諮問庁：海上保安庁長官
諮問日：令和４年１月２０日（令和４年（行情）諮問第３３号）
答申日：令和４年３月１０日（令和３年度（行情）答申第５７６号）
事件名：行政文書ファイル「令和２年度原発警備」に保存された文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「Ｗｅｂサイト「ｅ－Ｇｏｖ」で公開されている行政文書ファイル管理簿に登載されているファイルの内「令和２年度原発警備」と題するファイルに保存された文書」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和３年１２月１６日付け六総総第１３５号により，第六管区海上保安本部長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）を取り消すとの裁決を求める。
２ 審査請求の理由
原処分は，審査請求人が開示を請求した以下の文書（請求内容補正後）に関するものである。
Ｗｅｂサイト「ｅ－Ｇｏｖ」で公開されている行政文書ファイル管理簿に登載されているファイルの内，「令和２年度原発警備」と題するファイルに保存された文書。
（府省名が海上保安庁，作成・取得年度等が２０２０年度，大分類が警備課警備，中分類が警備実施，作成・取得者が国士交通省海上保安庁第六管区海上保安本部警備救難部警備課長，起算日が２０２１年４月１日，保存期間が５年，保存期間満了日が２０２６年３月３１日，媒体の種別が電子，保存場所が文書管理システム，管理者が国土交通省海上保安庁第六管区海上保安本部警備救難部警備課長，保存期間満了時の措置が廃棄であるもの）
なお，上記の行政文書ファイルは少なくとも令和３年６月１１日時点において別紙（略）に示した画像の通りに行政文書ファイル簿に登載されていた。
そもそも，行政文書ファイルは「能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存に資する」（公文書等の管理に関する法律５条２項）ために作成されるものであり，その作成にあたっては「行政機関の長は，政令で定めるところにより，当該行政文書ファイルについて分類し，名称を付するとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない」（同法５条３項）と規定されている。
さらに，その保存にあたっては「行政機関の長は，行政文書ファイル等について，当該行政文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間，その内容，時の経過，利用の状況等に応じ，適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において，適切な記録媒体により，識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない」（同法６条１項）と規定されている。このように作成及び保存された行政文書ファイルが，行政文書ファイル管理簿に記載され，行政文書ファイル管理簿は公表される（同法７条）。
そうすると，行政文書を何ら含まない行政文書ファイルが作成され，同ファイルが行政文書ファイル管理簿に登載されることは，公文書等の管理に関する法律の想定しない事態であるといえる。以上のことは処分庁も当然に認識していたであろうから，行政文書を何ら含まない行政文書ファイルが作成され，同ファイルが行政文書ファイル管理簿に登載されていたとは考え難い。
よって，処分庁が開示請求に係る行政文書を作成・取得していないために開示請求に係る行政文書を保有していないとは考え難く，再度の探索を求める。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求について
（１）開示請求のあった行政文書の名称等
Ｗｅｂサイト「ｅ－Ｇｏｖ」で公開されている行政文書ファイル管理簿に搭載されているファイルの内，「令和２年度原発警備」と題するファイルに保存された文書。（府省名が海上保安庁，作成・取得年度等が２０２０年度，大分類が警備課警備，中分類が警備実施，作成・取得者が国土交通省海上保安庁第六管区海上保安本部警備救難部警備課長，起算日が２０２１年４月１日，保存期間が５年，保存期間満了日が２０２６年３月３１日，媒体の種別が電子，保存場所が文書管理システム，管理者が国土交通省海上保安庁第六管区海上保安本部警備救難部警備課長，保存期間満了時の措置が廃棄であるもの。）
（２）本件審査請求に至る経緯
上記（１）の開示請求（令和３年１１月９日）に対し処分庁は，法に基づき，六総総第１３５号（令和３年１２月１６日）により，請求のあった文書について作成・取得しておらず不存在のため，原処分を行った。原処分について，審査請求人から諮問庁に対し審査請求がなされたものである。
（３）本件対象の文書
作成・取得しておらず不存在
２ 審査請求人の主張について
審査請求書によれば，審査請求人の主張は以下のとおりである。作成及び保存された行政文書ファイルが，行政文書ファイル管理簿に記載され，行政文書ファイル管理簿は公表されると公文書等の管理に関する法律７条に規定されているため，処分庁が開示請求に係る行政文書を作成・取得していないため開示請求に係る行政文書を保有していないとは考え難く，再度の探索を求める。
３ 審査請求に対する諮問庁の判断
第六管区海上保安本部の管轄内に，愛媛県の伊方発電所（原子力発電所）が存在するが，令和２年度は，同発電所は運転を停止していたため原発警備に関する方針変更等がなく，本件対象文書は作成しておらず，存在していない。ファイルに文書が存在していないにも関わらずｅ－Ｇｏｖに「令和２年度原発警備」というファイルが公開されていた経緯は次のとおりである。
