諮問庁：法務大臣
諮問日：令和２年４月３０日（令和２年（行個）諮問第７４号）
答申日：令和３年５月２０日（令和３年度（行個）答申第１５号）
事件名：本人が特定日に提出した「人権侵犯被害申告シート」についての回答を示す文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「特定年月日Ａに提出した「人権侵犯被害申告シート」に係る回答についての決裁用紙」（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和２年３月３０日付け特定記号番号により特定地方法務局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）を取り消すとの裁決を求める。
２ 審査請求の理由
（１）審査請求書
「人権侵犯被害申告シート」に係る回答について，当然決裁を受けなければならない。
（２）意見書
ア 理由説明書（下記第３を指す。）５に「回答に係る文書を作成していなかった。」と記載されている。
特定年月日Ａに被害申告シートを提出しているが，令和２年１月２８日に開示請求した時点で，回答に係る文書を作成していないとしているが，この間，「シート」を何らの措置もせず，放置したことになる。
イ 受理した際の決裁，回答する際の決裁はどうなっているのでしょうか。回答する際は伺いが必要なはずである。
ウ 決裁権者，伺い者，回答内容を記載した文書を日付入りで開示すべきである。
エ 救済手続きを開始しない決定を通知する際は，条文だけを記載するのではなく，具体的な理由を示すべきである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求人の審査請求に係る処分について
審査請求人から開示請求のあった開示を請求する保有個人情報は，特定年月日Ａに提出した（１）「特定地方法務局長宛ての質問書」及び（２）「人権侵犯被害申告シート」についての回答を示すもの，である。このうち（２）について，特定地方法務局長は，下記５の理由により，令和２年３月３０日，法１８条２項の規定による保有個人情報の不開示決定をし，同日付け特定記号番号「保有個人情報の開示をしない旨の決定について（通知）」をもって審査請求人に通知した。
２ 人権侵犯事件について
人権侵犯事件とは，国民に保障されている基本的人権が侵害された疑いのある事件をいい，法務省の人権擁護機関がこの人権侵犯事件について行う調査・処理の目的は，人権侵犯の疑いのある事案について，侵犯事実の有無を確かめ，その結果に基づき，相手方や関係者に対し人権尊重の意識を喚起して，当事者の自発的意思による自主的な侵害行為の停止，侵害状態の排除，被害の回復及び侵害の再発防止等を促すことである。人権侵犯事件は，主に被害者からの申告によりその手続を開始することとなっているところ，人権侵犯事件調査処理規程（平成１６年法務省訓令第２号。以下「調査処理規程」という。）８条１項において，「申告のあった事件が，法務局又は地方法務局において取り扱うことが適当でないと認められる場合を除き，遅滞なく必要な調査を行い，適切な措置を講ずるもの」と定められており，法務局又は地方法務局において取り扱うことが適当でないと認められる場合については，人権侵犯事件調査処理細則（平成１６年３月２６日付け法務省権調第２００号人権擁護局長通達。以下「調査処理細則」という。）７条１項に定められている。
救済手続を開始しないときは，被害の申告をした者にその旨を通知しなければならないとされている（調査処理細則２２条４項）が，通知の方式は定められていないため，書面又は口頭のいずれかの方式によって通知する取扱いとしている。
したがって，申告者から人権救済の申立てがあったときは，その申立てが法務局又は地方法務局において取り扱うことが適当か否かを検討した上で人権侵犯事件の手続開始の可否を決定し，救済手続を開始しないときは，被害の申告をした者にその旨を書面等により通知しているところである。なお，「人権侵犯被害申告シート」とは，被害者等が被害の申告をするに当たり，申告したい行為の内容を整理しやすいように，いつ，どこで，どのような行為があったか等，所要の事項を記載して，被害を申告することができるものであり，被害者等が人権救済の申立てを行いやすくするため，法務局・地方法務局の窓口などに備え置くなどしているものである。
３ 審査請求の趣旨について
不開示決定の取消し
４ 本件対象文書について
上記１（２）について，審査請求人は，特定年月日Ａ付けで人権侵犯被害申告シートを提出しているところ，その申告を受けて特定地方法務局において，救済手続を開始するか否かの回答を記載した文書が対象文書である。
５ 不開示決定を行った理由について
審査請求人は，上記１（２）のとおり，本件人権侵犯被害申告シートに対する回答を記載した文書の開示を求めているところ，本件開示請求がされた時点において，特定地方法務局においては，審査請求人からの申告について，救済手続を開始するか否かを検討していたところであり，それに対する回答に係る文書を作成していなかった。
そこで，令和２年３月３０日に，法１８条２項の規定に基づき，不開示決定を行った。
