諮問庁：内閣総理大臣
諮問日：令和４年４月８日（令和４年（行情）諮問第２５８号）
答申日：令和５年２月２２日（令和４年度（行情）答申第５５１号）
事件名：特定職員の面会記録に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「特定年Ａ乃至特定年Ｂに首相秘書官を務めている特定職員の職務時間内における面会記録（面会日時，面会した人物の氏名・役職，同席した人物の氏名・役職，議事録等の面会内容等）に関する文書（例えば，民間人との面会記録，国家公務員等の行政機関の職員・他の公務員との面会記録，面会時の提出資料，面会時の発言記録等）（特に，特定職員の出勤簿及び海外出張旅程表並びに国内出張及び人事記録（人事管理簿）に関する書類を含む。）。」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和３年８月６日付け閣総人第４８２号により内閣官房内閣総務官（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由の要旨は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求人即ち開示請求者の請求内容
本件審査請求人は，令和３年５月３１日，「特定年Ａ乃至特定年Ｂに首相秘書官を務めている特定職員の職務時間内における面会記録（面会日時，面会した人物の氏名・役職，同席した人物の氏名・役職，議事録等の面会内容等）に関する文書（例えば，民間人との面会記録，国家公務員等の行政機関の職員・他の公務員との面会記録，面会時の提出資料，面会時の発言記録等）（特に，特定職員の出勤簿及び海外出張旅程表並びに国内出張及び人事記録（人事管理簿）に関する書類を含む。）。」（本件対象文書）を内容とする行政文書開示請求書を提出した。（２）行政文書開示決定通知書の記載内容
これに対し，令和３年８月７日，不開示決定を受領した。
（３）行政文書開示決定通知書の検討
しかし，上記不開示決定は，違法かつ不当である。即ち，首相秘書官は，重責であり，特定年Ａ乃至特定年Ｂに首相秘書官を務めている特定職員の職務時間内における面会記録（面会日時，面会した人物の氏名・役職，同席した人物の氏名・役職，議事録等の面会内容等）に関する文書（例えば，民間人との面会記録，国家公務員等の行政機関の職員・他の公務員との面会記録，面会時の提出資料，面会時の発言記録等）（特に，特定職員の出勤簿及び海外出張旅程表並びに国内出張及び人事記録（人事管理簿）に関する書類を含む。）は存在しているはずである。よって，法９条２項の規定に基づきなされた行政文書不開示決定（原処分）を取り消すべきであるとの決定を求める。
第３ 諮問庁の説明の要旨
令和３年１１月９日に受け付けた，処分庁による法９条２項の規定に基づく不開示決定処分（原処分）に対する審査請求については，下記のとおり，原処分を維持することが適当である。
１ 本件審査請求の趣旨について
本件は，審査請求人が令和３年５月２４日付けで行った，「特定年Ａ乃至特定年Ｂに首相秘書官を務めている特定職員の職務時間内における面会記録（面会日時，面会した人物の氏名・役職，同席した人物の氏名・役職，議事録等の面会内容等）に関する文書（例えば，民間人との面会記録，国家公務員等の行政機関の職員・他の公務員との面会記録，面会時の提出資料，面会時の発言記録等）（特に，特定職員の出勤簿及び海外出張旅程表並びに国内出張及び人事記録（人事管理簿）に関する書類を含む。）。」（本件対象文書）との行政文書開示請求（以下「本件開示請求」という。）に対して，処分庁において，「本件対象文書については，保有していない」ことを理由に不開示として原処分を行ったところ，審査請求人から不開示決定の取消しを求める審査請求が提起されたものである。
２ 審査請求人の主張及び原処分の妥当性について
審査請求人は，「首相秘書官は，重責であり，特定年Ａ乃至特定年Ｂに首相秘書官を務めている特定職員の職務時間内における面会記録（面会日時，面会した人物の氏名・役職，同席した人物の氏名・役職，議事録等の面会内容等）に関する文書（例えば，民間人との面会記録，国家公務員等の行政機関の職員・他の公務員との面会記録，面会時の提出資料，面会時の発言記録等）（特に，特定職員の出勤簿及び海外出張旅程表並びに国内出張及び人事記録（人事管理簿）に関する書類を含む。）は存在しているはずである」旨主張している。
しかしながら，処分庁においては，本件開示請求を受け，特定職員の面会記録に関する文書について，文書の探索を実施したが，該当する文書の存在は確認できなかった。
したがって，処分庁において文書を保有していないことを理由に不開示決定を行った原処分は妥当である。
３ 結語
