諮問庁：内閣総理大臣
諮問日：令和３年１２月９日（令和３年（行情）諮問第５４７号）
答申日：令和４年６月２３日（令和４年度（行情）答申第８６号）
事件名：特定職員が特定期間に送受信した電子メールの不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「内閣官房東京オリンピック競技大会・東京パラリンピック競技大会推進本部事務局の特定役職Ａたる特定職員が，特定年月日Ａから特定年月日Ｂの間に送信又は受信した電子メール全て。ただし，電子メールの添付ファイルを除く。」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和３年８月２７日付け閣副第１４７９号により内閣官房副長官補（以下「副長官補」又は「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）を取り消すとの裁決を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由の要旨は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
処分庁が開示請求に係る行政文書を保有していないとは考え難く，再度の探索を求める。
第３ 諮問庁の説明の要旨
令和３年９月７日付で受け付けた，処分庁による法に基づく原処分に対する審査請求については，下記の理由により，原処分維持が適当であると考える。
１ 本件審査請求の趣旨について
本件は，審査請求人が行った本件対象文書の行政文書開示請求に対して，処分庁において，当該請求に係る文書を保有していないことから，法９条２項の規定に基づき，不存在を理由として原処分を行ったところ，審査請求人から原処分の取消しを求めて審査請求が提起されたものである。
２ 審査請求人の主張及び原処分について
審査請求人は，処分庁が開示請求に係る行政文書を保有していないとは考え難く，再度の探索を求める旨主張している。
しかしながら，原処分は，以下に述べるように，開示請求のあった本件対象文書の中に，処分庁が作成及び取得する行政文書に該当するものが存在しないことから，不開示の決定を行ったものである。
（１）特定職員は，内閣官房東京オリンピック競技大会・東京パラリンピック競技大会推進本部特定役職Ａとしてメールアドレスが付与されていたが，同氏は当該メールアドレスを使用できる端末機器を使用していない。（２）上記（１）のことから，特定職員は，当該メールアドレスのメールを作成しておらず，また，当該メールアドレスに受信したメールは，その存在を認知していないため，組織的に共有されていないことから，法２条２項柱書において「行政機関の職員が職務上作成し，又は取得した文書，図画及び電磁的記録（電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって，当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして，当該行政機関が保有しているもの」として定義される「行政文書」には該当しない。
３ 結語
以上のとおり，本件行政文書開示請求につき，当該請求に係る文書を保有していないことを理由に，法９条２項の規定に基づき，不開示とした決定は妥当であり，原処分は維持されるべきである。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和３年１２月９日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和４年５月１３日審議
④ 同年６月１７日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，請求に係る行政文書を作成又は取得しておらず，保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めているところ，諮問庁は，原処分維持が適当であるとしていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）諮問庁の説明
上記第３の２のとおり。
（２）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に更に確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり補足して説明する。
ア 特定職員にはメールアドレスが付与されていたものの，当該メールアドレスを使用できる端末機器を使用しておらず，特定年月に特定役職Ｂに就任以来，特定役職Ｂやその後兼務となった特定役職Ａの職務遂行に係る連絡は，特定職員の意向として，報告や相談も含め，対面及び電話により行っており，メールの送受信によって行われることはなかった。
イ 内閣府ＬＡＮ（共通システム）（以下「内閣府ＬＡＮ」という。）利用規程において，内閣府ＬＡＮの利用組織は，内閣府本府，内閣官房，復興庁及び個人情報保護委員会とされていることから，内閣官房を含むこれらの組織の職員ではなくなった時点でメールシステムを含む内閣府ＬＡＮの利用資格を喪失する。
その上で，メールデータを含むユーザー情報の削除に関する規定は存在しないが，内閣府ＬＡＮに登録できるアカウント数に上限があるため，運用上，任期が満了し利用資格を喪失したユーザー情報は速やかに削除申請を行うこととされている。
ウ 特定職員は開示請求受付日時点で既に辞職していた。また，辞職に伴い内閣府ＬＡＮにおける特定職員に係るメールデータを含むユーザー情報も削除されたが，審査会事務局から，特定年月日Ａから特定年月日Ｂの間の受信メールの有無について確認を求められたため，副長官補において，当該職員に係るユーザー情報を復元することで当該期間の受信メールの有無を確認できないか担当部局に問い合わせたところ，復元することはできなかった。
（３）検討
ア 上記（２）アの諮問庁の説明について検討するに，職務遂行に係る連絡は，特定職員の意向として報告や相談も含め，対面及び電話により行っており，メールの送受信によって行われることはなかったなどとする上記（２）アの諮問庁の説明には，疑問の余地が残るところである。
イ しかしながら，諮問庁から，当時の内閣府ＬＡＮ利用規程（抜粋版）の提示を受け，当審査会において確認したところによれば，上記（２）イの諮問庁の説明に符合する内容の記載が認められ，また，特定職員は開示請求受付日時点で既に辞職しており，運用上，任期が満了し利用資格を喪失したユーザー情報は速やかに削除申請を行うこととされていることから，内閣府ＬＡＮにおける特定職員に係るメールデータを含むユーザー情報も削除されており，復元することもできなかったなどとする上記（２）イ及びウの諮問庁の説明は，否定することまではできず，これを覆すに足りる事情も認められない。
ウ 以上によれば，副長官補において，本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，副長官補において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員合田悦三，委員木村琢麿，委員中村真由美
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0402.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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