諮問庁：厚生労働大臣
諮問日：令和４年９月２６日（令和４年（行個）諮問第５２００号）
答申日：令和５年２月１３日（令和４年度（行個）答申第５２０１号）
事件名：本人に係る郵便物の処理内容の不開示決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，開示請求に形式上の不備があるとして不開示とした決定は，取り消すべきである。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和４年２月１０日付け厚生労働省発年０２１０第１２号により，厚生労働大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書によると，おおむね以下のとおりである。なお，審査請求人から当審査会宛てに意見書が提出されているが，諮問庁の閲覧に供することは適当でない旨の意見が提出されているため，その内容は記載しない。
開示をしない理由として，「複数回にわたって補正を求めたにもかかわらず，対象行政文書の十分な特定がなされなかったため」となっていますが，複数回の補正要求に対して，複数回補正文書を郵送で返信してます。しかし不開示になりました。返信が正しく受理されているかなど気になり受理された文書のコピーなどの返信を希望しましたが，自分には届いてません。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求の経緯
（１）審査請求人は，令和３年９月２７日付け（同年１０月１日受付）で，処分庁に対し，法１２条１項の規定に基づき，「２０２１年５月～現在までに複数を郵送してます。それでライフサイクルでの「取得」，個人情報の取り扱いのルールでの「２，利用目的の明示」「３，正確性の確保」などでの私に対する処理内容。」（本件対象保有個人情報）に係る開示請求（以下，第３において「個開第３７５号」という。）を行った。（２）これに対し，処分庁は，本件対象保有個人情報を特定する情報が不足していたことから，以下に示すとおり，請求人に対して５回にわたって補正を求めた。
ア 令和３年１０月１日の補正依頼（補正期限：同年１０月２９日。以下「第１回補正依頼」という。）
イ 令和３年１１月９日の補正依頼（補正期限：同年１１月２４日。以下「第２回補正依頼」という。）
ウ 令和３年１２月２８日の補正依頼（補正期限：令和４年１月１２日。以下「第３回補正依頼」という。）
エ 令和４年１月１１日の補正依頼（補正期限：同年１月２６日。以下「第４回補正依頼」という。）
オ 令和４年１月２７日の補正依頼（補正期限：同年２月１０日。以下「第５回補正依頼」という。）
（３）処分庁は，審査請求人と同一の氏名・同一の住所が記載された手紙を受領していたことは確認したものの，当該手紙を差し出した人物と審査請求人が同一人物であることについて確証が得られなかった。また，複数回にわたって補正を求めたにもかかわらず，本件対象保有個人情報の十分な特定がなされなかったことから，令和４年２月１０日付け厚生労働省発年０２１０第１２号により不開示決定（原処分）を行ったところ，審査請求人はこれを不服として，同年５月１３日付け（同月１６日受付）で本件審査請求を提起した。
２ 諮問庁としての考え方
本件審査請求については，原処分は妥当であるから，棄却すべきである。
３ 理由
（１）本件開示請求について，処分庁は審査請求人に対して，本件対象保有個人情報の特定に向けた補正依頼（計５回）を行い，審査請求人が郵送したと主張する文書の内容について複数回にわたり回答を求めたものの，審査請求人からは十分な内容の回答が得られなかった。
また，審査請求人と同一の氏名・同一の住所が記載された手紙を処分庁が受領していたことから，当該手紙の送り主と審査請求人が同一人物であることを確認するために，審査請求人に対して審査請求人が郵送したと主張する文書の郵送日及び郵送方法等について複数回にわたり回答を求めたものの，推定を行うに足る十分な回答が得られなかった。以下，処分庁から審査請求人に行った補正依頼とそれに対する審査請求人の回答内容について詳述する。
ア 第１回補正依頼の趣旨と審査請求人の回答
