諮問庁：国税庁長官
諮問日：令和２年９月１６日（令和２年（行情）諮問第４８０号）
答申日：令和３年４月１５日（令和３年度（行情）答申第６号）
事件名：特定文書を廃棄した当時の保存期間１年未満の行政文書の廃棄方法を定めた文書（「国税庁行政文書管理規則」等を除く）の開示決定に関する件（文書の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書（以下「本件請求文書」という。）の開示請求につき，別紙の２に掲げる２文書（以下，併せて「本件対象文書」という。）を特定し，開示した決定については，本件対象文書を特定したことは，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和２年６月４日付け名局公開４６により名古屋国税局長（以下「処分庁」という。）が行った開示決定（以下「原処分」という。）について，取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね次のとおりである。
（１）審査請求書
当該開示決定は，令和２年４月２７日に提出した「行政文書開示請求書」において本件請求文書を対象とした開示請求に基づく決定であり，平成２９年度「問診保健指導及び血圧測定値記録表」（以下「記録表」という。）を廃棄した時期については，名古屋国税局でしか特定できない。
当該請求に対し，処分庁は，時期を特定することなく，開示決定しており，当該決定に基づき開示実施の手数料を当方が負担する場合，開示を請求していない文書に係る手数料も負担することとなる。このような請求者の財産を不当に侵害する決定は到底認められるものではない。また，当該決定について，請求から３０日を超えた決定であり，法１０条２項に規定する通知はなされておらず，また同条１項ただし書きの規定の適用を受けるものではない。
よって当該決定は適法な決定とはいえず，瑕疵のある決定であることから，取り消しを求めるものである。
（２）意見書
ア 当該開示決定の妥当性について
処分庁が作成した「理由説明書」によると廃棄した日付を特定することが困難であるとされているが，当該開示決定の本件対象文書において，保存期間が１年未満の行政文書について「庁舎内廃棄目録」に記載し廃棄するよう定められている。よって本件対象文書に基づき適切な事務処理による廃棄がなされているならば，廃棄した日付を特定することは可能であり，少なくとも処分庁は，廃棄した事務年度を特定する義務を負い，これを怠り，不要な文書に係る開示実施手数料を請求者に求める決定は不当な開示決定である。
また，当該決定は，請求から３０日を超えた決定であり，法１０条２項に規定する通知はなされておらず，また同条１項ただし書きの規定の適用を受けるものではない。
よって当該決定は適法な決定とはいえず，瑕疵のある決定である。
イ 結論
以上のことから，処分庁を行った開示決定は瑕疵のある決定であり，取消しを行うべきものである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求について
本件審査請求は，原処分について，その取消しを求めるものである。
２ 本件開示請求等の経緯について
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものである。
処分庁は，本件開示請求について，対象文書として別紙の２及び３に掲げる３文書を特定し，情報提供を行った。
その上で，当該各文書が年分ごとに編さん・管理されていることから，本件対象文書の指示文書と別紙の３に掲げる指示文書の２件が対象となることから，審査請求人に対して，２件の行政文書を対象とし得るに必要な開示請求手数料を追加納付するか，１件分の請求内容とする補正書の提出を行うよう補正を求めた。
これに対し，審査請求人から補正を行わない旨の書類が提出されたことから，処分庁は，既に納付されていた１件分の開示請求手数料に対応する文書として，本件対象文書につき開示決定を行ったところ，審査請求人から，原処分の取消しを求める審査請求書が提出された。
３ 対象文書の特定について
審査請求人は，記録表を廃棄した日付を正確に特定することなくなされた原処分は，違法な決定であるとしてその取消しを求めていることから，処分庁に対し，別紙の２及び３に掲げる３文書を特定した経緯を確認したところ，次のとおりである。
