諮問庁：総務大臣
諮問日：令和２年９月２５日（令和２年（行個）諮問第１５５号）
答申日：令和３年１０月４日（令和３年度（行個）答申第８０号）
事件名：本人に対する保有個人情報の利用停止をする旨の決定に係る電子決裁の起案用紙等の不訂正決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる各文書（以下，順に「文書１」及び「文書２」といい，併せて「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）の訂正請求につき，不訂正とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）２７条１項の規定に基づく訂正請求に対し，令和２年６月２３日付け北海相第８０号により北海道管区行政評価局長（以下「処分庁」という。）が行った不訂正決定（以下「原処分」という。）について，保有個人情報訂正請求書のとおり訂正をしてほしい。
２ 審査請求の理由
審査請求の理由の要旨は，審査請求書及び意見書によると，おおむね以下のとおりである。なお，添付参考・資料は省略する。
（１）審査請求書
保有個人情報訂正請求書の訂正請求の趣旨及び理由（その内容は別紙の２のとおり。）のとおり。
（２）意見書
別紙の３のとおり。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
令和２年５月２２日付けで，処分庁宛て，法２８条１項の規定に基づき，下記２の保有個人情報について訂正請求があった。これを受けて，処分庁は，法２９条に規定する「当該訂正請求に理由があると認めるとき」には該当しないとして，令和２年６月２３日付け北海相第８０号で当該保有個人情報の訂正をしない旨の決定（原処分）を行った。
本件審査請求は，原処分を不服として，令和２年６月２７日付けで，諮問庁に対し行われたものである。
２ 訂正請求の対象となった保有個人情報
令和２年５月１３日付け北海相第６７号により開示された文書のうち，文書１及び文書２。
３ 審査請求の趣旨
令和２年５月２２日付け保有個人情報訂正請求書に記載のとおり，開示された文書の記載内容を訂正してほしい。
（１）文書２について，決裁文書一式とともに施行文書の写しを保管しておらず，施行日が確認できないため，起案文書の施行日欄に「特定年月日Ａ」を追加せよ。
（２）文書１及び文書２について，伺い文欄の「利用停止することとする理由」として記載されている「当初の利用目的を達成したため」を，「保有個人情報の保存期間が満了しているから」に訂正せよ。
４ 諮問庁の意見等
（１）諮問庁の意見
ア 上記３（１）について
処分庁は，施行文書の写しを，北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準に基づいて，決裁文書一式とともに施行記録として保管することとしており，本件についても同様に取り扱われていることから，施行文書の写しにより施行日を確認することができるため，問題はない。
また，当省では，文書の発出に当たって，電子決裁システムの施行機能を使用していないことから，起案用紙の施行日欄に施行日が記録されない仕様となっている。
イ 上記３（２）について
文書１及び文書２は，審査請求人からの特定年月日Ｂ付けの保有個人情報利用停止請求に対し，処分庁が利用停止決定を行うに当たって作成したものである。
審査請求人は，当該文書に記載している利用停止決定に係る理由について訂正を求めているが，当該部分は，処分庁が利用停止決定をするに当たっての判断を記載したものであり，本件訂正請求の根拠となる法２７条１項に規定された保有個人情報の訂正事由には該当しない。
したがって，法２９条に規定する「当該訂正請求に理由があると認めるとき」には該当しない。
（２）結論
以上のことから，原処分を維持することが適当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和２年９月２５日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１０月１９日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 令和３年８月２７日審議
⑤ 同年９月２８日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件訂正請求について
本件訂正請求は，本件文書に記録された保有個人情報（本件対象保有個人情報）について，別紙の２（（趣旨１）及び（趣旨２））のとおりの訂正を求めるものであるところ，処分庁は，当該訂正請求に理由があると認めるときに該当しないとして，不訂正とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，上記のとおり訂正を求めているが，諮問庁は，原処分を維持することが適当であるとしていることから，以下，審査請求人が訂正を求めている保有個人情報の訂正の要否について検討する。
２ 法２７条１項１号について
