諮問庁：特許庁長官
諮問日：令和２年３月３０日（令和２年（行情）諮問第１９０号）
答申日：令和３年１０月２１日（令和３年度（行情）答申第３１７号）
事件名：特定団体に対する特許庁長官の説明等に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「特定年月日，特定団体Ａ特定委員会Ｃ（特定役職Ｅ＝特定個人・特定役職Ｆ）は，特定委員会Ｃを，特定団体Ｂ特定委員会Ｄと合同で開催し，特許庁長官の宗像直子氏より，知的財産を巡る近年の環境変化や中小企業支援制度について説明いただいた上で，今後の知的財産戦略に関して意見交換を行ったようであるが，このときの宗像長官の出席・発言・説明・意見交換に関する文書（例えば，宗像長官の出席までの経緯（特定個人サイドが宗像長官の出席を要請する書面，宗像長官が出席を了承する書面等）・発言内容（特許庁内部における発言内容の検討書等）に関する文書等）」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和元年７月２６日付け２０１９０６２６特許７により特許庁長官（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
（１）審査請求人即ち開示請求者の請求内容
本件審査請求人即ち開示請求者は，令和元年６月２４日，行政文書開示請求書を処分庁に提出した。この行政文書開示請求書における「請求する行政文書の名称等」には「特定年月日，特定団体Ａ特定委員会Ｃ（特定役職Ｅ＝特定個人・特定役職Ｆ）は，特定委員会Ｃを，特定団体Ｂ特定委員会Ｄと合同で開催し，特許庁長官の宗像直子氏より，知的財産を巡る近年の環境変化や中小企業支援制度について説明いただいた上で，今後の知的財産戦略に関して意見交換を行ったようであるが，このときの宗像長官の出席・発言・説明・意見交換に関する文書（例えば，宗像長官の出席までの経緯（特定個人サイドが宗像長官の出席を要請する書面，宗像長官が出席を了承する書面等）・発言内容（特許庁内部における発言内容の検討書等）に関する文書等）。」旨記載している。（２）行政文書不開示決定通知書の記載内容
この行政文書開示請求に対し，令和元年７月２８日，行政文書不開示決定通知書が通知されている。
（３）行政文書不開示決定通知書の記載内容の検討
しかし，上記不開示決定は不当かつ違法である。本件開示請求に係る「特定年月日，特定団体Ａ特定委員会Ｃ（特定役職Ｅ＝特定個人・特定役職Ｆ）は，特定委員会Ｃを，特定団体Ｂ特定委員会Ｄと合同で開催」に関し，特定団体ＡのＨＰにおいて会議風景の写真とともに次のように開示されている。
（省略）
上記ＨＰによると、宗像長官がパワーポイント用スライドを使用しつつ「知的財産を巡る近年の環境変化や中小企業支援制度について説明」されているようであるが，この際のパワーポイント用スライドや説明資料が開示資料に該当するはずである。さらに，本件開示請求における「宗像長官の出席までの経緯（特定個人サイドが宗像長官の出席を要請する書面，宗像長官が出席を了承する書面等）・発言内容（特許庁内部における発言内容の検討書等）に関する文書等」が存在しているはずである。
また，特定年月日に特許庁から本件開示請求に係る特定団体Ａの会議室まで移動する際，公用車又はタクシー又は電車・バス等の交通手段を利用していると思われるが，この交通手段に関する文書（例えば，出張届，公用車又はタクシーの使用記録等）も開示してもらいたい。これらの文書を特定・保有したのか，特定・保有しなかったのか，を明確にしてもらいたい。もし，特定・保有したが，保存期間の満了により廃棄した場合は，保存期間，廃棄年月日を明確にしてもらいたい。また，国立公文書館に移管した場合は移管年月日を明確にしてもらいたい。よって，法９条２項の規定に基づきなされた原処分を取り消すべきである旨の決定を求める。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 諮問の概要
（１）審査請求人は，令和元年６月２４日付けで，法３条に基づき，処分庁に対し，行政文書開示請求（以下「本件開示請求」という。）を行い，処分庁は同月２６日付けでこれを受理した。
（２）本件開示請求に対し，処分庁は，本件対象文書につき，その全部を不開示とする原処分を令和元年７月２６日付けで行った。
（３）これに対して，審査請求人は，行政不服審査法（平成２６年法律第６８号）２条の規定に基づき，令和元年１０月２７日付けで，処分庁に対して，原処分の取消しを求める審査請求（以下「本件審査請求」という。）を行い，諮問庁は同月２８日付けでこれを受理した。
（４）本件審査請求を受け，諮問庁は，原処分の妥当性につき改めて慎重に精査したが，本件審査請求については理由がないと認められるので，諮問庁による決定で本件審査請求を棄却することにつき，情報公開・個人情報保護審査会に諮問するものである。
２ 原処分における処分庁の決定及びその理由
本件開示請求に対し，処分庁は，令和元年７月２６日付けで，本件対象文書の全部を不開示とする決定を行った。文書を不開示とした理由は，情報公開請求がなされた時点で本件対象文書を保有していたことが確認できないためである。
３ 審査請求人の主張についての検討
審査請求人は，原処分に対して，特定年月日に開催された特定委員会Ｃに関し，特定団体Ａのウェブサイトに「特許庁長官の宗像直子氏より，知的財産を巡る近年の環境変化や中小企業支援制度について説明」との記載があり，この際のパワーポイント用スライドや説明資料が開示資料に該当するはずである旨及び本件開示請求における「宗像長官の出席までの経緯（特定個人サイドが宗像長官の出席を要請する書面，宗像長官が出席を了承する書面等）・発言内容（特許庁内部における発言内容の検討書等）に関する文書等」が存在するはずである旨，特許庁から特定団体Ａの会議室までの交通手段に関する文書を開示すべき旨，並びにこれらの文書を特定・保有したのか否か等を明確にすべき旨等主張している。
