諮問庁：日本司法支援センター
諮問日：令和３年９月２９日（令和３年（独情）諮問第５０号）
答申日：令和４年６月３０日（令和４年度（独情）答申第１８号）
事件名：特定期間に行われた独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律４２条１項に基づく審査請求の件数が分かる文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「２０２０（令和２）年度の４月から１２月までの間，独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律第４２条第１項に基づき，貴センターに対して行われた審査請求の件数がわかる文書」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和３年３月５日付け司支総第３１８号により，日本司法支援センター（以下「センター」，「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，文書管理規程（以下「規程」という。）に照らして誤りであるから取り消されるべきである。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである。なお，審査請求人から提出された意見書には諮問庁の閲覧を不可とする旨が明示されていることから，本答申ではその内容は記載しない。
規程の１３条は，法人文書の受付について規定しているが，同条２項によれば，（２）書留等の文書は，書留郵便物受付簿（別紙様式４）に登録され，（３）前２号に掲げる文書以外の文書は，文書受渡簿（別紙様式５）に登録されることになっている。
審査請求がなされた場合，上記受付簿又は受渡簿に登録され，件名の欄に「審査請求書」と記載されるはずである。
だとすれば，受付簿又は受渡簿に，「審査請求書」と記載されている件数をカウントすれば，審査請求の件数は容易に抽出できるのであって，原処分の，「法人文書を保有していない」との説明は到底納得できるものではない。
第３ 諮問庁の説明の要旨
諮問庁は，以下の理由により，原処分を維持することが相当と考える。
１ 本件審査請求の経緯
（１）審査請求人は，令和３年２月６日付けで，法４条１項の規定に基づき，センターに対し，「２０２０（令和２）年度の４月から１２月までの間，独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律４２条１項に基づき，センターに対して行われた審査請求の件数がわかる文書」の開示請求（以下「本件開示請求」という。）を行い，センターは同月８日付けでこれを受理した。
（２）センターは，本件開示請求に対応する法人文書を保有していないため，令和３年３月５日付けでその全部を不開示とする決定（原処分）を行った。
（３）これに対して，審査請求人は，令和３年３月２９日付けでセンターに対して，原処分の取消しを求める審査請求（以下「本件審査請求」という。）を行い，センターは同月３１日付けでこれを受理した。
２ 審査請求人の主張に理由がないこと
（１）「審査請求の件数がわかる文書」について
センターは，独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５９号。以下「独立行政法人等個人情報保護法」という。）の適用を受ける法人であり，毎年度，独立行政法人等個人情報保護法４８条の規定に基づき，総務省から「独立行政法人等個人情報保護法施行状況調査」の実施依頼がなされ，同法の施行の状況を総務大臣宛てに報告している。
上記施行状況調査においては，「審査請求の件数」の報告が求められるため，センターは，報告に係る年度に審査請求がされた件数を記載した調査票を作成して提出しており，当該調査票はセンターに対して行われた「審査請求の件数」が分かる文書に該当し得るが，本件開示請求時点では，令和２年度に審査請求がされた件数が分かる資料（上記施行状況調査に係る調査票）は作成していない。また，上記施行状況調査に係る調査票以外に，令和２年「４月から１２月」までの審査請求の件数が分かる月次の資料等についても作成はしていない。
したがって，処分庁は，本件開示請求に対応する法人文書を保有していないとして，原処分を行った。
（２）審査請求人の主張に理由がないこと
センターでは，公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号）に基づき，センターにおける法人文書の管理についての必要な事項を規程（平成１８年規程第８号）に定めているところ，審査請求人が，「規程の１３条は，法人文書の受付について規定しているが，同条２項によれば」，同項２号の「書留等の文書は，書留郵便物受付簿（別紙様式４）に登録され」，同項１号及び２号「以外の文書は，文書受渡簿（別紙様式５）に登録されることになっている。審査請求がなされた場合，上記受付簿又は受渡簿に登録され，件名の欄に『審査請求書』と記載されるはずである。だとすれば，受付簿又は受渡簿に，『審査請求書』と記載されている件数をカウントすれば，審査請求の件数は容易に抽出できるのであって，本決定の『法人文書を保有していない』との説明は，到底納得できるものではな」く，本件開示請求に対応する法人文書を不存在と決定した原処分は取り消されるべきと主張していることからすると，審査請求人は，本件開示請求について，センターにおいて「書留郵便物受付簿」及び「文書受渡簿」から「審査請求書」と記載された件数を抽出し，抽出した件数を記載した法人文書を作成して開示することを求めているものと解される。