個開第３７５号に「２０２１年５月～現在までに複数を郵送してます」と記載されているところ，それがいつ，どういった内容のもので，何通郵送されたものなのかを特定するため，処分庁は「前回（受付番号：個開第２７８号）の「情報開示請求」は取り下げて，今回送付いただいたものを新たに受付という処理で間違いありませんでしょうか。」「文書を特定するにあたり，○○（審査請求人の姓）様が２０２１年５月から現在までに送付いただいた郵便物の名称（名称が無ければ内容）や送付先の部局・部署名について記載をお願いします。」との質問及び依頼を行った。
これに対して，審査請求人からは，「２０２１年５月～現在までに郵送したのは数通なので，自分の住所，氏名から特定できると思います。宛先名は「厚生労働省」となっています。」との回答があった。
イ 第２回補正依頼の趣旨と審査請求人の回答
第１回補正依頼に対する審査請求人の回答にある「２０２１年５月～現在までに郵送した・・・数通」の内に，令和３年８月１２日付け（同月１３日受付。受付番号：個開第２７８号。令和３年１１月１５日不開示決定）の開示請求書（以下，第３において「個開第２７８号」という。）が含まれるか否かについて確認を行ったところ，審査請求人から電話にて，「個開第２７８号は含めない，自分が送ったのは障害年金への陳情のようなもの」との回答があった。
ウ 第３回補正依頼の趣旨と審査請求人の回答
個開第３７５号に記載された「私に対する処理内容」の趣旨を明確にするため，処分庁から審査請求人に対して，「私に対する処理内容」が「２０２１年５月～現在までに郵送した郵送物に受付印が押印されたもの」，「上記以外のもの」，「２０２１年５月～現在までに郵送した郵送物に受付印が押印されたもの及びそれ以外の両方」のいずれを指すか確認を行ったところ，「２０２１年５月～現在までに郵送した郵送物に受付印が押印されたもの及びそれ以外の両方を指す」との回答があった。
エ 第４回補正依頼の趣旨と審査請求人の回答
１回目から３回目までの補正では，第１回補正依頼に対する審査請求人の回答にある「２０２１年５月～現在までに郵送した・・・数通」というものが，いつ，どういった内容のもので，何通郵送されたのかについて特定に至らなかったことから，第２回補正依頼に対する請求人の回答にある「障害年金への陳情のようなもの」だけでは文書を特定することはできない。また，第３回補正依頼に対して審査請求人が「２０２１年５月～現在までに郵送した郵送物に受付印が押印されたもの及びそれ以外の両方を指す」と回答したことによって，本件対象保有個人情報の範囲が更に曖昧になってしまった。さらに別の問題として，処分庁において保管している審査請求人と同一の氏名・同一の住所が記載された手紙を開示するためには，当該手紙が実際に審査請求人によって執筆されて送付されたものであることを確認する必要があった。この点について処分庁は，当該手紙の送り主しか知り得ない「当該手紙を執筆した日付」，「当該手紙の郵送方法」，「当該手紙の内容」について審査請求人が証言すること，または，審査請求人が当該手紙の写しを保管していればその写しを提示することにより，審査請求人が当該手紙の送り主であることを推定することができると考えた。
そのため，処分庁は審査請求人に対し，郵送したものの写しがある場合にはその写しの提出を求め，写しがない場合には，郵送した日付，郵送方法及び郵送物の内容を記載することを求める補正を依頼した。
これに対して，審査請求人からは，「文書の特定方法として，自分の名前・住所からデータベース上特定可能と思います。自分が個人的に郵送しているのは，情報開示請求関連以外は数通です。」との回答があった。
オ 第５回補正依頼の趣旨と審査請求人の回答
第４回補正依頼において，処分庁から郵送物の写しの提出または郵送物のより具体的な内容の記載を求めて補正を依頼したが，審査請求人からは郵送物の写しの提出も具体的な内容の記載もなかったため，処分庁において保管している審査請求人と同一の氏名・同一の住所が記載された手紙の送り主と審査請求人が同一人物であることについて確証が得られなかった。
このことから，処分庁は審査請求人に対して改めて「手紙を郵送した日付」，「手紙の郵送方法」，「手紙の内容」の記載を求めるとともに，手紙を郵送した際の「「書留・特定記録郵便物等受領証」に記載されているお問い合わせ番号」の記載を求めた。
