諮問庁：外務大臣
諮問日：令和３年１月７日（令和３年（行情）諮問第６号及び同第７号）
答申日：令和３年７月２１日（令和３年度（行情）答申第１６６号及び同第１６７号）
事件名：特定文書に記載の「昭和五三年三月の擬問擬答」の不開示決定（不存在）に関する件
特定文書に記載の「昭和五三年三月の擬問擬答」の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる２文書（以下，順に「文書１」及び「文書２」といい，併せて「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした各決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく各開示請求に対し，令和２年１月１４日付け情報公開第０２３１１号並びに同年１１月２５日付け情報公開第０１７７０号及び同第０１７６９号により，外務大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った各不開示決定（以下，順に「原処分１」ないし「原処分３」といい，併せて「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
（１）審査請求書１（原処分１）
文書が存在したことは間違いないので，改めて関連部局を探索の上，発見に止めるべき（原文ママ）である。
（２）審査請求書２（原処分２及び原処分３）
いずれも文書が存在したことは間違いないので，改めて関連部局を探索の上，発見に止めるべき（原文ママ）である。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
（１）原処分１及び原処分２
処分庁は，令和元年１１月１５日付けで受理した審査請求人からの文書１の開示請求に対し，法１１条による開示決定期限の特例の適用を行った後，相当の部分として不開示（不存在）とする決定（原処分１）を行った。これに対し，審査請求人は，令和２年１月２２日付けで，原処分１の取消し等を求める旨の審査請求を行った。
さらに，処分庁は，令和２年１１月２５日付けで，不開示（不存在）とする最終開示決定（原処分２）を行った。これに対し，審査請求人は，令和２年１１月２９日付けで，原処分２の取消し等を求める旨の審査請求を行った。
（２）原処分３
処分庁は，令和２年１０月２６日付けで受理した審査請求人からの文書２の開示請求に対し，不開示（不存在）とする決定（原処分３）を行った。これに対し，審査請求人は，令和２年１１月２９日付けで，原処分３の取消し等を求める旨の審査請求を行った。
２ 原処分について
本件対象文書については，該当する文書を確認できなかったため，不開示（不存在）とした。
３ 審査請求人の主張について
審査請求人は，原処分１ないし原処分３に対し，「文書が存在したことは間違いないので，改めて関連部局を探索の上，発見に止めるべきである。（原文ママ）」旨主張する。
しかしながら，本件対象文書については，上記１のとおり十分な時間をとった上で，関連部局を丁寧に探索したが，該当する文書を特定することができなかったため，不開示（不存在）としたものである。
４ 結論
上記の論拠に基づき，諮問庁としては，原処分を維持することが妥当であると判断する。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件各諮問事件について，以下のとおり，併合し，調査審議を行った。
① 令和３年１月７日諮問の受理（令和３年（行情）諮問第６号及び同第７号）
② 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
③ 同年６月２４日審議（同上）
④ 同年７月１５日令和３年（行情）諮問第６号及び同第７号
の併合並びに審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件各開示請求について
本件各開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものである。
審査請求人は，原処分の取消しを求めており，諮問庁は，本件開示請求の対象として特定すべき文書を保有していないとして，本件対象文書を不開示とした原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 本件開示請求文言にいう「「昭和五三年三月の擬問擬答」（出典：２０１６－００３０５－００２２－ＩＭＧ）」とは，審査請求人による平成２８年１１月１４日付けの別件開示請求において特定した１４４文書のうち，部分開示を行った１文書「労務費問題について（メモ）（七八・七・一四）」中の，罫紙の欄外に「（別紙）」と記載された文書（以下「別件開示文書」という。）に手書きで記述された「昭和五三年三月の擬問擬答」を指しているが，別件開示文書の記述内容からすると「昭和五三年三月の擬問擬答」とは，昭和５３年３月の国会における在日米軍の労務費問題についての質疑を想定して作成された想定問答であると解した上で，担当部署の書架，書庫及びパソコン上のファイル等の探索を行ったが，本件対象文書の存在は確認できなかった。
イ 仮に，本件対象文書が外務省において作成又は取得されていたとしても，当該文書は，昭和５３年当時に作成又は取得されたものと考えられることから，担当する部署の平成１２年度以前に作成又は取得した文書をつづった行政文書ファイルが登録されている平成１３年度の行政文書ファイル管理簿を確認したが，本件対象文書がつづられている可能性のあるファイルの存在は確認できなかった。
ウ また，念のため，本件開示請求当時に有効であった外務省行政文書管理規則（平成２７年４月１日改正。以下「規則」という。）を確認したところ，規則１３条において，文書管理者は，規則の別表第１に基づき標準文書保存期間基準を定め，保存期間の設定については同基準に従い，公文書管理法２条６項にいう歴史公文書等（歴史資料として重要な公文書その他の文書）に該当する行政文書は，１年以上の保存期間を定めるものと規定されている。
本件対象文書は，国会の質疑に対する想定問答であると解されるため，上記基準において歴史的公文書に該当する性質のものではなく，保存期間が定められた類型の行政文書にも該当しないことから，本件開示請求時点において既に廃棄されていたものと考えられる。したがって，本件対象文書の作成又は取得の有無はもはや確認できないものの，本件開示請求時点において，本件対象文書は保有していない。
エ 文書１の開示請求については，開示請求に係る決定期限を延長の上，十分な時間をとって丁寧に探索し，令和２年１１月２５日に不開示（不存在）決定を行った。また，文書２の開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであるところ，上記アのとおりその存在は確認できなかったことから，同日付けで不開示（不存在）決定を行った。
オ 本件審査請求を受け，改めて執務室内の書庫，書架及びパソコン上のファイル等の探索を行ったものの，本件対象文書の存在は確認できなかった。
（２）当審査会において規則を確認したところ，その内容は上記（１）ウのとおりであると認められ，本件対象文書の作成及び取得の有無はもはや確認できないものの，本件開示請求時点において本件対象文書を保有していないなどとする上記（１）の諮問庁の説明は不自然，不合理とはいえず，他に本件対象文書の存在をうかがわせる事情も認められないことから，外務省において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 付言
原処分の不開示理由について，「該当する文書は確認出来なかったため不開示（不存在）としました。」などと記載されているところ，一般に，文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有（存在）していないという事実を示すだけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該文書が存在しないかについても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものである。
４ 本件各不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした各決定については，外務省において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員佐藤郁美，委員中川丈久
別紙
本件対象文書
１ 文書１
「昭和五三年三月の擬問擬答」（出典：２０１６－００３０５－００２２－ＩＭＧ）に該当するもの全て。
２ 文書２
「昭和五三年三月の擬問擬答」（出典：２０１６－００３０５－００２２－ＩＭＧ）に該当するもの全て。＊全体の決定が見通せるような実質的な決定（いわばサンプル的な決定）をすることを求めて改めて請求致します。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0304.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。