諮問庁：文部科学大臣
諮問日：令和３年２月１９日（令和３年（行個）諮問第１９号）
答申日：令和３年６月７日（令和３年度（行個）答申第２６号）
事件名：本人が提出した特定日付け請願書等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「別紙，特定日付けＡ文部科学省児童生徒課生徒指導調査分析係（以下「本件係」という。）あて請願書及び付随する行政文書一式並びに特定日付けＢ同係あて礼状及び添付資料及び付随する行政文書一式」に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和３年１月１４日付け２受文科初第１５５１号により文部科学大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求め，その詳細には，国家行政組織法上の省庁同様，開示請求された保有個人情報に付随する行政文書保管に対する文部科学省行政文書管理規則違反の是正を求める外，保有個人情報開示請求書が受領された通知も求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
第一に，その理由には，文部科学省内でも文部科学省行政文書管理規則第３章ないし第４章に基づき投書処理決裁メモなど行政文書は保管されるべき状況であり，既に審査請求人は本件係より行政文書２組の交付を頂いて，請願書記載のとおり，後日，礼状と共に国連人権理事会あて請願書の写しを添付している事実関係につき文部科学省内で確認できる体制に関して，国家行政組織法上の公文書管理制度は整備されているので，原処分に関しては，審査請求人が，諮問庁に対して，文部科学省行政文書管理規則違反と申告する所以である。
その捕捉として，尚，別紙２（略）のとおり，文部科学省行政文書管理規則上の請願書関連の保存期間は一般的に６ヶ月間であり，廃棄処分との回答とは懸念されるべき経緯であって，令和元年１２月２４日付け第８０回公文書管理委員会議事「２．公文書監察室の活動報告等について」の配布資料でも確認できるとおり，公知の事実として，被監査部署・「各行政機関１７０部署のうち１６４部署（９６．５％）が問題点等を指摘されている」現状が国内外マスメディアで公表されてあるが，（内部）監査対象はあくまで現に行政文書を作成•取得した各行政機関を対象としている現状であり，法律上作成すべき行政文書を作成していない各行政機関での公文書管理に関する現状は極めて深刻であって，既に担当委員・特定審議官の意見として，「各文書管理者が自己点検をしまして，総括文書管理者への報告その時点においては，例えば当該課あるいは室において特に改善を要する事項がないと申告いたしましても，その後，当該行政機関の部局が実際に監査を行ってみますと，必ずしも適当ではない例が，当該行政機関の内部監査で判明した例がある」との旨も，前記議事２議事録にも改めて記載されてある経過である。第二に，その理由には別紙１（略）のとおり，原処分に至る以前に，文部科学省が審査請求人に対して保有個人情報開示請求書の受領を書面通知すべきであって，その写しも求める。
（２）意見書
ア 審査請求人が既に知り得た保有個人情報の全部開示について追加参照資料（略）のとおり，本件対象保有個人情報とは，文部科学省行政文書管理規則１５条１項で保管期間１年未満とする法的関係における，所謂投書処理決裁メモなど行政文書も保管されるべき状況であって，審査請求人は本件係に対し請願書記載のとおり，後日，礼状と共に国連人権理事会あて請願書の写しを添付している事実関係につき文部科学省内で「国連人権理事会あて請願書の写」の取扱いについても確認できる体制に関して，既に国家行政組織法上の公文書管理制度は法整備されているので，原処分に関しては，審査請求人が，諮問庁に対して，文部科学省行政文書管理規則違反と申告する所以であって，前記「国連人権理事会あて請願書の写」とは法１４条２号イ「法令の規定により又は慣行として開示請求者が知ることができ，又は知ることが予定されている情報」に当たる開示対象個人情報であるから，追加参照資料（略）に至る経緯も明らかである。
イ 法運用の目的について
行政不服審査法１条（目的）１項「この法律は，行政庁の違法又は不当な処分その他公権力の行使に当たる行為に関し，国民が簡易迅速かつ公正な手続の下で広く行政庁に対する不服申立てをすることができるための制度を定めることにより，国民の権利利益の救済を図るとともに，行政の適正な運営を確保することを目的とする」の規定に基づけば，立法趣旨に基づいた中立公正な法の支配の遵守は国家行政組織法１０条（行政機関の長の権限）を通じて文部科学省行政文書管理規則１５条１項違反を是正し，総合的かつ包括的な情報公開制度における誤りや偏りを防ぐ努力は必要であって，本来であれば不利益の回復が容易となるべき所であった経緯については，改めて一連の事実関係に関する参照資料（略）の回付も検討された上で善処されるべきであると申し添えさせて頂く限りである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求に係る保有個人情報について
