諮問庁：総務大臣
諮問日：令和２年７月２０日（令和２年（行個）諮問第１１５号）
答申日：令和３年６月２４日（令和３年度（行個）答申第３９号）
事件名：特定日に情報公開・個人情報保護総合案内所等に相談した際の受付表に記載されている本人の個人情報の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
特定年月日Ａ特定場所Ａ特定相談所で情報公開・個人情報保護総合案内所及び北海道財務局に相談した際の受付表に記載されている私（審査請求人を指す。以下同じ。）の個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和２年５月１３日付け北海相第６６号により北海道管区行政評価局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，本件対象保有個人情報の開示を求める。
２ 審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書１ないし意見書４によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
特定年月日Ｂに，受付名簿の開示請求事前相談をしたところ，受付票があると回答があったので，令和２年４月１５日付けで開示請求をしたから。
特定年月日Ｃに，情報公開・個人情報保護総合案内所及び北海道財務局に相談した際の受付表と特定職員Ａの言うとおりに補正したから。（２）意見書１ないし意見書４（添付資料はいずれも省略する。）別紙の１ないし４のとおり。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
令和２年４月１５日付けで，処分庁に対して，法１２条１項の規定に基づき，下記２の保有個人情報（本件対象保有個人情報）について開示請求があった。これを受けて，処分庁は，同年５月１３日付け北海相第６６号により保有個人情報の開示をしない旨の決定（原処分）を行った。本件審査請求は，原処分を不服として，令和２年５月１６日付けで諮問庁に対し行われたものである。
２ 開示請求の概要
（１）本件開示請求の内容は，本件対象保有個人情報について開示を求めるものである。
（２）処分庁は，上記（１）の開示請求に対し，開示請求のあった保有個人情報については，既に廃棄済みであり存在しないことから，原処分を行った。
３ 審査請求の趣旨及び理由
審査請求人は，保有個人情報開示請求書のとおり開示してほしいとしており，その理由として，①特定年月日Ｂに，受付名簿の開示請求について事前相談をしたところ，受付表があると回答があったので，令和２年４月１５日付けで開示請求をしたから及び②特定年月日Ｃに，情報公開・個人情報保護総合案内所及び北海道財務局に相談した際の受付表と，北海道管区行政評価局職員の言うとおり補正したからとしている。
４ 諮問庁の意見等
（１）諮問庁の意見
処分庁によると，請求対象となった保有個人情報は，特定年月日Ａ特定場所Ａ特定相談所の受付で作成されたが，当時の北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準に基づき，既に廃棄されているとしている。本件審査請求を受けて，改めて処分庁に精査させたが，北海道管区行政評価局総務行政相談部首席行政相談官室の執務室内，書棚，文書管理システム及び共有ドライブを探索したものの，本件開示請求に係る行政文書は無いとしている。
なお，審査請求書における審査請求人の主張について，処分庁は，①特定年月日Ｂに審査請求人からの本件開示請求に係る事前相談のメールを受信しており，特定年月日Ｄに電話にて，当時，受付表を作成した事実について回答したが，当該受付表の保有の有無については回答していない，②特定年月日Ｃ，同局における審査請求人との面談の際に，開示請求の内容が，「特定場所Ａの特定相談所で，情報公開・個人情報保護総合案内所及び北海道財務局に相談した際の受付表に記載された個人情報」であると聞いたため，開示請求書にその内容を追記していただくよう補正をお願いした，と説明している。
（２）結論
