諮問庁：総務大臣
諮問日：令和２年７月２０日（令和２年（行個）諮問第１１６号）
答申日：令和３年７月１５日（令和３年度（行個）答申第５０号）
事件名：本人が行った保有個人情報利用停止請求に対する決定に係る決裁文書の開示決定に関する件（保有個人情報の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
「特定年月日Ａに受信したメールに添付された○○（審査請求人の姓。以下同じ。）様からの行政相談が記載された文書及び○○様からの行政相談内容を供覧した文書に係る，特定年月日Ｂ付け保有個人情報利用停止請求書一式及び当該請求に対する決定に係る決裁文書一式」に記録された保有個人情報（以下「本件請求保有個人情報」という。）の開示請求につき，別紙１に掲げる５文書（以下，順に「文書１」ないし「文書５」といい，併せて「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）を特定し，開示した決定については，本件対象保有個人情報を特定したことは，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和２年５月１３日付け北海相第６７号により北海道管区行政評価局長（以下「処分庁」という。）が行った開示決定（以下「原処分」という。）について，当該電子決裁に添付されている平成１７年１月６日総務省訓令第１号行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律に基づく処分に係る審査基準の第７の１の（２）の部分の開示を求める。
２ 審査請求の理由
本件審査請求の理由の要旨は，審査請求書及び意見書によると，おおむね以下のとおりである。なお，添付参考資料等は省略する。
（１）審査請求書
許認可等をする場合は，必ず該当する審査基準を添付するから。行政手続法に基づき，標準処理期間，審査基準を定めている。特定職員Ａは特定警察署Ａに「当初の利用目的を達成したため」は，審査基準第７の１の（２）３条２項の規定に違反して保有されているときに該当する。と回答している。また，特定職員Ａは特定警察署Ｂに，局長も根拠把握している。と回答している。起案文書にそのことが記載されていないのに，局長が根拠把握しているのは，添付資料（審査基準）を見たからである。
（２）意見書
別紙２のとおり。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
令和２年４月１５日付けで，処分庁に対して，法１２条１項の規定に基づき，下記２の保有個人情報について開示請求があった。これを受けて，処分庁は，同年５月１３日付けで原処分を行った。
本件審査請求は，原処分を不服として，令和２年５月１６日付けで諮問庁に対し行われたものである。
２ 開示請求の概要
（１）本件開示請求の内容は，本件請求保有個人情報について開示を求めるものである。
（２）処分庁は，上記（１）の開示請求に対し，令和２年５月１３日付けで，本件対象保有個人情報を開示対象保有個人情報として特定し，原処分を行った。
３ 審査請求の趣旨等
（１）審査請求の趣旨
「当該電子決裁に添付されている平成１７年１月６日総務省訓令第１号行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律に基づく処分に係る審査基準の第７の１の（２）の部分」が開示されていないため，開示してほしい。
（２）審査請求の理由
上記第２の２（１）のとおり。
４ 諮問庁の意見等
（１）諮問庁の意見
審査請求人は，審査請求書において「許認可等をする場合は，必ず該当する審査基準を添付するから」と主張しており，これは，開示された行政文書の特定を争うものと解される。
処分庁に対して，行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律に基づく処分に係る審査基準（平成１７年１月６日総務省訓令第１号。以下，第３において「審査基準」という。）の取扱いについて確認したところ，「審査基準は，利用停止決定等を行う際の基準が示されているものであるが，本件利用停止決定に当たっては，起案文書に「利用停止することとする理由」を記載していることから，決裁文書に審査基準の添付まではしていない。」としている。
また，処分庁は，本件開示請求に対して全部開示としているところ，処分庁に改めて精査させたが，北海道管区行政評価局総務行政相談部首席行政相談官室が管理する文書管理システム内，執務室内，書棚及び共有ドライブ内を探索したものの，本件文書の他に本件開示請求に係る行政文書は無いとしている。
なお，審査請求人が主張する，同局職員による特定警察署Ａ及び特定警察署Ｂに対する回答としていることについて，処分庁に確認したところ，事実ではないとのことであった。
したがって，審査請求人が主張する文書が存在することを裏付ける事実はない。
（２）結論