・文書を作成していないので同ファイルを作成する必要はなかったが，担当者が同ファイルを令和２年度４月当初に便宜的に作成。しかし，文書が作成されなかったことから年度末に削除すべきところ，これを失念していた。
・同担当者は，ｅ－Ｇｏｖへの掲載以降である翌令和３年度４月下旬に，同ファイルが削除されていないことに気付き，同ファイルの削除を行ったが，同ファイルのｅ－Ｇｏｖ掲載は継続していた。
以上から，審査請求人に対し誤解を与える文書管理であったものの，本件対象文書に該当する文書はなく，処分庁の判断は妥当と考える。
４ 結論
以上のことから，原処分を維持することが適当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和４年１月２０日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年２月２２日審議
④ 同年３月４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，これを作成・取得しておらず不存在のためとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，行政文書を何ら含まない行政文書ファイルが作成され，同ファイルが行政文書ファイル管理簿に登載されていたとは考え難いとして，原処分の取消しを求めているが，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして，諮問庁に改めて確認させたところ，諮問庁は，以下のとおり説明する。
海上保安庁では，テロの未然防止を図るため，原子力発電所等の重要インフラ施設に対して，巡視船艇・航空機による警戒を行っている。「原発警備」ファイルには，原子力発電所の海上警備に関する文書を保存することとしており，これまで海上保安庁本庁からの原子力発電所の監視警戒方針に関する文書や伊方発電所の再稼働に伴う警備実施に関する文書を保存することとしていた。
本件開示請求に係る「令和２年度原発警備」ファイルは，海上保安庁が独自に運用する総合的な文書管理システム（以下「文書管理システム」という。）において作成し，その情報をｅ－Ｇｏｖにおいて行政文書ファイル管理簿として掲載している。令和２年４月当時，伊方発電所（原子力発電所）は，裁判所による運転差止め仮処分の決定がなされている状態であったが，担当者は何かしら動きがあるものと推測し，便宜上，同月に文書管理システム上で当該ファイルを作成しておいたものであるが，令和２年度において，その再稼働に関する動きがなく，海上保安庁本庁からの文書もなかったため，文書の作成や取得がなく，結果的に保存すべき文書が発生しなかった。
本来であれば，保存すべき文書がないことから，「令和２年度原発警備」ファイルの作成の必要はなく，当該ファイルの保存期間の起案日となる令和３年４月より前の令和３年３月までに削除すべきところ，削除し忘れたものである。
なお，現時点でも当該「令和２年度原発警備」ファイルはｅ－Ｇｏｖ上で掲載されているが，理由説明書（上記第３の３）記載の令和３年４月下旬の担当者による削除は，ｅ－Ｇｏｖ掲載の情報ではなく，文書管理システム内の当該ファイル情報の削除である。文書管理システムへの登録情報をｅ－Ｇｏｖへ反映させる掲載作業は，例年，年１回の頻度で海上保安庁本庁が行っているが，海上保安庁本庁が実施した令和２年度分掲載作業終了後に，担当者が文書管理システムの当該ファイル情報を削除したことから，当該修正が反映されず，ｅ－Ｇｏｖ上で当該ファイル情報が掲載され続けているものである。
（２）諮問庁の上記説明を覆すに足りる事情は認められず，そうすると，第六管区海上保安本部において本件対象文書を保有していると認めることはできない。
３ 付言
（１）本件は，諮問庁の説明（上記２（１））によると，年度末の令和３年３月までに削除すべき行政文書ファイルを削除し忘れたことにより生じたものである。
文書管理システムからは既に削除済みとのことであるが，結果的にｅ－Ｇｏｖには実体のない行政文書ファイルが実在するかのように現在も掲載されており，このような文書管理の実態は国民の不信感を招くものであり，今後，慎重かつ適切な文書管理を行うことが強く望まれる。（２）また，原処分の不開示は上記のような特異な経緯を理由とするものであるが，本件不開示決定通知書には，不開示の理由として「請求のあった行政文書は作成・取得しておらず不存在のため。」とのみ記載されている。当該不開示決定通知書に本件の不開示の経緯等が分かるように記載していれば，審査請求人にとって，本件審査請求を回避できた可能性もあったと考えられることから，処分庁においては，開示請求者が不開示の理由を的確に理解できるように，その内容に応じた理由を不開示決定通知書に適切に記載するよう留意すべきである。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，第六管区海上保安本部において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員泉本小夜子，委員磯部哲
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0312.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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