諮問庁：総務大臣
諮問日：令和３年１２月２０日（令和３年（行個）諮問第２４３号）
答申日：令和４年６月３０日（令和４年度（行個）答申第５０３０号）
事件名：本人が提出した特定日付け勧告請求状に係る文書受理簿等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「当該文書受理簿など付随する行政文書（決裁書など）一式」（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和３年９月７日付け総官政第７９号により総務大臣（以下「総務大臣」，「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った一部開示決定（以下「原処分」という。）の取消しを求め審査請求する。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由の要旨は，審査請求書及び意見書によると，おおむね以下のとおりである。なお，添付資料は省略する。（１）審査請求書
本件保有個人情報開示請求に関する対象行政文書として文書収受簿，文書管理簿など行政文書の情報開示が必要不可欠であり，既に公文書管理法４条（作成）違反，同５条（整理）違反，ないし同６条（保存）違反は処分過程上の重大な欠陥と抗議し，法１４条・開示義務違反であって，明らかに処分過程上の重大な欠陥に基づく合理的理由なき違法は免れないから，日本国憲法１３条に基づく幸福追求権に該当する請求人の「知る権利」を侵害した違憲行為とは法的にも無効であり，当然に原処分は取り消されなければならない。
尚，令和元年１２月２４日付け第８０回公文書管理委員会議事「２．公文書監察室の活動報告等について」配布資料と同様に，被監査部署・各行政機関１７０部署のうち１６４部署（９６．５％）が問題点を指摘され，法律上作成すべき行政文書を作成していない各行政機関での公文書管理の現状は極めて深刻であり，既に担当委員・特定審議官の意見として「各文書管理者が自己点検をしまして，総括文書管理者への報告その時点においては，例えば当該課あるいは室において特に改善を要する事項がないと申告いたしましても，その後当該行政機関の部局が実際に監査を行ってみますと，必ずしも適当ではない例が，当該行政機関の内部監査で判明した例がある」旨は，未だ各行政機関においても慢性化しては組織的な腐敗を助長し続けている経過と危惧されるべき状況。（２）意見書（反論書）
◎請求人が本件保有個人情報の全部開示を求める理由について第一に，
本件原処分については，総務省設置法６条に基づく総務大臣の権限は総務省行政評価局の職域であるから，総務省大臣官房政策評価広報課が職務を担うこと自体が権限のなき公権力の行使であり職務遂行上の重大の欠陥あること法的に無効と謂わざるを得ない。
第二に，
前提処分について，諮問庁は理由説明書では主張していないが，当該審査請求書添付のとおり，既に令和３年８月１９日付け回答書には「令和２年６月９日付け総評企第２２号・保有個人情報の開示をする旨の決定について（通知）」で総務省内・関係部局間に回付した総務省設置法６条による勧告請求状３件と行政不服審査法２条による審査請求書１件が併せて「一の行政文書」として事務が取り扱われた参照事例があること明白であって，本件も同様に，相互に密接な関連を有する行政文書は一の行政文書と取り扱われるべきであるから，行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律施行令２１条２項２号の適用について厳正に法令順守されなかったことも職務遂行上の重大な欠陥というべき国家公務員法９８条１項服務義務違反であり，改めて重大な法令の違反あること免れない。
最後に，
原処分について，諮問庁は理由説明書（第３を指す。）では「同法第４条から第９条までの規定に基づき行政文書の管理が適正に行われることを確保するために規定された総務省行政文書管理規則において，大臣官房政策評価広報課が保有するような投書の収受を記録する文書を作成しなければならないとする特段の規定はなく，大臣官房政策評価広報課においてそのような文書を作成・保有することはしていない」旨縷々主張するが，諮問庁自らが権限のなき総務省設置法６条による勧告請求事案に関与することが間違いなのであり，既に前述のとおり諮問庁には職務遂行上の重大な欠陥があることから，追加疎明資料と同様に，事後的にも総務省関係部局内で回付された当該開示対象行政文書一式について厳正に公文書を管理すべきであって，公文書管理法及び法いずれも健全な行政の運営のために適正な運用を確保すべきである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
（１）審査請求人は，令和３年８月２日付けで，処分庁に対し，法１３条に基づく保有個人情報の開示請求を行った。
（２）これに対し，処分庁は，令和３年９月７日付け総官政第７９号により，法１８条１項の規定に基づき，本件対象保有個人情報の一部を不開示とする決定（原処分）を行った。
（３）審査請求人は，令和３年１０月１０日付け審査請求書により，処分庁に対し，原処分を不服として審査請求を行った。
２ 本件請求保有個人情報及び原処分
（１）開示を請求する保有個人情報
総務大臣あて総務省設置法６条による勧告請求状（特定年月日Ａ）（特定年月日Ｂ）及び当該文書受理簿など付随する行政文書（決裁書など）一式
（２）原処分
① 開示する保有個人情報
総務大臣あて総務省設置法６条による勧告請求状（特定年月日Ａ）として勧告請求状（特定年月日Ａ付け）
② 不開示とした部分とその理由
「当該文書受理簿など付随する行政文書（決裁書など）一式」については，作成・取得しておらず，保有していないため不開示とした。
３ 審査請求人の主張の要旨
本件保有個人情報開示請求に関する対象行政文書として文書収受簿，文書管理簿など行政文書の情報開示が必要不可欠であり，公文書管理法４条（作成）違反，同５条（整理），ないし同６条（保存）違反は処分過程上の重大な欠陥と抗議し，法１４条・開示義務違反であって，明らかに処分過程上の重大な欠陥に基づく合理的理由なき違法は免れないから，原処分は取り消されなければならない。
