諮問庁：防衛大臣
諮問日：令和２年１２月４日（令和２年（行情）諮問第６５９号ないし同第６６１号）
答申日：令和３年１１月４日（令和３年度（行情）答申第３４７号ないし同第３４９号）
事件名：特定の文書の文書管理者が管理する行政文書ファイルにつづられている文書のうち「保存期間を１年未満とする行政文書ファイル等」につづられている文書の不開示決定に関する件
特定課室が管理する行政文書ファイルにつづられている文書のうち「保存期間を１年未満とする行政文書ファイル等」につづられている文書の不開示決定に関する件
特定課室が管理する行政文書ファイルのうち「保存期間を１年未満とする行政文書ファイル等」につづられている文書の不開示決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる３文書（以下，併せて「本件対象文書」という。）につき，開示請求に形式上の不備があるとして不開示とした各決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく各開示請求に対し，平成３０年１０月３１日付け防官文第１７０７８号，同年１１月２日付け同第１７２６２号及び同月２１日付け同第１８１６５号により防衛大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った各不開示決定（以下，順に「原処分１」ないし「原処分３」といい，併せて「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである（なお，意見書及びその添付資料の内容は省略する。）。
本件請求に対して処分庁は，形式的不備をなしている箇所について具体的なご指摘ができず，かつ審査請求人が行政手続法３５条に基づく「書面の交付」を求めたにも関わらず，これを行っていないので，違法な処分である。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであるが，行政文書開示請求書の記載では行政文書の特定が困難であったことから，審査請求人に対し，行政文書を特定するに足りる事項の記載を求めたところ，審査請求人がこれに応じなかったため，法９条２項の規定に基づき，平成３０年１０月３１日付け防官文第１７０７８号，同年１１月２日付け同第１７２６２号及び同月２１日付け同第１８１６５号により，形式不備による各不開示決定処分（原処分）を行った。
本件審査請求は，原処分に対して提起されたものである。
なお，本件審査請求について，審査請求が提起されてから情報公開・個人情報保護審査会への諮問を行うまでに約２年ないし２年１か月を要しているが，その間多数の開示請求に加え，開示請求の件数を大幅に上回る大量の審査請求が提起され，それらにも対応しており，諮問を行うまでに長期間を要したものである。
２ 本件開示請求に対する補正について
（１）原処分１及び原処分２について
本件開示請求は，各行政文書開示請求書に記載された情報だけでは対象文書の特定が困難であったことから，請求内容の「保存期間を１年未満とする行政文書ファイル等」とは具体的にどのような文書を考えているのか，対象文書を特定するに足りる事項の提供を求めて，平成３０年１０月３日付けで補正を求めたところ，同月４日付けで「保存期間が１年未満との指定された行政文書管理ファイル等があるかと存じますので，その全ての特定を希望致します。」との回答があったため，同日付けで，「全ての特定を希望」とのことであるが，文書の探索が困難であるため，請求内容の「保存期間を１年未満とする行政文書ファイル等」とは具体的にどのような文書を考えているのか，再度，補正を求めたところ，審査請求人から具体的な回答が得られなかったため，形式不備により原処分１及び原処分２を行った。
（２）原処分３について
本件開示請求は，行政文書開示請求書に記載された情報だけでは対象文書の特定が困難であったことから，請求内容の「保存期間を１年未満とする行政文書ファイル等」とは具体的にどのような文書を考えているのか，対象文書を特定するに足りる事項の提供を求めて，平成３０年１０月３０日付けで補正を求めたところ，同日付けで「２０１８．１０．１－本本Ｂ１２４３の対象文書は，「情報公開ハンドブック」５２頁で情報公開の対象となるとしている文書の全てです。」との回答があったため，同月３１日付けで，「情報公開ハンドブック」５２頁を確認したところ，当該資料は文書保存の規則について記載されたものであり，行政文書を特定するに足りる事項の情報が不十分であったことから，具体的にどのような文書を考えているのか，再度，補正を求めたところ，同日付けで「当方の請求は，文書保存の規則に基づいて１年未満とされている文書の特定です。規則通りに文書が管理されていれば，文書の特定は可能かと考えます。以上の理由から，これ以上のやりとりは無駄なので，不開示決定として戴き，情報公開査察官による調査に委ねたいと存じます。本日をもちまして，事務手続きをお進め戴きますようお願い申し上げます。」との回答があったため，形式不備により原処分３を行った。
３ 審査請求人の主張について
審査請求人は，上記第２の２のとおり主張して，原処分の取消しを求めるが，上記２のとおり，対象文書を特定するに足りる事項の提供を求めたところ，審査請求人がこれに応じなかったことから，形式不備により不開示としたものである。
よって，審査請求人の主張には理由がなく，原処分を維持することが妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件各諮問事件について，以下のとおり，併合し，調査審議を行った。
① 令和２年１２月４日諮問の受理（令和２年（行情）諮問第６５９号ないし同第６６１号）
② 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
③ 同月２５日審査請求人から意見書を収受（同上）
④ 令和３年１０月７日審議（同上）
⑤ 同月２８日令和２年（行情）諮問第６５９号ないし同
第６６１号の併合及び審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであるところ，処分庁は，形式上の不備（対象文書の不特定）があり，補正を求めたが，補正されなかったとして不開示の原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めているが，諮問庁は，原処分は妥当であるとしていることから，以下，原処分の妥当性について検討する。
