諮問庁：財務大臣
諮問日：令和４年１１月３０日（令和４年（行情）諮問第６８２号）
答申日：令和５年２月２２日（令和４年度（行情）答申第５４８号）
事件名：特定職員が特定期間に送受信した電子メールの不開示決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）につき，開示請求に形式上の不備があるとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和４年７月１１日付け財秘第１６６４号により財務大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，おおむね次のとおりである（なお，資料の内容は省略する。）。以下の理由で，原処分には理由がない。
（１）審査請求人が処分庁に提出した行政文書開示請求書には，法４条１項２号の要求する「行政文書の名称その他の開示請求に係る行政文書を特定するに足りる事項」が記載されている。
（２）法４条１項２号の適用について処分庁と何ら異なるところのない特定大臣１に対して審査請求人が行った似た趣旨の行政文書開示請求では，資料１及び資料２の通り電子メールが特定されている。また，法４条１項２号の適用について処分庁と何ら異なるところのない特定大臣２に対して審査請求人が行った似た趣旨の行政文書開示請求では，資料３の通り電子メールが特定されている。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
（１）令和４年５月２１日付け（同月２６日受付）で，法３条に基づき，審査請求人から処分庁に対し，本件対象文書について開示請求が行われた。（２）これに対して，処分庁は，法９条２項の規定に基づき，原処分を行った。
（３）この原処分に対し，令和４年８月２８日付け（同年９月１日受付）で，行政不服審査法２条に基づき，審査請求が行われたものである。
２ 審査請求人の主張
（１）審査請求の趣旨
上記第２の１のとおり。
（２）審査請求の理由
上記第２の２のとおり。
３ 諮問庁としての考え方
本件は，処分庁に対し，令和４年５月２１日付け（同月２６日受付）で，本件対象文書を開示請求内容とする行政文書開示請求書が提出されたもの。処分庁は，行政文書の名称その他の開示請求に係る行政文書を特定するに足りる事項の記載が必要として，法４条２項の規定に基づき，令和４年６月８日付けで，審査請求人に補正を求めた。当該補正の求め（以下「求補正１」という。）においては，「『特定職員が特定日２から特定日３までの間に送信又は受信した電子メール全て』との記載について，行政文書の個別具体的な名称，テーマ，内容等が特定されていないため，審査請求人が求める行政文書を他の行政文書と識別することが困難であること」及び「行政文書の管理に関するガイドラインでは，所掌事務に関する文書管理の実施責任者として文書管理者を指名し，行政文書の保存を含めた文書の管理を文書管理者単位で行う旨を定めているところ，現状の請求文言では，何れの部局，課室が保有する行政文書を請求しているのか明らかでないこと」を明記するとともに，補正の参考となる情報として，別紙の２に掲げる情報を提供した。
求補正１に対し，同年６月１３日付け（同月１６日受付）で，審査請求人から，別紙の３に掲げるとおり補正の求めに対する回答（以下「回答１」という。）が提出された。
処分庁は，なお行政文書の名称その他の開示請求に係る行政文書を特定するに足りる事項の記載が必要として，同年６月２１日付けで，審査請求人に再度補正を求めた。当該補正の求め（以下「求補正２」という。）においては，求補正１と同一の内容の記載に加えて，審査請求人に補正を促す趣旨で，情報公開・個人情報保護審査会による答申の先例（令和元年１０月１６日答申（令和元年度（行情）答申第２４９号）。特定期間における特定職員の送受信メール等について，開示請求に形式上の不備があるとして不開示とした決定は，妥当であるとされたもの。）に関する情報を提供した。
求補正２に対し，同年６月２５日付け（同月２８日受付）で，審査請求人から，別紙の４に掲げるとおり補正の求めに対する回答（以下「回答２」という。）が提出された。
回答１及び回答２により，審査請求人に補正の意思がないことが示されたため，処分庁は，同年７月１１日付けで，形式上の不備が補正されなかったことを不開示理由とする原処分を行った。
上記のとおり，処分庁は，行政文書の名称その他の開示請求に係る行政文書を特定するに足りる事項の記載が必要として，審査請求人に対し，補正の参考となる情報を提供しつつ，複数回にわたり補正を求めた。しかしながら，形式上の不備が補正されなかった。
なお，令和４年度（行情）答申第３号のとおり，処分庁において，開示請求に係る行政文書に該当する可能性がある電子メールの探索を行う場合，「行政文書の管理に関するガイドライン」において，行政文書に該当する電子メールは，原則として作成者又は第一取得者が速やかに共有フォルダ等に移すとされていること等を踏まえると，共有フォルダの中に該当する可能性がある電子メールを探索することとなるが，検索する文字列が特定されていない中では，悉皆的に共有フォルダの中の電子メールを１件ずつ開いて検索する必要がある上，該当する可能性があるメールが確認できたとしても，開示請求に係る行政文書が特定されていない状況では，開示すべき文書かどうかは判断できず，含まれるキーワードを明確に定める等，他の行政文書と識別することが可能な請求文言を決めなければ，結局，他の行政文書と識別し，探索することは困難である。
また，同ガイドラインでは，所掌事務に関する文書管理の責任者として，文書管理者を指名し，行政文書の保存を含めた文書の管理を文書管理者単位で行う旨が定められているところ，文書管理者は基本的に各課長（参事官，室長を含む。）が想定されている。本件対象文書の文言には特定職員が送信又は受信したメールの相手方等の部局，課室が特定されておらず，何れの部局，課室が保有する行政文書を請求されているのか明らかではなく，対象となる可能性がある部局，課室が保有する行政文書のうち対象期間に関する全てのメールを悉皆的に探索する必要が生じるなど，膨大な作業量が想定され，請求対象となる行政文書を他の行政文書と識別することが困難である。
