諮問庁：財務大臣
諮問日：令和３年１月２７日（令和３年（行個）諮問第１０号）
答申日：令和３年６月１７日（令和３年度（行個）答申第３３号）
事件名：本人が提出した診断内容報告書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「平成５年度（１９９３年度）初夏，「特定税関支署」に提出致しました，「特定医院」（現在特定病院）での診断内容報告書」（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和２年９月２日付け門総第２５３号により門司税関長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）を取り消し，本件文書を特定することにより，然るべき文書を照会もしくは開示することを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，以下のとおりである（なお，意見書及び資料の内容は省略する。）。文書保管は「永久保存」と，当時の旧大蔵省門司税関特定税関支署特定総務課長との信義厚き折衝，談判に於かれまして，堅い約束のもと休暇を取得し，退官に及びました次第でございます。
照会請求あるいは開示請求に係る本件文書を旧大蔵省門司税関特定税関支署に提出してございますとの由。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
（１）令和２年８月６日付（同月１１日受付），法１２条１項に基づき，審査請求人から処分庁に対し，本件対象保有個人情報について開示請求が行われた。
（２）これに対して，処分庁は，令和２年９月２日付門総第２５３号により，法１８条２項に基づき，本件対象保有個人情報の不存在を理由とする原処分を行った。
（３）この原処分に対し，令和２年１０月２０日付（同月２３日受付），行政不服審査法２条に基づき，審査請求が行われたものである。
２ 審査請求人の主張
審査請求人の主張は，上記第２のとおりである。
３ 諮問庁としての考え方
処分庁は，開示請求に際して，本件対象保有個人情報の保有を確認することができなかったこと，仮に処分庁が本件対象保有個人情報を取得していた場合，本件対象保有個人情報は行政文書ファイル名「年次休暇簿等」（標準文書保存期間基準における保存期間は５年）に保存されるべき文書であり，平成１０年末に保存期間が満了しているため，開示請求のあった時点で既に廃棄されているものであることから，原処分を行ったものである。
処分庁は，本件審査請求を受け，審査請求人による「照会請求あるいは開示請求に係る本件文書を旧大蔵省門司税関特定税関支署に提出」したとの主張に鑑み，改めて門司税関特定税関支署総務課の事務室内並びに税関職員の服務に関する事務を所掌する門司税関総務部人事課の事務室内及び書庫内の探索を行ったものの，本件文書の存在は確認されなかった。また，審査請求人が本件文書の保管を約束したと主張する「旧大蔵省門司税関特定税関支署特定総務課長」に，当時の状況について確認したところ，本件文書を取得した事実はないとの回答を得た。
以上を踏まえて，諮問庁としては，処分庁は本件審査請求を受けて改めて必要な探索を行っており，それでもなお，本件文書の保有が確認できないことから，原処分は妥当であると考える。
４ 結論
処分庁が法１８条２項に基づき行った原処分は妥当であり，本件審査請求は棄却すべきものと考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和３年１月２７日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年２月２４日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 同年５月２７日審議
⑤ 同年６月１０日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象保有個人情報について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，これを保有していないとして，不開示とする原処分を行った。これに対し，審査請求人は，本件対象保有個人情報の開示を求めているものと解されるところ，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）上記第３の３に加え，本件対象保有個人情報の保有の有無につき，当審査会事務局職員をして，諮問庁に確認させたところ，諮問庁は以下のとおり説明する。
ア 門司税関総務部人事課職員から，改めて旧大蔵省門司税関特定税関支署特定総務課長及び総務課担当者に対して，当時の状況について確認を行ったところ，特定総務課長からは，審査請求人から本件文書が提出された事実はなく，本件文書に関する説明を審査請求人に対して行った記憶もない旨の回答があり，また，総務課担当者からは，審査請求人のことは覚えているが，本件文書をやり取りした記憶はない旨の回答があった。
イ 審査請求人が求めるような「診断書」について，職員本人から勤務先へ提出されるケースとしては，病気休暇（連続する８日以上の病気休暇を取得する場合等）の確認書類として提出されることが想定されるところ，当該「診断書」については，病気休暇簿の添付書類として，行政文書ファイル名「年次休暇簿等」に保存されることとなる。なお，「年次休暇簿等」については，平成５年当時から保存期間５年として取り扱われており，特段変更されていない。
ウ 仮に，平成５年中に，本件文書が審査請求人から提出されたのであれば，上記イのとおり，本件文書は，審査請求人が病気休暇を取得するために提出されたものであると考えられ，平成５年の行政文書ファイル名「年次休暇簿等」に保存されることとなるが，そうであったとしても，当該「年次休暇簿等」は，平成１０年末に保存期間が満了し，開示請求時点においては既に廃棄されていたこととなる。
エ 念のため，門司税関総務部人事課及び特定税関支署総務課の執務室，書庫等についても探索をしたが，本件対象保有個人情報の存在を確認できなかった。
オ したがって，処分庁において，本件対象保有個人情報は保有しておらず，原処分は妥当である。
（２）以下，検討する。
ア 処分庁において，審査請求人が勤務していた当時の旧大蔵省門司税関特定税関支署特定総務課長らに対して，本件文書の提出の有無を改めて確認した結果，上記（１）アのとおり，審査請求人から本件文書が提出された事実はない旨の回答を得ているところ，その確認方法について特段の問題はないと認められることからすれば，処分庁において，本件対象保有個人情報は保有していないとする上記（１）オの諮問庁の説明は，不自然，不合理とまではいえず，これを覆すに足る事情も存しない。
イ また，当審査会において，諮問庁から標準文書保存期間基準（門司税関総務部人事課及び特定税関支署総務課分）の提示を受け，確認したところ，「年次休暇簿等」は，暦年で作成され，５年の保存期間満了後には廃棄することとされていると認められることから，仮に，平成５年中に本件文書が審査請求人から提出されていたとしても，平成１０年末に保存期間が満了し，開示請求時点においては既に廃棄されていたとする上記（１）イ及びウの諮問庁の説明は首肯できる。
ウ さらに，上記（１）エのとおり，門司税関総務部人事課及び特定税関支署総務課の執務室，書庫等についても探索したとのことであり，その探索方法及び範囲について特段の問題はないと認められる。（３）したがって，門司税関において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
本件不開示決定通知書には，不開示をしないこととした理由について，「開示請求に係る保有個人情報を保有していないため」と記載されているところ，一般に，保有個人情報の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に保有個人情報を保有していないという事実を示すだけでは足りず，保有個人情報が記録された行政文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該保有個人情報が存在しないかについても理由として付記することが求められる。したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，門司税関において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第４部会）
委員小林昭彦，委員塩入みほも，委員常岡孝好
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r03k01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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