２ 原処分の妥当性について
（１）諮問庁は原処分の妥当性について，上記第３の２及び３のとおり説明する上，当審査会事務局職員をして諮問庁に更に確認させたところ，以下のとおり説明する。
ア 本件対象文書の各文言では，行政文書の個別具体的な名称や記録されている情報の概要，年月日その他開示請求に係る行政文書を特定するに足りる事項が記載されているとは認められず，当該請求文言から開示請求者が求める行政文書を他の行政文書と識別することができない。
イ 本件対象文書にいう「２０１８．６．２６－本本Ｂ５７０で特定された文書の文書管理者」，「宿舎企画室」及び「防衛省大臣官房文書課情報公開・個人情報保護室」が管理する「保存期間を１年未満とする行政文書ファイル」としてまとめた行政文書ファイルはなく，また，通常，特定の文書管理者がそれぞれ保有する「保存期間を１年未満とする行政文書ファイル等」の網羅的なリストは作成していない。防衛省行政文書管理規則（平成２３年防衛省訓令第１５号。以下「規則」という。）１７条７項において，例示として，保存期間を１年未満とすることができる文書の類型が挙げられているが，その類型は，保存期間を１年未満とする行政文書の個別具体的な名称や記録されている情報の概要，年月日を定めたものではない。
規則２２条１項において，「文書管理者は，少なくとも毎年度１回，管理する行政文書ファイル等（保存期間が１年以上のものに限る。）の現況について，施行令第１１条第１項各号に掲げる事項を行政文書ファイル管理簿に記載しなければならない」とされており，行政文書ファイル管理簿には保存期間を１年未満とする行政文書ファイルは記載していない。
ウ 本件対象文書にいう「２０１８．６．２６－本本Ｂ５７０で特定された文書の文書管理者」，「宿舎企画室」及び「防衛省大臣官房文書課情報公開・個人情報保護室」においては，所掌に係る様々な事務を行っている。開示請求書において具体的に求める文書の内容等が不明であることから，対象文書を特定するためには，当該文書管理者の管理する文書を悉皆的に探索する必要があるなど，作業量が膨大となり行政の事務執行に支障が生じることが想定される。
エ 以上のことから，特定が不十分であると考えた。
（２）形式上の不備の有無について
ア 開示請求書に記載を求められる「行政文書を特定するに足りる事項」（法４条１項２号）は，行政機関の職員が，当該記載から開示請求者が求める行政文書を他の行政文書と識別できる程度の記載を要するものと解される。
イ 本件対象文書は，「保存期間を１年未満とする行政文書ファイル等」につづられている文書の全てをその対象としている。
当審査会において，諮問庁から提示を受けた規則を確認したところ，上記（１）イの諮問庁の説明のとおり，保存期間を１年未満とする行政文書ファイル等には類型化されていない多様な行政文書が含まれているものと認められる。また，規則の内容に照らし，上記（１）イの諮問庁の説明に特段不自然，不合理な点は認められない。そうすると，本件開示請求文言にある各部署において，各文書管理者が「保存期間を１年未満とする行政文書ファイル等」の一覧等を作成していない中で，本件対象文書のように，文書の具体的な分野，作成時期等が特定されていない記載では，開示請求者が求める行政文書を他の行政文書と識別することができず，特定の文書管理者の管理する文書を悉皆的に探索する必要があるなど，作業量が膨大となり行政の事務執行に支障が生じることが想定されるとする諮問庁の上記（１）ウの説明は是認できる。
ウ したがって，上記「行政文書を特定するに足りる事項」の記載としては，開示請求者は，少なくとも，請求する行政文書のより具体的な分野を特定する等により，開示を求める文書自体を識別し得る事項を明らかにする必要があると解すべきであり，本件開示請求は，いかなる文書の開示を求めるのかを識別し得る事項が示されていないから，請求の対象となる文書の特定が不十分という形式上の不備があると認められる。
（３）求補正の経緯等について
当審査会において，諮問書に添付された補正に係る各文書を確認したところ，その内容は上記第３の２の諮問庁の説明のとおりと認められ，その手続は，本件においては，法４条２項の規定の趣旨に照らして特段不適切な点があるとまでは認められない。
（４）したがって，本件開示請求には形式上の不備があると認められ，処分庁による求補正によっても当該不備は補正されず，開示請求の対象となる文書を特定することができなかったことから，処分庁が本件開示請求に形式上の不備があることを理由に原処分を行ったことは妥当である。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件各不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，開示請求に形式上の不備があるとして不開示とした各決定については，開示請求に行政文書の不特定という形式上の不備があると認められるので，不開示としたことは妥当であると判断した。
（第４部会）
委員小林昭彦，委員塩入みほも，委員常岡孝好
別紙（本件対象文書）
文書１２０１８．６．２６－本本Ｂ５７０で特定された文書の文書管理者が管理する行政文書ファイルに綴られている文書のうち「保存期間を１年未満とする行政文書ファイル等」に綴られている文書の全て。＊ペーパー及び電磁的記録の双方の特定を求める。
文書２宿舎企画室が管理する行政文書ファイルに綴られている文書のうち「保存期間を１年未満とする行政文書ファイル等」に綴られている文書の全て。＊ペーパー及び電磁的記録の双方の特定を求める。文書３防衛省大臣官房文書課情報公開・個人情報保護室が管理する行政文書ファイルのうち「保存期間を１年未満とする行政文書ファイル等」に綴られている文書の全て。＊ペーパー及び電磁的記録の双方の特定を求める。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0307.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。