諮問庁：総務大臣
諮問日：令和２年７月３日（令和２年（行情）諮問第３５７号）
答申日：令和３年６月２４日（令和３年度（行情）答申第９７号）
事件名：総務省行政管理局が「文書保存期間が満了した行政文書を廃棄することが当初の利用目的を達成したため」という理由で，保有個人情報の利用停止ができることを明記した文書等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書１及び文書２（以下，順に「文書１」及び「文書２」といい，併せて「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和２年４月１３日付け北海相第４９号により北海道管区行政評価局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，本件対象文書の開示を求める。
２ 審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書（添付参考資料は省略する。）
特定役職Ａ特定職員Ａは，決裁に必ず根拠を記載する必要はなく，口頭等での説明で補足し，特定役職Ｂ特定職員Ｂについても根拠把握していると主張しているから。
また，行個法（行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律を指す。以下同じ。）３条２に該当し利用停止・消去できると，本省から事前了解を得ていると主張しているから。
上記根拠となる開示文書を特定するため，特定役職Ｃ特定職員Ｃの指導の下，補正したから。
（２）意見書
別紙の２のとおり。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
令和２年３月１６日付けで，処分庁に対して，法３条の規定に基づき，下記２の行政文書について開示請求があった。処分庁は，法９条２項の規定に基づき，令和２年４月１３日付け北海相第４９号で，行政文書の開示をしない旨の決定（原処分）を行った。
本件審査請求は，原処分を不服として，令和２年４月１５日付けで，諮問庁に対し行われたものである。
２ 開示請求の対象となった行政文書
文書１及び文書２。
３ 審査請求の趣旨
本件審査請求書の「審査請求の趣旨」には，「行政文書開示請求書のとおり」とのみ記載されている。当該行政文書開示請求書では，文書１及び文書２が特定されており，原処分では，本件対象文書（文書１及び文書２）について文書不存在による不開示決定がされている。
これらを踏まえて，諮問庁では審査請求書の内容から，原処分の取消し及び開示が求められているものと判断したものである。
４ 諮問庁の意見
文書１について，審査請求人は，当該文書が総務省行政管理局により作成されたものとして請求していることから，同局情報公開・個人情報保護推進室に対し，請求内容に記載の文書を作成したものがあるか確認したところ，同局は，そのような文書は作成していないと説明している。また，処分庁に当該文書の保有の有無を改めて精査させたところ，北海道管区行政評価局では，同局内の執務室，書棚及び共用ドライブ内を探索したが保有していないとしている。
文書２についても，処分庁に対し，行政相談の処理を担当する北海道管区行政評価局総務行政相談部首席行政相談官室における当該文書の保有の有無を改めて精査させたところ，執務室，書棚及び共用ドライブ内を探索したが，保有していないとしている。また，当時，同局で行政相談を担当し，総務省行政評価局行政相談担当職員と電話連絡したとされる職員に対して，電話受理票を作成したか確認したが，作成していないとしている。さらに，当時，総務省行政評価局行政相談担当であった職員に対し，北海道管区行政評価局行政相談担当職員が作成した電話受理票を取得しているか確認したが，取得していないと説明している。
したがって，処分庁が，原処分において，文書１及び文書２を取得又は作成しておらず，存在しないとしたことは相当であり，原処分を維持することが適当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和２年７月３日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同月２０日審査請求人から意見書を収受
④ 令和３年５月２１日審議
⑤ 同年６月１８日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書（文書１及び文書２）の開示を求めるものであるところ，処分庁は，本件対象文書を取得又は作成しておらず，存在しないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象文書の開示を求めているところ，諮問庁は原処分を維持することが適当であるとしていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）諮問庁の説明
上記第３の４のとおり。
（２）検討
ア 本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に更に確認させたところ，諮問庁は，おおむね次のとおり補足して説明する。
