諮問庁：独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構
諮問日：令和３年８月１２日（令和３年（独個）諮問第６２号）
答申日：令和４年３月２２日（令和３年度（独個）答申第８６号）
事件名：本人に係る「文書の探索をいつ，だれが，どこを確認したかを記す文書」等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
本件審査請求の趣旨は，独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和３年６月７日付け３高障求発第１４２号により独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構（以下「機構」，「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求めるというものである。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである（資料は省略する。）。（１）審査請求書
ア 本件開示請求文書は下記の三件である。
① 資料１－７頁下段において「諮問庁から，機構において改めて執務室内の書棚等を確認した」と書かれているので何時誰が何処を「確認した」のかを記す法人文書
② 虚偽有印公文書（特定文書）に係る決裁文書及び発出文書案を「保有している」にも関わらず資料２及び３において「存在しない」旨の嘘を書いた事由及び根拠を記す法人文書
③ 特定職員Ａが審査請求人に係る障害者台帳を作成する際に特定関係機関から情報提供された文書
イ （中略）本件情報提供書及び本件決定通知書において本件開示請求文書は「不存在」と答えているがなぜ不存在であるのかについて答えていないので行政手続法８条１項に違反している。以前に総務省情報公開・個人情報保護審査会が同じ指弾を行っている（中略）。
ウ また自らが総務省情報公開・個人情報保護審査会に答えた内容（資料１－７頁）及び法人文書に書いた内容（資料２ないし４）を事後的に検証出来ないことは公文書等の管理に関する法律４条及び１１条１項に違反している。同法４条において法人文書は「当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，処理に係る事案が軽微なものである場合を除き，次に掲げる事項その他の事項について，文書を作成しなければならない。」と定められているにも関わらず（中略）答えた内容（資料１－７頁）についても書いた内容（資料２ないし４）についてもそれ等の裏付けを答えることができていないので明らかに同法に違反している。もっとも（中略）答えられない事由は総務省情報公開・個人情報保護審査会に嘘を吐いている（資料１－７頁）からであり法人文書に嘘を書いている（資料２ないし４）からである。都合の悪い事実を隠蔽する為に総務省情報公開・個人情報保護審査会に嘘を吐き（資料１－７頁）法人文書に嘘を書いている（資料２ないし４）のでそれ等の裏付けを問い質されても答えられる訳がない。
エ ただし本件開示請求文書は（中略）総務省情報公開・個人情報保護審査会に答えた内容（資料１－７頁）及び法人文書に書いた内容（資料２ないし４）を問い質しているのでそれ等に係る決裁文書が存在するはずである。従って当該決裁文書を本件開示請求文書として開示しろ。当該決裁文書が開示されれば誰が起案したのか，誰が決裁したのか，いかなる判断がなされたのか等が明らかにされる。（中略）資料５において「今後，警察より問い合わせがあった際には，積極的に協力いたします」と書いているのでまずは本件審査請求において総務省情報公開・個人情報保護審査会に「積極的に協力」してもらい（中略）。
本件開示請求文書（前述ア）決裁文書
特定した上で本件開示請求文書と
して開示しろ。
①資料１－７頁下段において「諮（中略）総務省情報公開・個人情問庁から，機構において改めて執報保護審査会に答えたことであり務室内の書棚等を確認した」と書それを裏付ける決裁文書が存在すかれているので何時誰が何処をるはずであるのでそれを本件開示「確認した」のかを記す法人文書請求文書として開示しろ。②虚偽有印公文書（特定文書）に資料２及び３－４－（１）におい係る決裁文書及び発出文書案をて嘘が書かれているのでそれ等に「保有している」にも関わらず資係る決裁文書を本件開示請求文書料２及び３において「存在しなとして開示しろ。
い」旨の嘘を書いた事由及び根拠
を記す法人文書
③特定職員Ａが審査請求人に係る資料４－４－（３）において「関障害者台帳を作成する際に特定関係機関からの情報提供等の内容」係機関から情報提供された文書と書かれておりそれが「存在する」ことは既に裏付けられている
のでそれを開示しろ。またいかな
る情報提供があったのかについて
は資料４に係る決裁文書に書かれ
ているはずであるのでそれも本件
開示請求文書として開示しろ。
