諮問庁：防衛大臣
諮問日：令和３年３月２５日（令和３年（行情）諮問第１０４号）
答申日：令和４年９月８日（令和４年度（行情）答申第２０１号）
事件名：「防人服第８０９号（２０．１．２８）」にいう「審理の意義や懲戒手続の内容を記載した書面」のフォーマット等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
開示請求された「①海上自衛隊において，防人服第８０９号（２０．１．２８）に基づき定めた「審理の意義や懲戒手続の内容を記載した書面」のフォーマット。」に係る行政文書（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，平成２８年４月１５日付け防官文第８１５４号により防衛大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った一部開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消し及び文書の再特定・全部開示の決定を求める。
２ 審査請求の理由
（１）審査請求書
今回開示された２件の文書には，「別紙第１１」「７８（頁）」と記された，全く同じ図が添付されているが，これは審理の意義・内容を説明する文書の「フォーマット」ではないのか。
また，以前海上幕僚監部（服務室）は，別の諮問事件において，事件ごとに審理の意義・内容を説明する文書をゼロから作り，その後速やかに電子データに至るまで破棄するといった説明をしているが，パソコンの普及した現代において，そのような非効率的な仕事のやり方をするとは考えられない。電子フォーマットがあるのではないか。それとも，本件開示文書（「懲戒手続の概要」・・・前述した２つの図ではなく，７（頁）という数字が付された方）のような複雑な文書を，ゼロから作り，せっかく作ったものを別件で活用せずに破棄するのか。
（２）意見書
ア まず諮問庁は，「その間多数の開示請求に加え，開示請求の件数を大幅に上回る大量の審査請求が提起され，それらにも対応しており，諮問を行うまでに長期間を要した」などと述べているが，こうした言い訳は，同様に諮問が遅延した事件に係る答申（令和２年度（行情）答申第３４７号・３４８号・・・令和２年１１月１０日等）で一蹴されており，理由にならない。かかる答申が出たにもかかわらず，諮問庁がかかる言い訳を繰り返しているのを見ると，「情報公開・個人情報保護審査会（以下「審査会」という。）には従わない」という諮問庁の強固な意志が感じられるが，諮問庁はかかる考えを改めるべきである。
更に言えば，諮問庁が「その間多数の開示請求に加え，開示請求の件数を大幅に上回る大量の審査請求が提起され，それらに「も」対応しており」と言っているのは嘘である。平成１７年の関係省庁申合せによれば，審査請求から原則として３０日以内，特別な事情がある場合でも９０日以内に審査会への諮問等をすることとされているが，防衛省公文書監理室においては，審査請求への対応は９０日どころか，平均約５年間を要している。そして，審査請求から約５年が経過した案件から順番に，理由説明書の「テンプレート」に沿って理由説明書（ひいては諮問）の準備にかかるのである。すなわち，そうした案件は約５年間何の対応も為されず「塩漬け」にされているのであるから，「それら（他の審査請求等）に「も」対応しており」と言うのは正しくなく，「それら（他の審査請求等）に「だけ」対応しており」と言うのが正しい。かかる長期間の塩漬け対応（文字通りの「塩対応」と言うべきか）は，長い時間の経過による資料の散逸・記憶の風化により，審査請求人の意見書作成その他の対応を困難にするばかりでなく，各幕行政文書管理室・各幕主管課の対応を困難にするので，改善して頂きたい。とりあえず，何年かけても上記のようなテンプレート的な理由説明書しか作れないのであれば，現在抱えている数百件の塩漬け審査請求につき，直ちにテンプレート的な理由説明書を作成して諮問し，滞貨一掃されたい。
イ 海上自衛隊における懲戒手続のマニュアルである「懲戒処分手引書」（海幕補第２１５４号２５．３．１）（以下「懲戒処分手引書」という。）の１６頁２ないし４行目には「①被疑事実通知書を被疑隊員に送達する際は，審理の意義や懲戒手続全般の内容を記載して書面を交付し，併せてその内容を説明し，了知させること（別紙第１１懲戒手続の概要）」とある。当該記述が，防人服第８０９号（２０．１．２８）を意識したものであることは明らかである。そして，別紙第１１（７８頁）は別紙に掲げる文書２及び文書３である。２件の具体的懲戒事件において被疑者に交付された書面と一致する（別紙の番号（１１）と，頁番号（７８）まで一致する。）。すなわち，この別紙第１１（７８頁）こそが，海上自衛隊における「審理の意義や懲戒手続の内容を記載した書面」のフォーマット（文書１）ではないのか。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
