事由を説明しなければならず，それを審査法３４条及び３６条に基づき要求する。
コ 審査法に基づき以下の諸事項を要求する。
（ア）３１条
口頭意見陳述の実施
（イ）３３条
特定センターが保有する審査請求人に係る応接記録の証拠提出（ウ）３４条
ａ 特定職員Ａに係る応接記録が「不存在」である事由に係る陳述（前述カ）
ｂ 各応接記録に相互に密接な関連が無いと判断した事由に係る陳述（前述ケ）
（エ）３６条
ａ 特定職員Ａに係る応接記録が「不存在」である事由に係る質問（前述カ）
ｂ 各応接記録に相互に密接な関連が無いと判断した事由に係る質問（前述ケ）
（オ）３８条
前述した３３条に基づき証拠提出された書類（応接記録）の閲覧及び交付
（以下略）
（２）意見書
ア 諮問庁は理由説明書（下記第３の４（１））において「機構本部（諮問庁特定課長）から審査請求人に対して応接を中止する」ことを通知しているのでその際の応接記録は存在しないと強弁しているが，それは以下の４点において失当である。
（ア）ないし（エ）略
（オ）以上を踏まえて下記の４名に応接時のやり取りについて陳述を要求する（審査法３４条）。それらの陳述がなされれば理由説明書（下記第３の４（１））における記述内容の審議もただされることになる。
（中略）
イ 諮問庁は理由説明書（下記第３の４（２））において「年度ごとで法人文書ファイルを管理している」ことをもって相互に密接な関連を認めていないが，審査請求書において詳述したとおり事務処理要領にはそのように記載されていない。したがって「年度ごとで法人文書ファイルを管理している」ことは相互に密接な関連がないとする根拠にならず諮問庁による強弁は失当である。事務処理要領に基づくのであれば法人文書（本件審査請求における対象は応接記録）に記録されている内容により相互に密接な関連の有無を判断すべきであるが諮問庁はそれを行っていない。
ウ 諮問庁は理由説明書（下記第３の４（３））において審査法に基づく証拠提出や尋問に応じない旨を強弁しているがそれを判断するのは総務省情報公開・個人情報保護審査会なので審査請求人としてはその判断に委ねることしかできないが，審査請求人が諮問庁に対して「○○について答えよ」と要求しても諮問庁はそれを無視して逃げているのだから当該審査会が諮問庁を問いただす必要及び理由があることは自明である。（略）
エ 以上のとおり諮問庁が強弁していることは全てが意味不明な妄言でありなおかつそれを裏付ける根拠も当然何一つ示されていないので原処分は失当であり取り消さなければならない。
（以下略）
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
令和元年１１月２９日付けで審査請求人から保有個人情報の開示請求があった。これに対し機構は，同年１２月２３日付け１高障求発第２６２号「保有個人情報開示請求に係る補正について（依頼）」（以下「求補正文書」という。）により，開示請求のあった４件の文書のうち平成３１年６月５日の応接記録１件について存在を確認できないため，当該応接記録を開示請求されても不開示となるが開示請求手数料は１件分が計上されてしまうこと，及び当該応接記録の請求を取消し，存在が確認できる応接記録３件分の開示請求書に補正することもできる旨通知した。
しかし，開示請求者から補正の申出が行われなかったため，令和２年１月９日付け１高障求発第２８０号「保有個人情報開示請求に係る開示請求手数料納付について（依頼）」（以下「納付依頼文書」という。）にて開示請求手数料の納付依頼を行ったが，納付がなかったことから，同月１６日付け１高障求発第２８５号「保有個人情報の開示をしない旨の決定について（通知）」のとおり，不開示決定を行った。
２ 本件対象保有個人情報について
（略）
３ 審査請求人の争点及び要求
（１）令和元年６月５日の応接記録を不存在と回答したことは失当である。（２）応接記録４通は相互に密接な関連を有する文書である。
（３）審査法３１，３３，３４，３６及び３８条に基づいた対応の要求
４ 上記３の対応について
（１）別紙の（４）に掲げる文書について，審査請求人は応接であると主張するが，令和元年５月１４日，同月３０日，同年６月４日に機構本部から審査請求人宛て及び同年５月２０日に特定センターから審査請求人宛てに，同年６月５日の特定センターでの応接を中止すること及び開示請求等については，機構本部に行う旨の通知を行っていることから同年６月５日の応接記録は存在しないこと。
（２）求補正文書で情報提供を行っているとおり，機構は年度ごとで法人文書ファイルを管理していることから，別紙の（１）及び（２）に掲げる文書で１件，同（３）に掲げる文書で１件，同（４）に掲げる文書は不存在のため１件の計３件と計上したものである。
（３）法４２条により，審査法２章３節（２８条ないし４２条）の規定は適用しないとされていること。
５ 審査請求人の主張について
審査請求人は，法人文書を不存在と回答したこと，法人文書の計上方法について失当であるので原処分の取消しを主張しているが，機構は法等に基づき不開示決定の手続を取っていることから，原処分を妥当とする上記諮問庁の判断に何ら影響するものではない。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和２年４月６日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年５月１１日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 令和３年４月２６日審議