本件審査請求に係る保有個人情報は，本件開示請求の対象である「別紙，特定日付けＡ本件係あて請願書及び付随する行政文書一式並びに特定日付けＢ同係あて礼状及び添付資料及び付随する行政文書一式」に記録された保有個人情報（本件対象保有個人情報）である。原処分決定に当たり，本件対象保有個人情報が記録された行政文書は，既に廃棄しており不存在であるため不開示としたところ，審査請求人から，不開示決定の取消しを求める審査請求がなされたところである。
２ 本件対象保有個人情報の不存在について
（１）本件対象保有個人情報が記録された文書の授受等に係る審査請求人との対応については，以下①～③の経緯を文部科学省の担当者が記憶しているところ，当初，本件対象保有個人情報が記録された文書が文部科学省に到着した直後においては，文部科学省においてこれら文書を保有していたが，その後廃棄をしたものである。①審査請求人は，２０２０年１２月１７日付け本件開示請求に別紙として添付されている特定日付けＡの「請願書」と表記された文書（以下「本件請願書」という。）によって，文部科学省に対して資料の提供を求めた。なお，これに先立ち，資料の郵送が可能か否かを問い合わせる電話連絡があった。②本件請願書が提出されたことに対して，依頼内容のとおり文部科学省ホームページに掲載済みの資料を紙媒体にて２部，文部科学省から審査請求人に対し郵送した。その際，本件請願書とともに同封されていた返信用封筒を用いて，文部科学省ホームページに掲載済みの資料のみをそのまま郵送しており，当省として新たに作成や同封をした文書等は一切なかった。③審査請求人から礼状が届いた。
（２）「文部科学省行政文書管理規則（平成２７年１０月１日文部科学省訓令第１７号）」１５条１項において，文書の保存期間については文書管理者が保存期間表を定めることとされており，同条６項において，保存期間の設定においては，以下に該当する文書について保存期間を一年未満とすることができるとされている。
・別途，正本・原本が管理されている行政文書の写し
・定型的・日常的な業務連絡，日程表等
・出版物や公表物を編集した文書
・文部科学省の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答
・明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書・意思決定の途中段階で作成したもので，当該意思決定に与える影響がないものとして，長期間の保存を要しないと判断される文書
・保存期間表において，保存期間を一年未満と設定することが適当なものとして，業務単位で具体的に定められた文書
これらの規定に基づき定められた「初等中等教育局児童生徒課保存期間表」においては，「照会・依頼等に関する事項」のうち「定型的・日常的な照会」に関わる文書の保存期間を「１年未満」としている。（３）本件請願書により文部科学省に依頼された内容は，インターネットを使用できる者であれば誰でも入手できる，当省ホームページに掲載済みの調査結果資料を紙媒体で２部入手したいというものであり，当省としては，当該依頼に速やかに応じるとともに，本件請願書及び同封されていた資料については，その内容に照らし定型的・日常的な照会に関する文書に該当するものと判断し，保存期間1 年未満の文書として扱うこととした。
その上で，上記（１）②のとおり，審査請求人の依頼のとおりに審査請求人に資料を送付しており，上記（１）③のとおり審査請求人から礼状も届いたことから，本件についての対応が終了したものと判断して，令和２年９月頃に本件請願書及び同封されていた資料，並びに審査請求人から届いた礼状及び同封されていた資料を全て廃棄した。
（４）このため，本件開示請求がなされた時点では，本件対象保有個人情報が記録された文書は既に廃棄しており，存在しなかったため，不開示決定を行ったものである。
（５）なお，審査請求人は，審査請求書の「審査請求の趣旨」で，「その詳細には，国家行政組織法上の省庁同様，開示請求された保有個人情報に付随する行政文書保管に対する文部科学省行政文書管理規則違反の是正を求める外，保有個人情報開示請求書が受領された通知も求める趣旨である。」と主張する。これらの内容は，文部科学省における原処分（不開示決定）に影響を与えるものではないが，文部科学省としては以下のように考えるものである。
・開示請求された本件保有個人情報が記録された行政文書の保管については，上記のとおり，定型的・日常的な照会に関する文書として，文部科学省行政文書管理規則上適切な扱いであった。