本件開示請求は，「①海上自衛隊において，防人服第８０９号（２０．１．２８）に基づき定めた「審理の意義や懲戒手続の内容を記載した書面」のフォーマット。②①のフォーマット以外で実際に被疑者に送付された当該内容を記載した書面（電子データを含む。）（懲戒権者：海上幕僚長）」（以下「本件請求文書」という。）の開示を求めるものであり，②に該当する行政文書として，別紙に掲げる文書２及び文書３を特定したが，①に該当する本件対象文書については保有を確認することができず文書不存在のため，平成２８年４月１５日付け防官文第８１５４号により，別紙に掲げる文書２及び文書３について，法５条１号に該当する部分を不開示とするとともに，本件対象文書を不開示とする原処分を行った。
本件審査請求は，原処分に対して提起されたものである。
なお，本件審査請求について，審査請求が提起されてから審査会への諮問を行うまでに約４年８か月を要しているが，その間多数の開示請求に加え，開示請求の件数を大幅に上回る大量の審査請求が提起され，それらにも対応しており，諮問を行うまでに長期間を要したものである。
２ 本件対象文書の保有の有無について
本件対象文書については，保有しておらず，海上幕僚監部の関係部署において，机，書庫，パソコン内のファイル等を探索したが，保有を確認することができなかったことから，不存在につき不開示としたものである。また，本件審査請求を受け，念のため改めて行った探索においても，本件対象文書についてはその存在を確認できなかった。
３ 法５条該当性について
別紙に掲げる文書３の１枚目の宛先及び本文の一部については，個人に関する情報であり，特定の個人が識別されることから，法５条１号に該当するため不開示とした。
４ 審査請求人の主張について
審査請求人は，上記第２の２のとおりとして原処分の取消し及び文書の再特定・全部開示を求めるが，原処分を行うに当たって，別紙に掲げる文書２及び文書３が本件開示請求に係る行政文書として確認できたものの全てであり，本件対象文書については，上記２のとおり，海上幕僚監部の関係部署において所要の探索を行ったにもかかわらず保有を確認できなかったことから，不存在につき不開示としたものであり，本件審査請求を受けて念のため所要の探索を行ったが，再度の探索においてもその存在を確認できなかった。また，文書３の一部については，上記３のとおり，法５条１号に該当することから，当該部分を不開示としたものである。よって，審査請求人の主張には理由がなく，原処分を維持することが妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和３年３月２５日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年７月１４日審査請求人から意見書を収受
④ 令和４年８月９日審議
⑤ 同年９月１日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものである。
審査請求人は，原処分の取消し，文書の再特定及び全部開示の決定を求める旨主張するが，審査請求書の内容に鑑みれば，具体的には，本件対象文書の保有の有無を争うものと解される。
諮問庁は，本件対象文書を保有していないとして不開示とした原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 防衛省・自衛隊では，隊員に懲戒処分を行う場合の手続について，自衛隊法施行規則（以下「施行規則」という。）において，懲戒権者は，規律違反の疑いのある隊員の規律違反の事実の調査の結果，規律違反の事実があると認めたときは，当該事案につき審理を行わなければならず（施行規則７１条），審理を行おうとするときは，当該隊員に対し，規律違反の疑いがある事実を記載した書類（被疑事実通知書）を送達しなければならないとされている（施行規則７３条）。一方，施行規則８５条は，規律違反の事実が明白で争う余地がない場合に審理を省略できる懲戒手続の特例を定めており，同条の規定に基づき審理を省略する場合については，「自衛隊法施行規則第８５条（懲戒手続の特例）の規定に基づき審理を省略する場合の留意事項について（通達）」（平成２０年１月２８日付け防人服第８０９号。以下「特例通達」という。）において，被疑隊員に被疑事実通知書を送達する際に，審理の意義や懲戒手続の内容を記載した書面（以下「添付書面」という。）を添付することとされている。
