諮問庁：内閣総理大臣
諮問日：令和３年９月２７日（令和３年（行情）諮問第３９３号）
答申日：令和４年３月２２日（令和３年度（行情）答申第５８３号）
事件名：桜を見る会に関する受発信記録の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「内閣官房内閣総務官室の①平成２６年度②平成２７年度③平成２８年度④平成２９年度⑤平成３０年度⑥平成３１年度の内閣総理大臣主催の「桜を見る会」に関するＦＡＸを含む総ての受発信記録（招待者の出欠通知も含む）」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした各決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，内閣官房内閣総務官（以下「処分庁」という。）が行った令和３年６月１１日付け閣総第５４９号－１ないし閣総第５４９号－６による各不開示決定（以下，併せて「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
当決定は精密に規定された行政事務を違法に逸脱し恣意的な不開示決定事務が行われたとの推認を客観的，且つ合理的に否定できない。よって，本会の招待者，更に一般国民の声を参考に意見書を提出する手続きを求めます。
第３ 諮問庁の説明の要旨
本件審査請求については，下記のとおり，原処分を維持することが適当である。
１ 本件審査請求の趣旨について
本件は，審査請求人が令和３年４月１日付けで行った「（１）内閣官房内閣総務官室の①平成２６年度②平成２７年度③平成２８年度④平成２９年度⑤平成３０年度⑥平成３１年度の内閣総理大臣主催の「桜を見る会」に関するＦＡＸを含む総ての受発信記録（招待者の出欠通知も含む）」との行政文書開示請求（以下「本件開示請求」という。）に対して，処分庁において，「本件対象文書については，保有していない」ことを理由に不開示として原処分を行ったところ，審査請求人から審査請求が提起されたものである。
２ 審査請求人の主張及び原処分の妥当性について
審査請求人は，原処分は，精密に規定された行政事務を違法に逸脱し恣意的な不開示決定事務が行われたとの推認を客観的且つ合理的に否定できない旨主張している。
処分庁においては，本件開示請求を受け，文書の探索を実施したが，本件開示請求に該当する文書の存在は確認できなかったものであり，審査請求人の主張は事実誤認に基づくものである。
したがって，文書を保有していないことを理由に不開示決定を行った原処分は妥当である。
３ 結語
以上のとおり，本件審査請求については，審査請求人の主張は当たらず，原処分は維持されるべきである。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和３年９月２７日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和４年３月４日審議
④ 同月１５日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，これを保有していないとして不開示とする決定（原処分）を行った。審査請求人は原処分の取消しを求めているが，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして，諮問庁に対し，本件対象文書の保有の有無について改めて確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり説明する。
ア 本件対象文書の開示請求に対し，処分庁としては，「受発信記録（招待者の出欠通知も含む）」との文言を踏まえると，開示請求者は「桜を見る会」の開催に当たって内閣総務官室が行った事務を念頭に置いているということが読み取れたことから「「桜を見る会」開催に係る業務において招待者の出欠通知等を受信又は発信したことが分かる行政文書」を求めていると理解し，文書探索を行ったが，対象文書を保有していなかったため，不開示決定を行った。
イ 「桜を見る会」の開催に当たって，内閣総務官室においては，①招待者の推薦，②「開催要領」決裁の起案を行っていた。なお，開示請求書には「（招待者の出欠通知も含む）」と記載されているが，内閣総務官室において招待者に対して連絡等を行うこととはされていない。
ウ 招待者の推薦に係る事務は，内閣府大臣官房人事課からの招待者推薦依頼への対応として行われていたものである。内閣総務官室では，官邸内や与党に対して推薦依頼を行い，提出された推薦者について事務的に取りまとめ，推薦者名簿を内閣府大臣官房人事課に提出していた。
当該事務に係る内閣府大臣官房人事課との連絡は電子メールで行われていた。その送受信に係る文書（データ）は，保存期間は１年未満（内閣官房行政文書管理規則７条９項に規定する「定型的・日常的な業務連絡，日程表等」に該当）であり，いずれも「桜を見る会」終了後に遅滞なく廃棄していた。
また，官邸内や与党との連絡については，以下のとおりである。内閣総務官室からの推薦依頼は，文書（メールを含む。）により行われており，官邸内や与党からの推薦者名簿提出は，電子メールにより行われていた。
文書（データ）自体（受発信に係る情報が含まれていると仮定して）は，保存期間は１年未満であり（上記の内閣府大臣官房人事課との連絡と同じ。），いずれも「桜を見る会」終了後に遅滞なく廃棄していた。
また，内閣総務官室と上述の関係各所との推薦者名簿等に関する文書のやり取りは事務的に行われるものであることから，その受発信記録は存在せず，メールについては，上述のとおり，保存期間が１年未満の文書として，「桜を見る会」終了後に遅滞なく廃棄していることから，本件請求に該当するものとして特定可能な文書は存在しない。
エ 「開催要領」決裁の起案は，内閣の公的行事として会を開催する立場から内閣総務官室が行っているものであり，開催要領の決定から開催に際して同室が行う事務は決裁に係る事務のみである。
オ 今回の諮問に当たっては，対象文書に関して，受発信記録という観点から，例えばＦＡＸの受発信記録は取得しているのか等について担当職員に聞き取りを行ったほか，受発信記録に限らず，桜を見る会の開催に係る文書を書棚，事務机を中心に執務室内を丁寧に探したが，本件開示請求に該当すると判断し得る文書の保有は確認されなかった。
カ 以上のことから，諮問庁としては，原処分は妥当であり，維持すべきと考える。
（２）上記諮問庁の説明に特段不自然，不合理な点があるとはいえず，これを覆すに足る事情も認められない。
また，本件対象文書の探索が不十分であるともいえない。
したがって，内閣総務官室において本件対象文書を保有しているとは認められず，これを保有していないとして不開示とした各決定は，妥当である。
３ 付言
原処分における行政文書不開示決定通知書には，不開示とした理由について「本件対象文書については，保有していないため（不存在）。」とのみ記載されているところ，一般に，文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有していないという事実を示すだけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該文書が存在しないかについても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした各決定については，内閣総務官室において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員泉本小夜子，委員磯部哲
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0312.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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