諮問庁：防衛大臣
諮問日：令和３年８月２７日（令和３年（行情）諮問第３４５号）
答申日：令和４年１月１３日（令和３年度（行情）答申第４４３号）
事件名：特定期間の行政文書開示実施方法等申出書の処理に関する記録の一覧の一部開示決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書（以下「本件請求文書」という。）の開示請求に対し，別紙の２に掲げる１５文書（以下「本件対象文書１」という。）を特定し，一部開示し，本件対象文書１以外の対象文書（以下「本件対象文書２」という。）を保有していないとして不開示とした決定については，本件対象文書１を特定したこと及び本件対象文書２を保有していないとして不開示としたことは，いずれも妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，平成２８年１１月２４日付け防官文第１９８５５号により防衛大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った一部開示決定（以下「原処分」という。）について，文書の再特定及び本件対象文書２の探索を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由の要旨は，審査請求書によると，おおむね以下のとおり主張する。
他にも文書が存在するはずである。
（１）理由１
特定された文書は請求してた「一覧」ではないようなので，改めて該当する文書を求めるものである。
（２）理由２
廃棄したとされる対象文書の「破棄済み」の理由が明記されておらず，廃棄の正当性が不明であるので，改めて関連部局を探索の上，発見に努めるべきである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものであり，これに該当する行政文書として別紙の２に掲げる１５文書（本件対象文書１）を特定し，平成２８年１１月２４日付け防官文第１９８５５号により，法５条１号に該当する部分を不開示とし，本件対象文書１以外の開示請求に係る対象文書（本件対象文書２）については，破棄済みであることから，文書不存在のため不開示とする一部開示決定（原処分）を行った。
本件審査請求は，原処分に対して提起されたものである。
なお，本件審査請求について，審査請求が提起されてから情報公開・個人情報保護審査会への諮問を行うまでに約４年８か月を要しているが，その間多数の開示請求に加え，開示請求の件数を大幅に上回る大量の審査請求が提起され，それらにも対応しており，諮問を行うまでに長期間を要したものである。
２ 法５条の該当性について
本件対象文書１の文書中，「氏名又は名称」，「住所又は居所」及び「連絡先電話番号」欄記載の情報については，開示請求者の個人に関する情報であり，特定の個人を識別できるものであることから，法５条１号に該当するため不開示とした。
３ 本件対象文書２の保有の有無について
本件対象文書２については破棄済みであり，不存在につき不開示としたものである。また，本件審査請求を受け，念のため改めて行った探索においても，本件対象文書２については，その存在を確認できなかった。
４ 審査請求人の主張について
審査請求人は，「特定された文書は請求してた「一覧」ではないようなので改めて該当する文書を求めるものである。」及び「廃棄したとされる対象文書の「破棄済み」の理由が明記されておらず，廃棄の正当性が不明であるので，改めて関連部局を探索の上，発見に努めるべきである。」として，他にも文書が存在すると主張するが，原処分を行うに当たって，本件対象文書１が本件開示請求に係る行政文書として確認できたものの全てであり，また，本件審査請求を受け，念のため，内部部局の関係部署において，本件対象文書１以外に本件開示請求に該当する行政文書を保有していないか改めて探索を行い，それらがすべてであることを確認した。よって，審査請求人の主張には理由がなく，原処分を維持することが妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和３年８月２７日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１２月３日審議
④ 令和４年１月７日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものであり，処分庁は，本件請求文書に該当する文書として本件対象文書１を特定し，一部開示し，本件対象文書２を文書不存在につき不開示とする原処分を行った。これに対し，審査請求人は，本件請求文書に係る文書の「一覧」に該当する文書の特定及び本件対象文書２の開示を求めていると解されるところ，諮問庁は，原処分を維持することが妥当であるとしていることから，以下，本件対象文書１の特定の妥当性及び本件対象文書２の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書１の特定の妥当性及び本件対象文書２の保有の有無について
（１）標記について，当審査会事務局職員をして諮問庁に更に確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり補足して説明する。
ア 審査請求人は，「特定された文書は請求してた「一覧」ではないようなので，改めて該当する文書を求めるものである。」と主張するが，本件開示請求に係る記録の「一覧」は作成しておらず，保有もしていないことから，処分庁は，審査請求人に対して平成２８年１０月２４日付けのＦＡＸにより，「開示の実施方法等申出書の処理については，個別の案件ごとに各担当が処理状況を把握しているものであり，記録の一覧は存在しておりません。現請求を維持されますと不存在となりますが，請求は維持されますでしょうか。」などと連絡したところ，翌２５日，審査請求人からＦＡＸにより，「各担当が処理状況を把握しているものを確認できる文書を請求致します。」などとの回答があったことから，現請求を維持し，開示請求時点において保有していた本件対象文書１を特定し，開示した。