しかし，この求めに対して審査請求人からは，「今までに複数回補正した文書を郵送したが，そのコピーを返信して下さい」，「自分の郵送文書を特定できそうな事を記載したが，なぜ特定できないのか」との回答のみであった。
（２）上記ア～オのとおり，本件対象保有個人情報の特定に向けた補正依頼（計５回）の中で，審査請求人が郵送したと主張する文書の内容等について，審査請求人に対して複数回にわたり回答を求めたにもかかわらず十分な内容の回答が得られなかった。このため，審査請求人から得られた情報だけでは開示対象個人情報を特定することができなかった。また，審査請求人と同一の氏名・同一の住所が記載され，処分庁が保管する手紙について，当該手紙の送り主のみが知り得る情報である当該手紙の郵送日及び郵送方法等について，審査請求人に対して複数回にわたり回答を求めたにもかかわらず十分な内容の回答が得られなかった。このため，審査請求人から得られた情報だけでは審査請求人と当該手紙の送り主が同一人物であることの確証が得られなかった。
仮に，開示請求に応じて開示を実施すると，当該手紙の送り主と審査請求人が同一人物でない場合に，審査請求人以外の人物が書き記した当該手紙の内容が審査請求人に渡ってしまうことになるので，当該手紙を審査請求人に開示することは不適切であり，原処分は妥当である。
４ 審査請求人の主張について
審査請求人は，審査請求書において，「開示をしない理由として，「複数回にわたって補正を求めたにも関わらず，対象文書の十分な特定がなされなかったため」となっていますが，複数回の補正要求に対して，複数回補正文書を毎回郵送で返信してます。しかし不開示になりました。返信が正しく受理されているかなども気になり，受理された文書のコピーなどの返信を希望しましたが，自分には届いてません。」と主張する。しかし，上記３で述べたとおり，各補正依頼に対する審査請求人の回答を以てしても，本件対象保有個人情報の特定に至る情報は得られていない。また，審査請求人と同一の氏名・同一の住所が記載された手紙は受領していたものの，当該手紙を差し出した人物と審査請求人が同一人物であることについて確証が得られていない。
このことから，審査請求人の主張は，本件審査請求に係る原処分の結論に影響を及ぼすものではない。なお，審査請求人は補正書の写しを送付するよう求めているが，上記３（１）のとおり，補正依頼に対する回答を踏まえて，原処分を行っているものである。
５ 結論
以上のとおり，本件審査請求については，原処分は妥当であるから，棄却すべきである。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和４年９月２６日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１０月１４日審査請求人から意見書を収受
④ 令和５年１月２６日審議
⑤ 同年２月８日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象保有個人情報の特定ができないとして，審査請求人に５回にわたる補正を求めたが，本件対象保有個人情報を特定するに足る十分な情報が得られなかったとして，形式上の不備を理由に不開示とする原処分を行った。
これに対して審査請求人は，「複数回の補正要求に対して毎回補正文書を郵送で返信している」として原処分の取消しを求めているところ，諮問庁は，原処分は妥当であるとしていることから，以下，本件対象保有個人情報の特定の可否について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の特定の可否について
（１）諮問庁は，理由説明書（上記第３）において，本件開示請求から原処分に至る経緯等について説明しているところ，それによると，審査請求人と同一氏名・同一住所が記載された手紙の存在を認識しながらも，審査請求人に対して，更に「手紙を郵送した日付」，「手紙の郵送方法」，「手紙の内容」の記載を求めるとともに，「「書留・特定記録郵便物等受領証」を保有している場合は，そこに記載されているお問合せ番号」の記載（補正）を求めたが，これらについて回答がなかったため，本件対象保有個人情報の特定ができないと判断した旨説明している。しかしながら，本件対象保有個人情報を確認すると，審査請求人が開示を求めているのは「２０２１年５月～現在までに複数を郵送・・・私に対する処理内容」であることから，自身が厚生労働省に送付した手紙自体というよりも，それに対する処理内容の開示を求めているとも解されるので，当審査会事務局職員をして諮問庁に対し，この点に係る経緯等について更なる詳細な補足説明を求めさせたところ，おおむね以下のとおり説明する。