オ 最後に本件延長通知書が法的に無効であることについても論述しておく。本件延長通知書の作成日は４月２６日であり延長期限は６月７日と書かれているが法１９条２項において「期間を三十日以内に限り延長することができる。」と定められているので３０日間を超過している６月７日という延長期限は違法でありそれ故に本件延長通知書は法的に無効である。そもそも「事務処理状況により」と書かれているがいかなる状況によりなぜ延長せざるを得ないのかが何も書かれていないので当該延長が適法であるのかあるいはただの懈怠であるのかも判断できないのでまず同法１９条１項に違反している疑いを免れずそして仮に延長するとしても前述したとおり法定上限を超過しているのでやはり違法である。結局都合が悪い事実から逃げるためにいたずらに日数を浪費させたとしか考えられず法定期限内に開示手続きを済ませるという意思が全く見受けられない。（中略）
カ 以上のとおり原処分は違法であるので取り消されなければならない。（以下略）
（２）意見書
本件理由説明書（下記第３）を下記のとおり論駁する。
ア 「原処分維持」は不適当でありその根拠は後述するとおりである。
イ 「受付日」について審査請求人は不知である。
ウ 「期日」と書かれているが正しくは「期限」である。
エ 「存在」と書かれているが正しくは「存否」である。「写しは存在しない」と強弁しているが実際は「存在している」ので「存否」でなく「存在」と書いたのか？
オ 「作成しておらず」と書かれているが仮にそれが事実であれば（中略）いかにして総務省情報公開・個人情報保護審査会に回答したのか？回答しているのであればその回答文書（決裁文書（原議書）を含む）に「何時誰が何処を探索したのか」について書かれているのは当然であるが何も書かずに単に「探索したが存在しなかった」とだけ書いたのか？そして当該審査会はそれを鵜呑みにしたのか？本当に回答しているのであればその回答文書（決裁文書（原議書）を含む）に「何時誰が何処を探索したのか」について書かれているはずであるので当該文書を本件開示請求文書として開示しろ。一方でそれについて書かれていないのであれば本当に探索したのかという疑義が生じる。すなわち「探索していない」にも関わらず「探索した」という嘘を当該審査会に吐いたのか？最後に「何時誰が何処を探索したのか」について詳説しておくとまず「何時」とは当該審査会から探索を指示された日にちからその回答を行った日にちまでの間である。従ってそれ等の日にちを特定できれば少なくとも探索期間は判る。次いで「何処」とは特定施設である。なぜなら虚偽法人文書である特定文書は当該特定施設特定役職Ｂであった特定職員Ｃが作成しているので仮に写しが残されていれば当然当該特定施設に残されているからである。最後に「誰」とは探索期間中に当該特定施設特定役職Ｂであった特定職員Ｄである。ここでの要点は実際に探索した者が特定役職Ｂでなく別の者（特定職員Ｄ）であることである。また物理的に存否を確認することは必要であるがそれ以前に作成者である特定職員Ｃに「写しは残したのか」と問い質し答えさせた方が確実である。しかし（中略）それを行ったという記述は今までにどの法人文書もなされていないのでそれを行っていないと判断される。
カ 「確認することができなかった」と書かれているが本件開示請求文書の存否に関わらず本当に写しを探索したのであれば「何時誰が何処を探索したのか」について答えられるはずであるので答えろ。答えられなければ本当に探索したのかという疑義が生じる。すなわち「探索していない」にも関わらず「探索した」という嘘を当該審査会に吐いたのか？
キ 「機構の内部規定」と書かれているのでその内容を明らかにしろ。「機構の内部規定」であれば当然審査請求人も当該審査会も不知である。
ク 「保存することとしていなかったこと」と書かれているがそれは「保存していなかった事」と同義でない。前者は「機構の内部規定」かも知れないが後者は実際に保存したのか否かという行為の有無が問われている。従って「機構の内部規定」いかに関わらず保存したのか否かという行為の有無を確認しなければならないが前述オのとおり（中略）それを行ったとする根拠は何一つ示されていない。要するに（中略）強弁しているのは単に「機構の内部規定」に過ぎず実際の行為を確認していないのである。
ケ 「写しは存在しない」と書かれているが前述オのとおり（中略）それを自ら確認しておらずなおかつ作成者である特定職員Ｃに確認もしていない。従って本当に「存在しない」のか否かは未だに不明である。
コ 「事実であり」と書かれているが前述ケのとおりそれは確定していない。
サ 「嘘を記載したとする法人文書は存在しない」と書かれているがそれは「別件の開示請求に係る情報提供文書及び別件審査請求に係る理由説明書」であるので「存在しない」は明らかに嘘である。またそれ等の虚偽法人文書が「存在している」のでそれ等に係る決裁文書（原議書）を本件開示請求文書として開示しろ。決裁文書（原議書）であれば誰が起案し誰が決裁しいかなる判断経緯であるのかについて公文書等の管理に関する法律４条及び１１条１項に基づいて書かれているはずである。
