諮問庁：国税庁長官
諮問日：令和３年１２月９日（令和３年（行情）諮問第５５５号）
答申日：令和４年１０月６日（令和４年度（行情）答申第２５７号）
事件名：特定の物品を引き渡した業者名が分かる文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「特定の備品を引き渡した業者名の分かる書類」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和３年９月２１日付け特定記号第２９２号により特定国税局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである（なお，意見書及び添付資料については省略する。）。
開示請求した文書は，Ｈ２７．２に特定国税局特定部署１内で把握された所在不明備品に係る廃棄事績であるが，原本についてはＨ２８．３末で保存期間が満了となっているため廃棄済み。そのため不開示とされた。しかしＲ３．７実施の情報公開請求で同備品については，Ｈ２９．９に物品管理法２７条（事前の不要決定）で返納手続きが行われていることが明らかとなっている。所在不明備品（現物未確認となっている備品）については物品管理法３２条（亡失）で処理すべきところ，廃棄事績が存在することを理由に同法２７条で処理されており，平成２９年９月に備品の返納手続きを行った際または平成２９年度に実施した「平成２９年度物品供用簿」の更新時に少なくとも「写」は添付されているものと推認されます。またＲ２．５の時点で特定職員１及び特定職員２，Ｒ２．７の時点で特定職員３，Ｒ２．８の時点で特定職員４及び特定職員５が同文書の写しを所持していた他，Ｒ２．７実施の公益通報に対する結果通知書（Ｒ３．４通知）に「同事績で当該備品の適切な廃棄が証明されている。」とする趣旨の記述があることから，同事績の原本廃棄後も，写しは特定部署２，特定部署３，特定役職の間で組織的に保管されているものと推認される。そのため，同文書は公文書と解されるので，不開示の決定は不当と考えられる。
原本については廃棄済みであることは承知しましたが原本廃棄後（Ｈ２８．３）のＨ２９．９に作成された物品返納決議書等に添付されていたはずの同文書の写しについて開示を求めるものである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，法３条の規定に基づき，審査請求人が処分庁に対して，本件対象文書の開示を求めるものである。
２ 本件審査請求について
処分庁は，本件対象文書について，該当する文書の不存在を理由とする不開示決定（原処分）を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象文書の写しの開示を求めていることから，以下，原処分の妥当性について検討する。
３ 原処分の妥当性について
処分庁に確認したところ，次の事実が確認された。
（１）本件備品について
本件備品については，特定国税局において本件備品を保有していないにもかかわらず同局の物品管理簿，物品供用簿に本件備品が登載されたままとなっていたことから，事後的に平成２９年９月に物品管理官から物品供用官に対し物品返納命令を行い，平成３０年３月に物品廃棄決議を行ったものである。
（２）本件対象文書の保有状況について
本件対象文書とは，すなわち備品の売払いや廃棄は契約行為によっていることから，契約業者名が記載されている契約書，仕様書，支出負担行為決議書等の「契約決議書関係書類」であると認められる。そして，いつの契約決議書関係書類が該当するかについては，平成２２年度に機器更新をした際に旧機器（本件備品）を業者に引き取らせていることから，開示対象文書は，本件備品の更新年度である「平成２２年度契約関係書類」と特定したものである。
当該契約決議書関係書類の保存期間は５年（平成２８年３月末）であり，保存期間満了後に廃棄した事実が確認できる。
また，本件審査請求を受け，特定国税局特定部署２及び物品供用先であった特定部署１の事務室キャビネット，書庫の探索を行ったが，本件対象文書は把握されなかった。
よって，開示請求時において本件対象文書は存在しないため，処分庁が不開示決定した原処分は妥当である。
４ 審査請求人の主張について
（１）審査請求人は，審査請求書の審査請求の理由において，以下のとおり主張する。
ア 本件備品については，平成２９年９月に物品管理法２７条（事前の不用決定）で返納手続きが行われていることが明らかとなっている。所在不明物品（現物未確認となっている備品）については同法３２条（亡失）で処理すべきところ，廃棄事績が存在することを理由に同法２７条で処理されており，平成２９年９月に備品の返納手続きを行った際または平成２９年度に実施した「平成２９年度物品供用簿」の更新時に少なくとも「写」は添付されているものと推認される。
イ 令和２年５月の時点で特定職員１及び特定職員２，同年７月の時点で特定職員３，同年８月の時点で特定職員４及び特定職員５が本件対象文書の写しを所持していたほか，令和２年７月実施の公益通報に対する結果通知書（令和３年４月通知）に「同事績で当該備品の適切な廃棄が証明されている。」とする趣旨の記述があることから，同事績の原本廃棄後も，写しは特定部署２及び特定職員１ないし特定職員５が所属する課室の間で組織的に保管されているものと推認される。（２）しかしながら，これらの主張については，以下のとおり理由がない。
ア 上記（１）アについて，廃棄の事実について処分庁に確認したところ，本件備品は平成２２年度に業者に引き取らせており，事後的に平成２９年９月に物品監理官から物品供用官に対し物品返納命令を行い，平成３０年３月に物品廃棄決議を行ったものである。審査請求人の「少なくとも「写」は添付されているものと推認される」との主張については，処分庁において改めて審査請求人が主張する備品の返納手続の書類や物品供用簿及び物品廃棄決議を確認したが，本件対象文書の写しは添付されていない。
イ 上記（１）イについて，審査請求人が，特定職員１ないし特定職員５が本件対象文書の写しを所持していたと主張する時点がいつであるのか必ずしも明らかではないが，特定職員１ないし特定職員５が当該文書の写しを所持していた事実は確認されなかった。
また，審査請求人が公益通報に対する結果通知書に記述されているとする「同事績」とは，審査請求人が審査請求の理由に記載している「廃棄事績」であり，すなわち本件対象文書の写しと認められるが，特定部署２及び特定職員１ないし特定職員５が所属する課室の間で当該文書の写しが組織的に保管されている事実は確認されなかった。
