諮問庁：特許庁長官
諮問日：令和２年２月２８日（令和２年（行情）諮問第１１３号）
答申日：令和３年４月２８日（令和３年度（行情）答申第２８号）
事件名：特許庁が特定団体の会員に対し配布した用紙の作成経緯等に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，平成３１年３月１８日付け２０１９０２１８特許４４により特許庁長官（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
原処分は不当である。すなわち，本件対象文書を特定・保有したのか，特定・保有しなかったのか，を明確にしてもらいたい。もし，特定・保有したが，保存期間の満了により廃棄した場合は，作成年月日，保存期間，廃棄年月日を明確にしてもらいたい。また，国立公文書館に移管した場合は移管年月日を明確にしてもらいたい。
よって，原処分を取り消す旨の決定を求める。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 原処分及びその理由
本件対象文書の開示請求に対し，処分庁は，平成３１年３月１８日付けで，本件対象文書は不存在であるとする不開示決定（原処分）を行った。
２ 審査請求人の主張についての検討
審査請求人は，原処分に対して，文書を特定・保有したのか，しなかったのか，特定・保有したが保存期間満了により廃棄した場合は，作成年月日，保存期間，及び廃棄年月日を明確にすべき旨等主張している。（１）行政文書の保存に係る規程について
処分庁における平成１２年以前の文書管理の運用は，「特許庁文書取扱規程（昭和２８年１０月１日付け２８特秘第５２８号）」（以下「取扱規程」という。）によって行われていた。
取扱規程では，到達文書については，必要があるものについて文書番号が付されてから起案がなされ，発議文書については，決裁終了後に文書番号が付され，各々保存されていた。
その後，「行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成１１年法律第４２号。）」及び「行政文書の管理方策に関するガイドラインについて（平成１２年２月２５日各省庁事務連絡会議申合せ）」の施行に伴い，処分庁において「特許庁行政文書管理規程（平成１３年１月６日付け２００１０１０６特許１９）」（以下「管理規程」という。）が制定され，代わりに取扱規程は廃止された。
管理規程の制定に伴い，その時点で保存管理されていた文書については，その内容等に応じて系統的に分類され，行政文書ファイル管理簿に記載され，その下で新たに管理されることとなった。
（２）本件対象文書の存否について
以上の経緯を踏まえ，処分庁は，本件対象文書の存否について，行政文書ファイル管理簿（平成１３年度）及び担当部署の書架・書庫等の調査を改めて行ったが，本件対象文書に該当する可能性のある行政文書の存在は確認できなかった。
３ 結論
以上のとおり，原処分は適法かつ妥当であると考えられることから，本件審査請求は棄却することとしたい。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和２年２月２８日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和３年３月２２日審議
④ 同年４月２２日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものである。
審査請求人は，原処分の取消しを求めており，諮問庁は，本件対象文書を保有していないとして不開示とした原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 本件対象文書は，本件開示請求文言にいう，審査請求人から提出されたマトリックス表（以下「特定表」という。）に係る作成経緯及び特定団体の会員への配布状況に関する文書であると解した。
イ 審査請求人は，特定表は昭和６３年ないし平成元年頃（以下「特定期間」という。）に特許庁が特定団体の会員に対し配布したものであると主張する。しかしながら，特定表は，各頁のフッターに「特許庁」と印刷された用紙に手書きされているものの，作成年月，作成部署名，宛名，表題及び特定表を引用や説明する記載がないことから，特許庁において作成され特定団体の会員に配布されたのか否かの判別ができず，また，特定表の趣旨及び作成経緯等についても確認できなかった。
ウ 仮に，本件対象文書が作成又は取得されていたとしても，特定期間に作成又は取得されたと考えられることから，特定期間に特定団体を担当していた部署の，平成１２年度以前に作成又は取得した文書をつづった行政文書ファイルが登録されている平成１３年度の行政文書ファイル管理簿を確認したが，本件対象文書がつづられている可能性のあるファイルの存在は確認できなかった。また，当該部署において，書架，書庫及び共有フォルダ内の探索を行ったが，本件対象文書の存在は確認できなかった。
エ また，特定期間当時に有効であった取扱規程を確認したところ，取扱規程５７条１項においては，保存期間が区分されていたことが確認できたものの，同条２項において，その区分の基準は秘書課長が別途定めるとされていたが，各保存期間に該当する文書区分の基準はもはや存在していない。その後制定された管理規程の別表を確認したところ，例示されている「業務上の参考としたデータ」の保存期間は３年及び「資料送付書」の保存期間は１年とされていることに照らせば，本件対象文書は，本件開示請求時点において，保存期間満了により既に廃棄されていたものと考えられる。したがって，本件対象文書の作成又は取得の有無はもはや確認できないものの，本件開示請求時点において，本件対象文書は保有していない。
オ 本件審査請求を受け，担当部署において，書架・書庫及び共有フォルダ内の探索を改めて行ったが，本件対象文書の存在は確認できなかった。
（２）当審査会において，本件諮問書に添付された特定表並びに諮問庁から取扱規程及び管理規程の提示を受けて確認したところ，その内容はいずれも上記（１）イ及びエの諮問庁の説明のとおりであると認められ，本件対象文書の作成及び取得の有無はもはや確認できないものの，本件開示請求時点において本件対象文書を保有していないなどとする上記（１）の諮問庁の説明は不自然，不合理とはいえず，他に本件対象文書の存在をうかがわせる事情も認められないことから，特許庁において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
原処分の不開示理由について，「文書の存在が確認できないため」と記載されているところ，一般に文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有していないという事実だけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に廃棄又は亡失したのか等，当該文書が存在しないことの要因についても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであるといわざるを得ず，処分庁においては，今後の対応においては，上記の点につき留意すべきである。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，特許庁において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員佐藤郁美，委員中川丈久
別紙
「添付の「出願当りのＲ＆Ｄ費用（万円／件），Ｒ＆Ｄ費用（億円），Ｒ＆Ｄ費用／売上高（％）」「昭和６３年特・実の出願件数（百件），増減（百件），増減率（％）」「公告率（出願年（５５～５８年平均），処理年（６３年）」を横軸とし，業界毎の出願人企業を縦軸とするマトリックス表の用紙（全４枚）は，昭和６３年乃至平成元年頃，特許庁が当時の日本特許協会（現日本知的財産協会）の会員に対し配布したものであるが，この用紙の作成経緯及び配布状況に関する文書（例えば，出願当りのＲ＆Ｄ費用や売上高や公告率の算出過程，会議議事録・会議開催年月日・出席者名簿・提出書類・議会における想定問答集・検討書・報告書・国会議員への説明資料・配布先等）。」
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0301.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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