諮問庁：特許庁長官
諮問日：令和２年１１月４日（令和２年（行情）諮問第５６７号）
答申日：令和３年６月２４日（令和３年度（行情）答申第９８号）
事件名：平成２９年度における葬儀・告別式に係る事務連絡に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「平成２９年度における葬儀・告別式に関する特許庁内の事務連絡に関する文書（当該事務連絡に関する規則等を含む。）。」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和２年１月１５日付け２０１９１２１６特許９により特許庁長官（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
（１）審査請求人即ち開示請求者の請求内容
本件審査請求人即ち開示請求者は，令和元年１２月１３日，行政文書開示請求書を処分庁に提出した。この行政文書開示請求書における「請求する行政文書の名称等」には「平成２９年度における葬儀・告別式に関する特許庁内の事務連絡に関する文書（当該事務連絡に関する規則等を含む。）。」旨，記載している。
（２）行政文書不開示決定通知書の記載内容
この行政文書開示請求に対し，令和２年１月１８日，行政文書不開示決定通知書を受領し，不開示とした理由として「上記１に記載した文書は，情報公開請求がなされた時点で保有していないため，不開示とする。」旨記載されている。
（３）行政文書不開示決定通知書の記載内容の検討
しかし，原処分は不当である。まず，対象文書を作成・保有したのか否かを明確にしてもらいたい。作成・保有した場合は，作成・保有の年月日，保存期間，廃棄した場合は廃棄年月日を明確にしてもらいたい。国立公文書館に移送した場合は，移送年月日を明確にしてもらいたい。特に，平成３０年度における葬儀・告別式に関する特許庁内の事務連絡に関する文書は，別途開示を受けているので平成２９年度における該当文書も作成・保有しているはずである。
万一，法５条の不開示理由に該当するとしても，同６条の部分開示が可能か否かが検討されるべきである。さらに，同７条の公益上の理由による裁量的開示が可能かが検討されるべきである。上記理由では，これらの検討が全くなされておらず，不当かつ違法である。
よって，法９条２項の規定に基づきなされた原処分を取り消す旨の決定を求める。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 諮問の概要
（１）審査請求人は，令和元年１２月１３日付けで，法３条に基づき，処分庁に対し，行政文書開示請求（以下「本件開示請求」という。）を行い，処分庁は同月１６日付けでこれを受理した。
（２）本件開示請求に対し，処分庁は，本件対象文書につき，その全部を不開示とする原処分を令和２年１月１５日付けで行った。
（３）これに対して，審査請求人は，行政不服審査法（平成２６年法律第６８号）２条の規定に基づき，令和２年４月２０日差し出しで，処分庁に対して，原処分の取消しを求める審査請求（以下「本件審査請求」という。）を行い，諮問庁は同月２２日付けでこれを受理した。
（４）本件審査請求を受け，諮問庁は，原処分の妥当性につき改めて慎重に精査したが，原処分を維持するのが相当と判断したので，諮問庁による決定で本件審査請求を棄却することにつき，情報公開・個人情報保護審査会（以下「審査会」という。）に諮問するものである。
２ 原処分における処分庁の決定及びその理由
本件開示請求に対し，処分庁は，令和２年１月１５日付けで，開示請求に係る文書の全部を不開示とする原処分を行った。本件対象文書を不開示とした理由は，本件開示請求がなされた時点で本件対象文書を保有していなかったためである。
３ 審査請求人の主張についての検討
審査請求人は，原処分に対して，「対象文書を作成・保有したのか否かを明確にしてもらいたい。作成・保有した場合は，作成・保有の年月日，保存期間，廃棄した場合は廃棄年月日を明確にしてもらいたい。国立公文書館に移送した場合は，移送年月日を明確にしてもらいたい。特に，平成３０年度における葬儀・告別式に関する特許庁内の事務連絡に関する文書は，別途開示を受けているので平成２９年度における該当文書も作成・保有しているはずである。万一，法５条の不開示理由に該当するとしても，同６条の部分開示が可能か否かが検討されるべきである。さらに，同７条の公益上の理由による裁量的開示が可能かが検討されるべきである。上記理由では，これらの検討が全くなされておらず，不当かつ違法である。」旨主張している。
しかしながら，特許庁において葬儀・告別式に関する特許庁内の事務連絡に関する文書については，特許庁における文書の保存期間を定めた特許庁行政文書管理規則（平成２３年４月１日。以下「管理規則」という。）において，その性質上，原則として１年以上の保存期間を定めることとされている文書にも当たらないことから，保存期間を１年末満とすることができるところ，本件対象文書は，本件開示請求までにすべて廃棄されたものと認められる。