（１）記録表は，事務年度ごとに職員の健康管理として実施する問診及び保健指導（以下「問診等」という。）の対象者を選定する際の参考等として活用するため，各税務署において問診等の希望や血圧測定値について取りまとめ作成し国税局厚生課あて提出するものである。送付を受けた厚生課においては，問診等の名簿作成や問診等が終了したのちに随時廃棄を行うとしている保存期間が１年未満の行政文書である。
（２）「国税庁行政文書管理規則」（以下「管理規則」という。）及び「国税庁行政文書管理規則細則」（以下「管理規則細則」という。）並びに別紙の２及び３に掲げる３文書によると，保存期間が１年未満の行政文書（管理規則２２条３項に該当するものを除く。）については，廃棄した記録について行政文書ごとに廃棄の事績を記録することとはされていない。
（３）名古屋国税局厚生課においては，指示文書によると，各税務署から年に２回記録表の提出を受けており，平成２９年度記録表については，①各税務署において実施する問診等の２か月前までに過去６か月分の記録を，②平成３０年６月に平成２９年４月から平成３０年３月分（平成２９年度１年分）の記録について提出を受けている。
（４）上記（１）及び（２）のとおり，記録表については随時廃棄することとされており，廃棄した事績を記録することにはなっていないため，廃棄した日付を正確に特定することはできない。
しかしながら，平成２９事務年度に各税務署で実施した問診等はいずれも平成３０年３月までに終了しており，その後に随時廃棄することを踏まえれば，平成３０年４月１日から平成３１年３月３１日のいずれかの日に廃棄したと想定される。したがって，当該期間における保存期間１年未満の行政文書の廃棄方法を定めた文書として，別紙の２及び３に掲げる３文書が該当する旨を請求者に対して情報提供を行うとともに，一定の期間を定めて補正を求めたものである。
（５）これに対し，審査請求人は，開示請求書の記載で特定は可能であり形式上の不備はなく補正には応じられないと主張したことから，処分庁は，既に納付されていた１件分の開示請求手数料に対応する文書として，本件対象文書を対象文書として特定し，開示決定を行った。
（６）上記（４）の記録表の廃棄時期について，改めて諮問庁から処分庁に確認をした結果，平成３０年６月に取得した記録表は，平成３０事務年度の問診等の終了後に廃棄されることから，平成３１年４月以降になる場合も想定されるとのことであった。
しかしながら，いずれにしても廃棄した日付を正確には特定することは困難であり，廃棄された可能性のある期間を特定した上で，対象文書を特定したことに誤りがあるとは認められない。
したがって，本件開示請求について，本件対象文書を特定した原処分については妥当と認められる。
４ 審査請求人の主張について
審査請求人のその他の主張は，上記３の判断を左右するものではない。
５ 結論
以上のことから，本件開示請求について，処分庁が本件対象文書を対象文書とした原処分は妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和２年９月１６日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１０月２６日審査請求人から意見書を収受
④ 令和３年３月２９日審議
⑤ 同年４月８日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものである。
処分庁は，別紙の２及び３に掲げる３文書が該当するとし，審査請求人に対して当該情報を提供の上，求補正手続を行ったところ，審査請求人は，文書を特定するに足りる事項は適切に記載しており，形式上の不備はない旨主張し，補正に応じなかったことから，処分庁は，本件対象文書を特定し，その全部を開示する決定（原処分）を行った。
これに対し，審査請求人は，処分庁が記録表の廃棄時期を特定せず原処分を行ったことは認められない旨及び原処分が開示請求から３０日を超えて行われており適法でない旨主張し，原処分の取消しを求めているところ，諮問庁は，廃棄した日付を正確に特定することは困難であることから，廃棄された可能性のある期間を特定した上で，本件対象文書を特定した原処分は妥当であると判断していることから，以下，原処分の妥当性について検討する。
２ 原処分の妥当性について
（１）文書の特定について
ア 上記第３の３の諮問庁の説明に加え，当審査会事務局職員をして諮問庁に対し，本件対象文書の特定の経緯等について確認させたところ，諮問庁は，以下のとおり説明する。
（ア）保存期間が１年未満の行政文書の廃棄の事績について
