諮問庁：防衛大臣
諮問日：令和３年３月２５日（令和３年（行情）諮問第１０３号）
答申日：令和４年２月１７日（令和３年度（行情）答申第５３２号）
事件名：「防人服第８０９号（２０．１．２８）」にいう「審理の意義や懲戒手続の内容を記載した書面」のフォーマット等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
開示請求された「防衛省内局に存在する，防人服第８０９号（２０．１．２８）に言う「審理の意義や懲戒手続の内容を記載した書面」のフォーマット。また，フォーマット以外の当該具体的書面（電子データ含む。）」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，平成２８年４月１５日付け防官文第８１４４号により防衛大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った一部開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消し及び文書の再特定・全部開示の決定を求める。
２ 審査請求の理由
（１）審査請求書
審理の意義・内容について説明する文書を出す根拠は，内局（事務次官）の通達なのに，内局自体にフォーマットが無いとは考えられない。また，内局では課長の痴漢事件など懲戒事案が最近いくつかあったのだから，具体的な説明文書も出したはずである。
（２）意見書
ア まず諮問庁は，「その間多数の開示請求に加え，開示請求の件数を大幅に上回る大量の審査請求が提起され，それらにも対応しており，諮問を行うまでに長期間を要した」などと述べているが，こうした言い訳は，同様に諮問が遅延した事件に係る答申（令和２年度（行情）答申第３４７号・３４８号・・・令和２年１１月１０日等）で一蹴されており，理由にならない。かかる答申が出たにもかかわらず，諮問庁がかかる言い訳を繰り返しているのを見ると，「情報公開・個人情報保護審査会（以下「審査会」という。）には従わない」という諮問庁の強固な意志が感じられるが，諮問庁はかかる考えを改めるべきである。
更に言えば，諮問庁が「その間多数の開示請求に加え，開示請求の件数を大幅に上回る大量の審査請求が提起され，それらに『も』対応しており」と言っているのは嘘である。平成１７年の関係省庁申合せによれば，審査請求から原則として３０日以内，特別な事情がある場合でも９０日以内に審査会への諮問等をすることとされているが，防衛省公文書監理室においては，審査請求への対応は９０日どころか，平均約５年間を要している。そして，審査請求から約５年が経過した案件から順番に，理由説明書の「テンプレート」に沿って理由説明書（ひいては諮問）の準備にかかるのである。すなわち，そうした案件は約５年間何の対応も為されず「塩漬け」にされているのであるから，「それら（他の審査請求等）に『も』対応しており」と言うのは正しくなく，「それら（他の審査請求等）に『だけ』対応しており」と言うのが正しい。かかる長期間の塩漬け対応（文字通りの「塩対応」と言うべきか）は，長い時間の経過による資料の散逸・記憶の風化により，審査請求人の意見書作成その他の対応を困難にするばかりでなく，各幕行政文書管理室・各幕主管課の対応を困難にするので，改善して頂きたい。とりあえず，何年かけても上記のようなテンプレート的な理由説明書しか作れないのであれば，現在抱えている数百件の塩漬け審査請求につき，直ちにテンプレート的な理由説明書を作成して諮問し，滞貨一掃されたい。
イ 防人服第８０９号（２０．１．２８）には，懲戒手続においては，被疑者に「審理の意義や懲戒手続の内容を記載した書面」を送付しなければならないとある。防衛省内局にこの書面のフォーマットが無いとは考えられない。無いとすれば，懲戒事件が発生するごとに，かかる書面をゼロから作らなければならない。百歩譲ってフォーマットが無いとして，具体的懲戒事件で作成され，被疑者に送付された当該内容の書面があるはずである。それとも諮問庁・処分庁は，防衛省内局では具体的懲戒事件ごとにかかる書面が作成されたが，その後電子データに至るまで徹底的に破棄されたとでも言うのか。なぜそのようなことをする必要があるのか。電子データまで破棄してしまったら，次の懲戒事件ではかかる書面をゼロから作り直さなければならず，極めて非効率ではないか。
具体的には，本件開示請求が為された平成２７年度には，特定課長による痴漢事件があったが，その際に被疑者に送付された書面はどうなったのか。電子データに至るまで破棄されたのか。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