この点，行政文書（行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成１１年法律第４２号）２条２項）については，「開示請求時点において，『当該行政機関が保有しているもの』を行政文書としていることである。このことは，請求時点において保有していない行政文書を開示請求に応ずるために作成する必要はないことを意味する。開示請求制度に，行政機関の保有する情報を処理・加工して国民に提供させる機能まで付与するのではなく，開示請求時点において，存在する記録をあるがままの状態で開示すれば足りるという認識に基づく。」（宇賀克也著：新・情報公開法の逐条解説［第８版］４６ページ。）と解されていることからすると，行政機関は開示請求の時点で現に保有する行政文書をあるがままの形で開示することを義務付けられているにとどまるのであって，開示請求の対象となる文書は，開示請求時点において「当該行政機関が保有しているもの」と解するほかない。
この理は，法人文書についても同様である。したがって，法に基づく開示請求においても，開示請求時点において「当該独立行政法人等が保有しているもの」が対象と解され，本件開示請求をセンターが受理した時点においてセンターが保有していなかった法人文書が，本件開示請求の対象とならないことは明らかであり，センターにおいて「審査請求書」と記載された「書留郵便物受付簿」及び「文書受渡簿」を抽出し，抽出した件数を記載した法人文書を作成して開示する必要はないことから，審査請求人の主張には理由がない。
また，審査請求人の主張を，「書留郵便受付簿」及び「文書受渡簿」を開示することで「審査請求」された件数が判明するから，「書留郵便受付簿」及び「文書受渡簿」を開示すべきとの主張であると解したとしても，センターに対する独立行政法人等個人情報保護法４２条１項に基づく審査請求書は，センター本部に提出されることがあるほか，センター地方事務所に提出されることもあるため，「書留郵便受付簿」及び「文書受渡簿」を一見して「審査請求」がされた件数が判明するものではない。したがって，「書留郵便受付簿」及び「文書受渡簿」が本件開示請求に対応する法人文書には該当しないことから，審査請求人の主張には理由がない。
３ 結論
以上のとおり，本件審査請求には理由がないから，原処分を維持するのが相当と考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和３年９月２９日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１１月２日審査請求人から意見書を収受
④ 令和４年１月２５日審議
⑤ 同年５月１８日審議
⑥ 同年６月２４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象文書を保有していないとして不開示とする原処分を行った。これに対し，審査請求人は原処分の取消しを求めているところ，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして，諮問庁に対し，本件対象文書の保有の有無について改めて確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり説明する。
理由説明書（上記第３）のとおり，「書留郵便受付簿」及び「文書受渡簿」については，これらを一見して「審査請求」がされた件数が判明するものではないことから，本件対象文書に該当しない。
また，独立行政法人等個人情報保護法に基づく施行状況調査の調査票は，例年，実施依頼時に総務省から送付されることから，依頼前にセンターにおいて該当の集計作業を行うことはなく，本件開示請求時点では，令和２年度分の報告を求める施行状況調査依頼がされていなかったことから，本件対象文書に該当し得る文書は作成されていない。
なお，センターにおいては，審査請求の件数や進捗状況を管理するいわゆる「進行管理簿」は存在せず，受け付けた審査請求書は，当該審査請求書に係る決裁文書等と併せて，ファイル化し管理しているため，進行状況等については，都度，当該ファイルを確認することにより把握している。センターの情報公開等に関する規程においても，審査請求の件数や進捗状況の管理を目的とした管理簿の様式を定めていない。（２）以下，上記諮問庁の説明も踏まえ，検討する。
独立行政法人等個人情報保護法に基づく施行状況調査の実施依頼前であったこと及びこれまでのセンターの審査請求の件数や進捗状況の管理方法も踏まえると，本件対象文書を作成しておらず，また，「書留郵便受付簿」及び「文書受渡簿」は本件対象文書に当たらないとする諮問庁の説明は，不自然，不合理であるとはいえず，これを覆すに足る事情も認められない。
したがって，センターにおいて，本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
本件不開示決定通知書には，不開示とした理由について，「法人文書を保有していないため」と記載されているところ，一般に，文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有していないという事実を示すだけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該文書が存在しないかについても理由として付記することが求められる。したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，センターにおいて本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員泉本小夜子，委員磯部哲
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r04d01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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