諮問庁：国税庁長官
諮問日：令和４年４月１９日（令和４年（行個）諮問第５１０６号）
答申日：令和４年１２月２２日（令和４年度（行個）答申第５１６３号）
事件名：特定課が保有する特定期間に作成された本人に関する職務行動記録（メモ）の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「特定国税局特定課が保有する「特定期間に作成された私に関する職務行動記録（メモ）」（保有個人情報開示請求に係る文書を除く。）」（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和４年１月４日付け特定記号２により特定国税局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである（なお，資料の内容は省略する。）。
（１）審査請求書
私が特定日１私と特定国税局特定役職（以下「特定役職」という。）との特定事件に関する応答において，職務行動記録（メモ）の中で抹消されたとされる事実が記載されていたので，「内容が削除されていない。」ことを私が主張したところ，特定役職は「（職務行動記録（メモ）の）うしろの方で訂正している。」との説明をしました。
特定役職のこの説明は，職務行動記録（メモ）が不存在ではできない発言であり，文書が存在していることが妥当であると考えるため。（２）意見書
ア 下記第３の３（１）職務行動記録（メモ）関係
諮問庁は，「本件対象保有個人情報に係る『職務行動記録（メ
モ）』は，審査請求人が特定税務署の職員であった際，上司であった副署長Ａが，審査請求人の勤務状況を記録するために，個人的に作成し日々追記していたものであり，国税組織において運用が定められている文書ではなく，特定国税局特定課が組織として作成・保有することを前提とした文書ではない。」と主張します。また，「なお，国税組織において職員の勤務状況を記録する行政文書としては『職務行動記録書』を定めており，人事評価や面談等に資するよう，日常の業務管理の中で把握した被評価者の顕著な行動や評価のポイントとなる行動，評価期間中に被評価者に対して指導・助言した事項等について記録することとしている。」とも説明しています。
しかしながら，「職務行動記録（メモ）」は個人的に作成したものではなく組織として作成されたものであります。理由は次のとおり。（ア）署長に作成を指示された文書であること
【事実関係】
ａ 私は特定日２に特定役職と面接した際に「発言要旨」を読み上げる形で特定役職に説明し，「この事件の根本原因である職務行動記録書（メモ）は，誰の指示によるものか，誰が作成したのか，いつから作成したものか，何のために作成したものか，についてしっかり確認していただくとともにあらためてご説明願いたい。」と伝え，説明後，その「発言要旨」を特定役職に渡した。
ｂ 特定日１に特定役職から職務行動記録（メモ）は「署長の指示で副署長が特定月から作成したものである」旨説明を受けた。
ｃ 職務行動記録（メモ）について，特定役職から「誰の指示によるものか」，「誰が作成したのか」「いつから作成したのか」という問いに対して「『署長の指示』で『副署長』が『特定月から作成した』ものである」という回答を得たものの，「何のために作成したものかについて」回答がなかったので，作成の経緯を教えてもらうために，私は「特定日３付特定役職宛文書」を特定日３に特定役職にメールを送信した。
こうしたことからわかるように，特定役職の説明によると，「職務行動記録書（メモ）」は，署長から指示を受け副署長が作成を命じられた行政文書であり，副署長が個人的に作成した記録ではありません。
（イ）特定税務署長が保有個人情報として職務行動記録（メモ）を行政文書としてその作成を認めていること
私が特定税務署長に対して「職務行動記録（メモ）」を保有個人情報として開示請求したところ，「保有個人情報の開示をしない旨の決定について（通知）」の「開示しないこととした理由」において，特定税務署長は，「・・・作成したが保存期間が１年未満の行政文書として既に廃棄したものであり，・・・」と説明し，「職務行動記録（メモ）」を行政文書として認識していることを示しています。
このことから，職務行動記録（メモ）は副署長が個人的に作成した記録ではなく，行政文書であることがわかります。
イ 下記第３の３（２）本件対象保有個人情報の保有の有無関係（ア）「ア保管場所及び探索について」関係
この職務行動記録（メモ）は，コピー機（複合機）に置き忘れられており，私が発見する直前に筆頭副署長がコピー機（複合機）において，職務行動記録（メモ）をＰＤＦファイルに変換している様子がうかがわれたので，「特定日３付特定役職宛文書」等において，筆頭副署長及び副署長が職務行動記録（メモ）をメール送信していないか確認するよう記載しております。
こうした背景があるので，特定課の執務室内，書庫及び共有フォルダ等の電子情報の探索だけではなく，当時のメール送信履歴を確認し，職務行動記録（メモ）の取得状況を確認しなければ，保有個人情報の有無についての調査は不十分であると考えます。（イ）「イ特定役職の発言の意図について」関係