以上を踏まえれば，処分庁において，本件開示請求に係る保有個人情報の対象として特定すべき保有個人情報を保有しているとは認められず，原処分を維持することが適当であると考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和２年７月２０日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年８月３１日審査請求人から意見書１及び資料を収受
④ 同年９月２３日審査請求人から意見書２及び資料を収受
⑤ 同年１１月１９日審査請求人から意見書３及び資料を収受
⑥ 令和３年４月２７日審査請求人から意見書４及び資料を収受
⑦ 同年５月２１日審議
⑧ 同年６月１８日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象保有個人情報については，既に廃棄済みであり存在しないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象保有個人情報の開示を求めているところ，諮問庁は，原処分を維持することが適当であるとしていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）諮問庁の説明
上記第３の４（１）のとおり。
（２）検討
ア 本件対象保有個人情報の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に更に確認させたところ，諮問庁は，おおむね次のとおり補足して説明する。
当時の「北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準」の大分類「行政相談事案処理」，中分類「平成〇年度行政相談事案処理」，小分類「平成○年度総合行政相談所・合同行政相談所・特設合同行政相談所」には，具体例として「相談処理票」が記載されているが，本件対象保有個人情報が記載された受付表は，同小分類に含まれる行政文書であることから，相談処理票と同様の扱いとしており，同保存期間基準により，保存期間は１年未満とされていることを踏まえ，本件対象保有個人情報が記載された受付表は，処分庁において，作成後１年未満の時期に廃棄されている。また，当時の総務省行政文書管理規則では，保存期間１年未満の行政文書の廃棄記録の作成は求められておらず，処分庁において，当該文書の廃棄記録は作成していない。
イ 諮問庁から，上記ア掲記の北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準及び当時の総務省行政文書管理規則の提示を受け，当審査会において確認したところによれば，上記アの諮問庁の説明に符合する保存期間等の記載が認められ，当該受付表については，相談処理票と同様，保存期間は１年未満であり，作成後１年未満の時期に適宜廃棄され，その際の廃棄記録は作成されていない旨の上記アの諮問庁の説明に，特段不自然，不合理な点は認められず，これを覆すに足りる事情も認められない。
また，上記第３の４（１）の探索の範囲等について，特段の問題があるとは認められない。
ウ したがって，北海道管区行政評価局において，本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，北海道管区行政評価局において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙
１ 意見書１
私は「（特定職員Ｂが作成した受付表について）文書の保存の有無と，文書があれば文書を訂正の上返送をお願いします。」と開示請求事前相談をした。電話回答は，「受付名簿」を「受付表」に訂正してください。であった。これは，文書があるので，訂正の上，開示請求書を提出することを意味する。
（１）総務省の主張
ア 受付名簿は北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準に基づき１年保存の後，年月日不明に廃棄している。（→しかし行政文書ファイル管理簿に記載がない）
イ 特定年月日Ｄに受付表を作成した事実について回答したが，保有の有無については回答していない。（→特定職員Ｂが受付表を作成したことは既に知っている。回答不要）
ウ 特定職員Ａは，特定年月日Ｃに，開示請求の目的を聞き取るため呼び出し面談し，特定職員Ｃが特定警察署に虚偽の回答をしたことを知った。下記Ｑ＆Ａ
（２）反論
