諮問庁：厚生労働大臣
諮問日：令和２年１２月２１日（令和２年（行情）諮問第７１１号）
答申日：令和４年７月１４日（令和４年度（行情）答申第１１９号）
事件名：特定事業場への是正指導を公表する際の起案文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「特定年月日の特定事業場への是正指導を公表する際の起案文書」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
本件審査請求の趣旨は，行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和２年５月１２日付け千労発基０５１２第６号により千葉労働局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，取消しを求めるというものである。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）原処分を取り消すとの決定を求める。
（２）対象となる文書に関する是正指導文書控は保存・保有しているので，対象となる文書を保有していないとする処分は不当である。
よって，諮問庁に審査を請求する。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求の経緯
（１）審査請求人は，令和２年３月２５日付け（同月２７日受付）で，処分庁に対して，法３条の規定に基づき，「特定年月日の特定事業場への是正指導を公表する際の起案文書」に係る開示請求を行った。
（２）これに対して，処分庁が令和２年５月１２日付け千労発基０５１２第６号により，不開示決定（原処分）を行ったところ，審査請求人は，これを不服として，同年７月１４日付け（同月１５日受付）で本件審査請求を提起したものである。
２ 諮問庁としての考え方
本件審査請求に関し，本件対象文書を保有していないため不開示とした原処分は妥当であり，本件審査請求は棄却すべきものと考える。
３ 理由
（１）本件対象文書の特定について
本件対象文書は，「特定年月日の特定事業場への是正指導を公表する際の起案文書」である。
（２）本件対象文書の保有について
本件対象文書は，違法な長時間労働を繰り返し行う企業の経営トップに対する都道府県労働局長による是正指導の実施及び企業名の公表制度（以下「企業名公表制度」という。）に関する文書である。
本件対象文書については，特定事業場への是正指導を公表する際の起案文書であり，処分庁（千葉労働局労働基準部監督課）の行政文書ファイルによれば，広報に関するものとして，「広報綴」に該当し，その保存年限は３年間，保存期間終了後の措置は廃棄となっている。本件対象文書の公表は特定年月日であり，保存期間の起算日が特定年Ａ４月１日となり，終了日が特定年Ｂ３月３１日となるが，現時点においても，行政文書ファイルでの保存状況は「保存中」となっている。
しかしながら，企業名公表制度に関する関係書類の原本は，主として特定事業場を管轄する労働基準監督署に保管されていたことから，関係書類の写し等を綴るための１年未満保存の行政文書を作成しており，本件対象文書も当該１年未満保存の行政文書ファイルに誤って編綴したものと考えられる。当該１年未満保存の行政文書ファイルは，事案が終了し一定期間が経過した後廃棄され，その際，本件対象文書も一緒に誤ってされたものと考えられる。
処分庁においては，開示請求を受け，文書が所在する可能性が考えられる処分庁内の執務室，書庫及び特定事業場を管轄する労働基準監督署が保有するファイルを探索したほか，本件審査請求を受け再度探索を行ったが，いずれに際しても文書の保有は認められなかった。
なお，本件誤廃棄を受け，行政文書が適切に分類・編綴されているかの点検・確認を行う等の再発防止策を講ずることとしている。以上を踏まえれば，文書管理に不適切な点はあったものの，本件対象文書を保有しておらず，文書不存在により不開示とした原処分は妥当であると考える。
（３）審査請求人の主張について
審査請求人は，「対象となる文書に関する是正指導文書控は保存・保有しているので，対象となる文書を保有していないとする処分は不当である」として原処分の取消しを求めているが，本件対象文書の保有については，上記（２）のとおりであり，本件結論に影響を及ぼすものとは認められない。
４ 結論
以上のとおり，原処分を維持することが妥当であり，本件審査請求は棄却すべきと考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和２年１２月２１日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和４年６月２０日審議
④ 同年７月７日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求に対し，処分庁は，本件対象文書を保有していないとして，不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は原処分の取消しを求めているが，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に改めて確認させたところ，諮問庁は，以下のとおり説明する。
ア 本件対象文書は，特定年月日の特定事業場への是正指導を公表する際の起案文書であるところ，本件対象文書がつづられるべき行政文書ファイルは，広報に関するものとして，「広報綴（特定年度）」に該当することから，当該行政文書ファイルを確認したところ，本件対象文書はなかったものである。
イ 本件対象文書に係る特定事業場への是正指導は，企業名公表制度（違法な長時間労働を繰り返し行う企業の経営トップに対する都道府県労働局長による是正指導の実施及び企業名の公表制度）に関するものであるところ，当該指導に関する関係書類の原本は，主として特定事業場を管轄する労働基準監督署に保管されていたことから，処分庁においては，関係書類の写し等をつづるための行政文書ファイル（保存期間：１年未満）を作成しており，本件対象文書も当該行政文書ファイルに誤って編てつしたものと考えられる。当該行政文書ファイルは，具体的な廃棄時期は確認できないものの，事案が終了し一定期間が経過した後廃棄された。その際，本件対象文書も一緒に誤って廃棄されたものと考えられる。
ウ 処分庁においては，本件開示請求を受け，本件対象文書が所在する可能性が考えられる関連部署内の執務室，書庫及び特定事業場を管轄する労働基準監督署が保有するファイルを探索したほか，本件審査請求を受け再度探索を行ったが，いずれに際しても本件対象文書の保有は認められなかった。
エ なお，本件誤廃棄を受け，千葉労働局において行政文書が適切に分類・編てつされているかの点検・確認や文書管理の自主点検及び研修等の再発防止策を実施済みである。
（２）当審査会において，諮問庁から本件に係る行政文書ファイル「広報綴（特定年度）」の管理簿情報の提示を受けて確認したところ，その保存期間満了日は本件開示請求の受付日以降の日付であり，本件開示請求時点では，本件対象文書の保存期間は満了前であったことが認められる。その上で検討すると，上記（１）の諮問庁の説明は，本件対象文書が本来保存されるべき行政文書ファイルにつづられていなかったこと，本件対象文書の性格から，保存期間が１年未満の行政文書ファイルに誤ってつづられた結果，本件開示請求時点では，既に廃棄されていることが考えられるというものである。
上記の諮問庁の説明は，本件対象文書が確認できないということ以外は，推測の域を出ず，結局，その経緯等も不明というものである。その点も含めて，本件については，文書管理が不適切であったというほかないが，上記（１）ウの文書の探索の方法及び範囲が不十分であるとはいえない。したがって，本件開示請求時点において，本件対象文書を保有していなかったとする諮問庁の説明を覆すに足りる事情も存しないことから，千葉労働局において，本件対象文書を保有しているということはできず，不開示とした原処分は妥当といわざるを得ない。
３ 付言
本件は，開示請求をきっかけとして，本来，存在すべき行政文書を保有していないことが判明したものであり，本件のような事態は，ひとえに行政文書の管理意識の欠如に起因するものと考えられるところ，千葉労働局においては，既に再発防止策を実施しているとのことであり，今後，同様の事態を起こさぬよう日頃の適切な行政文書の管理を徹底することが望まれる。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，千葉労働局において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第３部会）
委員長屋聡，委員久末弥生，委員葭葉裕子
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0403.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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