諮問庁：国立大学法人新潟大学
諮問日：令和４年６月７日（令和４年（独情）諮問第４０号），同月２３日（同第４２号）及び同年８月３日（同第５２号）
答申日：令和５年３月２０日（令和４年度（独情）答申第６６号ないし同第６８号）
事件名：特定職員が特定期間に送受信した電子メール等の不開示決定に関する件
特定職員が特定期間に送受信した電子メール等の不開示決定に関する件
特定職員が特定期間に送受信した電子メール等の不開示決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１ないし３に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）につき，開示請求に形式上の不備があるとして不開示とした各決定は，取り消すべきである。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく各開示請求（以下「本件各開示請求」という。）に対し，令和４年４月２５日付け４新大総第６号，同年５月１６日付け同第１２号及び同月２６日付け同第１５号により国立大学法人新潟大学（以下「新潟大学」，「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った各不開示決定（以下，順に「原処分１ないし原処分３」といい，合せて「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
本決定は，請求文書の特定不能を理由に不開示としている。
しかし，請求書の記載をみれば，特定職員の特定期間におけるメール及び添付文書全般を請求対象にしていることは誰の目から見ても明らかであり，特定不能ということは到底ありえない。
数万通に及ぶような文書等の請求を請求しているのではなく，特定人の特定期間のメール等の開示を求めたにすぎず，数十通，せいぜい数百通レベルであろうから十分に特定できている。
尚，新潟大学は，「特定部特定課特定職位職員が，特定年月に送受信（特定職位職員個人に法人から割り当てられたメールアドレスによるものを含む。）した電子メール及びその添付ファイル（以下「特定職位職員メール」という。）」という行政文書開示請求（以下「別件開示請求」という。）に対し，文書等を特定の上，部分開示決定を行っているという事実がある。
そのことと本件不開示決定は明らかに矛盾するものであり，今回の不開示決定は，時の経過による文書の収拾不能の企図を真の目的としているとしか思えず，まさに子供のような稚拙な時間稼ぎである。速やかに，文書を特定の上，開示決定を行うことを求める。
（２）意見書（原処分１）
審査請求の趣旨は，審査請求書に記したとおりであり，法人の説明には理由がなく，原処分１は取り消されるべきであると考える。万一，仮に，本件審査請求を棄却することが妥当であると審査会が判断するとした場合，本件請求文書が特定不能で，一方「特定部特定課特定職位職員が，特定年月に送受信（特定職位職員個人に法人から割り当てられたメールアドレスによるものを含む。）した電子メール及びその添付ファイル」（この文書は，過去，法人が法人文書開示請求において，文書を特定し部分開示を行っている。）は特定可能であるのか，その違いについて，合理的な説明をしていただきたい。
第３ 諮問庁の説明の要旨
本件各開示請求内容は，新潟大学の特定職員が送受信したメール及びその添付ファイルである。この内容に対して新潟大学は不開示決定（原処分）を行った。
１ 審査請求に係る開示決定等
新潟大学は，法人文書を特定するに足りる事項の記載が不十分であり，対象となる法人文書を特定することができないため，法人文書開示請求書に形式上の不備があるものとして不開示決定を行った。
２ 審査請求の趣旨及び理由
上記第２の１及び２（１）に同じ。
３ 審査請求に対する諮問庁の意見及び理由
（１）審査請求に対する諮問庁の意見
新潟大学が行った不開示決定は，維持する。
（２）理由
ア 本件開示請求は，新潟大学に対し，開示請求文書１ないし開示請求文書３について，それぞれ，令和４年３月１８日付け（同月２２日受理），同年４月９日付け（同月１３日受理）及び同月２３日付け（同月２６日受理）で，新潟大学の特定職員が送受信したメール及びその添付ファイルについて，法人文書開示請求書が提出されたものである。
イ 新潟大学は，上記請求書に形式上の不備（法人文書を特定するに足りる事項の記載が不十分）があるとして法４条２項の規定に基づき，開示請求文書１ないし開示請求文書３についてそれぞれ，現状の請求内容では形式不備による不開示決定となる場合がある旨を明記した上で，補正例及び新潟大学の法人文書ファイル管理簿の掲載場所（ＵＲＬ等）を参考として記載し，開示を希望する内容を可能な限り具体的な表現で記載するよう開示請求書の補正を求めた。