ア 特定警察署の捜査によれば，保存期間の過ぎた相談対応票を保管しているのは，開示請求，審査請求が続いている為である。同様に特定相談所の受付表（相談処理票）も同じ理由で保管している。受付番号は相談対応票・相談処理票と共通・連番である。
イ 行政文書ファイル管理簿の検索
「大分類行政相談事案処理中分類特定年度Ａ行政相談事案処
理小分類特定年度Ａ合同行政相談所」は，管理簿に廃棄文書の記載はない。
保存期間１年間であるが，公文書管理法施行令９条１項「義務的保存期間の延長」により開示請求があったので，１年間の延長である。廃棄したら，公用文書等毀棄罪になる。
（参考小分類特定年度Ａ協力依頼は，管理簿に廃棄の記載あ
り。）
ウ 特定年度Ａ
０１／１５受付０１－２０○○－２５９９１か月平均２７３．６件
特定年月日Ａ特定場所Ａ特定相談所の受付番号を確認するために開示請求した。
エ 特定年度Ａ特定相談所相談件数
特定月日Ｅ（特定場所Ｂ）６１，特定月日Ｆ（特定場所Ｃ）５９，特定月日Ｇ（特定場所Ｄ）１２３，特定月日Ｈ（特定場所Ｅ）４８，特定年月日Ａ（特定場所Ａ）１３４，特定月日Ⅰ（特定場所Ｆ）２３，特定月日Ｊ（特定場所Ｇ）３１計４７９件
オ ２０１４年度
１０／２３まで月平均２７４．２件
１０／２３０１－２０１４－０１８２６～１１／２５０１－２０１４－０２３６８約一か月５４２件増
Ｑ．特定職員Ｃが申出文書を捏造し，受付番号を付したので，件数が合わない。
Ａ．１０／２３以降の特定相談所の件数を加えている。（特定職員Ｃの特定警察署での供述）
カ 北海道管区行政評価局の行政相談件数の推移（行政相談委員扱いを除く）
１４年度・３３５４件，１５年度・３５４０件，１６年度・３５３５件，１７年度・３１７８件，１８年度・３５８２件，１９年度・？特定相談所の相談件数を加えている。（特定職員Ｃ）
キ 令和２年度行政相談制度推進費９．０億円
・被災者に役立つ情報の迅速な提供
・特別行政相談所の開設
・行政相談委員と連携
・総合行政相談所の開設
・特定相談所の開設相談件数を二重に数えて，予算を水増ししている。
（３）理由説明書の嘘の部分
特定年月日Ｃ，同局における審査請求人との面談の際に，開示請求の内容が，「（中略）」であると聞いたため，開示請求書にその内容を追記していただくよう補正をお願いした。
（４）事実
特定月日Ｋ２１：３８，審査請求人からのメール（別添）で，開示請求の内容が，「（中略）」であると聞いたため，開示請求書にその内容を追記していただくよう補正をお願いした。
※開示請求事前相談の時点で廃棄していれば，詐欺罪になる。別紙のとおり
詐欺罪・民事・刑事保有個人情報開示請求をさせ収入印紙３００円をだまし取った。
文書が有ると言わなくても，文書が有ると誤信させれば詐欺罪は成立する。
（５）総務省理由説明書（本文第３を指す。以下同じ。）の正誤表特定年月日Ａ１０時に特定職員Ｂが作成した受付表（相談処理票）（特定職員Ｃの供述によれば相談対応票と共通・連番である）の開示請求の経緯
誤正
総務省理由説明書民事訴状・刑事被害届
特定年月日Ｂ事前相談メール同４：４７事前相談メール
同１１：５３電話回答
受付名簿を受付票
に訂正
特定月日Ｋ２１：３８
メール送付，開示
請求の内容
特定職員Ｂが受付
した事実を記載
特定年月日Ｄ？：？電話回答
受付表を作成した事実を回答→特定職員Ｂが作成。
既にメールで私が教えている
４月１５日開示請求書の提出同１３：１０開示請求書提出特定月日Ｌ１６：１４電話
特定年月日Ｃに北
海道管区行政評価
局で補正するよう
依頼あり
特定年月日Ｃ面談時に開示請求の内容聞取り
→既にメールで私が教えている。
（内容聞取りをしていない。開示請求の目的を聞いてきた。）特定年月日Ｃ聞取り内容のとおり補正
同１０：００特定年度Ａ特定相
談所のうち，○○
と文書を特定する
ため補正
＊特定職員Ａは，特定月日Ｋのメールの内容のとおり補正するよう指示したが，本省には特定年月日Ｃ面談の際に聞いた内容に補正させたと嘘を報告した。
（６）開示請求をしようと思った動機
ア 特定警察署に提出する，特定職員Ｄの公用文書等毀棄罪の証拠集めのため
（ア）平成２９年１月２７日北海相第１０号で，行政苦情１１０番メール（申出文書を所定の様式に複写したもの）を，特定職員Ｂが「当初の利用目的を達成したため」という理由で利用停止消去の決定をした。