・本件開示請求（保有個人情報開示請求書）が文部科学省に受領された通知に関しては，法律において，開示請求書を受領した旨を通知する義務等は定められていないこと，また，処分庁が審査請求人に対し原処分を通知した令和３年１月１４日付文部科学大臣通知「保有個人情報の開示をしない旨の決定について」をもって，文部科学省が開示請求書を受領したことは審査請求人に伝えられていることから，本件開示請求（保有個人情報開示請求書）が文部科学省に受領された通知を発出する必要はない。
（６）また，審査請求人は，審査請求書の「審査請求の理由」に，「尚，別紙２のとおり，文部科学省行政文書管理規則上の請願書関連の保存期間は一般的に６ヶ月間であり（以下略）」と主張する一方，審査請求書に別紙２として添付されていた資料は，「令和３年１月１４日付厚生労働大臣通知「保有個人情報開示決定等の期限の延長について」」，「２０２０年１２月１７日付保有個人情報開示請求書」，「令和２年３月１４日付請願書」であり，これら資料において文部科学省行政文書管理規則に関わる記載はなかった。
このことについて，当該添付資料に誤りがないか，文部科学省から審査請求人に確認したが，添付資料に誤りはなく参照資料として厚生労働省の例を添付したとのことであった。
なお，文部科学省行政文書管理規則には，請願書関連の保存期間を６か月間とする規定はない。
３ 原処分にあたっての考え方について
以上のことから，文部科学省として，本件開示請求に係る本件対象保有個人情報につき，不存在であるため不開示とする原処分を行ったところであり，当該原処分は妥当であると考えるものである。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和３年２月１９日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年３月１６日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 同年５月１４日審議
⑤ 同月３１日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，開示請求のあった保有個人情報は，定型的・日常的な照会に関する文書として既に廃棄したためとして，不開示とする決定（原処分）を行った。
これに対して，審査請求人は，原処分の取消しを求めているところ、諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして，諮問庁に対し，本件対象保有個人情報の保有の有無について，改めて確認させたところ，諮問庁は，以下のとおり説明する。
ア 本件対象保有個人情報が記録された文書である本件請願書及び同封されていた資料並びに審査請求人からの礼状及び同封されていた資料は，初等中等教育局児童生徒課において確かに存在していたが，審査請求人の依頼について対応を終了したことから，本件開示請求（令和２年１２月１７日）がされる前に，全て廃棄したため，当該文書は不存在である。
イ 文書の保存期間については，文部科学省行政文書管理規則１５条１項において，文書管理者が保存期間表を定めることとされており，本件対象保有個人情報が記録された文書を保有していた初等中等教育局児童生徒課の保存期間表においては，「照会・依頼等に関する事項」のうち「定型的・日常的な照会」に関わる文書の保存期間を「１年未満」としており，廃棄についても同規則２２条３項の規定に基づいて行われている。
ウ また，文部科学省行政文書管理規則には，請願書関連の保存期間を６か月間とする規定はない。なお，審査請求人の依頼に対しては，文部科学省ホームページに掲載済みの資料のみをそのまま郵送しており，当省として新たに作成や同封をした文書等は一切なかった。
エ 念のため，文部科学省内において，改めて執務室及び書庫等を探索したが，該当する文書の存在は確認できなかった。
（２）検討
諮問庁から，文部科学省行政文書管理規則及び初等中等教育局児童生徒課保存期間表の提示を受けて，当審査会において確認したところ，諮問庁の上記（１）の説明に，特段不自然・不合理な点があるとはいえず，また，これを覆すに足りる事情も認められないことから，文部科学省において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，文部科学省において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員泉本小夜子，委員磯部哲
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r03k01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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