諮問庁：防衛大臣
諮問日：令和３年３月９日（令和３年（行個）諮問第３５号）
答申日：令和３年９月９日（令和３年度（行個）答申第７１号）
事件名：本人の公務災害に係る特定年度文書番号管理（記録簿）の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「特定年度Ａ文書番号管理（記録簿）特定文書番号Ａ特定年度Ｂ文書番号管理（記録簿）特定文書番号Ｂ記録簿中の上記文書番号の詳細海上自衛隊特定総監部（公務災害関係）」に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，平成２８年１０月２１日付け防人給第１８０１１号により防衛大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）の取消しを求める。
２ 審査請求の理由
本件審査請求の理由の要旨は，審査請求書によると，おおむね以下のとおりである。なお，意見書については，審査請求人から諮問庁の閲覧に供することは適当でない旨の意見が提出されているため，その記載を省略する。
不開示の理由として保存期間の満了により文書不存在であるとしておりますが，それでは，保存期間は何年なのでしょうか。
又，同年度に係る公務災害発生報告書等が存在しており，保存期間満了の理由は事実なのでしょうか。
何か，他の理由で開示できないのでしょうか。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，これに該当する保有個人情報が記録されている行政文書（以下「本件文書」という。）の保有について確認を行った結果，その存在を確認できなかったことから，法１８条２項の規定に基づき，平成２８年１０月２１日付け防人給第１８０１１号により文書不存在による不開示決定処分（原処分）を行った。
本件審査請求は，原処分に対して提起されたものである。
なお，本件審査請求について，審査請求が提起されてから情報公開・個人情報保護審査会への諮問を行うまでに約４年４か月を要しているが，その間多数の開示請求に加え，開示請求の件数を大幅に上回る大量の審査請求が提起され，それらにも対応しており，諮問を行うまでに長期間を要したものである。
２ 審査請求人の主張について
審査請求人は，上記第２の２のとおり主張し，原処分の取消しを求めるが，本件文書については，海上自衛隊特定地方総監部特定部特定課Ａ（以下「特定課Ａ」という。）事務室内の書庫等を探索したにもかかわらず保有を確認できなかったことから，不存在につき不開示としたものである。本件審査請求を受け，念のため改めて本件文書を探索したところ，その可能性のある行政文書として「発簡番号簿」が存在することを確認したが，当該文書は海上自衛隊文書管理規則（平成１３年海上自衛隊達第１３号。以下「管理規則」という。）において保存期間が３０年とされているため，審査請求人が求める特定年度Ａ及び特定年度Ｂに係るものは開示請求のあった時点においては既に廃棄されていると考えられ，海上自衛隊特定地方総監部特定部特定課Ｂ（以下「特定課Ｂ」という。）及び特定課Ａ事務室内の書庫等の探索においても本件対象保有個人情報として特定すべき行政文書の存在を確認することができなかった。
よって，審査請求人の主張には理由がなく，原処分を維持することが妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和３年３月９日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年４月１２日審査請求人から意見書を収受
④ 同年７月９日審議
⑤ 同年９月３日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象保有個人情報が記録されている行政文書については保存期間満了により既に破棄しているためとして，文書不存在につき不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めているが，諮問庁は原処分を維持することが妥当であるとしていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）本件対象保有個人情報の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に更に確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり補足して説明する。
ア 本件開示請求は，本件文書の開示を求めるものであり，特定課Ａが管理する特定年度Ａ及び特定年度Ｂの発簡番号簿も，これに含まれるものと解した。
イ 上記発簡番号簿は，特定課Ａ事務室内の机，書庫，倉庫及びパソコン内のデータ等を探索したが，保有を確認することができなかった。上記発簡番号簿の保存期間は，管理規則５５条関係の別表第４の規定に準じ，保存期間が３０年であるため，既に廃棄していると考えられる。
ウ 本件審査請求を受け，本件文書を探索するに当たり，念のため，特定地方総監部特定部の業務を総括する特定課Ｂが管理する発簡番号簿も本件文書に該当する可能性があると考えられたことから，これを探索したところ，上記発簡番号簿と同じく，保有を確認することができなかった。特定課Ｂが管理する発簡番号簿は，上記イの別表第４の規定により，保存期間が３０年であるため，特定年度Ａ及び特定年度Ｂの発簡番号簿は，既に廃棄していると考えられる。
エ なお，特定課Ａ及び特定課Ｂが管理する各発簡番号簿に係る廃棄記録は，当時は作成していなかったため，確認することができなかった。（２）検討
ア 諮問庁の上記（１）アの説明に，特段不自然，不合理な点はなく，また，上記第３の２及び上記（１）の説明に関し，管理規則（写し）の提示を受け，当審査会において確認したところ，管理規則の別表第４（第５５条関係）行政文書保存期間基準には，上記第３の２及び上記（１）イ及びウの諮問庁の説明に符合する保存期間の記載があることが認められ，上記（１）イないしエの諮問庁の廃棄に関する説明は，否定することまではできない。
イ そうすると，本件文書は開示請求のあった時点においては既に廃棄されていると考えられる旨の上記第３の２の諮問庁の説明は，特段不自然，不合理であるとまでは認められず，これを覆すに足る事情も認められない。
ウ 本件対象保有個人情報の探索の範囲等については，上記第３の２及び上記（１）ウのとおりであり，特段の問題があるものとは認められない。
エ したがって，防衛省において，本件開示請求時に本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
本件は，審査請求から諮問までに約４年４か月が経過しており，諮問庁の主張を考慮しても，「簡易迅速な手続」による処理とはいい難く，審査請求の趣旨及び理由に照らしても，諮問を行うまでに長期間を要するものとは考え難い。
諮問庁においては，今後，開示決定等に対する不服申立事件における処理に当たって，迅速かつ的確な対応が望まれる。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，防衛省において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r03k02.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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