本件開示請求は，「防衛省内局，陸上幕僚監部，航空幕僚監部に存在する，防人服第８０９号（２０．１．２８）に言う「審理の意義や懲戒手続の内容を記載した書面」のフォーマット。また，フォーマット以外の当該具体的書面（電子データ含む。）。」（以下「本件請求文書」という。）の開示を求めるものであり，これに該当する行政文書として，別紙に掲げる３文書を特定し，法９条１項の規定に基づき，平成２８年４月１５日付け防官文第８１４４号により別紙に掲げる文書１及び文書２を開示とし，本件対象文書については，作成又は保有しておらず文書不存在のため不開示とする原処分を行った。
本件審査請求は，原処分に対して提起されたものである。
なお，本件審査請求について，審査請求が提起されてから審査会への諮問を行うまでに約４年８か月を要しているが，その間多数の開示請求に加え，開示請求の件数を大幅に上回る大量の審査請求が提起され，それらにも対応しており，諮問を行うまでに長期間を要したものである。
２ 本件対象文書の保有の有無について
本件対象文書については作成又は保有しておらず，内部部局の関係部署において，机，書庫，パソコン内のファイル等を探索したが，作成又は保有を確認することができなかったことから，不存在につき不開示としたものである。また，本件審査請求を受け，念のため改めて行った探索においても，本件対象文書についてはその存在を確認できなかった。
３ 審査請求人の主張について
審査請求人は，上記第２の２（１）のとおりとして，原処分の取消し及び文書の再特定・全部開示を求めるが，原処分を行うに当たって，別紙に掲げる文書１及び文書２が本件開示請求に係る行政文書として確認できたものの全てであり，本件対象文書については，上記２のとおり，内部部局の関係部署において所要の探索を行ったにもかかわらず作成又は保有を確認できなかったことから，不存在につき不開示としたものであり，本件審査請求を受けて念のため所要の探索を行ったが，再度の探索においてもその存在を確認できなかった。
よって，審査請求人の主張には理由がなく，原処分を維持することが妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和３年３月２５日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年７月１４日審査請求人から意見書を収受
④ 令和４年１月２０日審議
⑤ 同年２月１０日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものである。
審査請求人は，原処分の取消し，文書の再特定及び全部開示の決定を求める旨主張するが，審査請求書の内容に鑑みれば，具体的には，本件対象文書の保有の有無を争うものと解される。
諮問庁は，本件対象文書を保有していないとして不開示とした原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 防衛省・自衛隊では，隊員に懲戒処分を行う場合の手続について，自衛隊法施行規則（以下「施行規則」という。）において，懲戒権者は，規律違反の疑いのある隊員の規律違反の事実の調査の結果，規律違反の事実があると認めたときは，当該事案につき審理を行わなければならず（施行規則７１条），審理を行おうとするときは，当該隊員に対し，規律違反の疑いがある事実を記載した書類（被疑事実通知書）を送達しなければならないとされている（施行規則７３条）。一方，施行規則８５条は，規律違反の事実が明白で争う余地がない場合に審理を省略できる懲戒手続の特例を定めており，同条の規定に基づき審理を省略する場合については，「自衛隊法施行規則第８５条（懲戒手続の特例）の規定に基づき審理を省略する場合の留意事項について（通達）」（平成２０年１月２８日付け防人服第８０９号。以下「特例通達」という。）において，被疑隊員に被疑事実通知書を送達する際に，審理の意義や懲戒手続の内容を記載した書面（以下「添付書面」という。）を添付することとされている。
イ 上記アを踏まえ，本件開示請求については，特例通達に基づき，内部部局が保有する添付書面のフォーマット及び被疑隊員に実際に送達された電子データを含む具体的な添付書面の開示を求めるものと解した。
