諮問庁：農林水産大臣
諮問日：令和４年１０月１２日（令和４年（行情）諮問第５７７号）
答申日：令和５年２月１６日（令和４年度（行情）答申第５２６号）
事件名：特定施設に係る令和２年度の予算執行実績の電子媒体文書の開示決定に関する件（文書の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書（以下「本件請求文書」という。）の開示請求につき，別紙の２に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）を特定し，開示した決定については，本件対象文書を特定したことは，結論において妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和４年４月２５日付け４農修館第３８号により農林水産研修所長（以下「処分庁」という。）が行った開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
審査請求人は，令和元年度まで農林水産研修所特定部署担当者より庁費及び各所修繕費にかかる予算執行の実績データ（経費整理簿）及び予算執行状況（庁費・各所修繕費）について，メールで情報の共有がありました。
審査請求人から令和３年５月１２日メールにて令和２年度予算の実績データ（経費整理簿）（庁費及び各所修繕費）（以下「令和２年度経費整理簿」という。）の最終版実績を農林水産研修所副所長，調整第２係長等へ依頼を行うも同月２５日で再依頼，同年６月１日で再々依頼，以後同月１４日，１６日，２１日，２９日，同年８月２日，同年１０月２５日，同年１２月１日，１０日，令和４年１月２０日メールで依頼したが当該実績データの送信はありません。
令和４年１月２５日メールで「令和２年度予算の実績データ（経費整理簿）（庁費及び各所修繕費）」について，情報共有を特定部署へ依頼していますが，正当な理由もなく回答も当該資料等の送信もありません。また，「職員による開示請求について（平成１３年８月２４日付け１３文第７５号大臣官房秘書課長・大臣官房文書課長）」により，同じ組織内で職員が業務の参考等のため，予算の実績データや予算執行状況を依頼しています。本来，法に基づく開示請求によるのではなく，特定部署で適宜当該資料等を特定施設あて送信すべきところを何故拒むのかわかりません。
なお，特定部署で情報を共有しないのであれば，開示請求するしかありませんが，開示請求の事務手続きは農林水産研修所長あてに行うこととなります。
審査請求人は，農林水産研修所長あて令和４年３月２４日付けの行政文書開示請求書を提出しました。
農林水産研修所長より令和４年４月２７日，行政文書開示決定通知書を簡易書留で受け取りました。
農林水産研修所長より令和４年４月２５日付け４農修館第３８号の行政文書開示決定通知書があった「農林水産研修所特定施設の令和２年度の庁費及び各所修繕費にかかる予算執行の実績データ（経費整理簿）の電子媒体文書」については，審査請求人から何度もメールで情報共有を依頼し文書は特定できたにも関わらず，かつ審査請求人が必要としている情報の内容を確認せず，開示請求した文書と異なる文書を開示決定した。
標記の件について，令和４年５月１１日１８：１３の総務課長のメールにおいて，「今回は，既に開示請求書が届いており，行政文書を特定するに不十分な内容ではなかったため，確認の連絡をすることなく，該当する行政文書を特定して通知をしたものと認識しています。」と回答がありましたが，審査請求人から令和４年１月２０日１６：５８メールで，特定できる内容（平成３１（令和元）年度の経贄整理簿のエクセルファイル見本）を総務課長に送信していますので，明らかに，意図的に異なる文書の開示を決定していることの事実は明確です。
また，審査請求人あて開示請求書の写しの交付について，令和４年４月１８日１８：３９の総務課長のメールにおいて，「接受印を押印した開示請求書の写しは，開示請求者には交付しておりません。請求内容の補正をしておりませんので。」と回答がありましたが，審査請求人の指摘により令和４年５月１６日特定記録で開示請求書の写しが郵送で届きました。
法において，行政文書とは，法の適用対象となる「行政文書」の範囲を明らかにするものである。開示請求権の対象は，「行政文書」とし，「情報」とはしていない。これは，対象を「情報」とした場合には，その範囲を確定するのが困難であったり，同様な情報が様々な媒体に記録されている場合にどの情報を請求するものであるかの特定が困難となるなどの問題が想定されることによる。そこで，開示請求の対象（「行政文書」）を，情報が一定の媒体に記録されたものとし，これらの「行政文書」については，３７条のとおり，適正な管理を行い，開示請求の対象範囲の明確化にも資することとしている。