また，本件審査請求を受け，関係部署において，本件対象文書に該当する可能性のある文書を改めて調査したが，本件対象文書に該当する可能性のある行政文書の存在は確認できなかった。
４ 結論
以上のとおり，原処分は適法かつ妥当であると考えられることから，本件審査請求は棄却することとしたい。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和２年１１月４日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和３年５月１３日審議
④ 同年６月１８日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものである。
諮問庁は，本件対象文書を保有していないとして不開示とした原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 特許庁においては，職員等の訃報については親族等の希望があればメールで特許庁内に周知されるところ，平成２９年度におけるメールで送付された訃報が本件対象文書に該当すると考えられたため，職員の人事を担当する部署の書架，書庫及び共有フォルダ内の探索を行ったが，本件対象文書に該当する可能性のある文書の存在は確認できなかった。
イ また，当該担当部署の，平成２９年度に作成又は取得した文書が登録されている平成２９年度及び平成３０年度の行政文書ファイル管理簿を確認したが，本件対象文書がつづられている可能性のある行政文書ファイルの存在は確認できなかった。
ウ 開示請求時点で本件対象文書は確認できなかったものの，一般的には本件対象文書を作成又は取得していたと考えられるところ，その作成又は取得時期は，平成２９年４月から平成３０年３月までの間と考えられる。当該時期に有効であった管理規則１５条によれば，文書管理者は，管理規則の別表第１に基づき標準文書保存期間基準を定め，保存期間の設定においては，公文書等の管理に関する法律２条６項にいう歴史公文書等（歴史資料として重要な公文書その他の文書）に該当するとされた行政文書にあっては，１年以上の保存期間を定めるものとされているが，本件対象文書は，歴史的公文書等に該当しない。また，本件対象文書は，管理規則の別表第１において保存期間が定められた類型の行政文書のいずれにも該当しないことから，担当部署の文書管理者の判断でその保存期間を１年未満に設定しているため，本件対象文書が作成又は取得されていたとしても，本件開示請求時点において，保存期間満了により既に廃棄されていたものと考えられる。
エ 本件審査請求を受け，念のため，担当部署において書架，書庫及び共有フォルダ内の探索を改めて行ったが，本件対象文書の存在は確認できなかった。
（２）諮問庁から管理規則の提示を受けて確認したところ，その内容は上記（１）ウの諮問庁の説明のとおりであると認められ，諮問庁における上記（１）ア及びエの２度にわたる文書探索の方法及び範囲も特に不十分とはいえない。
以上を踏まえれば，本件対象文書は，作成又は取得していたとしても，保存期間満了につき既に廃棄されていたものと考えられるなどとする上記（１）の諮問庁の説明は不自然，不合理とまではいえず，他に本件対象文書の存在をうかがわせる事情も認められないことから，特許庁において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
原処分の不開示理由について，「情報公開請求がなされた時点で保有していないため」と記載されているところ，一般に文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有していないという事実だけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に廃棄又は亡失したのか等，当該文書が存在しないことの要因についても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであるといわざるを得ず，処分庁においては，今後の対応においては，上記の点につき留意すべきである。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，特許庁において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員佐藤郁美，委員中川丈久
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0302.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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