以上を踏まえれば，処分庁において，本件対象保有個人情報のほかに本件開示請求に係る保有個人情報の対象として特定すべき保有個人情報を保有しているとは認められず，原処分を維持することが適当であると考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和２年７月２０日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年８月３１日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 令和３年６月１１日審議
⑤ 同年７月９日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件請求保有個人情報の開示を求めるものであるところ，処分庁は，文書１ないし文書５（本件文書）に記録された保有個人情報（本件対象保有個人情報）を特定し，その全部を開示する原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，「当該電子決裁に添付されている平成１７年１月６日総務省訓令第１号行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律に基づく処分に係る審査基準の第７の１の（２）の部分」の開示を求めると主張しているが，審査請求書及び意見書（上記第２の２）によれば，下記２（２）イのとおり対象保有個人情報の特定を争うものと解されるところ，諮問庁は，原処分を維持することが適当であるとしていることから，以下，本件対象保有個人情報の特定の妥当性について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の特定の妥当性について
（１）諮問庁の説明
上記第３の４のとおり。
（２）検討
ア 当審査会において，諮問書に添付された本件文書（写し）を確認したところによれば，本件文書は，①特定年月日Ｂに審査請求人が北海道管区行政評価局に提出した保有個人情報利用停止請求書及び添付された参考資料（文書１），②当該保有個人情報の利用停止をする旨の決定について（通知）に係る同局の電子決裁の起案用紙（文書２），③当該電子決裁に添付された決定通知案（文書３），④当該電子決裁に添付された①の写し（文書４）並びに⑤当該電子決裁後に出力，印刷した起案用紙（文書５）であると認められる。
イ 審査請求人は，審査請求書及び意見書（上記第２の２）によれば，起案文書にそのこと（根拠）が記載されていないのに，局長が根拠を把握しているのは，添付資料（審査基準）を見たからであるなどと主張し，当該電子決裁に添付されている行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律に基づく処分に係る審査基準（平成１７年１月６日総務省訓令第１号。以下「総務省本省審査基準」という。）の開示を求め，本件対象保有個人情報の特定を争っているものと解される。
ウ 上記イの点に関し，当審査会事務局職員をして諮問庁に更に確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり補足して説明する。処分庁では，審査請求人の主張する総務省本省審査基準とは別に，行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律に基づく処分に係る審査基準（平成１７年３月２４日北海総第８４号。以下「北海道管区審査基準」という。）を定めている。
通常，起案文書には北海道管区審査基準は添付せず，北海道管区内の全職員が閲覧可能な共有フォルダに北海道管区審査基準を格納しており，開示請求者からの各種の開示請求，利用停止請求等に際し，決裁に関与する職員等は，必要の都度，上記共有フォルダ内の北海道管区審査基準を適宜確認しながら決裁等を行っている。なお，総務省本省審査基準についても，北海道管区審査基準と同様に北海道管区内の全職員が閲覧可能な共有フォルダに格納している。
エ 諮問庁から，上記共有フォルダ内の総務省本省審査基準及び北海道管区審査基準の格納状況が分かる資料の提示を受け，当審査会において確認したところによれば，上記諮問庁の説明に，特段不自然，不合理な点はなく，これを覆すに足りる事情も認められない。
その他，北海道管区行政評価局において，本件対象保有個人情報の外に本件請求保有個人情報に該当する保有個人情報を保有していることをうかがわせる事情も認められない。
オ 上記第３の４（１）の本件対象保有個人情報の探索の範囲等について，特段の問題があるものとは認められない。
カ 以上によれば，北海道管区行政評価局において，本件対象保有個人情報の外に本件請求保有個人情報に該当する保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求保有個人情報の開示請求につき，本件対象保有個人情報を特定し，開示した決定については，北海道管区行政評価局において，本件対象保有個人情報の外に開示請求の対象として特定すべき保有個人情報を保有しているとは認められないので，本件対象保有個人情報を特定したことは，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙１（本件対象保有個人情報が記録された文書）