イ 上記アを踏まえ，本件開示請求については，特例通達に基づき定めた，海上自衛隊が保有する添付書面の定型化された共通の書式（以下「書式（フォーマット）」という。）及び被疑隊員に実際に送達された具体的な添付書面の開示を求めるものと解し，このうち前者（本件対象文書）について保有を確認することができなかったことから，文書不存在につき不開示としたものである。
ウ 施行規則，特例通達，「懲戒手続に関する訓令」（昭和２９年防衛庁訓令第１１号）及び「訓戒等に関する訓令」（昭和３１年防衛庁訓令第３３号）の懲戒手続等に関する訓令等において，添付書面の書式（フォーマット）についての定めはなく，具体的な事案について規律違反の疑いがある隊員に対し被疑事実通知書を送達する際には，事案ごとに，通達の趣旨を踏まえ，審理の意義や懲戒手続の内容が明確に理解できるような書面を作成し添付しており，海上自衛隊においては添付書面の書式（フォーマット）となるような文書は作成していない。
エ なお，審査請求人は海上幕僚監部作成の懲戒処分手引書の一部が添付書面の書式（フォーマット）に該当するのではないかと主張するが，当該手引書は懲戒手続の内容を記載した文書で，適正な懲戒処分手続実施のため，関係規則等について解説し，海上自衛隊の各部隊等担当者の参考となるべく作成したものであり，添付書面を説明するための資料については，各懲戒権者がそれぞれ独自に作成しており，中には懲戒処分手引書を引用し説明している懲戒権者もあるが，懲戒処分手引書から引用するように海上幕僚監部から部隊等に指示していないため，審査請求人が主張する懲戒処分手引書の一部は添付書面の書式（フォーマット）ではない。
オ 本件開示請求を受け，海上幕僚監部の関係部署において執務室内の机，書庫及びパソコン上のファイル等の探索を行うとともに，関係職員に聞き取りを行ったものの，添付書面の書式（フォーマット）の存在を確認することはできなかった。
カ 本件審査請求を受け，海上幕僚監部の関係部署において，再度上記オと同様の探索を行うとともに，本件添付書面の電磁的記録について，その保存期間や取扱いについても関係職員に聞き取りを行ったものの判然とせず，その保有を確認することはできなかった。
（２）当審査会において，諮問庁から施行規則及び特例通達の提示を受けて確認したところ，その内容は上記（１）アの諮問庁の説明のとおりであると認められる。さらに，審査請求人が本件対象文書に該当する旨主張する懲戒処分手引書について，添付書面の書式（フォーマット）ではないとする上記（１）エの諮問庁の説明を覆すに足りる事情も見いだせないことから，防衛省において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
原処分の不開示理由について，「該当する行政文書の保有を確認することができなかったことから，文書不存在につき不開示としました。」と記載されているところ，一般に文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有していないという事実だけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に廃棄又は亡失したのか等，当該文書が存在しないことの要因についても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであるといわざるを得ず，処分庁においては，今後の対応において，上記の点につき留意すべきである。
５ 本件一部開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，防衛省において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員太田匡彦，委員佐藤郁美
別紙（原処分で特定された文書）
文書１開示請求された「①海上自衛隊において，防人服第８０９号（２０．１．２８）に基づき定めた「審理の意義や懲戒手続の内容を記載した書面」のフォーマット。」に係る行政文書
文書２データファイル１（被疑事実通知書同封書）
文書３データファイル２（お知らせ）
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0405.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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