諮問庁：防衛大臣
諮問日：令和４年２月２４日（令和４年（行情）諮問第１６０号）
答申日：令和４年８月１０日（令和４年度（行情）答申第１９０号）
事件名：「個々の不服申立て毎のファイル」を管理した行政文書ファイルの不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「「個々の不服申立て毎のファイル」を管理した行政文書ファイル。＊電磁的記録が存在する場合，その履歴情報も含む。」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，平成２８年１２月２日付け防官文第２０２５７号により防衛大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書によると，おおむね以下のとおりである。
本件対象文書が存在しないとなると，業務の遂行上支障があると思料される。その点を鑑みると，本件対象文書の存在の可能性は高いと考えられるので，関連部局を探索して発見に努めるべきである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，これに該当する行政文書の保有を確認することができなかったことから，平成２８年１２月２日付け防官文第２０２５７号により，法９条２項の規定に基づき，文書不存在による不開示決定処分（原処分）を行った。
本件審査請求は，原処分に対して提起されたものである。
なお，本件審査請求について，審査請求が提起されてから情報公開・個人情報保護審査会への諮問を行うまでに約５年１か月を要しているが，その間多数の開示請求に加え，開示請求の件数を大幅に上回る大量の審査請求が提起され，それらにも対応しており，諮問を行うまでに長期間を要したものである。
２ 本件対象文書の保有の有無について
本件対象文書については作成又は取得しておらず，保有していないことから，文書不存在につき不開示としたものである。また，本件審査請求を受け，念のため改めて行った探索においても，本件対象文書についてはその存在を確認できなかった。
３ 審査請求人の主張について
審査請求人は，第２の２のとおり原処分の取消しを求めるが，上記２のとおり，本件対象文書については作成又は取得しておらず，所要の探索を行ったにもかかわらず保有を確認できなかったことから，不存在につき不開示としたものであり，本件審査請求を受けて念のため所要の探索を行ったが，再度の探索においてもその存在を確認できなかった。
よって，審査請求人の主張には理由がなく，原処分を維持することが妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和４年２月２４日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年７月１４日審議
④ 同年８月４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，これを保有していないとして，不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象文書の開示を求めるものと解されるところ，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして，諮問庁に対し，本件対象文書の保有の有無について，改めて確認させたところ，以下のとおり説明する。
ア 処分庁は，平成２８年１０月３日付けで受け付けた行政文書開示請求書に記載された請求内容の「行政文書開示決定に対する異議申立に係る証拠類の受領及び返却について記録した文書の全て。＊電磁的記録が存在する場合，その履歴情報も含む。」について，異議申立てに係る証拠類の受領及び返却についての記録を一覧として記録した文書は存在しないことから，個々の不服申立てごとのファイルを確認する必要があるものの，不服申立ての件数は極めて多数に及び，対象文書の探索及び特定が困難であったことから，個別の案件の指定を求めて，同年１１月２９日付けで審査請求人に連絡を行った。
イ 上記アの連絡に対して，平成２８年１１月３０日付けで，審査請求人より「「防衛省行政文書管理規則」に基づき，「個々の不服申立て毎のファイル」を管理した行政文書ファイルが存在するかと存じます（存在しなければ当該規則違反かと存じます）。開示請求件名を下記の通り変更致しますので，当該文書が存在しなければ不開示決定で結構ですので，手続をお進め下さい。（新たな請求件名）「個々の不服申立て毎のファイル」を管理した行政文書ファイル。＊電磁的記録が存在する場合，その履歴情報も含む。」との回答があったため，開示請求文言を本件対象文書のとおり補正した。
ウ 変更後の開示請求文言（本件対象文書）の「「個々の不服申立て毎のファイル」を管理した行政文書ファイル」は，行政文書ファイル管理簿には登録されていない。
また，変更後の開示請求文言にある「不服申立て」については，全ての行政文書開示決定に対する不服申立てが該当するが，その全てを網羅的に一の集合物にまとめ，管理した行政文書ファイルは作成していない。
なお，防衛省行政文書管理規則（平成２３年防衛省訓令第１５号。以下「規則」という。）において，「「個々の不服申立て毎のファイル」を管理した行政文書ファイル」を作成又は取得しなければならないという趣旨の規則は存在しない。
エ 開示請求者から，上記イの回答の際，「当該文書が存在しなければ不開示決定で結構ですので，手続をお進め下さい。」との連絡があったため，開示請求者に対してこれ以上補正を求めることは困難と判断し，上記ウのとおり，本件対象文書に該当する行政文書ファイルは作成又は取得しておらず，保有していないことから，文書不存在につき不開示とする原処分を行った。
（２）当審査会において，行政文書ファイル管理簿及び規則を確認したところ，諮問庁の上記（１）ウの説明に不自然・不合理な点はなく，また，これを覆すに足りる事情も認められない。
また，上記（１）ア，イ及びエの求補正の経緯等も，法４条２項の規定の趣旨に照らして特段不適切な点があるとまでは認められない。したがって，防衛省において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，防衛省において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第４部会）
委員小林昭彦，委員塩入みほも，委員常岡孝好
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0404.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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