文書１保有個人情報利用停止請求書（特定年月日Ｂ付け）及び参考資料文書２保有個人情報の利用停止をする旨の決定に係る電子決裁の起案用紙文書３当該電子決裁に添付されている保有個人情報の利用停止をする旨の決定通知案
文書４当該電子決裁に添付されている保有個人情報利用停止請求書（特定年月日Ｂ付け）及び参考資料
文書５当該電子決裁後に出力，印刷した起案用紙
別紙２（意見書）
○総務省理由説明書（本文第３を指す。）
起案文書に「利用停止することとする理由：当初の利用目的を達成したため」を記載していることから，決裁文書に審査基準の添付まではしていない。○反論「当初の利用目的を達成したため」では審査基準のどれにも該当しない。
・許認可等をする場合は，必ず該当する審査基準に基づき許認可等をする。行政手続法に基づき，標準処理期間，審査基準を定めている。特定職員Ａは特定警察署Ａ特定職員Ｂに「当初の利用目的を達成したため」は，「審査基準第７の１の（２）３条２項の規定に違反して保有されているとき」に該当する。と回答している。また，特定職員Ａは特定警察署Ｂ特定職員Ｃに，「局長についても根拠は把握している。」と回答している。起案文書に根拠が記載されていないのに，局長が根拠を把握しているのは，添付資料（審査基準）を見たからである。
・根拠法令を相談対応票に添付する事例別紙のとおり
相談対応票特定番号Ａ＜添付資料＞申出文．ｐｄｆ司法書士法．ｄｏｃｘ
＜特定職員Ｄの上記に関する説明＞
相談対応票に申出文を添付しないが，札幌法務局のメールアドレスが記載されていたため，特別に添付資料とした。また，根拠法令は，必ず添付することとしている。
相談対応票特定番号Ｂ，特定番号Ｃでは，申出文は，添付資料としていないので，開示対象ではない。開示してほしければ，再度開示請求する必要がある。今回は，特別に，「特定委員に渡した要望書の添付資料」と「申出文メール」を情報提供する。
・相談対応票特定番号Ｄでは，札幌法務局のメールアドレスが記載されている申出文が添付資料ではないとして，特定職員Ｄは非開示とした。しかし，審査請求の結果，大臣裁決で開示相当となり追加開示された。
これに伴い，特定職員Ｄの過去の説明は嘘であることが分かり，行政相談週間用処理票，申出文書メール，行政相談内容を供覧した文書，が追加開示された。
相談対応票特定番号Ｅでは，添付資料ではなく別途保管されていた「行政苦情１１０番メール」「札幌法務局への通知文」「電話メモ」など関係資料がすべて開示された。
・電子決裁にも根拠法令が添付される。
上記のように，相談対応票には，根拠法令を添付することとなっている。同様に，当該電子決裁には，根拠法令「平成１７年１月６日総務省訓令第１号行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律に基づく処分に係る審査基準」が添付されている。
○総務省訓令第１号
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律に基づく処分に係る審査基準
平成１７年１月６日総務大臣麻生太郎
第７ 利用停止決定の審査基準
１ 利用停止をする旨の決定（３９条１項）は，請求に係る保有個人情報が次のいずれかに該当し，当該請求に理由があると認める場合に行うものとする。
（１）適法に取得されたものでないとき
「適法に取得されたものでないとき」とは，暴行，脅迫等の手段により取得した場合，個人情報の取得について定めた個別法規に違反して取得した場合等をいう。
（２）３条２項の規定に違反して保有されているとき
「３条２項の規定に違反して保有されているとき」とは，いったん特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を保有している場合をいう。なお，３条３項に違反して，当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて利用目的の変更を行っている場合も含まれる。
（３）８条１項及び２項の規定に違反して利用されているとき
「８条１項及び２項の規定に違反して利用されているとき」とは，法が許容する限度を超えて利用目的以外の目的で保有個人情報を利用している場合をいう。
（４）８条１項及び２項の規定に違反して提供されているとき
「８条１項及び２項の規定に違反して提供されているとき」とは，法が許容する限度を超えて利用目的以外の目的で保有個人情報を提供している場合をいう。
なお，利用停止は，個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で行うものとし，例えば，利用停止請求に係る個人情報について，そのすべての利用が違反していればすべての利用停止を，一部の利用が違反していれば一部の利用停止を行うものとする。
また，例えば，利用目的以外の利用を理由として，本人から保有個人情報の消去を求められた場合には，個人情報の適正な取扱いを確保する観点から，当該利用目的外の利用を停止すれば足り，当該個人情報を消去するまでの必要はない。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r03k01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。