諮問庁：法務大臣
諮問日：令和２年４月１日（令和２年（行個）諮問第６５号）
答申日：令和３年４月１９日（令和３年度（行個）答申第８号）
事件名：本人に係る人権相談票に記載されている上級庁から指導を受けたことを示す文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「特定年月日Ａ人権相談票に記載されている上級庁から指導を受けたことを示すもの」（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和２年２月４日付け特定記号番号により特定地方法務局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）を取り消すとの裁決を求める。
２ 審査請求の理由
（１）審査請求書
開示をしなかった理由を「開示請求に係る保有個人情報を保有していないため」としているが，「特定年月日Ａ人権相談票に上級庁から指導を受けた」と記載された以上，それを示すものがあるはずである。（２）意見書
ア 開示された特定年月日Ａの人権相談票には「上級庁に相談した」と記載されているが上級庁とのやり取りの文書がない。しかし，別添の特定年月日Ｂ及び特定年月日Ｃには特定法務局人権擁護部特定係長との間の聴取内容と対話（電話）記録書の文書が存在する。
イ 理由説明書（下記第３を指す。）「５不開示決定を行った理由について」では「上級庁とのやり取りは，口頭で行われる場合も当然にあり，そのやりとりについて，必ず文書を作成しなければならないという規程はなく，また，そのような取り扱いもしていない」としている。
このようなあいまいな取り扱いが，相談者からの相談内容を人権相談票に記載する際に相談者に確認するなどしないため，相談者の意図とは異なった記載になっている。
ウ 上級庁とのやり取りは，文書作成し，正確を期すべきであり，文書作成がされていると思われる。作成されていないのであれば「上級庁に相談した」かどうかわからない。
文書作成していないのであれば，文書作成を省略したに過ぎないのではないのでしょうか。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求人の審査請求に係る処分について
審査請求人から開示請求のあった保有個人情報は，本件対象保有個人情報である。
特定地方法務局長は，下記５の理由により，令和２年２月４日，法１８条２項の規定による本件対象保有個人情報の不開示決定（原処分）をし，同日付け特定記号番号「保有個人情報の開示をしない旨の決定について（通知）」をもって審査請求人に通知した。
２ 人権相談について
人権相談とは，人権問題に関して国民の相談に応じ，人権侵犯事件への切替え，官公署その他の機関への通報又は助言等の必要な措置を採ることにより，国民に保障されている基本的人権を擁護し，併せて自由人権思想の普及高揚を図ることを目的とするものであり，法務局・地方法務局及びその支局に相談窓口を開設する常設相談所や市町村役場，公民館などに随時相談窓口を開設する特設相談所などにおいて，法務局職員や人権擁護委員が相談に応じている。
法務局職員及び人権擁護委員は，人権相談に当たり，相談者を含め関係者の秘密を守り，その名誉を害することのないように努めなければならず，また，人権相談を取り扱ったときは，人権相談票を作成し，相談の内容，回答及び処理の概要等を記録しておかなければならない。
３ 審査請求の趣旨について
不開示決定の取消し
４ 本件文書について
審査請求人は，同人に係る特定年月日Ａ付け人権相談票において法務局担当者が「上級庁に相談したところ，（中略）指導を受けた」と述べた旨の記載があることから，それを示すものがあるはずであるとして，本件文書を求めるものである。
５ 不開示決定を行った理由について
審査請求人は，上記１及び４のとおり，上級庁から指導を受けたことを示す情報の開示を求めているが，上級庁とのやり取りは，口頭で行われる場合も当然にあり，そのやり取りについて，必ず文書を作成しなければならないという規程はなく，また，そのような取扱いもしていないところである。
本件上級庁とのやり取りは，上級庁から特定地方法務局宛て，口頭によりなされたものであり，特定地方法務局では，その内容について文書を作成していなかったところである。
そこで，令和２年２月４日付けで法１８条２項の規定に基づき，不開示（文書不存在）決定（原処分）を行った。
なお，本件審査請求を受け，特定地方法務局において改めて探索を行ったが，本件文書を保有していないことを確認済みである。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和２年４月１日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同月１７日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 令和３年３月１６日審議
⑤ 同年４月１２日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めているところ，諮問庁は，原処分維持が相当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）諮問庁は，理由説明書（上記第３の５）において，処分庁と本件上級庁とのやり取りは口頭によるものであり，処分庁はその内容につき文書を作成していない旨説明する。そこで，当審査会事務局職員をして諮問庁に更に確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり補足して説明する。
