諮問庁：内閣総理大臣
諮問日：令和４年３月１１日（令和４年（行情）諮問第２０９号）
答申日：令和４年１０月１３日（令和４年度（行情）答申第２７５号）
事件名：特定期間に係る特定職員の出勤簿等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和３年７月３０日付け府知事第７８号により内閣府知的財産戦略推進事務局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）を取り消すべきであるとの決定を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求の理由は，審査請求書によると，おおむね以下のとおりである。（１）審査請求人即ち開示請求者の請求内容
本件審査請求人は，令和３年５月３１日，本件対象文書を内容とする行政文書開示請求書を提出した。
（２）行政文書開示決定通知書の記載内容
これに対し，令和３年８月４日，不開示決定を受領した。
（３）行政文書開示決定通知書の検討
しかし，上記開示内容は違法かつ不当である。特定年度乃至特定年度における特定職員の出勤簿・人事記録簿・公用車使用記録・第三者との会合記録に関する文書（例えば，入札関係書類・契約書・会議議事録・会議開催年月日・出席者名簿・提出書類・議会における想定問答集・検討書・報告書等）が開示されていないので開示していただきたい。よって，法９条２項の規定に基づきなされた行政文書不開示決定（府知事第７８号・決定日：令和３年７月３０日）を取り消すべきであるとの決定を求める。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求の趣旨及び理由について
（１）審査請求の趣旨
本件は，審査請求人が行った開示請求に対して，処分庁において原処分を行ったところ，審査請求人から，原処分の取り消しを求める審査請求が提起されたものである。
（２）審査請求の理由
審査請求書に記載された本件審査請求の理由は，次のとおりである。原処分は，違法かつ不当である。特定年度乃至特定年度における特定職員の出勤簿・人事記録簿・公用車使用記録・第三者との会合記録に関する文書（例えば，入札関係書類・契約書・会議議事録・会議開催年月日・出席者名簿・提出書類・議会における想定問答集・検討書・報告書等）が開示されていないので開示すべきである。
２ 本件開示請求及び原処分について
本件開示請求は，特定年度から特定年度の間，内閣官房知的財産戦略推進事務局特定役職を務めた特定職員の①出勤簿，②人事記録簿，③公用車使用記録，④第三者との会合記録に関する文書（例えば，入札関係書類，契約書，会議議事録，会議開催年月日，出席者名簿，提出書類，議会における想定問答集・検討書・報告書等）の開示を求めるものである。処分庁においては，審査請求人からの本件開示請求に対し，開示請求に係る行政文書を作成・取得しておらず，これを保有していないことから，原処分を行った。
３ 原処分の妥当性について
処分庁においては，本件開示請求を受けてから，行政文書ファイルが保存されている執務室内及び書庫並びにサーバ上に保存された共有ファイル内について，本件開示請求の対象文書を探索した上で，原処分を行った。審査請求人は，本件審査請求において，特定職員の①出勤簿，②人事記録簿，③公用車使用記録，④第三者との会合記録に関する文書（以下「会合記録文書」という。）が開示されていないと主張する。
しかし，①出勤簿並びに④会合記録文書のうち知的財産戦略本部会合に係る入札関係書類，契約書，開催年月日の決定に係る文書及び想定問答集については，いずれも保存期間が満了し，既に廃棄されている。②人事記録簿，③公用車使用記録並びに④会合記録文書のうち検討書及び報告書については，作成・取得していない。④会合記録文書のうち知的財産戦略本部会合に係る議事録，出席者名簿及び提出書類については，ＨＰで公表している。よって，審査請求人の主張は失当である。
また，本件審査請求を受けてから，改めて，請求にある資料について，行政文書ファイルが保存されている執務室内及び書庫並びにサーバ上に保存された共有ファイル内を探索したが，上記以外の当該関係の文書の存在は，一切確認されなかった。
４ 結論
以上のとおり，原処分は妥当であり，審査請求人の主張には理由がないことから，本件審査請求は，これを棄却することが妥当であると考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和４年３月１１日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年９月９日審議
④ 同年１０月７日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，これを作成又は取得しておらず，保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めているところ，諮問庁は，原処分は妥当であるとしていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に更に確認させたところ，諮問庁は，以下のとおり補足して説明する。
ア 保存期間が満了し既に廃棄されている文書
（ア）出勤簿
法が施行（平成１３年４月１日）される際に制定された内閣官房文書取扱規則（平成１３年１月６日内閣総理大臣決定。平成１７年３月２３日一部改正。以下「取扱規則」という。）及び取扱規則に基づき作成した行政文書分類基準上「出勤簿・休暇簿」（行政文書ファイル管理簿登録上は「出勤簿・休暇簿（平成○○年）」。）については，保存期間を５年としている。
平成１８年及び平成１９年分の出勤簿については，行政文書ファイル管理簿上保存期間満了時の措置が廃棄とされており，既に廃棄済みである。