特定年月日Ｍ特定職員Ｄが「当初の利用目的を達成したため」という理由で利用停止消去できないことを知りながら，廃棄した。総務省行政管理局から，参考資料：行個法逐条解説，２２（行個）１２７答申書の送付があった。これを，特定場所Ａ特定相談所で特定職員Ｅに示し，利用停止消去できないことを確認した。この受付表を開示請求するため。
（イ）参考利用停止できない事例
平成３０年２月２８日北海相第１３号１４号で開示決定があった申出文書メール，行政苦情１１０番メールは，受付番号を付し，相談対応票と一体のものとして保管しているので，利用停止消去できない（特定職員Ｂ）
平成２９年１１月１４日北海管第１３号，平成３０年１月９日北海総第１０号１１号で開示決定があった総務省ＨＰから送信したメールも「当初の利用目的を達成したためと」いう理由では利用停止消去できない。（特定職員Ｅ，特定職員Ｆ）
イ 特定職員Ｃの私文書偽造罪，特定職員Ｂの証拠隠滅罪の特定警察署への供述が嘘であることの資料集め
１０月２３日受付０１－２０１４－０１８２６１か月平均２７４．２件
１１月２５日受付０１－２０１４－０２３６８１０／２３～１１／２５５４２件
２倍になっているが，これは，特定場所Ａ特定相談所の分を含んでいる。（特定職員Ｃ）
この受付表を開示請求し，受付番号を確認するため。
相談対応票は３年保存，受付票（相談処理票）は１年保存なので，共通の受付番号をつけることない。
２ 意見書２
（１）私は特定年月日Ｎにメールで，特定年月Ａに行政相談した事案について開示請求事前相談をし，①行政苦情１１０番メール，②申出人に対する電話連絡メモ及び③札幌法務局に対する相談内容の連絡文書は廃棄済④相談対応票のみ存在すると回答があった。（別紙１）相談対応票は，３年保存なので特定年度Ｂ中に廃棄するが，特定個人様（審査請求人を指す。以下同じ。）の案件は特別に保存期間を延長しているということであった。特定年月日Ｏに保有個人情報開示請求をした。令和元年５月２１日北海相第７号８号部分開示決定で相談対応票の開示があった。
（２）今回も同様の案件なので，特定場所Ａ特定相談所（特定年月日Ａ）の相談処理票が１年保存であり，特定年度Ｃ中に廃棄済であるが，特定個人様の案件は特別に保存期間を延長しているはずなので，文書の有無について開示請求事前相談をした。
（３）法４７条１項では，当該行政機関が保有する保有個人情報の特定に資する情報の提供その他開示請求をするものの利便を考慮した適切な措置を講ずるものとする。（義務規定）具体的には行政文書ファイル管理簿を活用し開示請求しようとする者が求める個人情報の特定に資する情報など開示請求を行うのに役立つ情報を提供するとある。別紙（４）総務省の主張
ア 特定年月日Ｄに受付表を作成した事実について回答したが，保有の有無については回答していない。（法４７条１項違反）
イ 特定年月日Ｃ，開示請求の内容を追記していただくよう補正をお願いした。
（５）反論
北海道管区行政評価局特定職員Ａは，特定年月日Ｄに，行政文書ファイル管理簿で，特定場所Ａ特定相談所（特定年月日Ａ）の受付表が１年保存であり特定年度Ｃ中に廃棄済なのを確認し，特定個人様の案件は特別に保存期間を延長している又は同時に廃棄したという情報を提供しなければならない。また，特定年月日Ｃに文書を特定するためと称して，「所で，情報公開・個人情報保護相談所及び北海道財務局に相談した際」を補正させたと主張するが，文書が存在しないのであれば特定個人を呼び出す必要はない。
総務省の職員が，法４７条１項に違反することはしないと考えると，特定年月日Ｄに「（文書が有るので）「受付名簿」を「受付票」に訂正して提出する」と情報提供をし，特定年月日Ｃに保有個人情報の特定に資するため「受付票」を「受付表」に補正させたと考えるのが妥当である。
しかしながら，「開示請求のあった保有個人情報については，既に廃棄済であり存在しない。」のであれば，法４７条１項違反及び詐欺罪（刑事・民事）が成立することになる。
３ 意見書３
（１）総務省へ質問特定年月日Ｐ２１：５５メール別紙１
相談対応票１０／２４０１－２０１４－０１８２６，１１／２
５ ０１－２０１４－０００２３６８
１０／２４から１１／２５の１か月で，５４２件と，平均２６０件／月の２倍の件数となったのは，特定場所Ａ特定相談所の分が入っているからである。（特定警察署特定職員Ｇ調べ）
そうすると，令和２年度予算要求行政相談制度推進費９億円で，令和元年度局行政相談３４１２件（特定相談所４７９件