ウ これに対し，開示請求者から開示請求文書１については補正の回答が届いたものの，対象期間が特定されたのみであり，当初の請求内容を維持する旨の回答であったため，同月２５日付けで法人文書を特定するに足りる事項の記載が不十分なものとして，形式不備による不開示決定（原処分１）を行った。
また，開示請求文書２についても補正の回答が届いたものの，当初の請求内容を維持する旨の回答であったため，同年５月１６日付けで，法人文書を特定するに足りる事項の記載が不十分なものとして，形式不備による不開示決定（原処分２）を行った。
さらに，開示請求文書３については，補正の回答期限を過ぎても回答がなかったため，同年５月２６日付けで，法人文書を特定するに足りる事項の記載が不十分なものとして，形式不備による不開示決定（原処分３）を行った。
エ 開示請求書に記載を求められる「法人文書を特定するに足りる事項」（法４条１項２号）は，法人の職員が，当該記載から開示請求者が求める法人文書を他の法人文書と識別できる程度の記載を要するものと認識している。しかしながら，本件に係る開示請求書には，法人文書の個別具体的な名称や新潟大学が行う活動のうちいかなる内容に関する文書の開示を求めるのかが記載されておらず開示請求者が求める法人文書を他の法人文書と識別することができないため，法人文書を特定するに足りる事項の記載が不十分であると考える。また，対象文書が特定されない中で，すべてのメール及び添付ファイルについて逐一確認し，開示・不開示の判断を行うことは，事務作業が膨大となり，法人業務の遂行に支障が生じる恐れがあることから，対象文書を特定するための補正は妥当なものであり，開示請求者がこれに応じなかったために不開示決定を行ったことも妥当であると考える。
オ なお審査請求人が主張する「特定職位職員メール」の開示に関しては，開示・不開示の判断は開示請求ごとに行われるものであることから，本件不開示決定とは何ら関係がないものと認識している。以上から，新潟大学が行った不開示決定は維持する。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件各諮問事件について，以下のとおり，併合の上，調査審議を行った。
① 令和４年６月７日諮問の受理（令和４年（独情）諮問第４０号）
② 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
③ 同月２３日諮問の受理（令和４年（独情）諮問第４２
号）
④ 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
⑤ 同年７月１１日審査請求人から意見書を収受（令和４年（独情）諮問第４０号）
⑥ 同年８月３日諮問の受理（令和４年（独情）諮問第５２
号）
⑦ 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
⑧ 同月３０日審議（令和４年（独情）諮問第４０号及び同
第４２号）
⑨ 同年１０月１２日審議（令和４年（独情）諮問第４０号，同第４２号及び同第５２号）
⑩ 令和５年２月２１日審議（同上）
⑪ 同年３月１４日令和４年（独情）諮問第４０号，同第４２号及び同第５２号の併合並びに審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件各開示請求について
本件各開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものである。
処分庁は，本件各開示請求に係る法人文書開示請求書の記載では法人文書の特定が困難であるとして，審査請求人に対し法人文書を特定するに足りる事項の記載を求めたが，審査請求人がこれに応じなかったため，開示請求に係る法人文書の特定不十分という形式上の不備があることを理由に原処分を行った。
審査請求人は，原処分の取消しを求めているが，諮問庁は，原処分は妥当であるとしていることから，以下，原処分の妥当性について検討する。
２ 原処分の妥当性について
（１）諮問庁は原処分の妥当性について，上記第３のとおり説明するが，当審査会事務局職員をして諮問庁に更に確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり説明する。
ア 開示請求書に記載を求められる「法人文書を特定するに足りる事項」（法４条１項２号）については，法人の職員が，当該記載から開示請求者が求める法人文書を他の法人文書と識別できる程度の記載を要するものと認識している。
イ しかし，本件各開示請求において，開示請求者（審査請求人）は，特定職員が電子メールを送受信した期間を特定しているのみである。この開示請求内容では，法人文書の範囲は形式的，外形的には一見明確だが，新潟大学における法人組織の活動は多種多様であり，当該メールが含まれていると審査請求人が考える法人文書（ファイル）の個別具体的な名称や新潟大学が行う活動のうちいかなる内容に関する電子メール及びその添付ファイルの開示を求めるのかという情報を含まない本件各開示請求書の記載では，開示請求者が求める法人文書を他の法人文書と識別することができないため，法人文書を特定するに足りる事項の記載としては不十分であると判断した。