本件対象保有個人情報は，本件訂正請求に先立ち，審査請求人が法１２条１項の規定に基づき行った開示請求に対して，処分庁から開示された自己を本人とする保有個人情報であることから，法２７条１項１号の「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報」に該当すると認められる。
３ 訂正の要否について
（１）訂正請求を行う者は，開示を受けた保有個人情報のうち，①どの部分（「事実」に限る。）の表記について，②どのような根拠に基づき，当該部分の表記が事実でないと判断し，③その結果，どのような表記に訂正すべきと考えているのか等の，請求を受けた行政機関の長が当該保有個人情報の訂正をすべきか否かを判断するに足りる内容を，自ら根拠を示して明確かつ具体的に主張する必要がある。
そして，請求を受けた行政機関の長においては，訂正請求を行う請求人から明確かつ具体的に主張や根拠の提示がない場合や，当該根拠をもってしても請求人が訂正を求めている事柄が「事実でない」とは認められない場合には，法２９条に規定する「訂正請求に理由があると認めるとき」に該当しないと判断することになる。
（２）そこで，当審査会において，諮問書に添付された本件文書（写し）を確認したところによれば，本件対象保有個人情報が記録された本件文書は，審査請求人が特定年月日Ｂ付けで提出した保有個人情報利用停止請求に対する決定に係る電子決裁の起案用紙及び当該電子決裁後に出力，印刷した起案用紙であり，当該各起案用紙の施行日欄は空欄であり，伺い文欄の「利用停止することとする理由」には，「当初の利用目的を達成したため。」と記載があることが認められる。
（３）審査請求人は，別紙の２（１）（趣旨１）のとおり，①決裁文書の施行日欄に「特定年月日Ｃ」を追加し，同（２）（趣旨２）のとおり，②伺い文欄の「利用停止することとする理由」として記載されている「当初の利用目的を達成したため」を，「保有個人情報の保存期間が満了しているから」に訂正するよう求めているものと解される。
この点につき，諮問庁は，上記第３の４（１）のとおり，①施行日欄については，総務省では，施行文書の写しを決裁文書一式とともに保管しており，施行文書の写しにより施行日を確認でき，電子決裁システムの施行機能を使用していないことから，起案用紙の施行日欄に施行日は記録されない仕様となっている，②当該文書に記載されている利用停止決定に係る理由部分は，処分庁が利用停止決定をするに当たっての判断を記載したものであり，本件訂正請求の根拠となる法２７条１項に規定された保有個人情報の訂正事由には該当しない旨説明する。
（４）上記（２）における認定結果と上記第３の４（１）及び上記（３）の諮問庁の説明を併せて検討するに，諮問庁の説明に，特段不自然，不合理な点は見当たらず，法２９条の訂正請求に理由があると認めるときに該当するということはできない。
４ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
５ 本件不訂正決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報の訂正請求につき，法２９条の保有個人情報の訂正をしなければならない場合に該当しないとして不訂正とした決定については，本件対象保有個人情報は，同条の保有個人情報の訂正をしなければならない場合に該当するとは認められないので，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙
１ 本件文書
特定年月日Ａに受信したメールに添付された○○（審査請求人の姓。以下同じ。）様からの行政相談が記載された文書及び○○様からの行政相談内容を供覧した文書に係る，特定年月日Ｂ付け保有個人情報利用停止請求書一式及び当該請求に対する決定に係る決裁文書一式として開示した，
② 保有個人情報の利用停止をする旨の決定に係る電子決裁の起案用紙（文書１）
⑤ 当該電子決裁後に出力，印刷した起案用紙（文書２）
２ 保有個人情報訂正請求書の訂正請求の趣旨及び理由
（１）⑤（文書２）について
（趣旨１）施行日に「特定年月日Ｃ」を追加せよ。
（理由１）施行日の記載漏れ。決裁文書一式とともに施行文書の写しを保管していないので，施行日が確認できないから。手書きで施行日を記入するから。
（２）②（文書１）及び⑤（文書２）について
（趣旨２）「当初の利用目的を達成したため」を「保有個人情報の保存期間が満了しているから」に訂正せよ。
（理由２）
ア 特定職員Ａ「当初の利用目的を達成したため（以下「Ａ」という。）」は，
「ａ総務省ホームページの「インターネットによる行政相談受付」を利用して行政相談を行ったメールについて，相談者の氏名，住所，電話番号，相談内容等を所定の様式に複写した後，廃棄するものとする。ｂ手紙，ＦＡＸ，メール等（以下「申出文書」という。）による相談の場合，申出文書は事案処理に必要な情報を相談対応票に記録した段階で適宜廃棄（削除）するものとする。ｃ北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準で「申出文書」は保存期間を１年未満とする。（以下「Ｂ」という。）」である。
これは，法３条２項に該当する。
