諮問庁：外務大臣
諮問日：令和４年８月２９日（令和４年（行情）諮問第４９６号）
答申日：令和５年２月２２日（令和４年度（行情）答申第５５９号）
事件名：行政機関の保有する情報の公開に関する法律に基づく情報提供の申出に関して行政文書ファイルにつづられた文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「「行政機関の保有する情報の公開に関する法律」第２２条に基づく情報提供の申出に関して行政文書ファイルに綴られた文書の全て（期間は２０２２年１月～５月末）。」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和４年７月２０日付け情報公開第０１０１６号により外務大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
念のため，改めて関連部局を探索の上，発見に努めるべきである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
外務省は，令和４年６月２０日付で受理した審査請求人からの本件対象文書の開示を求める開示請求に対し，不開示（不存在）とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，同年７月２０日付で原処分の取り消しを求める旨の審査請求を行った。
２ 原処分について
本件対象文書に関し，本件開示請求受付時点で，対象文書は存在しないため，不開示（不存在）とする決定を行った。
３ 審査請求人の主張について
審査請求人は，原処分に対し，念のため，改めて関連部局を探索の上，発見に努めるべきであると主張する。本件審査請求を受けて，改めて特定すべき文書に漏れがないか探索したが，他に特定すべき文書はないことを確認した。
４ 結論
上記の論拠に基づき，外務省としては，原処分を維持することが妥当であると判断する。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和４年８月２９日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和５年１月２７日審議
④ 同年２月１７日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものである。
審査請求人は，本件対象文書の再特定を求めており，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 本件開示請求は，２０２２年１月から５月末までの間に行われた，法２２条に基づく情報提供を求める申出に関して行政文書ファイルにつづられた文書について，本件開示請求時点で現存するもの全ての開示を求めるものと解した。
イ 情報公開事務を担当する部署に確認したところ，２０２２年１月から５月末までの間に，法２２条に基づく情報提供を求める旨の申出は行われていないため，本件対象文書は作成も取得もしておらず，保有していないとのことであった。
ただし，そもそも法２２条に基づく情報提供を求める旨の申出の有無に関する記録等は作成していないため，当該申出がないことは，行政文書により確認することはできない。
ウ 本件審査請求を受け，念のため，情報公開事務を担当する部署の書架，書庫及び共有フォルダ内の探索を改めて行ったが，本件対象文書の存在は確認できなかった。
（２）上記（１）イの諮問庁の説明に関し，当審査会事務局職員をして更に確認させたところ，諮問庁は以下のとおり補足して説明する。
ア 外務省では，行政文書等の開示請求をしようとする者等から，法２２条に基づく情報提供を求める旨の申出があった場合，外務省への開示請求に関する照会と同様に対応している。
イ 外務省への開示請求に関する照会のほとんどが電話によるものであるが，そのやり取りに係る記録は通常作成していない。
また，文書，メール等で照会を受け付けたり，回答することもあるが，その照会文書や回答文書は，外務省行政文書管理規則（平成２３年４月１日外務省訓令第３号。以下「規則」という。）１４条６項に基づき，保存期間が１年未満に設定されており，用務終了後随時廃棄している。
なお，規則１４条７項において，通常は１年未満の保存期間を設定する類型の行政文書であっても，重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など，合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については，１年以上の保存期間を設定するものとする旨規定されているが，法２２条に基づく情報提供を求める旨の申出及びその対応に関して，１年以上の保存期間を設定しているものは，開示請求時点において存在しない。
（３）当審査会において，諮問庁から規則の提示を受けて確認したところ，その内容は上記（２）イのとおりであると認められる。
また，上記（１）ウで諮問庁が説明する文書の探索の範囲についても特段の問題があるとはいえず，諮問庁の上記（１）及び（２）の説明を覆すに足りる事情は認められない。したがって，外務省において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，外務省において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員太田匡彦，委員佐藤郁美
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r04012.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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