ウ 審査請求人は，別件開示請求に対し，文書等を特定の上，部分開示決定を行っているという事実があり，そのことと原処分は明らかに矛盾すると主張するが，別件開示請求の場合，請求の対象とされた特定部特定課特定職位職員の業務については，新潟大学事務局事務分掌規程により事務の範囲が限定され得ることから，当該開示請求書に記載された内容を「特定職位職員が行う事務に関するメール及び添付ファイル」と解釈することにより，膨大な作業を行った上で，開示決定等を行ったものである。
一方，本件各開示請求においては，新潟大学の教員である特定職員Ａ及び特定職員Ｂに関する情報の開示を求めている。大学の教員が行う業務に関しては，特定職位職員のような所掌範囲に関する規程やそれに類するもので機械的に区分されるものではなく，教育，研究，社会や地域に貢献する活動など，広範かつ多種多様であり，その範囲は個々の教員によっても異なるものである。
さらに，教員は人事上の所属組織としては一つであるが，活動を行う上では，学部や大学院を担当し，また，他の組織の教員との共同研究を行っている場合は当該組織など，複数の組織にまたがった活動を行う場合もあるため，一つの組織でのみ活動を行っている特定職位職員に係る開示請求と同様に文書特定を行うことは極めて困難である（極論すれば，対象となる可能性が明確に否定できる部局等を除き，新潟大学の全ての部局等で悉皆的に探索する必要が生じかねない）と考える。
また，メールサーバー上に残っている，特定職員Ａ及び特定職員Ｂが送受信したメールから探索をする方法があるのではないかという指摘も想定され得るが，当該職員が既に廃棄したものはメールサーバーには残っていないのであるから，結局は請求の趣旨から導かれる探索の範囲を不当に狭めることになりかねず，法人が保有している文書を探す方法としてこれを用いることは適切ではないと考える。（２）検討
当審査会において，諮問書に添付された開示請求書を確認したところ，諮問庁が説明するとおり，本件各開示請求は，特定職員Ａ及び特定職員Ｂが電子メールを送受信した期間を特定しているのみであり，外に法人文書を特定する何らの情報も記載されていないことが確認できる。また，教員である特定職員Ａ及び特定職員Ｂの職務内容や範囲等に鑑みれば，当該記載のみでは新潟大学において法人文書を特定する（他の文書と識別する）ことはできないとする，上記諮問庁の説明は否定し難い。
したがって，本件各開示請求は，いかなる文書の開示を求めるのかを識別し得る事項が示されていないから，請求の対象となる文書の特定が不十分であるといわざるを得ず，これを特定するに足りる補正がされない限り，形式上の不備があるというべきである。
３ 求補正の適切性について
（１）諮問庁は，本件各開示請求について以下のとおり求補正を行った旨説明する。
現状の請求内容では形式不備による不開示決定となる場合がある旨を明記した上で，補正例及び新潟大学の法人文書ファイル管理簿の掲載場所（ＵＲＬ等）を参考として記載し，開示を希望する内容を可能な限り具体的な表現で記載するよう求補正を行った。
（２）当審査会において，理由説明書に添付された各開示請求に係る「法人文書開示請求書の補正について（依頼）」と題する文書を確認したところ，上記（１）のとおり記載されており，諮問庁から，法人文書ファイル管理簿の提示を受け，その内容を確認したところ，法人文書の個別具体的な内容が記載されていることは確認できる。
しかしながら，開示請求の対象とされた特定職員Ａ及び特定職員Ｂが，どのような業務に従事しているのかといった情報は全く示されていない。（３）そこで，審査請求人の主張，上記２（１）の諮問庁の説明等を併せ検討すると，審査請求人は，別件開示請求と本件各開示請求との間には相違点があること，また，実際に文書を特定する上ではどのような情報が必要であるかを認識していなかったものと思料される。
（４）法４条１項２号は，開示請求書に形式上の不備があるため補正を求めるに当たり，開示請求者に対し，補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならないと定めているところ，今般，処分庁が本件各開示請求について，開示請求に係る法人文書を特定するに足りる事項の記載が不十分である旨を告げた上で行った補正依頼の内容は，「文書を特定するに足りる事項が記載されていないこと」，「法９条２項に基づく形式不備による不開示決定となる場合があること」，「補正例の提示」及び「法人文書ファイル管理簿の掲載場所（ＵＲＬ等）」である。しかしながら，このような情報提供だけでは，適切に補正を行うことは容易ではないと認められるので，情報提供としては明らかに不十分であり，事案に即した参考情報（例えば特定職員Ａ及び特定職員Ｂが行っている業務の具体的な内容，これに関連する法人文書ファイル名の例示など）を提供して，開示を請求する文書の名称等について補正を求めるべきであった。したがって，本件における補正の手続は不当なものといわざるを得ない。
