諮問庁：特許庁長官
諮問日：令和２年３月２５日（令和２年（行情）諮問第１７５号及び同第１７６号）
答申日：令和４年１月１７日（令和３年度（行情）答申第４５３号及び同第４５４号）
事件名：特定年度の特許庁長官の電子メール等の不開示決定（不存在）に関する件
特定年度の特許庁長官の電子メール等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書１及び文書２（以下，併せて「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした各決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく各開示請求に対し，令和元年５月１７日付け２０１９０４１７特許１３及び２０１９０４１７特許１４により特許庁長官（以下「特許庁長官」，「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った各不開示決定（以下，順に「原処分１」及び「原処分２」といい，併せて「原処分」という。）について，取り消す旨の決定を求める。
２ 審査請求の理由
原処分は，違法かつ不当である。
文書を特定・保有したのか，特定・保有しなかったのか，を明確にしてもらいたい。もし，特定・保有したが，保存期間の満了により廃棄した場合は，保存期間，廃棄年月日を明確にしてもらいたい。また，国立公文書館に移管した場合は移管年月日を明確にしてもらいたい。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 諮問の概要
（１）審査請求人は，平成３１年４月１５日付けで，法３条に基づき，特許庁長官に対し，各開示請求（以下「本件各開示請求」という。）を行い，処分庁は同月１７日付けでこれを受理した。
（２）本件各開示請求に対し，処分庁は，本件対象文書につき，その全部を不開示とする各決定（原処分）を令和元年５月１７日付けで行った。（３）これに対して，審査請求人は，行政不服審査法（平成２６年法律第６８号）２条の規定に基づき，令和元年８月１７日付けで，処分庁に対して，原処分の取消しを求める各審査請求（以下「本件各審査請求」という。）を行い，諮問庁は同月１９日付けでこれを受理した。
（４）本件各審査請求を受け，諮問庁は，原処分の妥当性につき改めて慎重に精査したが，本件各審査請求については理由がないと認められるので，諮問庁による決定で本件各審査請求を棄却することにつき，情報公開・個人情報保護審査会（以下「審査会」という。）に諮問するものである。
２ 原処分における処分庁の決定及びその理由
本件各開示請求に対し，処分庁は，令和元年５月１７日付けで，原処分を行った。文書を不開示とした理由は，文書の保存期間が満了しており既に廃棄済みであるためである。
３ 審査請求人の主張についての検討
審査請求人は，原処分に対して，文書を特定・保有したのか，特定・保有しなかったのか，特定・保有したが保有期間の満了により廃棄した場合は，保存期間，廃棄年月日を明確にし，国立公文書館に移管した場合は移管年月日を明確にすべき旨主張している。
しかしながら，本件対象文書に該当する文書は，特許庁における文書の保存期間を定めた特許庁行政文書管理規則において，１年以上の長期の保存期間が定められている文書に該当せず，またその性質上，原則として１年以上の保存期間を定めることとされている文書にも当たらないことから，保存期間を１年未満とすることができるところ，本件各開示請求の対象である平成２９年度及び平成３０年度の特許庁長官の電子メール及び電話・ＦＡＸの各発信記録・受信記録並びにメール内容及び電話内容・ＦＡＸ内容に関する文書は，本件各開示請求までにすべて廃棄されたものと認められる。よって，処分庁は本件対象文書を保有しておらず，審査請求人の主張には理由がない。
４ 結論
以上のとおり，原処分は適法かつ妥当であると考えられることから，本件各審査請求については，棄却することとしたい。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件各諮問事件について，以下のとおり，併合し，調査審議を行った。
① 令和２年３月２５日諮問の受理（令和２年（行情）諮問第１７５号及び同第１７６号）
② 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
③ 令和３年９月２日審議（同上）
④ 同年１２月１４日審議（同上）
⑤ 令和４年１月１１日令和２年（行情）諮問第１７５号及び同第１７６号の併合並びに審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件対象文書は，別紙に掲げる２文書である。
審査請求人は，原処分の取消しを求めており，諮問庁は，本件対象文書を保有していないとして不開示とした原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 本件対象文書を作成又は取得した時期は，本件開示請求の対象期間である平成２９年４月から平成３１年３月までの間であり，当該時期に在任していた特許庁長官は，特定特許庁長官Ａ（在任期間：平成２８年６月１７日～平成２９年７月５日）及び特定特許庁長官Ｂ（在任期間：平成２９年７月５日～令和元年７月５日）であった。