また，その範囲について，政府の説明責務が全うされるようにするという法の目的に照らして必要十分なものとするため，施行前に作成し，又は取得した文書を含め，決裁，供覧等の手続を要件とせず，業務上の必要性に基づき保有している文書であるかどうかの実質的な要件（「当該行政機関の職員が組織的に用いるもの」）で規定するとともに，媒体の種類を幅広くとらえて電磁的記録が含まれることとした。
したがって，特定部署で支出負担行為の債主名が存在しないことはあり得ません。
このことから令和４年４月２５日付け４農修館第３８号により農林水産研修所長が行った開示請求した文書と異なる文書の開示決定について，これを取り消して，本件請求文書を開示するよう求める。
（２）意見書
本件は，「職員による開示請求について（平成１３年８月２４日付け１３文第７５号大臣官房秘書課長・大臣官房文書課長）」により，同じ組織内で職員が業務の参考等のため，予算の実績データや予算執行状況を依頼しています。本来，法に基づく開示請求によるのではなく，特定部署で適宜当該資料等を特定施設あて送信すべきところ，平成３１（令和元）年度まで審査請求人が開示請求した令和２年度経費整理簿と，処分庁が開示決定した「Ｒ２支出負担行為差引簿」は，内容が異なります。また，審査請求人から開示請求以前より別紙１（略）のとおり平成３１（令和元）年度予算の実績データ（経費整理簿）（庁費及び各所修繕費）」の実例をメールで送信している。
更に，令和２年度経費整理簿のデータが作成職員のパソコンが令和３年５月頃毀損した連絡については，別紙２（略）のとおり特定部署技術研修課長よりメールで「令和３年度予算執行状況（庁費・各所修繕）の提出について」の連絡であり，審査請求人には伝えられていない。なお，別紙１（略）は，平成３１（令和元）年度予算の実績データ（経費整理簿）（庁費及び各所修繕費）」の一部抜粋である。したがって，審査請求人が必要としている情報を確認せず，開示請求した文書と異なる文書を開示決定した原処分は妥当ではない。
第３ 諮問庁の説明の要旨
本件審査請求は，開示請求者（審査請求人）が農林水産研修所長（処分庁）に対し，本件請求文書の開示請求を行ったことについて，法９条１項の規定に基づき，令和４年４月２５日付け４農修館第３８号で本件対象文書を開示した決定（原処分）に対して，審査請求人は，その決定を取り消し本件請求文書の開示を求めている。
法１９条の規定に基づき，情報公開・個人情報保護審査会へ諮問するに当たり，原処分を維持することについての説明は，以下のとおりである。
１ 審査請求の趣旨及び理由
上記第２の１及び２（１）のとおり。
２ 原処分に関する諮問庁の考え方
審査請求人は，本件開示請求以前から特定部署に対し，平成３１（令和元）年度の「経費整理簿」（特定部署の会計（経理）担当職員が個人の執務参考用資料として作成した，経費区分，支出年月日，支出内容，金額，契約先等が記載されている資料をいう。以下同じ。）と同等の内容の令和２年度経費整理簿の提供を求めていたことから，当該資料も審査請求人が求めるものに含まれると推測されるが，開示請求書に記載された本件開示請求文書に該当する資料としては，経費整理簿に類する本件対象文書も該当する。
平成３１（令和元）年度の経費整理簿は，審査請求人からの要求により，当該資料作成者が提供している。令和２年度経費整理簿のデータは，その作成職員のパソコン内に保管し，共用フォルダなど組織的に用いる場所には保管していなかったが，当該パソコンは令和３年５月頃毀損し，当該データが復元できない状況となっており，また，再度作成も行われていない。したがって，令和２年度経費整理簿を提供できない旨は，本件開示請求以前に同館職員から審査請求人に伝えている。
今回の審査請求を受けて，改めて共有フォルダ内の探索を行い，また，念のため書庫についても探索を行ったが，令和２年度経費整理簿は存在しなかった。
このため，開示請求時点において本件請求文書に該当する行政文書として，平成３１（令和元）年度までの経費整理簿において整理されていた経費区分，支出年月日，支出内容，金額，残額など予算執行の実績データが記載されている本件対象文書を特定した。
したがって，本件対象文書を特定し，その全部を開示した原処分は妥当である。
３ 結論
以上により，諮問庁としては，処分庁が行った原処分について，処分庁の判断は妥当であり，原処分を維持することが妥当と考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和４年１０月１２日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１１月１８日審査請求人から意見書を収受
④ 令和５年１月１９日審議