４ 諮問庁の意見
本件審査請求は，保有個人情報の特定の妥当性を争う趣旨であると解されるので，保有個人情報の特定の妥当性について改めて検討する。本件開示請求文言には，「総務大臣あて総務省設置法６条による勧告請求状（特定年月日Ａ）（特定年月日Ｂ）及び当該文書受理簿など付随する行政文書（決裁書など）一式」とある。大臣官房政策評価広報課（以下「政評課」という。）では，一般の方からの総務省に対する投書について，関係部局への回付を行っており，特定年月日Ｂ付けの勧告請求状については，その内容から情報公開・個人情報保護審査会事務局に回付した一方，特定年月日Ａ付けのものについては，回付先が明確ではないため，開示請求書を受け付けた令和３年８月３日時点で政評課において保有していた。これを踏まえ，政評課では，保有していた特定年月日Ａ付けの勧告請求状を特定し，開示決定を行った。「当該文書受理簿など付随する行政文書（決裁書など）一式」については，処分庁が作成・取得しておらず，保有していないことから不開示としたところである。
審査請求人は，公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号）４条から６条までに違反する旨主張しているが，同法４条から９条までの規定に基づき行政文書の管理が適正に行われることを確保するために規定された総務省行政文書管理規則において，政評課が保有するような投書の収受を記録する文書を作成しなければならないとする特段の規定はなく，政評課においてそのような文書を作成・保有することとはしていない。念のため同課の執務室内の書棚，共用ドライブ等の探索を行ったが，「勧告請求状（特定年月日Ａ付け）」以外に当該請求に係る対象保有個人情報の存在を確認することはできなかった。
したがって，当該請求に係る対象保有個人情報として，「勧告請求状（特定年月日Ａ付け）」を特定し，開示することとした原処分は妥当である。
５ 結論
以上のことから，本件審査請求にはいずれも理由がなく，原処分を維持することが適当であると考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和３年１２月２０日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和４年１月１８日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 同年５月２７日審議
⑤ 同年６月２３日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，本件文書を作成・取得しておらず保有していないため不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めているところ，諮問庁は，原処分を維持することが適当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）諮問庁の上記第３の説明について，当審査会事務局職員をして諮問庁に更に確認させたところ，諮問庁は，おおむね次のとおり補足して説明する。
ア 総務省に送られてきた同省所掌事務に関する意見，要望等の文書は，大臣官房の係等の設置に関する規程（平成１３年１月６日官房長通達）に基づき，政評課を通じて関係部局に回付し，回付先の部局が，総務省行政文書取扱規則（平成２３年総務省訓令第１７号）２３条６項に基づき，受付処理等を行っている。これに伴い，政評課においても，同課宛てに届いた意見，要望等の文書については，同課標準文書保存期間基準に定める文書分類に則って，受付簿に登録するとともに当該文書を保存している。
イ 総務省に送られてきた意見，要望等の文書のうち，回付先部局が不明なものについては，政評課がその内容を確認した上，関係部局に回付している。一方，内容をみても関係部局が定まらない場合，いずれの部局にも回付せず，政評課において当該文書を保有することとしているが，その場合は，総務省行政文書取扱規則２３条６項ただし書に準じ，「軽易な文書」として，文書の受付処理等は行っていない。
ウ 本件開示請求の対象である総務大臣あて総務省設置法６条による勧告請求状（特定年月日Ａ）は，回付先部局が不明であったことから，政評課において内容の確認を行ったが，請求内容が不明瞭で，回付先となる関係部局が定まらなかった。そのため，当該勧告請求状に係る受付処理等は行っていない。
したがって，本件文書に該当する文書は作成しておらず，本件対象保有個人情報は保有していない。
（２）これを検討するに，当審査会において，諮問庁から提示を受けた上記（１）掲記の行政文書取扱規則及び標準文書保存期間基準（いずれも写し）を確認したところ，本件文書は作成しなかった旨の上記（１）ウの諮問庁の説明は，特段不自然，不合理な点は認められず，他にこれを覆すに足りる事情も認められない。
（３）本件対象保有個人情報の探索の範囲等についても，上記第３の４のとおりであり，その探索の範囲等において特段の問題があるとは認められない。
（４）したがって，総務省において，本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件一部開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，総務省において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員合田悦三，委員木村琢麿，委員中村真由美
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r04k01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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