なお，特定地方法務局長は，特定年月日Ｂに，審査請求人に対し，人権侵犯被害申告シートにおいて人権救済の申立てがあった件について，救済手続を開始しないことになった旨の通知をしている。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和２年４月３０日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年５月２５日審査請求人から意見書を収受
④ 令和３年４月１２日審議
⑤ 同年５月１４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報を含む保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象保有個人情報を保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めているところ，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）諮問庁は，原処分を行った理由につき上記第３の５のとおり説明するところ，当審査会事務局職員をして諮問庁に更に確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり補足して説明する。
ア 人権侵犯被害申告シートを受け付けてから救済手続を開始するか否かを回答するまでの事務処理の手順について，調査処理規程及び調査処理細則のいずれにも特に規定していないが，その手順は，おおむね次のとおりである。
① 人権侵犯被害申告シートの受領及び記載内容の確認
② 必要に応じて申告者に被害状況を補充確認
③ 不開始事由に該当するか否かの協議・検討
④ 必要に応じて上級庁に照会
⑤ 上級庁からの回答
⑥ 上記⑤を踏まえた協議・検討
⑦ 救済手続の開始又は不開始に係る決裁
⑧ 人権侵犯被害の申告をした被害者等に通知
イ 審査請求人は，特定年月日Ａ付けで人権侵犯被害申告シートを処分庁に提出した。本件開示請求の時点では，上記アの③の段階にあって，救済手続を開始するか否かの判断に至っておらず，担当職員が「人権侵犯被害申告シートについての回答を示す文書」を作成又は取得し，保有していた事実はない。なお，審査請求人が提出した人権侵犯被害申告シートへの回答である救済手続を開始しない旨の通知文書案の決裁は，本件開示請求後，本件審査請求前（原処分前）の特定年月日Ｃ付けで起案し，特定年月日Ｂに決裁を終了している。
ウ 本件開示請求を受けた際，特定地方法務局において，執務室，書庫，パソコン上のフォルダ等を探索したが，本件開示請求の時点で作成していた，審査請求人に対する回答文書案，回答内容を記した検討資料等の存在は確認できなかった。
（２）検討
ア 諮問庁から，上記（１）ア掲記の調査処理規程及び調査処理細則並びに上記（１）イの本件人権侵犯被害申立てに対する救済手続を開始しない旨の通知に係る決裁文書（写し）の提示を受け，当審査会において確認したところ，上記（１）アないしウの諮問庁の説明に，不自然，不合理な点があるとまではいえず，本件開示請求時に本件文書を作成又は取得し，保有していない旨の諮問庁の説明を覆すに足りる事情は認められない。
イ したがって，特定地方法務局において，本件開示請求時に本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
（１）本件不開示決定通知書には，開示をしないこととした理由について，「開示請求時点において，開示請求に係る保有個人情報を保有していないため」と記載されているところ，一般に，保有個人情報の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に保有個人情報を保有していないという事実を示すだけでは足りず，保有個人情報が記録された行政文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該保有個人情報が存在しないかについても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
（２）本件においては，原処分時（令和２年３月３０日）には，本件対象保有個人情報が既に作成されており，処分庁としては，原処分を行う前に審査請求人に対し，本件対象保有個人情報が作成されている旨の情報提供をすべきであったと思われるので，改めて，審査請求人に対し，その旨の情報提供を行うなど，適正な対応を行うことが望まれる。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，特定地方法務局において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r03k01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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