イ 特定職員Ｂ「Ｂ」は，「文書保存期間が満了しているから（以下「Ｃ」という。）」である。
ウ ゆえに，三段論法によりＡはＣである。
特定職員Ａの記載ミスである。Ａは誤りであり，Ｃが正しい。
エ なお，特定年月日Ｄ特定時刻Ａに，「当初の利用目的を達成したため」という理由では，利用停止できないことを，総務省行政管理局情報公開・個人情報推進室特定役職Ａ特定職員Ｃから，法逐条解説，２２（行個）１２７答申書を根拠として，回答を得ている。
特定年月日Ｅ特定場所特定行政相談で，北海道管区行政評価局管理官室特定役職Ｂ特定職員Ｄからも「当初の利用目的を達成したため」という理由は誤りと回答を得ている。
オ 総務省行政管理局の見解
保有個人情報の保存期間が満了しているか否かという観点は，利用停止の要件の一つである「３条２項の規定に違反して保有されている」（利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報が保有されている）かどうかの判断材料の一つとなります。また，法３８条は，行政機関の長は，利用停止請求に理由があると認めるとき（注：３６条１項各号に該当する違反の事実があると行政機関の長が認めるとき）は，保有個人情報の利用停止をしなければならない旨を規定しています。
カ 上記より，利用停止を求める理由「メールを送信していないから」を認め，利用停止することとする理由「保有個人情報の保存期間が満了しているから」は，その判断材料の一つであるので，利用停止・消去の決定をした。
※三段論法特定職員Ａ，特定職員Ｂの前提が正しければ，結論も正しい。
※総務省行政管理局の見解が正しい。
３ 意見書
（１）総務省理由説明書の嘘の部分①（意見書の別紙①北海道管区行政評価局が保有する，法を所管する総務省行政管理局が，基準・規則・要綱・要領・通知・質疑応答（同局が各府省等からの照会に対し回答した結果をまとめたもの）において，法の条文の解釈として，「文書保存期間が満了した行政文書を廃棄することが当初の利用目的を達成したため」という理由で，保有個人情報の利用の停止又は消去ができることが明記されたもの。）関連
処分庁は，施行文書の写しを，北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準に基づいて，決裁文書一式とともに施行記録として保管することとしており，
●事実
処分庁は，施行文書の写しを，北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準に基づいて，決裁文書一式とは別に施行記録として保管することとしており，
理由
決裁文書一式は全部開示で，①～⑤が開示された。施行文書の写しは，決裁文書一式（全部開示①～⑤）には含まれず，別に保管していると，特定職員Ｂから説明があったから。施行文書の写しを入手するには，別途保有個人情報開示請求書及び収入印紙３００円が必要であるとのことであった。
（２）総務省理由説明書②（意見書の別紙②北海道管区行政評価局が平成２８年１２月２６日付け北海相第１５４号及び第１５５号により利用停止決定をした案件において，総務省行政評価局行政相談担当職員が，北海道管区行政評価局特定職員Ａに対し，「当初の利用目的を達成したため」という理由で利用停止できる旨の事前了解をした電話受理票）関連当該部分は，処分庁が利用停止決定をするに当たっての判断を記載したものであり，
●事実
特定職員Ａが特定警察署特定役職Ｃに説明したとおりに記載するように，記載ミスの訂正を求めたものである。
特定職員Ａの説明によれば，特定年月日Ｆに受信したメールに添付された○○様からの行政相談内容が記載された文書（申出文書メール）は受信メールボックスから削除すべきものをまだ削除していなかった。行政相談内容を供覧した文書（申出文書メールを所定に様式に複写したもの）は特定年度申出文書ファイルに保管しているが，廃棄すべきものを廃棄していなかった。このことを，「当初の利用目的を達成したため」と誤って記載したものである。
特定職員Ｂ（令和２年３月１６日行政文書開示請求書を特定年月日Ｇ補正させた）によれば，「文書保存期間を満了しているから」になる。総務省行政管理局（特定年月日Ｈ特定時刻Ｂ総務省からの御連絡）によれば「保有個人情報の保存期間が満了しているから」になる。「当初の利用目的を達成したため」では，利用停止・消去できない。「私はメールを送信していないから・特定役職Ｄ特定職員Ｅが申出文書メールを捏造したから」という理由であれば，利用停止・消去できる。「保有個人情報の保存期間が満了しているから」は，３条２項の規定に違反して保有されているかどうかの判断材料の一つであり，「私はメールを送信していないから・特定役職Ｄ特定職員Ｅが申出文書メールを捏造したから」という理由を補完するものである。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r03k02.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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