諮問庁：厚生労働大臣
諮問日：令和４年２月１７日（令和４年（行個）諮問第５０４７号）
答申日：令和５年２月２０日（令和４年度（行個）答申第５２１０号）
事件名：本人の申告に係る申告処理台帳の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「私が令和３年度に特定労働基準監督署（以下「特定監督署」という。）に申告した特定会社に係る申告処理台帳と添付書類一式。」に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，取り消すべきである。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
本件審査請求の趣旨は，行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，愛知労働局長（以下「処分庁」という。）が，令和３年８月２３日付け愛労発基０８２３第３号により行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求めるというものである。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
請求人は令和３年特定月に特定監督署に申告を行ったが，特定監督署はそれを相談として処理したため，「申告に関する文書」とならなかった。請求人は申告と考えていたため，「申告に関する文書」として手数料３００円を支払い文書の開示を請求した。請求人が開示請求時点で申告か相談かを判断するのは困難であり，行政庁は「申告に関する文書」としては存在していなくても相談として扱った行政文書が存在している以上，「相談に関する文書」と補正を求めるなどして，その行政文書を開示すべきである。行政文書があることを知りながら，名称が違うということのみで請求人の意思を無視して不開示とすることは情報公開制度の趣旨に反するものである。
（２）意見書
ア 審査請求までの経緯
（ア）令和３年特定月，私は特定監督署に出向き，勤務している会社において業務中にケガをしても自己責任である旨掲示されていることについて申告を行い，調査及び適切な処分を求めました（以下，第２において「本件申告」という。）。その際，諮問庁の理由説明書３（２）イにある「対応した担当者は，令和２年度において請求人が行った労働基準法（昭和２２年法律第４９号）１０４条等に基づく申告とは異なり，・・・請求人に対し説明している」といった事実はありませんでした。
（イ）令和３年８月，私は愛知労働局に出向き，本件申告についての行政文書の開示請求を行いました。その際，私は本件申告が令和３年特定月のことである旨を担当者ら（複数いました）に説明しています。その担当者らから開示請求のひな方を示され，私はそれに沿って担当者らの指示の下，その場で本件開示請求書を記載しました。（ウ）原処分が出た後，私は再び愛知労働局に出向き，担当者らに不開示の理由を尋ねました。その日に愛知労働局の情報公開とは別の部署の職員が特定監督署に電話で確認して，私に「特定監督署が労働相談として扱ったため，労働相談に関する文書しか残っていない」旨の説明をしました。私はその時に初めて，特定監督署が本件申告を「労働相談」として処理していたことを知りました。
イ 主張
（ア）諮問庁は理由説明書３（２）イで「対応した担当者は，令和２年度において請求人が行った労働基準法（昭和２２年法律第４９号）１０４条等に基づく申告とは異なり，・・・請求人に対し説明している」と記していますが，このような事実は一切なく，私は特定監督署・愛知労働局他いかなる行政機関の職員からも労基法上の「申告」についての説明は受けていません。それにもかかわらず，私にきちんと説明しているかのような記述は明らかに不合理です。（イ）諮問庁は「『労働相談』であって『申告』ではない」旨の主張していますが，どちらであっても令和３年特定月の本件申告を指していることは明らかです。本件申告を「労働相談」か「申告」かどちらで受理するかは行政の判断であり，明示されなければ開示請求者には分かりません。私には本件開示決定の後「労働相談」であった旨の報告があるまで，どちらで受理されたか明示されていませんでした。また，本件開示請求書を愛知労働局の担当者らの下で記載した際，担当者らから労基法上の「申告」の説明や「申告」として受理されたか，の確認はありませんでした。
（ウ）以上の通り，本件不開示決定する上で開示請求者に十分な説明や確認をおこなっておらず，決定に至る過程に瑕疵があったのは明らかです。したがって，本件不開示決定は取り消されるべきです。
第３ 諮問庁の説明の要旨
諮問庁の説明の要旨は，理由説明書によると，おおむね以下のとおりである。
１ 本件審査請求の経緯
