諮問庁：法務大臣
諮問日：令和３年９月３日（令和３年（行個）諮問第１３３号）
答申日：令和４年１月１３日（令和３年度（行個）答申第１１５号）
事件名：本人宛ての特定文書について作成・取得した文書の開示決定に関する件（保有個人情報の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書に記録された保有個人情報（以下「本件請求保有個人情報」という。）の開示請求につき，別紙の２に掲げる文書（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）を特定し，開示した決定については，本件対象保有個人情報を特定したことは，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和３年４月１５日付け〇法総第６１９号により特定地方法務局長（以下「特定地方法務局長」又は「処分庁」という。）が行った開示決定（以下「原処分」という。）について，原処分を取り消すとの決定を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由の要旨は，審査請求書によると，おおむね以下のとおりである。なお，添付書類は省略する。
（１）審査請求の理由
ア 審査請求人は，処分庁に対して，別紙の１に掲げる文書について，法１３条１項の規定に基づき令和３年３月１６日付けで個人情報の開示を請求した。そこで，処分庁が同請求に対して，法１８条１項の規定に基づき本件個人情報文書名称として本件文書を特定したうえ全部開示（原処分）をした。
イ 先ず，公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号。以下「公文書管理法」という。）４条において「行政機関の職員は，第一条の目的の達成に資するため，当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，処理に係る事案が軽微なものである場合を除き，次に掲げる事項その他の事項について，文書を作成しなければならない。一法令の制定又は改廃及びその経緯二前号に定めるもののほか，閣議，関係行政機関の長で構成される会議又は省議（これらに準ずるものを含む。）の決定又は了解及びその経緯三複数の行政機関による申合せ又は他の行政機関若しくは地方公共団体に対して示す基準の設定及びその経緯四個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯五職員の人事に関する事項」と規定され，そこで，公文書管理法４条本文の「処理に係る事案が軽微なものである場合」の運用について，「行政文書の管理に関するガイドライン（平成２３年４月１日内閣総理大臣決定）」（以下「行政文書管理ガイドライン」という。）の「第３作成」（９頁３０ないし３５行目）において，「「処理に係る事案が軽微なものである場合」は，法１条の目的を踏まえ，厳格かつ限定的に解される必要がある。すなわち，事後に確認が必要とされるものではなく，文書を作成しなくとも職務上支障が生じず，かつ当該事案が歴史的価値を有さないような場合であり，例えば，所掌事務に関する単なる照会・問い合わせに対する応答，行政機関内部における日常的業務の連絡・打合せなどが考えられる。当該事案が政策判断や国民の権利義務に影響を及ぼすような場合は含まれない。」と規定されている。つまり，公文書は，原則，意思決定にあたって，公文書管理法４条の規定に基づき公文書を作成しなければならず，例外規定として，公文書管理法４条本文でいう「処理に係る事案が軽微なもの」，つまり，行政文書管理ガイドラインでいう「事後に確認が必要とされるものではなく，文書を作成しなくとも職務上支障が生じず，かつ当該事案が歴史的価値を有さないような場合」且つ「当該事案が政策判断や国民の権利義務に影響を及ぼすような場合は含まれない」条件を満たすものに限り，公文書の作成が免除されていると解される。
ウ そこで，審査請求人が特定地方法務局長に対して提出した特定年月日Ｂ付け「事務連絡」とは，同局長に対して法律上の行為を促すための文書であって，同局長の対応によっては法的措置を前提にしているから，公文書管理法４条４号でいう「個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯」であり，且つ，行政文書管理ガイドラインでいう「国民の権利義務に影響を及ぼすような場合」に該当し，更に，今後訴訟となれば行政文書管理ガイドラインでいう「文書を作成しなくとも職務上支障」が生じることから，公文書管理法４条本文でいう「処理に係る事案が軽微なもの」にも該当せず，以上から公文書管理法４条本文に該当することは明らかである。したがって，本件開示文書内容において公文書管理法４条本文でいう「当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができる」内容が存在しないことはあり得ない。
エ 上記アないしウより，原処分は不当であるから，原処分を取り消したうえ，開示決定等を行うべきである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 原処分について
令和３年３月１６日付けで，審査請求人から処分庁に対し，別紙の１に掲げる文書についての，保有個人情報（本件請求保有個人情報）開示請求（以下「本件開示請求」という。）がされたところ，処分庁は，対象文書を本件文書と特定し，これを全部開示した。
２ 審査請求人の主張について
審査請求人は，原処分の取消しを求めており，その主張はおおむね以下のようなものであると解される。
原処分により開示された文書の内容に関し，「当該行政機関における経緯等も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することのできる」内容が存在しないことはあり得ない。