以上のとおり，本件審査請求については，審査請求人の主張は当たらず，原処分は維持されるべきである。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和４年４月８日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和５年１月１３日審議
④ 同年２月１７日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象文書について，保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めているところ，諮問庁は，原処分維持が適当であるとしていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり補足して説明する。
ア 官邸における面談・面会記録については，公文書等の管理に関する法律や行政文書の管理に関するガイドライン等に基づき，政策を所管する立場から説明・報告を行った行政機関の責任において，必要に応じて作成・保存されるものと承知しており，内閣総務官室では保有していない。
イ 処分庁においては，本件対象文書の「（特に，特定職員の出勤簿及び海外出張旅程表並びに国内出張及び人事記録（人事管理簿）に関する書類を含む。）」部分については，「面会記録に関する文書」と並列の（別途の）請求内容ではなく，「面会記録に関する文書」に係る補足説明に当たるものと捉えているところ，特定職員の出勤簿等の保有の有無等については，以下のとおりである。
（ア）出勤簿については，内閣総理大臣秘書官は特別職の国家公務員であることから，特定職員に係る出勤簿は作成されておらず，このため，保有もしていない。
（イ）特定職員に係る海外出張旅程表並びに国内出張に関する書類については，内閣総理大臣が主体となる出張に特定職員が随行したものしかないが，本件開示請求の対象である特定職員に係る「面会記録（面談記録）」に関する情報は含まれていないことから，本件対象文書に該当する海外出張旅程表及び国内出張に関する書類は保有していない。
（ウ）人事記録（人事管理簿）に関する書類については，作成されているものの，本件開示請求の対象である「面会記録（面談記録）」に関する情報は含まれていないことから，本件対象文書に該当する人事記録（人事管理簿）に関する書類は保有していない。
ウ 本件対象文書の探索の範囲と方法については，本件開示請求を受け，処分庁において執務室内の机，書庫及びパソコン上の共有フォルダの探索を行ったが，本件対象文書に該当する文書の存在は確認できなかった。
（２）検討
ア 官邸における面談・面会記録については，政策を所管する立場から説明・報告を行った行政機関の責任において，必要に応じて作成・保存される旨上記（１）アにおいて諮問庁は説明するところ，この諮問庁の説明は，これを覆すに足りる特段の事情も認められないことから，是認せざるを得ない。
また，上記（１）イの諮問庁の説明には，特段不自然，不合理な点があるとは認められず，これを覆すに足りる事情も認められない。そして，審査請求人において，本件対象文書が存在するという具体的な根拠を示していないことを併せ考えると，内閣総務官室において本件対象文書に該当する文書の存在は確認できず，本件対象文書を保有していない旨の上記第３の２の諮問庁の説明は，否定することはできず，これを覆すに足りる事情も認められない。
イ 上記（１）ウの探索の範囲等について，特段の問題があるとは認められない。
ウ したがって，内閣総務官室において，本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 付言
本件不開示決定通知書には，不開示とした理由について，「本件対象文書については，保有していないため（不存在）。」と記載されているところ，一般に，文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有していないという事実を示すだけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該文書が存在しないかについても，理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，内閣総務官室において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員合田悦三，委員木村琢麿，委員中村真由美
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r04012.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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