以上のことから，処分庁が行った原処分は妥当であると考える。
４ その他
審査請求人は，その他種々主張するが，諮問庁の判断を左右するものではない。
５ 結論
以上のことから，処分庁が法９条２項の規定に基づき行った原処分は妥当であり，本件審査請求は棄却すべきものと考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和４年１１月３０日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和５年１月２６日審議
④ 同年２月１６日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，開示請求に行政文書を特定するに足りる事項の記載が不十分であるという形式上の不備があり，相当な期間を定めて補正を求めたが，形式上の不備が補正されなかったとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めているが，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，原処分の妥当性について検討する。
２ 原処分の妥当性について
（１）形式上の不備の有無について
ア 開示請求書に記載を求められる「行政文書を特定するに足りる事項」（法４条１項２号）は，行政機関の職員が，当該記載から開示請求者が求める行政文書を他の行政文書と識別できる程度の記載を要するものと解される。
イ 本件開示請求書の「１請求する行政文書の名称等」欄には，本件対象文書のとおり記載されており，送受信の対象となる特定職員の氏名及び対象期間については具体的に記載されているものの，請求の対象とする行政文書は「送信又は受信した電子メールの全て」とされており，請求する行政文書の名称，分野，内容等が特定されていない上，いずれの部局，課室が保有する行政文書を請求しているのかについても明らかではないことが認められる。
ウ そうすると，本件の請求内容には種々の電子メールが想定され，どこまでを含むかは，本件開示請求書の記載からは明らかでなく，本件対象文書は，サーバ内にある各部局の共有フォルダ及び各部局の執務室にある行政文書ファイルを悉皆的に探索する必要があると認められることからすると，開示請求書の記載から開示請求者が求める行政文書を他の行政文書と識別することができないから特定が不十分であるとする諮問庁の上記第３の３の説明は否定し難く，法４条１項２号に規定する行政文書の名称その他の開示請求に係る行政文書を特定するに足りる事項が記載されているとは認められず，本件開示請求には請求の対象となる文書の不特定という形式上の不備があると認められる。（２）求補正の経緯について
ア 当審査会において，諮問書に添付された補正に係る各文書（求補正１及び求補正２）を確認したところ，その内容はおおむね上記第３の３の諮問庁の説明のとおりであるとともに，以下のとおりであると認められる。
（ア）求補正１及び求補正２では，本件の請求文言について「行政文書の個別具体的な名称，テーマ，内容等が特定されていないため，審査請求人が求める行政文書を他の行政文書と識別することが困難であること」及び「行政文書の管理に関するガイドラインでは，所掌事務に関する文書管理の実施責任者として文書管理者を指名し，行政文書の保存を含めた文書の管理を文書管理者単位で行う旨を定めているところ，現状の請求文言では，何れの部局，課室が保有する行政文書を請求しているのか明らかでないこと」を審査請求人に対して説明している。
（イ）処分庁は，求補正１及び求補正２において，別紙の２に掲げる情報を提供しており，これらの情報は，行政文書の個別具体的な名称等に関する情報や財務省の組織，所掌についての情報など，上記（ア）の内容を補完するに当たり参考となる情報である。
イ 上記アを踏まえると，補正の参考となる情報提供が不十分であるとまではいえず，本件求補正の手続に，法４条２項の規定の趣旨に照らして不適切な点があるとは認められない。
（３）したがって，本件開示請求には形式上の不備があると認められ，処分庁による求補正によっても当該不備は補正されず，開示請求の対象となる文書を特定することができなかったことから，処分庁が本件開示請求に形式上の不備があることを理由に原処分を行ったことは妥当である。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，開示請求に形式上の不備があるとして不開示とした決定については，開示請求に行政文書の不特定という形式上の不備があると認められるので，不開示としたことは妥当であると判断した。
（第４部会）
委員小林昭彦，委員白井玲子，委員常岡孝好
別紙
１ 本件対象文書
少なくとも特定日１時点で財務省の特定役職を務めていた特定個人が特定日２から特定日３までの間に送信又は受信した電子メール全て。ただし，電子メールの添付ファイルは除く。
２ 補正の参考として提供した情報
（１）行政文書の個別具体的な名称等に関する情報
ア 標準文書保存期間基準（財務省ホームページに掲載）
イ 行政文書ファイル管理簿（ｅ－Ｇｏｖに掲載）
（２）行政文書を特定するに当たり参考となる可能性のある情報
ア 財務省の仕事（財務省ホームページに掲載）
イ 財務省の機構（財務省ホームページに掲載）
ウ 財務省設置法（ｅ－Ｇｏｖに掲載）
エ 財務省組織令（ｅ－Ｇｏｖに掲載）
オ 行政文書の管理に関するガイドライン（内閣府ホームページに掲載）
３ 回答１
貴省文書受付番号文第３０１４７号について令和４年６月８日付「行政文書開示請求書の補正について」を拝受しました。請求内容は補正せず，維持いたします。
４ 回答２
貴省文書受付番号文第３０１４７号の行政文書開示請求について令和４年６月２１日付「行政文書開示請求書の再補正について」を拝受しました。請求内容は補正せず，維持いたします。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r04011.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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