したがって，本件文書以外にも当該内容を含む文書が処分庁に保管されているはずであり，そのような文書を開示していない原処分は不当であるため，これを取り消した上で，改めて開示決定をすべきである。
３ 原処分の妥当性について
（１）原処分及び審査請求人の主張について
上記のとおり，原処分においては本件文書が全部開示されているところ，審査請求人は，本件文書以外にも，本件開示請求の対象となるべき文書が存在するはずであるとの認識を前提に，改めてその開示を求める意図を有していると考えられることから，以下，本件文書以外に本件開示請求の対象となるべき文書が存するかどうかを検討する。
（２）本件文書について
特定年月日Ｂ付けで，審査請求人から処分庁宛てに「事務連絡」と題する文書（以下「本件事務連絡文書」という。）が送付されたところ，処分庁においては，添書とともにこれを審査請求人宛て返送した。本件文書は，処分庁がその際に作成した決裁文書である。
（３）本件文書以外の文書の存否について
ア 念のため諮問庁において改めて処分庁に確認したところ，処分庁において本件文書以外に，本件開示請求にいう，別紙の１に掲げる文書に当たるものは保有していないとのことである。
イ 本件文書からは，処分庁において，本件事務連絡文書を同人へ返送すること及びその際に同文書に示された審査請求人の要望には応じられない旨を添書により回答することに係る意思決定をした経過が伺われるところ，これ以外に当該意思決定に係る文書が存しないとしても特に不合理であるとは認められない
ウ そうすると，本件開示請求に係る対象文書として本件文書を特定し，これを全部開示した原処分に問題はないものと考えられる。
４ 結論
以上のとおり，原処分の不当を理由として原処分の取消しを求める審査請求人の主張には理由がないことから，原処分を維持することが相当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和３年９月３日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１２月３日審議
④ 令和４年１月７日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件請求保有個人情報の開示を求めるものであるところ，処分庁は，本件対象保有個人情報を特定し，その全部を開示する原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分の取消し等を求めているところ，諮問庁は，原処分を維持することが相当であるとしていることから，以下，本件対象保有個人情報の特定の妥当性について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の特定の妥当性について
（１）諮問庁の説明
諮問庁の説明は，上記第３の３のとおりである。
（２）検討
ア 当審査会において，諮問書に添付された本件文書（写し）を確認したところによれば，本件文書は，処分庁において，本件事務連絡文書を審査請求人へ返送するに当たり，審査請求人の要望について，「該当土地に係る登記所備付地図作成作業は，既に完了していることから御要望に応じることはできません。ついては，別添のとおり各書類を返送します。」と記載した，①特定年月日Ａ付け「事務連絡について」及び②当該文書により本件事務連絡文書を返送することについて意思決定をした経過（決裁欄）の記載がある当該文書の案に係る決裁文書であると認められる。
イ 上記アの認定によれば，本件文書以外に本件請求保有個人情報が記録された文書は存しない旨の上記第３の３（３）の諮問庁の説明について，特段不自然，不合理な点は認められず，これを覆すに足りる事情も認められない。
ウ 本件対象保有個人情報の探索の範囲等について，当審査会事務局職員をして諮問庁に更に確認させたところ，諮問庁は，処分庁において，本件事務連絡文書は上記アのとおり全て審査請求人に直送しており，その写しも保有しておらず，また，本件開示請求及び本件審査請求を受けた際に，いずれも担当部署内の書庫及びパソコン上のファイル等を確認したが，本件対象保有個人情報以外に本件請求保有個人情報に該当する保有個人情報の存在を確認することはできなかった旨説明する。
上記の探索の範囲等について，特段の問題があるとは認められず，その他，特定地方法務局において，本件対象保有個人情報の外に本件請求保有個人情報に該当する保有個人情報を保有していることをうかがわせる事情も認められない。
エ 以上によれば，特定地方法務局において，本件対象保有個人情報の外に開示請求の対象として特定すべき保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求保有個人情報の開示請求につき，本件対象保有個人情報を特定し，開示した決定については，特定地方法務局において，本件対象保有個人情報の外に開示請求の対象として特定すべき保有個人情報を保有しているとは認められないので，本件対象保有個人情報を特定したことは，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙
１ 特定地方法務局長（担当・特定部門）が○○（審査請求人の氏名を指す。以下同じ。）に対してした特定年月日Ａ付け「事務連絡について」について，特定地方法務局長（担当・特定部門）が，取得，若しくは，作成した文書
２ 特定地方法務局長（担当特定部門）が○○から送付のあった特定年月日Ｂ付け「事務連絡」を返送するために作成した添書に係る決裁文書
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r03k03.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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