諮問庁：防衛大臣
諮問日：令和２年１１月１８日（令和２年（行情）諮問第６３１号）
答申日：令和３年５月２０日（令和３年度（行情）答申第４９号）
事件名：「特定職員の決裁綴り」の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「開示請求された「特定情報公開・個人情報保護室長の決裁綴り。」に係る行政文書」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，平成３０年４月１１日付け防官文第５９５７号により防衛大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）の取消しを求める。
２ 審査請求の理由
いわゆる「日報」事案に代表されるように，存在する文書が当初の開示決定において文書不存在とされることもあるので，関連部局を探索して，改めて発見に努めるべきである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
本件開示請求は，「特定情報公開・個人情報保護室長（以下「特定情報公開室長」という。）の決裁綴り。」の開示を求めるものであり，これに該当する行政文書（本件対象文書）については作成しておらず，平成３０年４月１１日付け防官文第５９５７号により，法９条２項の規定に基づき，文書不存在による不開示決定処分（原処分）を行った。
本件審査請求は，原処分に対して提起されたものである。
なお，本件審査請求について，審査請求が提起されてから情報公開・個人情報保護審査会への諮問を行うまでに約２年７か月を要しているが，その間多数の開示請求に加え，開示請求の件数を大幅に上回る大量の審査請求が提起され，それらにも対応しており，諮問を行うまでに長期間を要したものである。
２ 本件対象文書の保有の有無について
本件対象文書については作成しておらず，内部部局の関係部署において，机，書庫及びパソコン内のファイル等を探索したが，保有を確認することができなかったことから，不存在につき不開示としたものである。また，本件審査請求を受け，念のため改めて行った探索においても，本件対象文書についてはその存在を確認できなかった。
３ 審査請求人の主張について
審査請求人は，「いわゆる「日報」事案に代表されるように，存在する文書が当初の開示決定において文書不存在とされることもあるので、関連部局を探索して，改めて発見に努めるべきである。」として，原処分の取消しを求めるが，上記２のとおり，本件対象文書については作成しておらず，所要の探索を行ったにもかかわらず保有を確認できなかったことから，不開示としたものである。
よって，審査請求人の主張には理由がなく，原処分を維持することが妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和２年１１月１８日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和３年４月１２日審議
④ 同年５月１４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，本件開示請求に該当する行政文書を作成しておらず，保有を確認することができなかったとして，文書不存在につき不開示とする原処分を行った。これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めているが，諮問庁は，原処分を維持することが妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして更に諮問庁に確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり補足して説明する。
ア 本件開示請求に該当する文書（本件対象文書）は，大臣官房文書課情報公開・個人情報保護室長（以下「情報公開室長」という。）が決裁した文書のうち，情報公開室長（特定情報公開室長を含む。以下同じ。）の決裁つづりとしてまとめられているものと解した。
イ 防衛省においては，行政文書の管理要領として，防衛省行政文書管理規則（防衛省訓令第１５号。以下「管理規則」という。）１５条（２）により「相互に密接な関連を有する行政文書を行政文書ファイルにまとめること」としており，各職員が文書をどのように整理・保存すべきかについては，具体的には大臣官房文書課（法令審査）（以下「文書課法令審査」という。）が作成した行政文書管理マニュアル（以下「マニュアル」という。）において，「業務の一連のプロセスにおいて作成し，又は取得した行政文書（発簡文書，来簡文書，スタンスペーパー，関係部署との調整資料，部内説明資料等）は一つの行政文書ファイルにまとめること。」としている。
大臣官房文書課情報公開・個人情報保護室（以下「情報公開室」という。）は，マニュアルに基づき，例えば，情報公開請求に係る文書であれば，情報公開請求を受け付けて開示決定等をし，開示請求者に通知するまでの一連のプロセスにおいて作成及び取得した文書をファイルにつづっており，情報公開室長の決裁した文書を抽出しつづったファイルは作成しておらず，存在しない。
ウ 処分庁は，審査請求人に対し，本件対象文書は情報公開室に存在しない旨の情報提供及び審査請求人が想定されている文書の確認を行ったところ，審査請求人からは，管理規則でいう「決裁簿」のうち，情報公開室長が管理する文書の特定を求める旨の回答があった。その際，審査請求人から管理規則の抜粋（別表第１の決裁簿が記載されている部分）が提示された。
エ 大臣官房文書課では，情報公開室長が管理する決裁簿については作成又は取得しておらず，審査請求人の求める管理規則の別表第１に定められている決裁簿は，防衛省行政文書管理細則（通達）（以下「管理細則」という。）の第６の１（１）に定められている文書の発簡番号の管理を行うための帳簿であり，情報公開室長が管理するものではないため，本件開示請求には該当しないと判断した。
なお，処分庁は，審査請求人に対し，情報公開室長が管理している決裁簿は存在していない旨の情報提供を行い，さらに本件対象文書を特定するための情報を示すよう求めたが，審査請求人からは，本件については審査請求を行うため，不存在で事務手続を進めてほしい旨の回答を受けたため，不存在につき不開示としたものである。
（２）検討
ア 上記（１）の諮問庁の説明に関し，管理規則，管理細則，マニュアル及び審査請求人とのやり取りに係る資料（写し）の提示を受け，当審査会においてこれらを確認したところによれば，上記（１）の諮問庁の説明に，特段不自然，不合理な点は認められず，これを覆すに足りる事情も認められない。
イ 探索の範囲等については，上記第３の２のとおりであり，特段の問題があるとは認められない。
ウ したがって，防衛省において，本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，防衛省において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0301.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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