諮問庁：総務大臣
諮問日：令和４年３月４日（令和４年（行個）諮問第５０５５号）
答申日：令和４年７月２１日（令和４年度（行個）答申第５０６０号）
事件名：本人が提出した特定日付け事務連絡文書等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙・令和３年１０月１２日付け事務連絡並びに同年１０月２９日付け返戻書及び付随する行政文書一式（決裁書など）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和３年１２月３日付け総官政第１０３号により，総務大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）を取り消せ，との裁決を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書によると，おおむね以下のとおりである（添付資料は省略する。）。
（１）主たる理由
本件保有個人情報開示請求に関する対象個人情報とは，第一に令和３年１０月２９日付け返戻書は同年９月１５日付け請求人作成の公益通報書に関する総務省公益通報受付担当者が請求人あて公益通報の事務の取扱いを通知した行政文書であるから，公文書管理法４条（作成），５条（整理），６条（保存）に基づく総務省行政文書管理規則違反があり，第二に総務省公益通報受付担当者は同年１１月４日付け国家公務員倫理法３条３項違反による内閣総理大臣（兼）総務大臣あて懲戒処分請求状の写も確認して，同年１１月２５日付け再返戻書に至った経緯であり，法２１条（事案の移送）規定を含め，原処分には法１４条（保有個人情報に関する開示義務）違反があることは極めて明白，明らかに処分過程上の重大な欠陥に基づく合理的理由なき違法は免れないから，日本国憲法１３条に基づく幸福追求権に該当する請求人の「知る権利」を侵害した違憲行為とは法的にも無効であり，当然に原処分は取り消されなければならない。
（２）補足の理由
なお特定年月日付け第〇回公文書管理委員会議事「２．公文書監察室の活動報告等について」配布資料と同様に，被監査部署・各行政機関〇部署のうち〇部署（〇％）が問題点等を指摘され，法律上作成すべき行政文書を作成してない各行政機関での公文書管理の現状は極めて深刻であり，既に担当委員・特定審議官の意見として，「各文書管理者が自己点検をしまして，総括文書管理者への報告その時点においては，例えば当該課あるいは室において特に改善を要する事がないと申告いたしましても，その後，当該行政機関の部局が実際に監査を行ってみますと，必ずしも適当ではない例が，当該行政機関の内部監査で判明した例がある」旨とは，各行政機関で慢性化して組織的腐敗が助長し続ける経過と危惧すべき状況であり当該保有個人情報開示請求書に対象個人情報も添付されていた顕著な事実がある。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件事案の経緯
処分庁は，本件開示請求者（本件審査請求人）から，令和３年１１月４日付け（同月５日受付）で，法１３条に基づいて行った開示請求（以下「本件開示請求」という。）を受け，別紙・令和３年１０月１２日付け事務連絡並びに同年１０月２９日付け返戻書及び付随する行政文書一式（決裁書など）について，返戻済み又は保存期間満了により廃棄済みであり，保有していないとして原処分を行った。
本件審査請求は，原処分に対してなされたものである。
２ 本件審査請求人の主張の要旨
原処分を取り消すとの裁決を求める。
３ 本件審査請求に対する諮問庁の見解
本件審査請求は，原処分における文書不存在を理由とした不開示決定の妥当性を争う趣旨であると解される。
本件開示請求は，開示請求者が総務省大臣官房政策評価広報課公益通報窓口（以下「公益通報窓口」という。）に対して送付した事務連絡（以下「事務連絡」という。）並びに公益通報窓口が開示請求者に対して送付した令和３年１０月２９日付け返戻書（以下「返戻書」という。）及び付随する文書一式（決裁書など）を求めるものであると見受けられる。事務連絡については，その内容が公益通報窓口の所掌を超えるものであり，対応できないものであったことから令和３年１０月２９日に返戻したものであり，開示請求時点において，処分庁が保有している事実はない。返戻書については，公益通報窓口が事務連絡の返戻に当たって作成した送付状であるが，当該返戻書のデータは送付後に廃棄しており，写しの作成は行っておらず，作成に当たって特段の決裁が行われた事実もない。なお，事務連絡の対応に当たり作成された行政文書は，返戻書のみである。これらから，返戻書及び付随する文書についても，開示請求時点において，処分庁が保有している事実はない。
審査請求人は，公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号）４条から６条までに基づく総務省文書管理規則違反である旨主張しているが，同法４条から９条までの規定に基づき定めた総務省行政文書管理規則において，公益通報窓口の所掌を超える通報に係る文書に関して，保存又は作成しなければならないとする特段の規定はない。
また審査請求人は，本件開示請求に係る請求書とともに別紙として事務連絡及び返戻書を送付しており，これを特定しないことは法１４条違反である趣旨の主張をしているが，これらは，開示請求時点において保有していた保有個人情報ではない。
念のため，本件開示請求に係る保有個人情報について，処分庁の執務室内の書庫，書棚，共用ドライブ等の探索を行ったが，処分庁において，開示請求時点で保有していたと考えられるものの存在を確認することはできなかった。
したがって，本件開示請求に対して，文書不存在を理由として不開示決定を行った原処分は妥当である。
４ 結論
以上のことから，本件審査請求にはいずれも理由がなく，原処分を維持することが適当であると考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和４年３月４日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年６月１７日審議
④ 同年７月１５日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであるところ，処分庁は，本件対象保有個人情報については，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。
審査請求人は，原処分の取消しを求めているところ，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして確認させたところ，諮問庁は，以下のとおり補足して説明する。
ア 公益通報窓口では，「総務省への外部の労働者等からの通報等への対応等に関する訓令」（平成１８年総務省訓令第１５号。以下「訓令」という。）に基づき，公益通報への対応を行っている。その手続の詳細については，「総務省への外部の労働者等からの通報等への対応等に関する細則」（平成１８年３月３１日総官政第３１号。以下「細則」という。）に規定されている。
イ 事務連絡については，そもそも公益通報の要件に該当していなかったため，公益通報として取り扱うことができず，返戻したものである。
ウ 返戻書については，「総務省行政文書管理規則」（平成２３年総務省訓令第１６号。以下「規則」という。）１７条６項（４）「総務省の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答」に該当するものであり，相手方の個人情報が含まれているため，個人情報漏えい防止の観点から，発送後即日廃棄としたものである。本件のような事例においては，一律このような運用としている。
エ なお，文書作成義務については，規則１２条に規定されており，所掌事務外の問合せへの応答については，「総務省の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができる」ものではないため，文書作成義務がなく，一切記録していない。
（２）当審査会において，上記（１）の訓令及び細則並びに規則の規定を確認したところ，上記（１）の諮問庁の説明に，特段不自然，不合理な点はなく，これを覆すに足りる事情も認められない。
したがって，総務省において，本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，総務省において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員合田悦三，委員木村琢麿，委員中村真由美
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r04k02.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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