諮問庁は，「審査請求人は，特定日１に特定役職と面談した際，審査請求人所持メモに記載されている事項は事実ではないと主張したところ，特定役職が『違っていたことは後で訂正したことが書かれている』と応答したことから，特定役職は『職務行動記録（メモ）』を保有し，記載内容を承知していたことが推認されると主張する。」とし，また諮問庁は，「（ウ）上記（イ）の後，特定役職は副署長Ａに電話で事実関係を尋ねた。事実確認を行った事項のうち，『職務行動記録（メモ）』に記載されている「Ｃに対して，署内部事務協議会，税理士意見交換会等の対応が悪かったと４時間以上にわたり注意した。」とあることについて，副署長Ａは，実際にはそれほどまでの長時間ではなかったということが『職務行動記録（メモ）』の続きに記載されていることを確認し，その旨を特定役職に回答した。」と主張しています。
しかしながら，特定日１に特定役職が「８月に記載されていることは後で訂正したことが書かれている。」との説明を受けたとき，私は「どうして後で訂正したことが書かれているといえるのですか。」とさらに質問したところ，特定役職は「文書を確認した。」との発言をしております。
こうしたことから，特定役職の『違っていたことは後で訂正したことが書かれている。』及び「文書を確認した。」という発言を基に，筆頭副署長又は副署長から特定課へのメール送信により特定課に「職務行動記録（メモ）」が存在すると考えております。
なお，諮問庁の主張のとおり，特定役職が「副署長からの聞き取りで，副署長が所持している職務行動記録（メモ）を確認したところ，『後で訂正している』と聞いている。」との説明を私が受けたとしたら，私は職務行動記録（メモ）の全容解明が事件の解明の糸口と考えていたため，職務行動記録（メモ）の開示を求めていた私は，行政文書である職務行動記録（メモ）を副署長が個人で所持していることは不適切であり，直ちに特定税務署に返還させるという行動をしたものと思います。
ウ 組織として運用を定めていない保有個人情報を含む行政文書は悪用される危険性が高いためすべて開示すべきである。
国税組織において運用が定められている「職務行動記録書」があるにもかかわらず，それを運用せず，署長の指示で副署長が職務行動記録（メモ）という行政文書を個別的に作成の指示をすること自体不適切であり，作成を指示した職員の悪意を想起させることになります。国税組織が運用を定めている職務行動記録書を適切に運用せず，署長が個別的に職務行動記録（メモ）の作成を指示することが許容されるのであれば，人事評価や面談等に資するよう，日常の業務管理の中で把握した被評価者の顕著な行動や評価のポイントとなる行動，評価期間中に被評価者に対して指導・助言した事項等について記録すべき職務行動記録がその作成目的を十分に果たすことができないばかりか，運用を定めていない職務行動記録（メモ）に署長・副署長によるでたらめな記載がまかり通ることになり，人事管理上及び行政文書の管理上，更には個人情報の管理上重大な危険性をはらむことになります。こうしたことからも，運用を定めていない職務行動記録（メモ）に記載された個人情報は開示しなければならないと考えます。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求について
本件審査請求は，法１２条に基づく開示請求に関し，処分庁が行った原処分について，原処分を取消し，開示請求に係る対象文書の開示を求めるものである。
２ 本件対象保有個人情報について
処分庁は，開示請求書に記載の「特定期間に作成された私に関する職務行動記録（メモ）」に記録された保有個人情報の請求の内容について審査請求人に対して確認したところ，本件開示請求書に添付した書類を求める趣旨ではないこと，また，特定課が保有しているものを求めていることから，開示を請求する保有個人情報は本件対象保有個人情報に補正された。これに対し，処分庁は，本件対象保有個人情報について，作成・取得されておらず保有していないとして不開示決定を行ったところ，審査請求人は本件対象保有個人情報の開示を求めていることから，以下，本件対象保有個人情報の有無について検討する。
３ 本件対象保有個人情報の有無について
（１）職務行動記録（メモ）について
本件対象保有個人情報に係る「職務行動記録（メモ）」は，審査請求人が特定税務署の職員であった際，上司であった副署長Ａが，審査請求人の勤務状況を記録するために，個人的に作成し日々追記していたものであり，国税組織において運用が定められている文書ではなく，特定国税局特定課が組織として作成・保有することを前提とした文書ではない。なお，国税組織において職員の勤務状況を記録する行政文書としては「職務行動記録書」を定めており，人事評価や面談等に資するよう，日常の業務管理の中で把握した被評価者の顕著な行動や評価のポイントとなる行動，評価期間中に被評価者に対して指導・助言した事項等について記録することとしている。
（２）本件対象保有個人情報の保有の有無について
ア 保管場所及び探索について
本件対象保有個人情報に係る文書が保管されるべきとされている，特定課の執務室内，書庫内及び共有フォルダ等の電子情報について探索を行ったが，当該文書の存在は確認されなかった。
イ 特定役職の発言の意図について
審査請求人が保有個人情報開示請求書に添付した「職務行動記録（メモ）」（以下「審査請求人所持メモ」という。）は，上記の副署長Ａが作成した文書の写しの一部である。