５ 結論
以上のことから，本件対象文書については，既に廃棄しているため保有しておらず，不存在として行った不開示決定（原処分）は妥当であると判断する。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和３年１２月９日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和４年１月１８日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 同年９月１５日審議
⑤ 同月２９日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，これを保有していないとして，不開示とする原処分を行った。これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めているところ，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）上記第３に加え，本件対象文書を保有していない理由について，当審査会事務局職員をして改めて諮問庁に確認させたところ，諮問庁は次のとおり説明する。
ア 一般的に，取得した物品が廃棄されるまでの通常の手順は以下のとおりである。
（ア）取得から供用まで
取得した物品は，物品管理官が物品管理簿に登載する。その物品を使用させるときに物品供用官に「供用」を行い，物品供用官の物品供用簿にも登載される。
（イ）不用決定から売払い又は廃棄まで
供用された物品が使用に耐えなくなった場合，①物品供用官は物品管理官へ報告し，②物品管理官は物品供用官に対し返納命令を行う。そして，③物品管理官は，承認権者へ物品不用決定承認申請及び処分方法の選択（売払い又は廃棄）を行い，承認権者（取得価格が５０万円以上４００万円以下の物品は総務部次長）の承認を受け，不用決定を行う。④廃棄処分するものは物品廃棄決議を行い，廃棄決定をする。⑤廃棄決定後，「廃棄」として物品管理簿から減される。
イ 本件備品については，特定国税局において本件備品を保有していないにもかかわらず，同局の物品管理簿及び物品供用簿に本件備品が登載されたままとなっていたことから，事後的に上記ア（イ）の手順を行ったものである。
ウ 本件対象文書は「特定の備品を引き渡した業者名の分かる書類」であるところ，備品の引渡しは契約行為によっていることから，「契約決議書関係書類」が本件対象文書に該当し得ると判断した。
なお，①特定国税局における特定備品更新の仕様書では，一般的に旧機器は更新業者に引き取らせる仕様になっていること，②物品管理システムに，旧機器（特定の物品）の更新物品が，平成２３年３月２５日取得と記録されていること，③平成２９年度に事後的に廃棄決議を行った際の担当者が平成２２年度更新備品の購入業者から旧機器は引き取った旨を聞いているということから，本件対象文書は「平成２２年度契約決議書関係書類」に編てつされていたものと解される。しかしながら，当該契約決議書関係書類の保存期間は５年（平成２８年３月末）であり，保存期間満了後に廃棄した事実を確認している。
エ また，上記イのとおり，本件備品は既に廃棄しており，現物と帳簿の不突合については，上記ウの①ないし③の理由により確認ができていたことから，本件備品については，物品不用決定承認申請書自体は作成せず，物品廃棄決議書において，不用決定承認申請，不用決定及び廃棄決議を行ったものである。
なお，審査請求人は，平成２９年９月に備品の返納手続を行った際又は同年度に実施した「平成２９年度物品供用簿」の更新時に少なくとも「写」は添付されているものと推認される旨主張するが，関係法令や「物品不用決定承認申請」，「物品管理簿」及び「物品供用簿」の様式に記載された作成要領には，廃棄した事実が分かる書類の添付を求める旨の記載はなく，これらの書類に本件対象文書の写しの添付は不要である。
オ さらに，本件開示請求を受け，念のため開示請求日現在保有していた平成２７年度分ないし令和２年度分及び令和３年度作成分の「契約決議書関係書類」を探索したが，本件対象文書に該当する文書は確認できなかった。
また，特定職員１ないし特定職員５に対し，本件対象文書の所持の有無について，口頭で確認を行ったほか，特定職員１ないし特定職員５が本件開示請求当時所属していた，特定部署１ないし特定部署３の事務室内のキャビネット，書庫及び共有フォルダを探索したが，本件対象文書に該当する文書は確認できなかった。
（２）以下，検討する。
ア 諮問庁から提示を受けた標準文書保存期間基準を確認したところ，「契約決議書関係書類」は，「編さん区分」が会計年度であり，保存期間は「契約が終了する日に係る特定日以後５年」であることが認められた。
なお，諮問庁から提示を受けた「平成２２年度契約決議書関係書類」の廃棄事績を確認したところ，当該文書は，本件開示請求以前の平成２８年７月５日に既に廃棄されていることが認められた。
イ また，諮問庁から提示を受けた物品の廃棄に係る関係法令等を確認したところ，物品廃棄決議書等に本件対象文書の写しを添付することは必要とされていないことが認められた。
ウ 特定国税局における特定物品の廃棄に係る手続の適否はともかく，上記アのとおり，本件開示請求時点では本件対象文書は既に廃棄されていることが認められ，上記イのとおり，物品廃棄決議書等にも本件対象文書の写しの添付も必要とされておらず，上記（１）オの特定国税局における探索の範囲，方法が特段不十分であるとも認められないことからすると，特定国税局において，本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，特定国税局において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第４部会）
委員小林昭彦，委員白井玲子，委員常岡孝好
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0406.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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