シ 「特定施設に確認した」と書かれているので「何時誰が何処を確認したのか」について答えろ。これは前述オ及びカと同様である。
ス 「口頭による情報提供を受けた」と書かれているがこれは本来あり得ずその根拠は発達障害者支援法１５条である。従って（中略）「口頭による情報提供を受けた」のであればそれは諮問庁がｗｅｂｓｉｔｅにおいて公表している「個人情報の取扱いに関する規程」（資料６）１７条に違反しており（中略）。
セ 「廃棄している」と書かれているのでそれを「何時誰が何処を確認したのか」について答えろ。これは前述オ，カ及びシと同様である。
ソ 「確認することができなかった」と書かれているので「何時誰が何処を確認したのか」について答えろ。これは前述オ，カ，シ及びセと同様である。
タ 「原処分」は違法かつ失当であり取り消されなければならずその根拠は前述したとおりである。
（以下略）
第３ 諮問庁の説明の要旨
本件審査請求にあっては，以下の理由により原処分維持が適当であると考える。
令和３年４月３日付け（受付日同月７日）審査請求人から法１３条１項の規定に基づく別紙に掲げる保有個人情報（以下「本件請求保有個人情報」という。）の開示請求があり，本件請求保有個人情報を含む法人文書が不存在であったため，その旨情報提供を行った。審査請求人から期日までに取り消しの申出がなかったため，開示請求手数料の納付依頼を行った上で，開示をしない旨の決定を行った。
別紙の１にある特定文書とは，審査請求人からの特定施設に対する疑義に回答した文書である。また，別紙の２にある発出文書案とは，特定文書を発出するにあたって作成した案文である。
別紙の１は，審査請求人が過去に行った別件の審査請求（以下「別件審査請求」という。）に対する情報公開・個人情報保護審査会の答申を踏まえ，機構が特定文書の写しの存在をどのように確認したかを記した保有個人情報を含む法人文書としているものと解する。これについては，いつ，だれが，どこを確認したとする記録を作成しておらず，審査請求人が求める法人文書の存在を確認することができなかったため，不存在としたものである。
別紙の２は，審査請求人が過去に行った別件の開示請求に係る情報提供書及び別件審査請求に係る理由説明書において，特定文書が存在しない旨の嘘を記載した事由及び根拠を記した保有個人情報を含む法人文書としているものと解する。これについては，別件審査請求の答申にあるように，特定文書の発出当時，機構の内部規定上，発出文書の写しを決裁文書とともに保存することとしていなかったことから，特定文書の写しは存在しない。かくして，当該情報提供書及び当該理由説明書における特定文書の写しが存在しない旨の記載は事実であり，嘘を記載したとする法人文書は存在しないため，不存在としたものである。
別紙の３については，特定施設の特定職員Ａが審査請求人に係る面接内容や職業評価結果等を記録する障害者台帳の作成にあたって，特定関係機関から情報提供された保有個人情報を含む文書としているものと解する。これについては，別紙の３の文書について，特定施設に確認したところ，特定関係機関から提供を受けた文書の存在は確認できなかったところである。障害者台帳の作成にあたって，関係機関からケース会議等口頭による情報提供を受けた場合には，職員は口頭によるやりとりについて一時的に記録をとることもあるが，この一時的な記録は，１年以上の保存期間を有する法人文書に該当しないため，障害者台帳に内容を記載した後は廃棄している。かくして，審査請求人が求める文書の存在を確認することができなかったため，不存在としたものである。
以上のことから，本件請求保有個人情報が不存在として，法１８条２項の規定に基づき不開示決定とした原処分は妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和３年８月１２日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年９月２１日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 令和４年２月２２日審議