ア 本件開示請求は本件対象保有個人情報の開示を求めるものであるから，本来，審査請求人が厚生労働省に送付した手紙自体の開示を求めるものではなく，手紙を踏まえた処理内容の開示を求めているものと解される。しかしながら，公的年金制度を所管する処分庁には，年金制度に対する意見書，要望書は多数寄せられており，制度見直しや改善に際して参考とさせていただくことはあっても，実務上，個別に回答を作成しているものではない。
イ したがって，本件について「処理内容」に関する文書（情報）を探索しても見当たらず，このため第３回補正依頼でもって「私に対する処理内容」の趣旨の明確化を求めたところ，審査請求人からの回答が「２０２１年５月～現在までに郵送した郵送物に受付印が押印されたもの及びそれ以外の両方を指す」と，審査請求人が送付した手紙自体を含む趣旨の回答であったため，手紙自体も対象になるものと判断した（この結果，対象とすべき保有個人情報の範囲が広がり，更に曖昧になってしまったともいえる。）。
ウ 他方，審査請求人が送付した手紙自体を対象にするにしても，ⅰ）審査請求人が補正で述べる「数通」，「障害年金の陳情のようなもの」という説明だけでは審査請求人と手紙の送り主が同一人物であることの確証が得られないと考えたこと，ⅱ）審査請求人の携帯が使用不能であり，審査請求人に電話でこちらの趣旨を伝えられない状況の中で，手紙の送り主のみが知り得る情報（送付日，郵送方法等）があれば審査請求人と手紙の送り主が同一人物であることの確証が得られると考えたことから，手紙の送り主のみが知り得る情報である当該手紙の郵送日及び郵送方法等について，審査請求人に対して複数回にわたり回答を求めたが，十分な内容の回答が得られなかった。
エ 以下の（ア）及び（イ）の点から，本人の個人情報であるかどうかは，基本的に氏名，生年月日，住所といった情報でもって外形的に判断することが制度上想定されていると思われ，通例は，氏名，生年月日，住所等が外形的に一致していることをもって開示請求の対象たる保有個人情報と判断しており，特に「真に開示請求者が作成した情報（手紙）」のみが開示請求の対象となるものではないことは理解しているが，前述の第３回補正依頼の回答のように対象とすべき保有個人情報が曖昧な点もあり，より本人の特定が必要と考えたところである。（ア）法２条２項では，個人情報とは「氏名，生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの」とされている。つまり，氏名や生年月日でもって，「Ａさんの情報」ということが判別可能であるとされている。
（イ）法１３条２項及び同法施行令１４条では，開示請求をする者は，開示請求における本人確認手続等のために，「開示請求書に記載されている開示請求者の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証，健康保険の被保険者証，個人番号カード，在留カード，特別永住者証明書等」を提出しなければならないとされている。
つまり，氏名及び住所（居所）が開示請求者本人であるかどうかの主要な判断要素となっている。
オ 以上のとおり，本件では，対象とすべき保有個人情報が曖昧な中，審査請求人の携帯電話が使用不能であり，審査請求人にこちらの趣旨を伝えられない状況であったことから，より本人の特定が必要と考えたものである。
なお付言すると，厚生労働省の文書受付窓口（大臣官房。以下「文書受付窓口」という。）では，郵送された全ての郵便物について記録を取っている（受付簿等に記載する）ものではなく，書留郵便等の特殊取扱郵便又は厚生労働省若しくは厚生労働大臣等宛ての場合に必要な記録をした上で（受付簿等に記載した上で）各部局に配布し，特殊取扱郵便以外の普通郵便などの文書でかつ宛先が各部局宛てのものは，そのまま各部局に配布している。例えば，文書受付窓口から年金局年金課に配布された文書については，年金局年金課において発信者等必要な内容を記録することになっている。