４ 本件各不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，開示請求に形式上の不備があるとして不開示とした各決定については，開示請求者に対し，補正の参考となる情報を提供するなどして開示を請求する文書の名称等について補正を求め，改めて文書の特定を行い，開示決定等をすべきであることから，取り消すべきであると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員泉本小夜子，委員磯部哲
別紙
１ 本件対象文書１
（１）貴法人職員（特定職員Ａ及び特定職員Ｂに限る。）が，送受信した電子メール及びその添付ファイル（特定期間Ａ）までの間に送受信したものに限る。）
（２）請求内容の補足をします。本請求は，特定人が管理使用するメールアドレスに係るメール等の開示請求であり，特定人個人に割り振られたメールアドレスが請求内容に含まれるのは当然ですが，それ以外に，例えば特定人が役職に就いており，その役職に割り振られたメールアドレスがあり，それを特定人が実質的に管理している場合は，そのメールアドレスに係る電子メール等も請求内容に含まれます。また，期日内に送受信されたとは，貴法人のメールサーバーにて記録された時間が期日内であることであり，特定人がメーラーで実際に送受信した時間ではありません。法人文書の特定に当たっては，貴法人メールサーバーに残されている電子メール等もしっかりと探索し，漏れのないよう対応した上で，開示不開示の決定をなされることを望みます。
２ 本件対象文書２
（１）貴法人職員（特定職員Ａに限る。）が，貴法人から割り当てられたメールアドレス（例えば当該者が役職に就いており，その役職に割り振られたメールアドレスがあり，それを特定人が実質的に管理している場合は，そのメールアドレスを含む。）において送受信した電子メール及びその添付ファイル（特定期間Ｂに送受信したもの）のうち，貴法人の役員又は職員が組織的に用いるものとして，貴法人が保有しているもの（ただし，法２条２項但書各号に該当するものを除く。）
（２）請求内容の補足をします。本請求は，特定人が管理使用するメールアドレスに係るメール等の開示請求であり，特定人個人に割り振られたメールアドレスが請求内容に含まれるのは当然ですが，それ以外に，例えば特定人が役職に就いており，その役職に割り振られたメールアドレスがあり，それを特定人が実質的に管理している場合は，そのメールアドレスに係る電子メール等も請求内容に含まれます。また，期日内に送受信されたとは，貴法人のメールサーバーにて記録された時間が期日内であることであり，特定人がメーラーで実際に送受信した時間ではありません。法人文書の特定に当たっては，貴法人メールサーバーに残されている電子メール等もしっかりと探索し，漏れのないよう対応した上で，開示不開示の決定をなされることを望みます。
３ 本件対象文書３
（１）貴法人職員（特定職員Ａに限る。）が，貴法人から割り当てられたメールアドレス（例えば当該者が役職に就いており，その役職に割り振られたメールアドレスがあり，それを特定人が実質的に管理している場合は，そのメールアドレスを含む。）において送受信した電子メール及びその添付ファイル（特定期間Ｃに送受信したものに限る。）のうち，貴法人の役員又は職員が組織的に用いるものとして，貴法人が保有している全てのもの（ただし，法２条２項但書各号に該当するものを除く。）（２）請求内容の補足をします。本請求は，特定人が管理使用するメールアドレスに係るメール等の開示請求であり，特定人個人に割り振られたメールアドレスが請求内容に含まれるのは当然ですが，それ以外に，例えば特定人が役職に就いており，その役職に割り振られたメールアドレスがあり，それを特定人が実質的に管理している場合は，そのメールアドレスに係る電子メール等も請求内容に含まれます。また，期日内に送受信されたとは，貴法人のメールサーバーにて記録された時間が期日内であることであり，特定人がメーラーで実際に送受信した時間ではありません。法人文書の特定に当たっては，貴法人メールサーバーに残されている電子メール等もしっかりと探索し，漏れのないよう対応した上で，開示不開示の決定をなされることを望みます。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r04d02.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。