しかしながら，本件審査請求を受け，処分庁において改めて調査を行ったが，本件対象文書に該当する可能性のある文書は確認できなかった。仮に審査請求人が主張する文書が作成されていたとしても，外部の会議における会議資料は１年保存，参加に係る手続に関する文書は１年未満の保存期間となっており，本件開示請求の時点までの間に，保存期間満了により廃棄されたものと考えられる。
４ 結論
以上のとおり，原処分は適法かつ妥当であると考えられることから，本件審査請求は棄却することとしたい。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和２年３月３０日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和３年９月１６日審議
④ 同年１０月１４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものである。
諮問庁は，本件対象文書を保有していないとして不開示とした原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 特定年月日に開催された特定委員会Ｃに係る宗像特許庁長官の出席を要請する文書及びその回答に関する文書並びに宗像特許庁長官の発言内容に係る文書（議事録や議事要旨）等が本件対象文書に該当すると考えられたため，知的財産戦略関連の外部委員会の対応を担当する部署において，書架・書庫及び共有フォルダ内の探索を行ったが，本件対象文書に該当する可能性のある文書の存在は確認できなかった。
イ 開示請求時点で本件対象文書の存在は確認できなかったものの，一般的には本件対象文書を作成又は取得していたと考えられるところ，その作成又は取得時期は，本件対象文書の性質及び特定委員会Ｃの開催日を踏まえると，平成２９年度であると推測されることから，平成２９年度に作成又は取得した文書をつづった行政文書ファイルが登録されている平成２９年度ないし平成３０年度の行政文書ファイル管理簿を確認したが，本件対象文書がつづられている可能性のある行政文書ファイルの存在は確認できなかった。
また，理由説明書において，「外部の会議における会議資料は１年保存，参加に係る手続に関する文書は１年未満の保存期間」としているが，改めて，本件対象文書が作成又は取得されたと考えられる平成２９年度に有効であった特許庁行政文書管理規則（２０１５０２１７特許４。以下「規則」という。）を確認したところ，規則１５条によれば，文書管理者は，規則の別表第１に基づき標準文書保存期間基準を定め，保存期間の設定においては，公文書等の管理に関する法律２条６項にいう歴史公文書等（歴史資料として重要な公文書その他の文書）に該当するとされた行政文書にあっては，１年以上の保存期間を定めるものとされているが，本件対象文書は，歴史的公文書等に該当せず，規則の別表第１において保存期間が定められた類型の行政文書のいずれにも該当しない。以上のことから，本件対象文書は，作成又は取得されていたとしても，本件開示請求時点において，保存期間満了により既に廃棄されていたものと考えられる。
ウ 本件審査請求を受けて，担当部署において書架・書庫及び共有フォルダ内の探索を改めて行ったが，本件対象文書の存在は確認できなかった。
エ なお，審査請求人は，「特定年月日に特許庁から本件開示請求に係る特定団体Ａの会議室まで移動する際，公用車又はタクシー又は電車・バス等の交通手段を利用していると思われるが，この交通手段に関する文書（例えば，出張届，公用車又はタクシーの使用記録等）も開示してもらいたい」旨主張しているが，審査請求人の当該主張は，本件開示請求の文言から離れ，審査請求手続において開示請求の範囲を拡大しようとするものであり，これを認めることはできないと判断した。
（２）諮問庁から規則の提示を受けて確認したところ，その内容は上記（１）イの諮問庁の説明のとおりであると認められ，諮問庁における上記（１）ア及びウの２度にわたる文書探索の方法及び範囲も特に不十分とはいえない。
以上を踏まえれば，本件対象文書は，作成又は取得されていたとしても，本件開示請求時点において，保存期間満了により既に廃棄されていたものと考えられるなどとする上記（１）の諮問庁の説明は特段不自然，不合理とはいえず，他に本件対象文書の存在をうかがわせる事情も認められないことから，特許庁において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
原処分の不開示理由について，「情報公開請求がなされた時点で保有していないため」と記載されているところ，一般に文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有していないという事実だけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に廃棄又は亡失したのか等，当該文書が存在しないことの要因についても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであるといわざるを得ず，処分庁においては，今後の対応において，上記の点につき留意すべきである。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，特許庁において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員佐藤郁美，委員中川丈久
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0307.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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