（１）審査請求人は，令和３年８月１３日付け（同日受付）で処分庁に対し，法の規定に基づき本件対象保有個人情報の開示請求を行った。（２）これに対して処分庁が原処分を行ったところ，審査請求人はこれを不服として，令和３年１１月１０日付け（同月１５日受付）で本件審査請求を提起したものである。
２ 諮問庁としての考え方
本件審査請求に関しては，原処分は妥当であるから，棄却すべきである。
３ 理由
（１）対象保有個人情報及びその作成・保有について
本件対象保有個人情報は，請求人が令和３年度に特定監督署に対して申告した事案に関して作成又は取得した行政文書に記録された保有個人情報であるが，下記（２）のとおり，処分庁はこれを作成又は取得していないため，開示請求対象となる保有個人情報を保有していない。（２）請求人の主張について
ア 請求人は審査請求において，要旨，次のとおり主張している。（ア）請求人は令和３年特定月に特定監督署に申告を行ったが，特定監督署はそれを労働相談として処理したため，「申告に関する文書」とならなかった。請求人は申告と考えていたため，「申告に関する文書」として手数料３００円を支払い文書の開示を請求した。（イ）請求人が開示請求時点で申告か労働相談かを判断するのは困難であり，行政庁は「申告に関する文書」としては存在しなくても相談として扱った文書が存在している以上，「相談に関する文書」と補正を求めるなどして，その行政文書を開示すべきである。行政文書があることを知りながら，名称が違うということのみで請求人の意思を無視して不開示とすることは情報公開制度の趣旨に反するものである。
イ 上記ア（ア）の主張について，令和３年度において特定監督署が請求人による申告を受理した事実はなく，したがって，上記（１）の対象保有個人情報は処分庁において保有されていないものである。なお，令和３年特定月に請求人が特定監督署に来庁して労働相談を行った際，対応した担当者は，令和２年度において請求人が行った労働基準法（昭和２２年法律第４９号）１０４条等に基づく申告とは異なり，「調査の有無及びその結果は回答できない」「情報として承る」旨を請求人に対し説明している。
また，上記ア（イ）の主張について，法１３条３項において，行政機関の長は，開示請求書に形式上の不備があると認めるときは，開示請求者に対し，相当の期間を定めて，その補正を求めることができるとされているが，本件は，開示請求書に形式上の不備は認められず，補正を求めることができる事案に該当しない。
同項において，行政機関の長は，開示請求者に対し，補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならないとされているが，あくまで開示請求書に形式上の不備があると認められ，開示請求者に対し，その補正を求めることができる場合における努力義務として規定されているものであって，開示請求書に形式上の不備が認められず，補正を求めることができる事案に該当しない本件においては，この努力義務が処分庁に課せられていると解することは困難である。なお，労働相談に関する行政文書及び当該行政文書に記録された保有個人情報の存否にかかわらず，請求人が記載した「申告処理台帳と添付書類一式」という文言及び開示請求時に請求人から確認した「２件の申告があり，その書類の開示を請求」するとの意思（※開示請求書欄外参照）から，申告処理台帳一式とは別に労働相談に関する行政文書を特定する合理的根拠はない。したがって，労働相談に関する行政文書等の存否は，原処分の妥当性に影響を及ぼすものではない。
４ 結論
以上のとおり，本件開示請求については，開示請求の対象となる保有個人情報を作成又は取得していないため，保有していないとして開示しないこととした原処分は妥当であるから，棄却すべきである。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和４年２月１７日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年３月１１日審査請求人から意見書を収受
④ 令和５年１月２６日審議
⑤ 同年２月１５日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件対象保有個人情報は，「私が令和３年度に特定監督署に申告した特定会社に係る申告処理台帳と添付書類一式。」に記録された保有個人情報である。
処分庁は，本件対象保有個人情報を保有していないとして，不開示とする原処分を行ったところ，審査請求人は，原処分の取消しを求めている。これに対し，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）諮問庁は，理由説明書（上記第３）において，本件対象保有個人情報を保有していないことについて，処分庁を通じ特定事業場を管轄する特定監督署に確認したところ，審査請求人から令和３年度に特定事業場に係る申告は受理しておらず，したがって申告処理台帳も作成しておらず，存在しないことが認められたと説明する。