本件では，第１回補正依頼に対する審査請求人からの回答で，「宛先名が「厚生労働省」となっている」との回答を得たので，文書受付窓口での記録を確認したところ，審査請求人の氏名及び住所と一致するものとして，「過去の開示請求書」と別紙の２に掲げる「「障害年金に関しての法解釈」意見書（２０２１年８月２日）」という手紙が見つかったが，それ以外の文書は発見できなかった（なお，第２回補正依頼に対する審査請求人の回答において，今回の開示請求では，審査請求人の過去の開示請求書は除くとされている。）。
（２）上記（１）のとおり，諮問庁は，ⅰ）年金制度に対する意見書，要望書は多数寄せられており，実務上，個別に回答を作成しているものではないので「処理内容」に関する文書（情報）は存在せず，ⅱ）審査請求人と同一氏名・同一住所が記載された手紙（１通）は存在するが，５回の補正依頼をもってしても当該手紙が真に審査請求人によって作成されたものであるかどうかを確認することができないので，本件対象保有個人情報に該当するとはいえない旨説明する。
そこで，当審査会事務局職員をして諮問庁に対して，当該手紙の提示を求めさせ，当審査会においてその内容を確認したところ，以下の事情が認められる。
ア 手紙の差出人の氏名・住所は，本件の審査請求人の氏名・住所と同じである。
イ 手紙のタイトルは，「『障害年金に関しての法解釈』意見書」となっており，これは，第２回補正依頼に対する審査請求人の回答にある「障害年金への陳情のようなもの」と近似している。
ウ 手紙の宛先は「厚生労働省」宛てとなっており，これは，第１回補正依頼に対する審査請求人の回答と符合する。
（３）審査請求人が郵送した手紙の処理内容に関する文書（保有個人情報）は存在しないとする諮問庁の上記（１）ア及びイの説明に不自然・不合理な点があるとはいえない。
他方，審査請求人が郵送した手紙自体については，諮問庁が上記（１）ウ及びエで説明するように，通例は，氏名，生年月日，住所等が外形的に一致している情報をもって開示請求の対象たる保有個人情報と判断しているところ，本件では，対象とすべき保有個人情報が曖昧な中，審査請求人の携帯電話が使用不能であり，審査請求人にこちらの趣旨を伝えられない状況であったことから，より本人の特定が必要と考え，審査請求人と手紙の送り主が同一人物であることの確証を得るため，手紙の送り主のみが知り得る情報（送付日，郵送方法等）を求めた旨説明する。上記のように，処分庁は文書特定を行うに際して慎重かつ丁寧な手続を採っており，このこと自体は直ちに否定されるものではないが，諮問庁から提示された手紙の内容や保有個人情報の特定に関する説明（上記第３及び上記（１））を確認する限り，本件における保有個人情報の特定は，通例のように，氏名，生年月日，住所（居所）といった基本的な情報を踏まえて社会通念に照らして判断すれば足りると解される。（４）したがって，上記（１）ないし（３）を踏まえると，別紙の２に掲げる手紙に記録された保有個人情報は，審査請求人が開示を求める本件対象保有個人情報に該当すると判断することにつき特段の支障は認められず，原処分は取り消すべきである。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，開示請求に形式上の不備があるとして不開示とした決定については，開示請求に保有個人情報の不特定という形式上の不備があるとは認められず，別紙の２に掲げる文書に記録された保有個人情報を特定して，改めて開示決定等をすべきであることから，取り消すべきであると判断した。
（第３部会）
委員長屋聡，委員久末弥生，委員葭葉裕子
別紙
１ ２０２１年５月～現在までに複数を郵送してます。それでライフサイクルでの「取得」，個人情報の取り扱のルールでの「２．利用目的の明示」「３．正確性の確保」などでの私に対する処理内容
２ 「障害年金に関しての法解釈」意見書（２０２１年８月２日）
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r04k05.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。