⑤ 同年５月１４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，開示請求者（審査請求人）に対し，開示請求に必要な手数料の納付を求めたものの，納付期限までにこれが納付されなかったことから，開示請求に形式上の不備（開示請求手数料の未納）があるとして，不開示とする原処分を行った。
これに対して，審査請求人は原処分の取消しを求めているが，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，原処分の妥当性について検討する。
２ 原処分の妥当性について
（１）当審査会事務局職員をして諮問庁に対し確認させたところによると，諮問庁はおおむね以下のとおり説明する。
ア 開示請求手数料について
（ア）開示請求をする者は，法２６条１項において，独立行政法人等の定めるところにより，手数料を納めなければならないとされ，その手数料の額については，同条２項により，実費の範囲内において，かつ，行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律２６条１項の手数料の額を参酌して，独立行政法人等が定めることとされている。
（イ）これを受けて，機構では，個人情報保護法開示請求等の事務処理要領（平成１７年３月２９日要領第２２号）において，開示請求手数料を，保有個人情報が記録されている法人文書１件につき３００円と定めた上で，ただし書として，「一の法人文書ファイルにまとめられた複数の法人文書又は相互に密接な関連を有する複数の法人文書に記録されている保有個人情報の開示請求を１通の開示請求書で行う場合には，当該複数の法人文書を１件の法人文書とみなすものとする」としている。
また，その納付の方法については，機構の情報公開窓口（企画部情報公開広報課）における現金給付，又は，情報公開窓口が指定する銀行口座への振込のいずれかの方法によることとしている。なお，開示請求手数料が納付された場合には，機構において受領したことを示すため，実務上，開示請求書の所定の欄に，「領収済」印を押印し，納付額と納付日を記載することとしている。
イ 本件開示請求の補正の経緯について
（ア）開示請求者（審査請求人）から，令和元年１１月２９日付けで，開示請求手数料が未納のまま，本件対象保有個人情報の開示請求が行われた。
（イ）処分庁は，本件開示請求を受けて，開示請求者に対して，令和元年１２月２３日付けの求補正文書により，請求文書の特定に参考となる情報を提供しつつ補正を求めた。
（ウ）上記（イ）の求補正文書に対して，期限の令和２年１月６日までに開示請求者から回答がなかったことから，処分庁は，納付依頼文書により，開示請求手数料を納付（銀行振込）するよう依頼した。（エ）求補正文書及び納付依頼文書に対して，開示請求者からは回答がなく，納付期限までに開示請求手数料が納付されなかったことから，開示請求手数料納付の意思はないものと判断する以外になく，開示請求手数料の未納による形式上の不備を理由として不開示の原処分を行った。
（２）以下，検討する。
ア 当審査会において本件開示請求書を確認したところ，機構が開示請求手数料を受領したことを示す押印並びに納付額及び納付日の記載のいずれも書面上に認めることはできず，本件開示請求について，審査請求人からは，機構に対し１件分の開示請求手数料も納付されなかったと認められる。
イ 諮問庁は，求補正文書及び納付依頼文書に対して，審査請求人から回答がなかった旨説明するところ，これを否定するに足りる事情は認められず，処分庁が，審査請求人に開示請求手数料納付の意思はないものと判断したことは，不合理であるとはいえない。
ウ 以上のことから，本件開示請求については，開示請求手数料の未納という形式上の不備があったと認められ，不開示とした原処分は妥当である。
３ 審査請求人のその他の主張について
（１）審査請求人は，審査法３１条，３３条，３４条，３６条及び３８条に基づく対応を求める旨主張するが，法４２条２項は，「開示決定等（中略）又は（中略）開示請求（中略）に係る不作為に係る審査請求」について審査法２章３節（２８条ないし４２条）等の規定は適用しない旨を定めていることから，原処分に審査法の当該規定の適用はなく，審査請求人の主張を採用することはできない。
（２）審査請求人は，その他種々主張するが，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，開示請求に形式上の不備があるとして不開示とした決定については，開示請求に開示請求手数料の未納という形式上の不備があると認められるので，不開示としたことは妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員泉本小夜子，委員磯部哲
別紙本件対象保有個人情報が記録された法人文書
（１）平成３０年１月３１日応接記録
（２）同年２月２０日応接記録
（３）平成３１年３月１４日応接記録
（４）令和元年６月５日応接記録
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r03dk01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。