を含む）
特定相談所４７９件
総合行政相談所？件
特別行政相談所０件
行政相談委員１９３９件
予算要求で，局行政相談件数に特定相談所を含めて重複して予算要求している。
（２）回答特定年月日Ｑ８：４４北海道管区行政評価局特定職員Ｈから電話
ア ０１は北海道局を示す。頭の数字で局，特定相談所，総合を区分している。
イ 受付番号は，局行政相談，特定相談所，総合行政相談所と局所共通である。
ウ １０／２２特定場所Ｈ特定相談所（入力が２５日），１０／２８特定場所Ａ特定相談所を含むため，１０／２４～１１／２５の１か月の件数が増えた。
エ 手書きの時は，別々の受付番号を使用していた。
（３）結論
行政文書ファイル名＝特定年度Ａ行政相談総合システム局所相談データベース（完結後の翌年度から起算して３年）に，本案件は保存されていることになる。別紙２（中略）
相談処理票１０／３００３－２０１６－０２３＊＊（総合・特定職員Ⅰ・北海道管区行政評価局へ苦情）
特定年月日Ｒ１３：５６に開示請求事前相談をしたが，
現在・調査中である。別紙３
相談対応票１１／２１０１－２０１６－０２４３２（局・特定職員Ｊ・北海道財務局へ苦情）
相談対応票１１／２１０１－２０１６－０２４３３（局・特定職員Ｊ・札幌法務局へ苦情）
＜イメージ＞特定年度Ａ
相談対応票４／１０１－２０○○－００００１
受付表１０／２８０２－２０○○－０２１０１（合同・情
報公開・個人情報保護総合案内所）
受付表１０／２８０２－２０○○－０２１１３（合同・北
海道財務局）
相談対応票０１／１９０１－２０○○－０２５９９（局・特定職員Ｋ）
相談対応票０１／１９０１－２０○○－０２６０２（局・特定職員Ｋ）
※特定年度Ｄ分は，書類の有無を調査中である。特定年度Ａは保管中である。
しかしながら，「開示請求のあった保有個人情報については，既に廃棄済であり存在しない（総務省理由説明書）」のであれば，法４７条１項違反及び詐欺罪（刑事・民事）が成立することになる。
４ 意見書４
（１）北海相第６６号開示しないこととした理由
開示請求のあった保有個人情報については，既に廃棄済であり存在しないため。
（２）その証拠を求めた→行政管理局の見解では，行個法４７条１項，具体的には，行政文書ファイル管理簿を提供することが考えられる。①特定年月日Ｓメールで行政文書ファイル管理簿名を質問した。②（３）特定年月日Ｂ北海道管区行政評価局情報公開・個人情報保護総合案内所の回答担当者からご連絡します。③
（４）特定月日Ｔ１０：００担当者（北海道管区行政評価局※特定職員Ｌ）から電話
既に廃棄済と回答があった。しかし，行政文書ファイル管理簿名については要領を得ない回答であった。
※特定職員Ｈの後任特定職員Ｌ（電話なので，漢字が不明）
（５）特定相談所受付表では，ｅ－ＧＯＶで検索できなかったので，行政文書ファイル管理簿の名称を教えてほしい旨メール送信した。④（６）特定月日Ｕ１０：４３特定職員Ｌから電話回答
特定相談所受付表は，終了後速やかに廃棄している。
当時は，一年未満保存文書はその都度廃棄しているので，行政文書ファイル管理簿を作成していない可能性がある。
（７）上記（１）ないし（６）のとおり，特定職員Ｄ，特定職員Ａ，特定職員Ｈの３人が，開示請求事前相談をした時点で既に「開示請求のあった保有個人情報については，既に廃棄済であり存在しない（総務省理由説明書）」ことを隠して開示請求させたので，法４７条１項違反詐欺罪（刑事・民事）が成立することになる。
特定職員Ａは，文書を特定するため「審査請求人との面談の際に，開示請求書にその内容を追記していただくよう補正をお願いした。」（総務省理由説明書）とあるが，それは，特定相談所受付表（仮称）が存在することが前提であり，その中の情報公開・個人情報保護総合案内所及び北海道財務局に相談した部分を特定することである。既に行政文書ファイルは廃棄済なので，開示文書を特定することができない。特定職員Ａは，廃棄済なのを知りながら，行政文書ファイルが存在すると誤信させ，質問を繰り返し，補正をし，収入印紙３００円をだまし取ったことになる。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r03k01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。