諮問庁：内閣総理大臣
諮問日：令和３年１１月９日（令和３年（行情）諮問第４７５号）
答申日：令和４年６月１６日（令和４年度（行情）答申第７９号）
事件名：特定役職が特定年月日に送受信した電子メールの不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「デジタル庁設置法１２条１項は「デジタル庁に，デジタル審議官一人を置く。」と規定するところ，デジタル審議官が令和３年９月１日に送信又は受信した電子メール全て。ただし，電子メールの添付ファイルを除く．」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和３年１０月１日付けデ戦第４０３号により内閣総理大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）を取り消すとの裁決を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由の要旨は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
処分庁が開示請求に係る行政文書を保有していないとは考え難く，再度の探索を求める。
第３ 諮問庁の説明の要旨
令和３年１０月８日付で受け付けた，処分庁による法に基づく不開示決定処分（原処分）に対する審査請求については，下記の理由により，原処分維持が適当であると考える。
１ 本件審査請求の趣旨について
本件は，審査請求人が行った本件対象文書の行政文書開示請求（以下「本件開示請求」という。）に対して，処分庁において，不存在であることを理由に不開示とする原処分を行ったところ，審査請求人から原処分の取消しを求めて審査請求が提起されたものである。
２ 原処分について
行政文書不開示決定通知書に記載された不開示決定した行政文書の名称とその理由は次のとおり。
（１）不開示決定した行政文書の名称
本件対象文書
（２）不開示とした理由
ア 対象者が９月１日に送受信したメールは日程や日常的な業務連絡を内容とするもののみであり，これらはデジタル庁行政文書管理規則では保存期間１年未満の文書に該当するが，役割を終えた時点で削除しており，行政文書開示請求を受けた時点では不存在であったため。
イ 対象者のメールボックス，共有フォルダを確認したが，該当する文書は見当たらなかったため。
３ 本件審査請求の理由について
審査請求書によると，本件審査請求の理由は上記第２の２のとおりである。
４ 原処分の妥当性について
審査請求人の請求文書は明確であり，調査の結果，該当する文書を保有していなかったことから，不開示決定を行った。該当する行政文書そのものが不存在であることは明確であり，これ以上の議論の発展（事実関係は変わらない）は見込めないことから，原処分は妥当と考える。
５ 結論
以上のとおり，原処分は妥当であり，諮問庁としては原処分を維持することが妥当であると考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和３年１１月９日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和４年４月２２日審議
④ 同年６月１０日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象文書を保有していないとして不開示とする原処分を行った。これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めているところ，諮問庁は，原処分は妥当であるとしていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）諮問庁の説明
上記第３の２（２）及び４のとおり。
（２）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に更に確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり補足して説明する。
ア デジタル庁の職員がパソコンで送受信する電子メールは，デジタル庁で管理しているメールサーバ内に職員ごとに割り当てられた送受信フォルダ（メールボックス）にのみ保存されており，システム上，当該フォルダに保存されている送受信メールを削除した場合には，当該送受信メールについては，メールサーバ内からは全て消去され，何も残らないこととなっている。
イ 本件対象文書は，全て保存期間は１年未満（デジタル庁行政文書管理規則１５条６項２号に規定する「定型的・日常的な業務連絡，日程表等」に該当）であるが，これは，当日のデジタル審議官の判断を仰ぐ必要のある案件に係るデジタル審議官とのやり取りは全て対面及び電話により行われており，デジタル審議官の送受信メールは定型的・日常的な連絡等に限られていたためである。そして，これらのデジタル審議官の送受信メールは，紙媒体により行政文書として保存することなく，役割を終えた時点で遅滞なく廃棄していることから，本件請求に該当するものとして特定可能な文書は存在しない。
（３）検討
ア デジタル庁の職員がパソコンで送受信する電子メールは，デジタル庁で管理しているメールサーバ内に職員ごとに割り当てられた送受信フォルダ（メールボックス）に保存されており，そこに保存されている送受信メールを削除した場合には，メールサーバ内からは全て消去されるなどとする上記（２）アの諮問庁の説明は，否定することまではできず，これを覆すに足りる事情も認められない。
イ また，上記（２）イの説明に関し，諮問庁から，当時のデジタル庁行政文書管理規則の提示を受け，当審査会において確認したところによれば，同規則１５条６項２号には，上記（２）イの諮問庁の説明に符合する内容の記載が認められ，また，送受信メールの保存期間が１年未満であって，既に廃棄しているなどとする上記（２）イの諮問庁の説明は，否定することまではできず，これを覆すに足りる事情も認められない。
ウ 本件対象文書の探索の範囲等については，上記第３の２（２）のとおりであり，特段の問題があるものとは認められない。
エ したがって，デジタル庁において，本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 付言
原処分における行政文書不開示決定通知書には，不開示とした理由について「本件文書については，該当する文書を保有していないため（不存在）。」とのみ記載されているところ，一般に，文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有していないという事実を示すだけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該文書が存在しないかについても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，デジタル庁において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員合田悦三，委員木村琢麿，委員中村真由美
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0402.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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