ウ 特例通達，施行規則，「懲戒手続に関する訓令」（昭和２９年防衛庁訓令第１１号）及び「訓戒等に関する訓令」（昭和３１年防衛庁訓令第３３号）の懲戒手続等に関する訓令等において，添付書面の様式（フォーマット）についての定めはなく，具体的な事案について規律違反の疑いがある隊員に対し被疑事実通知書を送達する際には，事案ごとに，通達の趣旨を踏まえ，審理の意義や懲戒手続の内容が明確に理解できるような書面を作成し添付しており，内部部局においては添付書面の様式（フォーマット）となるような文書は作成していない。
エ また，具体的な事案に係る添付書面の原本については，審査請求人が審査請求書（上記第２の２（１））及び意見書（上記第２の２（２）イ）で言及する事案を含め，必要の都度作成し，被疑事実通知書の通知を受けた者に手交又は送付しているため保有しておらず，当該添付書面を作成した際の電磁的記録については，パソコン上のファイル等を探索したもののその保有を確認することはできなかった。なお，内部部局の関係部署において，具体的な事案に係る添付書面自体の保存期間は定めていないものの，被疑事実通知書を含む懲戒関連文書の保存期間については，おおむね５年を標準として設定している。
オ 本件開示請求を受け，内部部局の関係部署において執務室内の机，書庫及びパソコン上のファイル等の探索を行うとともに，関係職員に聞き取りを行ったものの，添付書面の様式（フォーマット）及び具体的な事案に係る添付書面の存在を確認することはできなかった。
カ 本件審査請求を受け，内部部局の関係部署において，再度上記オと同様の探索を行うとともに，具体的な事案に係る添付書面の電磁的記録について，その保存期間や取扱いについても関係職員に聞き取りを行ったものの判然とせず，その保有を確認することはできなかった。（２）当審査会において，諮問庁から施行規則及び特例通達の提示を受けて確認したところ，その内容は上記（１）アの諮問庁の説明のとおりであると認められる。また，施行規則及び特例通達に加えて懲戒手続等に関する訓令等の提示を受けて確認したところ，添付書面の様式（フォーマット）について定めた文書はない旨の諮問庁の上記（１）ウの説明は首肯できる。一方，諮問庁は，上記（１）エにおいて具体的な事案に係る添付書面の原本は，必要の都度作成し，被疑事実通知書の通知を受けた者に手交又は送付しているため保有していないとし，この点については理解できるものの，具体的な事案に係る添付書面の作成元となった電磁的記録について，その保有すら確認できないとしていることは，適切な行政文書の管理の観点や特例通達の趣旨に鑑みても首肯し難く，実際には当該電磁的記録を廃棄した，又は，当初から本件添付書面を作成若しくは取得していなかったとの疑いを抱かざるを得ない。
しかしながら，いずれにしても添付書面を保有していないとする上記（１）の諮問庁の説明については，これを覆すに足りる事情も見いだせないことから，防衛省において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
原処分の不開示理由について，「作成又は保有していないため，不存在につき不開示としました。」と記載されているところ，一般に文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有していないという事実だけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に廃棄又は亡失したのか等，当該文書が存在しないことの要因についても理由として付記することが求められる。したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであるといわざるを得ず，処分庁においては，今後の対応において，上記の点につき留意すべきである。
５ 本件一部開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，防衛省において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員佐藤郁美，委員中川丈久
別紙（原処分で特定された文書）
文書１自衛隊法施行規則第８５条（懲戒手続きの特例）の規定に基づき審理を省略する場合の留意事項について（通達）
文書２懲戒手続きの概要
文書３開示請求された「防衛省内局に存在する，防人服第８０９号（２０．１．２８）に言う「審理の意義や懲戒手続の内容を記載した書面」のフォーマット。また，フォーマット以外の当該具体的書面（電子データ含む。）」に係る行政文書
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0311.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。