⑤ 同年２月９日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象文書を特定した上で，全部開示する原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，審査請求書及び意見書の内容に鑑みれば，本件請求文書に該当する文書として本件対象文書を特定したことは不適切であり，改めて本件請求文書に該当する文書の特定を求めるものと解されるところ，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の特定の妥当性について検討する。
２ 本件対象文書の特定の妥当性について
（１）審査請求人は，本件対象文書を特定したことについて，以下のとおり主張する。
ア 本件開示請求は，令和２年度経費整理簿の開示を求めるものであり，処分庁は，本件開示請求以前から，審査請求人が令和２年度経費整理簿の提供を求めていたことを把握していたのであるから，本件対象文書を特定したことは，意図的に本件請求文書と異なる行政文書を特定したものである。
イ 令和２年度経費整理簿と本件対象文書は，記載内容が異なっているものであり，本件対象文書を特定したことは，妥当ではない。
（２）上記（１）について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から以下のとおり説明があった。
ア 令和２年度経費整理簿は，審査請求人が求めている資料と考えているが，担当職員が個人の執務参考用資料として作成しているものであり，組織的に用いるものではないことから，行政文書には該当しない。また，行政文書に該当しないことから，令和２年度経費整理簿は，担当職員の端末にのみ保存されており，当該端末が令和３年５月頃毀損し，復元ができない状況となったことから，消失し，再度の作成もしていない。
なお，本件審査請求を受け，特定部署の共有フォルダ及び書庫を確認したが，本件対象文書以外に本件請求文書に該当する文書の保有は確認できなかった。
イ 本件対象文書には，令和元年度までの経費整理簿において整理されていた経費区分，支出年月日，支出内容，金額，残額など予算執行の実績データが記載されていることから，これを特定したことは妥当である。
（３）以下検討する。
ア 諮問庁は，令和２年度経費整理簿は，担当職員が個人の執務参考用資料として作成したものであり，組織的に用いるものではないことから，行政文書に該当しないと説明する。しかしながら，審査請求人の求めに応じて，令和元年度までの経理整理簿が業務上必要なものとして配布されており，また，令和２年度経費整理簿においても，業務上必要なものとして本件開示請求以前から提供を求められていたことからすれば，同経費整理簿は，職員の個人的な執務資料にとどまらず，組織的に用いられるものと認められ，行政文書に該当すると考えられることから，これを否定する諮問庁の説明は是認できない。本件において，審査請求人は，令和２年度経費整理簿の開示を求めており，処分庁においても，令和２年度経費整理簿が，審査請求人が求めている文書であると認識し得たことからすれば，本件請求文書に該当する文書として，令和２年度経費整理簿を特定すべきであったと認められる。一方で，令和２年度経費整理簿は，担当職員の端末にのみ保存されており，当該端末が令和３年５月頃毀損し，復元ができない状況となったことから，消失し，再度の作成はしていないとの上記（２）アの諮問庁の説明を覆すに足る事情が認められないことや，その探索方法・範囲等が不十分とはいえないことからすると，農林水産研修所において，令和２年度経費整理簿を保有しているとは認められない。
イ したがって，本件請求文書に該当する文書として本件対象文書を特定したことは妥当であるとはいえず，本件開示請求に対しては，本来令和２年度経費整理簿を特定し，不存在を理由に不開示とすべきであったものと認められる。
しかしながら，上記アのとおり，農林水産研修所において，令和２年度経費整理簿を保有しているとは認められないことから，原処分を取り消す意義はなく，本件対象文書を特定して開示した原処分は，結論において妥当であるといわざるを得ない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求文書の開示請求につき，本件対象文書を特定し，開示した決定については，農林水産研修所において，本件請求文書に該当する文書を保有しているとは認められないので，本件対象文書を特定したことは，結論において妥当であると判断した。
（第４部会）
委員小林昭彦，委員白井玲子，委員常岡孝好
別紙
１ 本件請求文書
特定施設の令和２年度の庁費及び各所修繕にかかる予算執行の実績データ（経費整理簿）の電子媒体文書
２ 本件対象文書
Ｒ２支出負担行為差引簿
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r04011.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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