諮問庁：国立大学法人東北大学
諮問日：令和３年１１月１日（令和３年（独情）諮問第５８号）
答申日：令和４年６月３０日（令和４年度（独情）答申第１９号）
事件名：特定施設への研究室配置に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「平成２３年８月に設計契約が行われた特定学部特定施設（当時の呼称）への研究室配置に関わる一切の文書」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，国立大学法人東北大学（以下「東北大学」，「本学」，「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った令和３年５月１９日付け総法文第３０号による不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
東北大学はこの法人文書を開示しない理由を「本件請求にかかる文書を探索いたしましたが，請求内容に当てはまる保存期間内の法人文書はありませんでしたので，文書不存在となります。以上について，法第９条第２項の規定により，開示しない旨の決定（不開示決定）をいたしました。」と示している。
しかし，どの文書をどのように探索したかの過程が全く不明であるから，文書を探索したという行為の信憑性が全くない。よって，探索方法やそれによって制約された文書の保存期間を明示すべきである。しかも，特定学部特定施設は平成２３年８月当時の呼称であり，現在は特定研究棟（以下，第２の２（１）においては「新棟」とする。）という名称になっている。
よって，名称の変遷が文書の探索において考慮される必要がある。また，新棟への研究室配置の進め方は平成２４年１月の東北大学特定教員の事案と密接な関係があることが，入手した情報源から判明している。平成２３年１２月に事務方から新棟における研究室のレイアウトなどについてのヒアリングシートが当該教員にも配布された等とある。当該教員に対するヒアリングシート提出の催促が事務方からメールによりあった，という記述もある。よって，ヒアリングシート提出に関する当該教員と事務方とのメールやり取り，ヒアリング日程表が法人文書として保管されている可能性がある。新棟における研究室レイアウト配置のプロセスに大学の事務方が関与していることから，特定学部内部の何らかの公式的な委員会などでも審議されてきたと推測され，法人文書の存在が示唆される。
（２）意見書
この決定および令和３年１１月１８日に，情報公開・個人情報保護審査会から送られてきた「理由説明書」（下記第３を指す。以下同じ。）について意見を述べる。
ア 「理由説明書」において，東北大学は，ヒアリングシート提出に関する連絡メールは保存期間１年以内のため現存していないとしているが，肝心のヒアリングシート，ヒアリング日程表の確認状況について明らかにしていない。そのため，これら関連資料についての開示を求める。
イ 「理由説明書」において，東北大学は，特定学部特定施設が現在の「特定研究棟」の建物であることが確認でき，文書の探索については当該建物についても行ったとしながら，文書の確認状況について具体を明らかにしていない。そのため，特定研究棟を文書探索対象に含めたうえでの研究室配置に関する資料の開示を改めて求める。
ウ 「審査請求書」に記載した本来特定学部特定施設に入れるとされた当該教員は正規の手続きを経ていたが，のちに合理的な理由なく入居が却下され，別の教員が代わりに正規の手続きを経ることなく入居することになったこと，および，このように手続き上問題がある決定が強行された背景には教授会での議決があったとされることを当方の情報源から確認している。したがって，平成２３年８月から平成２４年１月にかけて開催された東北大学特定学部および特定研究科の教授会議事録とその資料の追加開示を求める。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
令和３年３月１５日に，審査請求人から次の法人文書開示請求があった。・平成２３年８月に設計契約が行われた特定学部特定施設（当時の呼称）への研究室設置に関わる一切の文書
これに対し東北大学では，該当する文書を作成していないため文書不存在として法９条２項により開示をしない旨の決定を令和３年５月１９日付けで行った。
その後，令和３年８月２日付けで審査請求書が提出され，翌３日付けでこれを受理したものである。
２ 諮問理由説明
（１）審査請求の理由
審査請求人からの審査請求の理由は上記第２のとおりである。（２）諮問の理由
審査請求を受け，下記の通りあらためて探索したが，該当する文書は存在しなかったので，文書不存在の原処分を維持するものである。
ア ヒアリングシート提出に関する連絡メールは，学内の通知，依頼及び回答文書のうち軽微なものであり，保存期間は一年以内のため現存していない。
イ 特定研究科の施設整備を所掌する「マスタープラン策定委員会の資料（保存期間１０年）」の中で「特定学部特定施設」の建設計画に関する内容を確認したが，研究室配置に関するものはなかった。（研究室の配置に関しては審議・報告対象外）
ウ 「特定学部特定施設」建設に係る設計図書（常時使用）についても確認したが，研究室配置に関しては記載がなかった。
エ 過去の資料を探索している中で，特定学部特定施設が現在の「特定研究棟」の建物であることは確認できたので，文書の探索については当該建物についても行った。
以上の理由から，原処分を維持することが妥当であることから，諮問するものである。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり調査審議を行った。
① 令和３年１１月１日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１２月８日審査請求人から意見書を収受
④ 令和４年５月２７日審議
⑤ 同年６月２４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件対象文書は「平成２３年８月に設計契約が行われた特定学部特定施設（当時の呼称）への研究室配置に関わる一切の文書」であり，処分庁は，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。
審査請求人は原処分の取消しを求めているが，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして，諮問庁に対し，本件対象文書の保有の有無について改めて確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり説明する。
ア 本件対象文書について，法人文書開示請求書には「平成２３年８月に設計契約が行われた特定学部特定施設（当時の呼称）への研究室配置に関わる一切の文書」とあることから，対象期間を平成２３年度（設計の検討開始）から平成２６年度（入居完了）までとし，内容を教員及び学生が使用する研究室の配置を決めるプロセスと解して探索を行っており，文書特定の解釈は審査請求人の意図に沿っていると考える。
イ 意見書（上記第２の２（２）ウ）に「平成２３年８月から平成２４年１月にかけて開催された東北大学特定学部および特定研究科の教授会議事録とその資料の追加の開示を求める」とあるが，本学は，開示に当たり，特定学部・特定研究科及び本部事務機構施設部における施設関係の文書から，特定学部・特定研究科の教授会議事録等の会議体の文書までを探索しており，その結果として不存在を確認している。特定学部・特定研究科の教授会議事録は公開情報となっており，本学ウェブサイトにて閲覧可能であるが，上記意見書における指摘の教授会においても，特定学部特定施設についての議題は確認できない。
ウ 審査請求を受け，本学は，再度，特定学部・特定研究科事務部施設管理室，特定施設を使用する特定組織の事務を担当する特定学部・特定研究科事務部特定組織事務室及び本部事務機構施設部において，法人文書ファイルのほか，連絡メールについても探索を行ったが，文書を保有していなかったものである。現存していない以上，意見書にあるヒアリングシート及びヒアリング日程表の存在の有無も確認できない。以上が文書不存在の探索の経緯である。
（２）上記諮問庁の説明に特段不自然，不合理な点があるとはいえず，これを覆すに足る事情も認められない。
また，本件対象文書の探索が不十分であるともいえない。
したがって，東北大学において本件対象文書を保有しているとは認められず，これを保有していないとして不開示としたことは，妥当である。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人はその他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，東北大学において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員泉本小夜子，委員磯部哲
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r04d01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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