諮問庁：外務大臣
諮問日：令和３年８月３１日（令和３年（行情）諮問第３５９号）
答申日：令和４年６月１３日（令和４年度（行情）答申第６５号）
事件名：行政機関の保有する情報の公開に関する法律に基づく情報提供を記録した文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「「行政機関の保有する情報の公開に関する法律」第２２条に基づく情報提供を記録した文書のすべて。」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和３年６月２３日付け情報公開第００９６６号により外務大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
不開示理由は，にわかに首肯できないので，改めて関連部局を探索の上，発見に努めるべきである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
処分庁は，令和３年５月２４日付けで受理した審査請求人からの開示請求「「行政機関の保有する情報の公開に関する法律」第２２条に基づく情報提供を記録した文書のすべて。※対象は現存するもの全て。」に対し，不開示（不存在）とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，令和３年７月３日付けで，原処分の取消しを求める審査請求を行った。
２ 審査請求人の主張について
審査請求人は，「不開示理由は，にわかに首肯できないので，改めて関連部局を探索の上，発見に努めるべきである。」旨主張する。しかしながら，処分庁はそもそも本件開示請求に該当する行政文書を作成していない。したがって，審査請求人の主張には理由がない。
３ 結論
上記の論拠に基づき，諮問庁としては，原処分を維持することが適当であると判断する。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和３年８月３１日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和４年４月２５日審議
④ 同年５月２４日審議
⑤ 同年６月７日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものである。
諮問庁は，本件対象文書を保有していないとして不開示とした原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 本件開示請求については，行政文書等の開示請求をしようとする者等から照会があった場合に，法２２条に基づいて行った情報提供について記録した文書であって，本件開示請求時点で現存するもの全てを求めるものと解し，情報公開事務を担当する部署において書架，書庫及び共有フォルダ内の探索を行ったが，本件対象文書の存在は確認できなかった。
イ 外務省には日々様々な開示請求に係る照会が寄せられるが，電話でのやり取りがほとんどであり，電話でのやり取りについて特段記録を作成・取得することもしていない。
また，文書等で回答していたとしても，外務省の事務に関する事実関係への問合せへの応答に関する文書は，外務省行政文書管理規則（平成２３年４月１日外務省訓令第３号，令和２年７月３１日改定。以下「規則１」という。）１４条６項（７）「保存期間表において，保存期間を１年未満と設定することが適当なものとして，業務単位で具体的に定められた文書」に該当するとして，保存期間が１年未満に設定されており，用務終了後随時廃棄している。
なお，規則１第１４条７項において，通常は１年未満の保存期間を設定する類型の行政文書であっても，重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など，合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については，１年以上の保存期間を設定するものとする旨規定されているが，当該文書は合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書には該当しない。
ウ 詳細は不明であるが，別件の開示請求書の添付資料により，過去に，外務省情報公開室において，開示請求に係る特定の照会に対し，特定年月日付けでＦＡＸにより回答を行っていることが確認できたところ，同回答に係る文書を作成した当時の文書管理については，外務省文書管理規則（平成１６年外務省訓令第１０号，平成１８年８月１日改定。以下「規則２」という。）７条１項に基づいており，外務省の事務に関する事実関係への問合せへの応答に関する文書は，規則２別表の６イの４「１年以上の保存を要しないもの」に該当し，保存期間が１年未満に設定されていたため，同回答に係る文書は，本件開示請求時点において，保存期間満了により既に廃棄されていたものと考えられる。
エ 以上のことから，当該文書は作成又は取得されていたとしても，本件開示請求時点において，保存期間満了により既に廃棄されていたものと考えられる。
本件審査請求を受け，念のため，担当部署において書架，書庫及び共有フォルダ内の探索を改めて行ったが，本件対象文書の存在は確認できなかった。
（２）諮問庁から規則１及び規則２の提示を受けて確認したところ，その内容は上記（１）イ及びウのとおりであると認められ，また，本件対象文書の存在は確認できなかったなどとする上記（１）の諮問庁の説明は特段不自然，不合理とまではいえず，他に本件対象文書の存在をうかがわせる事情も認められないことから，外務省において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，外務省において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員太田匡彦，委員佐藤郁美
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0402.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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