審査請求人は，特定日１に特定役職と面談した際，審査請求人所持メモに記載されている事項は事実ではないと主張したところ，特定役職が「違っていたことは後で訂正したことが書かれている。」と応答したことから，特定役職は「職務行動記録（メモ）」を保有し，記載内容を承知していたことが推認されると主張する。
この点について特定国税局特定課に確認したところ，次のとおりであった。
（ア）審査請求人は，特定税務署に勤務していたときに，特定税務署内のコピー機に置き忘れられていた「職務行動記録（メモ）」の一部を発見し，これの写しを取った。これが審査請求人所持メモである。（イ）審査請求人は特定日２に面談において特定役職に対し，審査請求人所持メモを提示し，記載されている事項は事実と相違すると主張した。
（ウ）上記（イ）の後，特定役職は副署長Ａに電話で事実関係を尋ねた。事実確認を行った事項のうち，「職務行動記録（メモ）」に記載されている「Ｃに対して，署内部事務協議会，税理士会意見交換会等の対応が悪かったと４時間以上にわたり注意した。」とあることについて，副署長Ａは，実際にそれほどまでの長時間ではなかったということが「職務行動記録（メモ）」の続きに記載されていることを確認し，その旨を特定役職に回答した。
なお，「職務行動記録（メモ）」は上記（１）のとおり，日々追記する形式で作成していたものである。
このことから，特定役職は上記のような応答を行ったものであり，特定役職自身が本件対象保有個人情報を所持し，それに基づいた応答を行ったものではない。
４ 結論
以上のことから，処分庁において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，これを保有していないとして不開示とした原処分は妥当であると判断する。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和４年４月１９日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年５月３１日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 同年１１月２４日審議
⑤ 同年１２月１５日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件文書に記録された本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象保有個人情報を作成しておらず保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めているところ，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）当審査会において，諮問庁から提示を受けた「国税庁職員人事評価実施細則」を確認したところ，「評価者は，期末に行う評価，面談等に資するよう，①日常の業務管理の中で把握した被評価者の顕著な行動や評価のポイントとなる行動，②評価期間中に被評価者に対して指導・助言した事項等について，別紙３「職務行動記録書」に記録する。」と定められていることが認められる。
（２）当審査会において，審査請求書に添付された審査請求人所持メモを確認したところ，審査請求人所持メモは「国税庁職員人事評価実施細則」に定められた「職務行動記録書」とは様式が全く異なる文書であることからすると，特定税務署において「職務行動記録（メモ）」が作成されたとしても，特定国税局特定課への送付が必要とされている文書ではないことが認められる。
（３）また，審査請求人は，上記第２の２（２）イ（イ）において，特定役職が「職務行動記録（メモ）」の内容を了知していたことからすると，筆頭副署長又は副署長から特定国税局特定課へのメール送信がなされているはずなので，特定国税局特定課に「職務行動記録（メモ）」が存在する旨主張するが，上記（２）を踏まえると，特定役職は副署長との電話により「職務行動記録（メモ）」の内容を確認することによりその内容を了知したものであって，特定国税局特定課において本件対象保有個人情報を保有していないとする上記第３の３の諮問庁の説明に特段不自然，不合理な点は認められず，他にこれを覆すに足りる事情も認められない。
（４）さらに，上記第３の３（２）アの本件対象保有個人情報の探索の範囲等についても，特段の問題があるとは認められない。
（５）したがって，特定国税局において，本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，特定国税局において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第４部会）
委員小林昭彦，委員白井玲子，委員常岡孝好
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r04k04.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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