⑤ 同年３月１５日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求に対し，処分庁は，本件対象保有個人情報を保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対して，審査請求人は原処分の取消しを求めているが，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして，諮問庁に対し，本件対象保有個人情報の保有の有無について改めて確認させたところ，以下のとおり説明する。別紙の１の文書に記録された保有個人情報は，特定の答申（以下「特定答申」という。）に記載されている特定文書の写しに関し，「諮問庁から，機構において改めて執務室内の書棚等を確認した」について，機構が特定文書の写しの存在をどのように確認したかを記した保有個人情報であるが，特定文書の写しの存在を，いつ，だれが，どこを確認したとする記録を作成しておらず，審査請求人が求める保有個人情報の存在を確認することができなかったため，不存在としたものである。別紙の２の文書に記録された保有個人情報は，審査請求人に係る別件開示請求の情報提供書及び特定諮問事件Ａの理由説明書において，特定文書が存在しない旨の嘘を記載した事由及び根拠を記した保有個人情報であるが，特定文書の発出当時，機構の内部規定上，発出文書の写しを決裁文書とともに保存することとしていなかったことから，特定文書の写しは存在しない。したがって，当該情報提供書及び当該理由説明書における特定文書の写しが存在しない旨の記載は事実であり，嘘を記載したとする保有個人情報は存在しないため，不存在としたものである。別紙の３の文書に記録された保有個人情報は，審査請求人に係る障害者台帳の作成に当たって，特定関係機関から情報提供された保有個人情報であるが，当該障害者台帳を作成した特定センターに確認したところ，特定関係機関から提供を受けた文書の存在は確認できなかった。障害者台帳の作成に当たって，関係機関からケース会議等口頭による情報提供を受けた場合には，職員は口頭によるやり取りについて一時的に記録をとることもあるが，この一時的な記録は，１年以上の保存期間を有する法人文書に該当しないため，障害者台帳に内容を記載した後は廃棄していることから，審査請求人が求める文書の存在を確認することができなかったため，不存在としたものである。
（２）他方，審査請求人は，審査請求書（上記第２の２（１）エ）及び意見書（上記第２の２（２）オ）において，①特定答申において総務省情報公開・個人情報保護審査会に回答した文書，②特定文書番号情報提供書，③特定諮問事件Ａ理由説明書，④特定諮問事件Ｂ理由説明書に係る原議書（決裁文書）を本件対象保有個人情報として開示するよう主張するところ，当審査会事務局職員をして，諮問庁に対し，当該審査請求人の主張について確認させたところ，諮問庁は，審査請求人が主張する各文書には，本件請求保有個人情報に該当する保有個人情報の記載はないため，本件対象保有個人情報には該当しない旨説明する。
（３）当審査会において，諮問庁から審査請求人が主張する上記（２）①ないし④の提示を受けて確認したところ，本件対象保有個人情報が記録されているとは認められず，その他，本件対象保有個人情報に該当する保有個人情報を保有していないとする諮問庁の説明を覆すに足る事情も認められない。
したがって，機構において，本件対象保有個人情報に該当する保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
（１）原処分における保有個人情報不開示決定通知書の「開示請求に係る保有個人情報の名称等」欄には，「（中略）外計３件」と，開示請求書の記載の一部を要約したとみられる保有個人情報の名称及び開示請求された保有個人情報の件数とみられる数字のみが記載され，その余の開示請求された保有個人情報の記載が省略されており，原処分でどの開示請求に係る保有個人情報が不存在であるとして不開示としたのかが明確に示されているとはいえない。
本来，不存在に係る不開示決定通知書には，当該不存在に係る開示請求された保有個人情報の名称等を具体的に記載すべきであり，処分庁においては，今後，この点に留意して適切に対応されたい。
（２）本件不開示決定通知書には，不開示の理由として「開示請求のあった保有個人情報を含む法人文書が不存在であるため」とのみ記載されているところ，一般に，文書の不存在を理由とする不開示決定を行う際には，単に対象文書を保有していないという事実を示すだけでは足りず，対象文書を当初から取得していないのか，あるいは取得した後に廃棄したのかなど，なぜ当該文書が存在しないのかについても理由として示すことが求められる。
したがって，原処分における理由の提示は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，機構において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員泉本小夜子，委員磯部哲
別紙本件対象保有個人情報が記録された文書
１ 特定文書の写しについて，いつ，だれが，どこを確認したかを記す法人文書
２ 発出文書案を保有しているにも関わらず存在しない旨の嘘を書いた事由及び根拠を記す法人文書
３ 特定関係機関から情報提供を受けた文書
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r03dk02.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。