ａ 管理規則１３条１号では，作成又は取得した行政文書について分類し，名称を付するとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定することとされているところ，管理規則１５条６項各号に該当する文書は，保存期間を１年未満とすることができる旨定められている。
ｂ 管理規則２０条１項では，文書管理者は，少なくとも毎年度１回，管理する行政文書ファイル等（保存期間が１年以上のものに限る。）の現況について，行政文書ファイル管理簿に記載しなければならないとされているところ，同条３項では，文書管理者は，保存期間が満了した行政文書ファイル等について，独立行政法人国立公文書館に移管し，又は廃棄した場合は，当該行政文書ファイル等に関する行政文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに，その名称，移管日又は廃棄日等について，移管・廃棄簿に記載しなければならない旨定められている。
ｃ 管理規則２２条１項では，保存期間が満了した行政文書ファイル等について，独立行政法人国立公文書館に移管し，又は廃棄しなければならない旨定められている。
ｄ 管理規則細則の第５章では，文書管理者は，保存期間が１年以上の行政文書ファイル等について，あらかじめ，内閣総理大臣に協議し，その同意を得たものを廃棄する旨定められている。
ｅ 上記ａないしｄのとおり，保存期間が１年以上の行政文書ファイル等の廃棄には内閣総理大臣との協議・同意が必要とされ，廃棄日等について廃棄簿に記載しなければならないとされているところ，文書管理規則１５条６項各号に該当する随時に廃棄される保存期間が１年未満の行政文書ファイル等については，廃棄簿への記載が必ずしも求められておらず，同項７号に該当することとなる記録表に係る廃棄事績を正確に特定することはできない。
ｆ 一方，審査請求人は，上記第２の２（２）のとおり，意見書において，「当該開示決定の本件対象文書において，保存期間が１年未満の行政文書について「庁舎内廃棄目録」に記載し廃棄するよう定められている」と主張している。
ｇ 確かに，本件対象文書の別添「行政文書ファイル等の延長・廃棄手順」において，保存期間１年未満の行政文書を廃棄する場合についても「庁舎内廃棄目録」に追記するとされているが，この記載の趣旨は，当該廃棄決裁による保存期間１年以上の行政文書ファイル等の廃棄の際に，併せて保存期間１年未満の行政文書の一括廃棄を行う場合には，当該一括廃棄を行う旨を庁舎内廃棄目録に記載するというものであって，一括廃棄する保存期間１年未満の行政文書について，個々の行政文書名等の明細まで記載することを求めるものではない。
ｈ 以上のとおり，文書管理規則１５条６項各号において保存期間を１年未満とすることができるとされる行政文書ファイル等の廃棄の事績については，必ずしも廃棄簿への記載が求められていないことから，保存期間が１年未満である記録表を廃棄した日付を正確に特定することはできない。
（イ）文書の特定の経緯
ａ 記録表は，問診等の名簿作成や問診等が終了した後に随時廃棄を行うとしている保存期間が１年未満の行政文書であり，上記（ア）のとおり，廃棄した日付を正確に特定することはできない。
ｂ しかし，平成３０年４月１日から平成３１年３月３１日までのいずれかの日に記録表を廃棄したと想定されたことから，令和２年５月２７日付け名局公開４５による「開示請求書の補正の求め」（以下「補正の求め」という。）において，本件請求文書として，別紙の２及び３に掲げる３文書が該当するとして情報提供を行っている。
なお，本件対象文書は，同一の行政文書ファイルに保存されている文書であることから，法施行令１３条２項１号の規定に基づき，１件の行政文書としており，別紙の３に掲げる文書は本件対象文書とは別の行政文書ファイルに保存されている別の行政文書である。
ｃ 処分庁は補正の求めにおいて，別紙の２及び３に掲げる３文書を開示請求の対象とした場合，２件分の開示請求手数料が必要となることから，令和２年４月２７日に納付されていた１件分の開示請求手数料（３００円）の外に，２件目に対応する追加の開示請求手数料（３００円）を納付する必要がある旨を伝達した。さらに，補正書の提出（及び開示請求手数料の追加納付）がなかった場合には，請求する文書を本件対象文書の一部に特定して開示決定の手続を進める旨を審査請求人に対し伝達した。
ｄ しかしながら，審査請求人は，開示請求書の記載内容から，記録表を含む保存期間１年未満の行政文書の廃棄方法を定めた文書の特定は可能であり，形式上の不備はなく，補正には応じられない旨主張し，追加の開示請求手数料の納付がなかったことから，処分庁は，既に納付されていた開示請求手数料（３００円）に対応する文書として，別紙の２に掲げる２文書を本件対象文書とした。