イ 廃棄した本件対象文書２は，平成２８年４月１日ないし７月末に開示実施文書の交付を行った行政文書の開示の実施方法等申出書（以下「申出書」という。）の原本をコピーした写しであり，個別の案件ごとに，開示実施手続に係る内部手続としての提出期日を記載し，当該手続の処理状況を把握していたものである。
ウ 本件対象文書１は，当該申出書の原本の一部であり，当時の手順を確認したところ，当該申出書の原本をコピーした写しに当該提出期日を記載していたが，原本に当該提出期日を記載したものと考えられ，防衛省行政文書管理規則に基づき，原本として保管されていたものである。
エ 本件対象文書２は，防衛省行政文書管理細則（通達）による「随時発生し，短期に目的を終えるもの及び１年以上の保存を要しないものの保存期間は，１年未満とすることができる」との規定に基づき，保存期間を１年未満と定め，開示実施文書に係る当該手続が終了した後は，随時廃棄するとしているところ，本件開示請求日時点において，既に開示実施手続は終了していたため，廃棄済みであり，本件対象文書２に該当する文書は保有していない。なお，本件対象文書２は，行政文書ファイル管理簿には記載していないため，廃棄記録は作成していない。
オ 本件対象文書１がつづられているファイルには，本件対象文書１以外に，本件請求文書に該当する文書はつづられていなかった。
カ 本件審査請求を受け，主管である防衛省大臣官房文書課情報公開・個人情報保護室（現公文書監理室）において，机・書庫・パソコン内のファイル等の再度の探索を行ったが，本件対象文書１の外に，本件請求文書に該当する文書は確認できなかった。
（２）これを検討するに，当審査会において，諮問庁から提示を受けた上記（１）ア掲記の各ＦＡＸの写し等を確認したところによれば，おおむね，上記（１）アにおいて諮問庁が説明する原処分に至る経緯等のとおりであると認められる。
（３）諮問書に添付された本件対象文書１の開示実施文書（写し）を確認したところによれば，上記（１）イの諮問庁の説明に，不自然，不合理な点があるとはいえず，これを覆すに足りる事情も認められない。また，当審査会において，諮問庁から提示を受けた上記（１）ウ及びエ掲記の文書管理規則及び文書管理細則を確認したところに加え，上記（２）で認定した原処分に至る経緯等に鑑みると，本件対象文書２は，開示実施文書に係る手続が終了した後は，随時廃棄しているため，本件請求文書に該当する文書は，本件対象文書１の外には保有していない旨の上記（１）ウないしオの諮問庁の説明は，特段不自然，不合理な点があるとまではいえず，本件対象文書１の外に本件請求文書に該当する文書の存在をうかがわせる事情も認められない。
上記（１）カの探索の範囲等について，特段の問題があるものとは認められない。
（４）以上によれば，防衛省において，本件対象文書１の外に本件請求文書に該当する文書を保有しているとは認められない。
３ 付言
諮問庁の上記２（１）アの説明によれば，原処分前に開示請求者（審査請求人）とのやり取りによって，開示を求めている文書を特定したとのことであるが，開示請求者に対し，請求文言の補正を求めておらず，また，特定しようとした文書及び不存在とする文書を明示することもしていない。このような場合，少なくとも，開示請求者に開示請求の趣旨を確認し，その趣旨が明確になった場合には，後日その経緯が確認できるようにすべきであり，また，開示決定通知書にも，特定した文書の名称は記載しているものの，文書不存在とした文書の名称を記載しておらず，今後，処分庁において情報公開制度に関する事務処理の適正化を図ることが望まれる。
４ 本件一部開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求文書の開示請求に対し，本件対象文書１を特定し，一部開示し，本件対象文書２を保有していないとして不開示とした決定については，防衛省において，本件対象文書１の外に本件請求文書の対象として特定すべき文書を保有しているとは認められず，また，本件対象文書２を保有しているとは認められないので，本件対象文書１を特定したこと及び本件対象文書２を保有していないとして不開示としたことは，いずれも妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙
１（本件請求文書）
行政文書の開示実施方法等申出書の処理に関する記録の一覧（申出書の受理及び複写の交付の実施が一覧として分かる文書。期間は本年（平成２８年）４月１日～７月末まで）。＊電磁的記録が存在する場合，その履歴情報も含む。
２（本件対象文書１）
番号行政文書の名称等請求受付番号
１ 行政文書の開示の実施方法等申出書（「５２０１６．３．２４－／１２までに内局情報公開室窓口へお願い本本Ｂ２００１
します。」の記載のあるもの）
２ 行政文書の開示の実施方法等申出書（「５２０１６．３．２５－／１９までに内局情報公開室窓口へお願い本本Ｂ２０１１
します。」の記載のあるもの）
３ 同上２０１６．３．２５－
本本Ｂ２０１２
４ 同上２０１６．３．２５－
本本Ｂ２０１３
５ 同上２０１６．３．２５－
本本Ｂ２０１４
６ 同上２０１６．３．２５－
本本Ｂ２０１５
７ 行政文書の開示の実施方法等申出書（「５２０１６．３．２３－／１３までに内局情報公開室窓口へお願い本本Ｂ１９９６
します。」の記載のあるもの）
８ 同上２０１６．３．２３－
本本Ｂ１９９７
９ 同上２０１６．２．２２－
本本Ｂ１７８９
１０ 行政文書の開示の実施方法等申出書（「５２０１６．２．２２－／１２までに内局情報公開室窓口へお願い本本Ｂ１７９０
します。」の記載のあるもの）
１１ 行政文書の開示の実施方法等申出書（「５２０１６．２．２２－／１１までに内局情報公開室窓口へお願い本本Ｂ１７８１
します。」の記載のあるもの）
１２ 同上２０１５．１１．９－
本本Ｂ１２２２
１３ 同上２０１６．３．２－本
本Ｂ１８４１
１４ 同上２０１６．３．２－本
本Ｂ１８４２
１５ 同上２０１６．３．２５－
本本Ｂ２０１６
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0309.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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