諮問庁：国立大学法人東京大学
諮問日：令和５年６月１２日（令和５年（独情）諮問第７２号）
答申日：令和６年３月２５日（令和５年度（独情）答申第１１１号）
事件名：特定教員のサテライトオフィスの設置趣旨に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和４年１１月１７日付け第２０２２－４５号により国立大学法人東京大学（以下「東京大学」，「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
後日補充致します。以上
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件対象文書について
本件対象文書は，上記の通り，「特定附置研究所の特定教員のサテライトオフィスの設置趣旨に関する文書」である。東京大学は，この開示請求に対し，特定附置研究所にその旨依頼したが，開示請求に該当する文書が見当たらないため，保有しておらず不存在の不開示決定を令和４年１１月１７日に行った。
これに対し，審査請求人は，令和５年３月２日受付けの審査請求書により，開示決定の取消しを求めている。
２ 審査請求人の主張とそれに対する諮問庁の見解
審査請求人は，上記令和５年３月２日受付けの審査請求書において，「本件開示決定を取り消すべきである」旨を主張する。同審査請求書には「審査請求の理由については後日補充致します」との記載があるため，諮問庁としては補充文書の到着を待っていたところ，その補充文書が届かないまま３ケ月が経過したため，このままでは期日のみが過ぎてしまうものと判断し，諮問を行うものとしたい。
東京大学としては，この度の審査請求を受け，再度特定附置研究所において，改めて特定附置研究所の執務室，書庫及び共有フォルダ等を探索したが，いずれにおいても該当文書は見当たらず，また，当該附置研究所の特定会議等の会議資料も確認したが，当該サテライトオフィスを設置することがわかる文書は確認できなかった。また，例示として，様々な文書を請求しているが，どれも確認できなかったとともに，特定教員研究室のホームページ掲載のもの以外は不存在である。
よって，本件対象文書を保有していないとして不存在とした処分庁の不開示決定は妥当であると判断する。
３ 結論
以上のことから，諮問庁は，本件について原処分維持が妥当と考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年６月１２日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和６年１月２５日審議
④ 同年３月１８日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。
審査請求人は原処分の取消しを求めているが，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして，諮問庁に対し，本件対象文書の保有の有無について改めて確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり説明する。
ア 特定教員のサテライトオフィスは，特定年月日に契約しており，当該サテライトオフィスを賃貸契約する上で，特定附置研究所の特定会議等の会議で審議した可能性を想定し，特定会議等の議事録を確認したが，審議したことを示す記載はなく，結果として，審査請求人が例示している，会議開催の経緯・調査内容・調査結果・会議議事録・会議開催年月日・出席者名簿・提出書類・議会における想定問答集・検討書・報告書・国会議員への説明資料等も含めて，当該サテライトオフィスの設置の趣旨に関する記載のある文書の存在は確認できなかった。
イ なお，当初，当該サテライトオフィスの賃貸契約書を締結する際に作成されたと思われる原議書は，保存期間が満了のため廃棄している。廃棄した原議書に当該オフィスの設置趣旨に関する記載や文書が添付されていたかは，１７年前のことで担当者異動等もあり，確認できなかった。直近に賃貸契約を更新した際の原議書は保存期間内であり，仮に当該オフィスの設置趣旨に関して記載された部分があれば本件対象文書に該当すると考えられたことから，当該原議書を確認したが，該当の記載はなかったため，同文書の特定はしなかった。
ウ なお，上記第３の２に「特定教員研究室のホームページ掲載のもの以外は不存在である。」と説明しているが，これは，本件開示請求書には当該ホームページの写しが添付されていたことから，審査請求人が開示を求める文書が当該ホームページのデータではないということは明らかであると考えるという趣旨である。
エ 審査請求を受け，再度特定附置研究所において，改めて特定附置研究所の執務室，書庫及び共有フォルダ等を探索したが，いずれにおいても本件対象文書に該当する文書は見当たらなかった。
（２）当審査会において，諮問庁から東京大学文書管理規則の提示を受け確認したところ，文書の保存期間に関する記載は，上記（１）イの諮問庁の説明するとおりであると認められる。
東京大学において本件対象文書の保有は認められなかったとする上記（１）の諮問庁の説明に特段不自然・不合理な点があるとまではいえず，これを覆すに足る事情も認められない。
また，探索の範囲等が不十分であるともいえない。
したがって，東京大学において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 付言
本件不開示決定通知書には，不開示とした理由について，「該当文書（特定教員のサテライトオフィス（特定場所）の設置趣旨に関する文書）は，保有しておらず不存在。」と記載されているところ，一般に，文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有していないという事実を示すだけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該文書が存在しないかについても理由を示すことが求められる。したがって，原処分における理由の提示は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，東京大学において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員石川千晶，委員磯部哲
別紙
（本件対象文書）
特定教員のサテライトオフィス（特定場所）の設置趣旨に関する文書
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r05d03_.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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