（ウ）上記（ア）及び（イ）のとおりであるから，本件開示請求について，本件対象文書を特定した原処分は妥当である。
イ 当審査会において，諮問庁から提示された管理規則，管理規則細則及び本件対象文書を確認したところ，保存期間が１年未満の行政文書の廃棄の事績の記録については，上記ア（ア）の諮問庁の説明のとおりと認められ，記録表を廃棄した日付を正確に特定することができないとする諮問庁の説明は，特段不自然，不合理とはいえない。
ウ そうすると，問診等の名簿作成や問診等が終了した後に随時廃棄を行う記録表について，廃棄したと想定される平成３０年４月１日から平成３１年３月３１日までにおける行政文書の廃棄方法を定めた文書を前提として，補正の求めにおいて，別紙の２及び３に掲げる３文書が本件請求文書に該当するとして審査請求人に対し，情報提供したとする諮問庁の説明は首肯できる。
エ さらに，当審査会において，諮問書に添付された求補正手続に係る各文書を確認したところ，その内容は上記ア（イ）の諮問庁の説明のとおりと認められ，その手続は，法４条２項の規定の趣旨に照らしても不適切な点は認められない。
オ 以上から，処分庁は，求補正手続の結果として本件対象文書を特定したことが認められ，名古屋国税局において，その外に特定すべき文書を保有しているとは認められない。
（２）開示決定等の期限について
ア 当審査会において，諮問時に諮問庁から提出された資料を確認したところ，以下のとおりであると認められる。
（ア）本件開示請求は，令和２年４月２７日付け（同月２８日受付）で行われている。
（イ）令和２年５月２７日付けの補正の求めに対して，審査請求人は，同年６月１日付け（同月２日受付）で，開示請求書の補正は行わない旨回答している。
（ウ）上記（イ）の審査請求人からの回答を受け，処分庁は，令和２年６月４日付けで原処分を行っている。
（エ）審査請求人に対し，法１０条２項に基づく期限延長の通知は行っていない。
イ 開示決定等の期限については，法１０条１項において，開示決定等は，補正に要した日数を除き，開示請求があった日から３０日以内にしなければならない旨規定されている。
ウ 上記アを踏まえれば，開示請求の受付日の翌日である令和２年４月２９日から原処分が行われた同年６月４日までの日数は３７日であり，「補正の求め」の送付の翌日である同年５月２８日から上記ア（イ）の回答を受け付けた同年６月２日までの補正に要した日数は６日であるところ，３７日から６日を減ずると３１日となり，開示決定等の期限となる３０日を１日経過していると認められる。
エ 処分庁が，法１０条２項に基づく延長を行うことなく，同条１項に規定する開示決定等を行わなければならない期限を１日超過して原処分を行ったことは，同条の趣旨からは不適正なものであるといわざるを得ない。しかしながら，この点を理由に原処分を取り消すことは，請求文書の開示，不開示の適時判断という同項の趣旨がかえって損なわれる結果となり，請求者である審査請求人の利益ともならないから，この点は，原処分の取消事由にはならないと解される。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求文書の開示請求につき，本件対象文書を特定し，開示した決定については，名古屋国税局において，本件対象文書の外に開示請求の対象として特定すべき文書を保有しているとは認められないので，本件対象文書を特定したことは，妥当であると判断した。
（第４部会）
委員小林昭彦，委員塩入みほも，委員常岡孝好
別紙
１ 本件請求文書
平成２９年度「問診保健指導及び血圧測定値記録表」を廃棄した当時の保存期間１年未満の行政文書の廃棄方法を定めた文書（但し，「国税庁行政文書管理規則」及び「国税庁行政文書管理規則細則」を除く）
２ 本件対象文書
・平成３０年３月１４日付名局総ｅ４－６「平成２９事務年度における行政文書ファイル等（会計年度分）の適切な保存・廃棄等について（指示）」・平成３０年７月１０日付名局総ｅ４－４２「平成３０事務年度における行政文書ファイル等の適切な保存・廃棄等について（指示）」
３ 本件対象文書以外に情報提供を行った文書
平成３１年１月７日付名局総ｅ４－２「国税庁行政文書管理規則第２２条第３項による保存期間１年未満文書の廃棄について（指示）」
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0301.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。