イ 本件対象文書のうち，特定特許庁長官Ａが受信又は送信した電子メールについては，退官後メールボックス自体を削除しており，その保有を確認することはできなかった。また，特定特許庁長官Ｂが受信又は送信した電子メールについては，本件開示請求を受け付けた平成３１年４月１７日以降に特許庁長官の庶務を担当している部署において，特定特許庁長官Ｂのパソコンを探索したものの，平成２９年７月から平成３１年３月までの間に受信又は送信された電子メールの保有を確認することはできなかった。なお，特定特許庁長官Ｂが当該期間に受信又は送信した電子メールについては，当時有効であった特許庁行政文書管理規則（２０１８０３１９特許１）１５条４項及び５項によれば，文書管理者は，別表第１に基づき標準文書保存期間基準を定め，保存期間の設定においては，公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号）２条６項にいう歴史公文書等（歴史資料として重要な公文書その他の文書）に該当するとされた行政文書にあっては，１年以上の保存期間を定めるものとされ，歴史的公文書等に該当しないものであっても，意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については，原則として１年以上の保存期間を定めるものとされているが，本件対象文書は，歴史的公文書等にも意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書にも該当しないことから，上記各文書はその保存期間を１年未満に設定し，対応を終了した時点で不用となるため廃棄している。なお，特許庁において，電子メールの削除に関する特段の内規や慣例等は存在しない。
ウ 特許庁長官宛てに送付される電子メールについて，定型的・日常的な業務連絡などは，不用となった時点で即廃棄することが可能である。また，その他の業務に関し特許庁長官宛てに送付される又は特許庁長官が発信する電子メールについても，送付元及び受信元の担当部署が必要に応じて管理しているため，特許庁長官が個別に管理する必要はなく，廃棄することが可能である。これらの理由により，本件開示請求時点において，もはや保有していなかったと考えられる。
エ 本件対象文書のうち，特許庁長官が発受信した電話及びＦＡＸの内容に関する取扱いについて，平成２９年４月から平成３１年３月までの間に特許庁長官の庶務を担当していた者に確認したところ，担当課室等にその内容を伝達する方法は，口頭によるものであり，メモ等は作成していなかったとのことであった。
オ なお，本件対象文書のうち，特許庁長官の電話及びＦＡＸの発受信記録については，そもそもそのような記録を残しておらず，作成も取得もしていないことから保有していない。
カ 本件審査請求を受け，改めて，担当部署において書庫，書架，パソコン上のファイル等の探索を行ったが，本件対象文書の存在は確認できなかった。
（２）本件対象文書のうち，特定特許庁長官Ｂが受信又は送信した電子メールについては，その作成又は取得時期から本件開示請求まで半月ほどしか経過しておらず，また，特許庁において，電子メールの削除に関する特段の内規や慣例等はないことに鑑みると，同メールについては，本件開示請求時点において，もはや保有していなかったと考えられる旨の上記（１）ウの諮問庁の説明については，疑問なしとはしないものの，本件対象文書の存在は確認できなかったなどとする上記（１）の諮問庁の説明については，これを覆すに足りる事情も見いだせないことから，特許庁において，本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 付言
本件においては，処分庁が，上記２（１）エ及びオにおいて，そもそも作成も取得もしておらず，存在していない特許庁長官の電話及びＦＡＸ内容に関する文書並びに電話及びＦＡＸの発受信記録の存在について，十分な確認を行わないまま，本件対象文書の特定に含め，原処分の不開示とした理由において「文書保存期間が満了しており既に廃棄しているため，不存在」とした点については，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであると言わざるを得ず，処分庁においては，今後の対応において，上記の点に留意すべきである。
４ 本件各不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした各決定については，特許庁において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員佐藤郁美，委員中川丈久
別紙（本件対象文書）
文書１平成２９年度の特許庁長官の電子メール及び電話・ＦＡＸの各発信記録・受信記録並びにメール内容及び電話内容・ＦＡＸ内容に関する文書。
文書２平成３０年度の特許庁長官の電子メール及び電話・ＦＡＸの各発信記録・受信記録並びにメール内容及び電話内容・ＦＡＸ内容に関する文書。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0310.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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