（２）当審査会事務局職員をして諮問庁に対し，更に詳細な説明を求めさせたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり説明する。
ア 審査請求人は，令和２年度及び令和３年度の特定期間内に，特定監督署に対して，特定事業場に関する相談を行っているが，令和３年度の相談内容は，労働基準関係法令違反に関するものではなかったため，労働基準法１０４条に基づく申告に該当しなかったものである。このため，申告処理台帳は作成されていない。
イ 処分庁においては，本件開示請求を受け，念のため，特定監督署の事務室内を探索する等により本件対象保有個人情報の有無を確認したが，本件対象保有個人情報は存在しなかった。
ウ 開示請求書には，請求を受け付けた愛知労働局特定課の担当者による，「本人来局時，２件の申告があり，その書類の開示を請求。上記記載について変更があれば補正してよいとの事」というメモが残されていたが，本件開示請求書には開示を求める文書として「令和３年度に特定監督署に申告した特定事業場に係る申告処理台帳と添付書類一式」と明記されていたことから，形式上の不備はなく対象保有個人情報が明らかであるとして，求補正や開示請求内容の確認は行わず，本件対象保有個人情報を保有していないとして原処分を行った。
エ 特定監督署では，令和３年特定月に審査請求人から受けた特定事業場に関する内容について，相談記録が残されている。
（３）以上を踏まえ，以下検討する。
ア 処分庁は，開示請求書に明記された「令和３年度の申告処理台帳」に記載された保有個人情報は保有していないとして，補正を行わないまま原処分を行っている。一般的に，監督署に相談する者は，自分の相談の内容が労働基準法１０４条に基づく申告に該当するか否かを，常に正確に把握することは困難と考えられるところ，本件においては，開示請求書には，審査請求人の意思として「上記記載について変更があれば補正してよいとの事」と記載されており，審査請求人としても，必要があれば補正に応じる意思があったものと認められる。
審査請求人の主張を検討すると，審査請求人が開示を求めているのは，令和３年特定月に特定監督署に赴いた際の記録であると解される。特定監督署が，当時の審査請求人とのやり取りを，申告ではなく相談として受け付けたのであれば，申告処理台帳ではなく相談票が作成されている可能性が想定される。このため，本件においては，開示請求書から読み取れる審査請求人の意向を踏まえれば，審査請求人の求める「申告処理台帳」が不存在であることが明らかとなった時点で，審査請求人に対して適切な情報提供を行い，審査請求人が相談票の開示を求めるのであれば，補正を行い開示決定等を行うことが適当であったと認められる。
イ なお，諮問庁は，形式上の不備がなければ補正の義務はないことから，原処分を妥当であると主張するが，法の趣旨からも，開示請求者に適切に情報を提供し，必要な補正を行い，開示請求者の意向に沿った処分を実施することが適当であったと認められる。
ウ したがって，本件対象保有個人情報を保有していないとして不開示とした原処分は，取り消すことが妥当である。
３ 付言
本件保有個人情報不開示決定通知書には，不開示とした理由について，「開示請求に係る保有個人情報を保有していないため。」と記載されている。
一般に，保有個人情報の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象保有個人情報を保有していないという事実を示すだけでは足りず，対象保有個人情報を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該保有個人情報が存在しないかについても理由として付記することが求められる。
原処分は，結論として取り消すべきものであるが，審査請求人が本件不開示決定通知を受領後に不開示の理由を問い合わせていることにも鑑みれば，処分庁においては，今後の決定通知の理由付記に当たっては，上記の点についても留意すべきである。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，開示請求者に対し，補正の参考となる情報を提供するなどして補正を求め，改めて保有個人情報の特定を行い，開示決定等をすべきであることから，取り消すべきであると判断した。
（第３部会）
委員長屋聡，委員久末弥生，委員葭葉裕子
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r04k05.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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