平成１５年ないし平成１７年分の出勤簿については，行政文書ファイル管理簿に掲載されていないものの，作成・取得から５年が経過しており，既に廃棄済みである。
（イ）会合記録文書のうち知的財産戦略本部会合に係る入札関係書類，契約書，開催年月日の決定に係る文書及び想定問答集
取扱規則及び取扱規則に基づき作成した行政文書ファイル管理簿では，「知的財産戦略推進本部」の文書については保存期間を３年としている（行政文書ファイル管理簿においては，１０年保存となっているところ，当時，当初の３年保存から繰り返し延長を行ったため，１０年保存となっている。）。
一方で，内閣官房文書管理規則（平成２３年４月１日内閣総理大臣決定）では，別表第１「行政文書の保存期間基準」６関係行政機関の長で構成される会議において，１０年保存とされているが，既に，作成・取得から１０年以上が経過しており，廃棄済みである。
イ 作成・取得していない文書
（ア）人事記録簿
内閣官房における人事記録簿の管理は内閣官房内閣総務官室（任用担当）で行っていたと考えられ，特定役職の人事記録等を管理する事務を内閣府知的財産戦略推進事務局（以下「知財事務局」という。）で所掌しておらず，人事記録簿は作成していない。なお，知的財産戦略推進の事務体制に関する規則（平成１５年２月２５日内閣総理大臣決定・平成１５年３月３１日一部改正）においても，人事記録の管理を所管していることは規定上示されていない。
（イ）公用車使用記録
内閣官房における公用車の管理は内閣官房内閣総務官室（会計担当）で行っており，当該公用車に関する事務を知財事務局で所掌しておらず，公用車使用記録は作成していない。
（ウ）会合記録文書のうち検討書及び報告書
公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号）の施行（平成２３年４月１日）に伴う改正前の内閣官房行政文書管理規則（平成１３年１月６日内閣総理大臣決定。以下「平成１３年規則」という。）６条において，意思決定並びに事務及び事業の実績については，文書を作成することを原則としているところ，知財事務局が所管する知的財産戦略本部会合においては，「知的財産推進計画」を決定しているため，意思決定が行われており，これに係る文書は作成しなくてはならないものと解される。
また，「事務及び事業の実績」とは，一般的に行政機関の諸活動の成果やそれに係る庶務的な事務を指しているものであるところ，知財事務局においては，知的財産戦略本部やそこで決定される知的財産推進計画の「決定」に関わる庶務的な事務が該当し，例えば，本部会合においてその「決定」に影響を与えるような関係省庁への協議や，同本部開催に係る庶務業務があげられ，これについても文書を作成しなくてはならない。
一方で，特定役職が第三者との会合を行っていたとしても，知的財産戦略本部会合に係る意思決定は，知財事務局内部及び委員会等で行われており，他省庁や民間人との面会において，同会合に係る意思決定を行うことはなく，当然，意思決定に係る事務にも該当しないため，本件対象文書については平成１３年規則６条に基づき作成するものとされている文書ではないことから，これを作成・取得していない。
（２）当審査会において，諮問庁から提示を受けた上記各規則，行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿を確認したところ，上記第３の３及び上記（１）の諮問庁の説明が，不自然，不合理であるとまではいえない。
また，審査請求人において，本件対象文書の存在について，具体的な根拠を示しているわけではなく，処分庁において本件対象文書を保有していることをうかがわせる事情も認められない。
（３）上記第３の３の探索の範囲等について，特段の問題があるとは認められない。
（４）以上によれば，知財事務局において，本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 付言
原処分に係る不開示決定通知書（以下「本件不開示決定通知書」という。）において，本件対象文書を不開示とした理由について，「開示請求に係る行政文書を作成・取得しておらず，これを保有していないことから，不開示とした」旨記載されている。
この点につき，諮問庁は，上記２（１）イの文書については，作成・取得しておらず，これを保有していないと説明しているが，上記２（１）アの文書については，作成・取得から保存期間が経過しており廃棄済みであると説明している。
そうすると，本件不開示決定通知書の不開示とした理由の記載には，対象文書について作成後，保存期間経過により廃棄したことについても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであるといわざるを得ず，処分庁においては，今後の対応において，上記の点につき留意すべきである。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，知財事務局において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員合田悦三，委員木村琢麿，委員中村真由美
別紙（本件対象文書）
知的財産戦略推進事務局は，内閣府の特別の機関で，知的財産戦略本部が決定する知的財産推進計画の策定及び執行に際し，各中央省庁間の調整などに当たり，２００３年（平成１５年）４月１日に内閣官房の組織として設置されているが，平成１５年度乃至平成１８年度における特定職員の出勤簿・人事記録簿・公用車使用記録・第三者との会合記録に関する文書（例えば，入札関係書類・契約書・会議議事録・会議開催年月日・出席者名簿・提出書類・議会における想定問答集・検討書・報告書等）。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0406.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。