（ア）文書１について，審査請求人は，当該文書が総務省行政管理局により作成されたものとして請求していることから，処分庁から同局情報公開・個人情報保護推進室に対し，審査請求人が求める行政文書に記載された解釈等を各省に周知したことがあるか確認したところ，同局から周知したものはないと回答を得ており，また，処分庁においても文書１に該当する行政文書を作成又は取得しておらず，保有していない。
（イ）審査請求人が意見書で言及している開示請求書の補正については，審査請求人から提出された開示請求書の記載内容では，対象文書の特定が困難であったことから，審査請求人に来局を依頼し，審査請求人の行政文書開示請求の趣旨を確認した上で，対象文書が特定できるように補正を依頼したものである。
文書１が不存在である事実は，文書１を探索した結果明らかとなっており，審査請求人の主張は事実と異なっている。
（ウ）文書２については，当時，北海道管区行政評価局で行政相談を担当し，総務省行政評価局行政相談担当職員と電話連絡したとされる北海道管区行政評価局特定役職Ａ特定職員Ａに対し，処分庁から，「当初の利用目的を達成したため」という理由で利用停止できる旨の事前了解をした電話受理票等の記録の有無について確認したところ，何ら作成又は取得したものはないことを確認した。
イ これを検討するに，本件対象文書の保有の有無についての上記ア（ア）ないし（ウ）及び上記第３の４の諮問庁の説明に，特段不自然，不合理な点があるとまでは認められず，これを覆すに足りる事情は認められない。
また，上記第３の４の本件対象文書の探索の範囲等について，特段の問題があるとは認められない。
ウ したがって，北海道管区行政評価局において，本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，北海道管区行政評価局において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙
１ 本件対象文書
文書１北海道管区行政評価局が保有する，行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律を所管する総務省行政管理局が，基準・規則・要綱・要領・通知・質疑応答（同局が各府省等からの照会に対し回答した結果をまとめたもの）において，同法の条文の解釈として，「文書保存期間が満了した行政文書を廃棄することが当初の利用目的を達成したため」という理由で，保有個人情報の利用の停止又は消去ができることが明記されたもの。
文書２北海道管区行政評価局が平成２８年１２月２６日付け北海相第１５４号及び第１５５号により利用停止決定をした案件において，総務省行政評価局行政相談担当職員が，北海道管区行政評価局特定職員Ａに対し，「当初の利用目的を達成したため」という理由で利用停止できる旨の事前了解をした電話受理票
２ 意見書
（１）特定役職Ｃ特定職員Ｃが下書きし，私が清書させられた開示請求対象文書①（文書１を指す。）について
令和２年３月１６日付け行政文書開示請求書で，特定職員Ｃが，特定警察署Ａ及び特定警察署Ｂに供述した平成２８年１２月２６日付け北海相第１５４号１５５号で「当初の利用目的を達成したため」という理由で，保有個人情報利用停止・消去した根拠法令等を開示してほしいと請求する行政文書の名称等を行政文書開示請求書「別紙参考」のとおり記載した。
令和２年４月１０日に特定職員Ｃは補正すると称して，私を呼び出し，特定職員Ｃが作成した下書き文書を，行政文書開示請求書「別紙」に清書させ，押印させた。
開示文書を特定するためと称して，特定職員Ｃが下書きを作成し，私に清書させたものなので文書は存在する。
（２）特定役職Ｃ特定職員Ｃが下書きし，私が清書させられた開示請求対象文書②（文書２を指す。）について
特定職員Ａは，平成３０年（行個）諮問第２０号総務省理由説明書に記載されている「今後，審査請求人から請求が続く場合があることを北海道管区行政評価局から行政評価局へ電話にて連絡し，そのことについて本省の了解を得たことを意味しており，事前協議を行っていること意味するものではないとしている。」（＝特定警察署Ａ特定役職Ｄへの虚偽公文書作成罪の告訴状：事前協議していないのに事前協議したと特定役職Ｂ特定職員Ｂに誤信させた）を否定した。
特定警察署Ａ特定役職Ｄの取り調べに対し，特定職員Ａは「特定役職Ｂ特定職員Ｂも根拠を把握している」と回答しているので，その根拠を開示してほしい。
また，特定職員Ａは，特定警察署Ｂ特定役職Ｅの取り調べに対し、総務省行政評価局特定職員Ｄから利用停止・消去できる旨の事前了解を得たと回答しているので，その電話受理票（例規扱い：平成２８年１２月２６日付け北海相第１５４号１５５号で「当初の利用目的を達成したため」という理由で，保有個人情報利用停止・消去した根拠）を開示してほしい。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0302.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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