ア 特定地方法務局に対し人権侵犯による被害の申告があったときは，まず同局において，人権侵犯事件調査処理細則（平成１６年３月２６日付け法務省権調第２００号人権擁護局長通達。以下「調査処理細則」という。）７条１項各号に該当するか否かという観点も含め，救済手続の開始又は不開始を判断している。
救済手続の開始又は不開始は，調査処理細則７条１項各号に該当するか否かという点も含め，形式的に判断するものであるが，同条各号の中には，例えば７号のように，当該人権侵犯による被害が生じているか否かといった，評価を伴う実質的な判断が求められるものもあり，その判断に困難を伴うことも少なくない。このため，特定地方法務局は，上級庁である特定法務局と協議し，その指揮を受けることもある。上記の特定法務局の指揮に関して，法務局がその管轄区域内の地方法務局の事務を指揮監督することは，法務省組織令（平成１２年政令第２４８号）６４条２項の「法務大臣は，法務局長に，その管轄区域内の地方法務局の事務を指揮監督させることができる。」との規定を受けたものである。
イ 上記アの指揮監督に係る上級庁とのやり取りの方法は，調査処理細則及び人権侵犯事件調査処理規程（平成１６年法務省訓令第２号。以下「調査処理規程」という。）等において規定しておらず，その時々の必要に応じて口頭又は文書で行っている。
また，上級庁とのやり取りの結果に係る文書作成に特化した規定ではないが，法務省行政文書管理規則（平成２３年４月１日法務省秘文訓第３０８号大臣訓令。以下「文書管理規則」という。）１１条において，「法務省における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに法務省の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，処理に係る事案が軽微なものである場合を除き，文書を作成しなければならない」とされていることを踏まえ，文書作成の必要性を判断している。
ウ 審査請求人は，意見書（上記第２の２（２）ア）において，「開示された特定年月日Ａの人権相談票には「上級庁に相談した」と記載されているが上級庁とのやり取りの文書がない。しかし，別添の特定年月日Ｂ及び特定年月日Ｃには特定法務局人権擁護部特定係長との間の聴取内容と対話（電話）記録書の文書が存在する。」と主張するところ，これら３回の上級庁とのやり取りの実情は，以下のとおりである。（ア）特定年月日Ａ付けの人権相談票に記載されている特定法務局とのやり取りについては，審査請求人からの被害の申告等の内容につき，その対応も含め上級庁である特定法務局に相談したところ，当該被害の申告等の内容の詳細が不明であるため，審査請求人に再度確認するよう指導を受けたものである。
特定年月日Ｂ付けのメール文書による照会は，処分庁が審査請求人から聴取した内容を上級庁に送信して，救済手続を開始又は不開始とするかについて指示を求めたものであり，特定年月日Ｃ付けの対話（電話）記録書は，当該照会について上級庁から回答を受けたものである。
（イ）特定年月日Ａ付けの人権相談票に記載されている特定法務局とのやり取りは，上記（ア）のとおり，当該やり取り自体に文書を作成するまでの重要性がないことから，上記イの文書管理規則１１条の趣旨を踏まえ，文書を作成しなかったものである。
特定年月日Ｂ付けのメール文書による照会は，審査請求人から聴取した内容を上級庁に正確に伝えるために行ったものであり，特定年月日Ｃ付け対話（電話）記録書は，救済手続を開始しないこととした経緯に関わるものであるとの重要性を考慮して作成したものである。
エ 本件審査請求を受け，特定地方法務局において，念のため，本件開示請求を受けた際と同様に，執務室，書庫，パソコン上のフォルダ等を探索したが，開示請求の対象として特定すべき保有個人情報が記録された文書の存在は確認できなかった。
（２）検討
ア 諮問庁から，上記（１）ア及びイ掲記の法務省組織令，調査処理規程，調査処理細則及び文書管理規則の提示を受け，当審査会において確認したところによれば，上記（１）ア及びイの諮問庁の各規定に関する説明に符合する内容が認められる。
また，諮問庁から上記（１）ウ掲記の上級庁とのやり取りに関するメール文書及び対話（電話）記録書（いずれも写し）の提示を受け，当審査会において確認したところによれば，特定年月日Ａ付けの人権相談票に記載されている特定法務局と処分庁とのやり取りについて，その内容を記録した文書を作成していない旨の上記（１）ウ及び上記第３の５の諮問庁の説明に不自然，不合理な点があるとはいえず，これを覆すに足りる事情は認められない。
また，上記（１）エの探索の範囲等は，特段問題があるものとは認められない。
イ したがって，特定地方法務局において，本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
本件不開示決定通知書には，開示をしないこととした理由について，「開示請求に係る保有個人情報を保有していないため」と記載されているところ，一般に，保有個人情報の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に保有個人情報を保有していないという事実を示すだけでは足りず，保有個人情報が記録された行政文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該保有個人情報が存在しないかについても理由として付記することが求められる。したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，特定地方法務局において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r03k01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。