諮問庁：独立行政法人経済産業研究所
諮問日：令和５年２月２日（令和５年（独情）諮問第３７号）
答申日：令和５年７月３１日（令和５年度（独情）答申第４２号）
事件名：特定のセミナーのために出席者等とやり取りした文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
２０２１年１２月２日にアップされたＹＯＵＴＵＢＥにおいて次の括弧書の企画内容が記載されているが，この企画のためにＲＩＥＴＩと各出席者及び編集者との間でなされたやりとりに関する文書「デザインと知財：デザイン経営宣言のその後＃１（プレゼンテーション）」【ＲＩＥＴＩＢＢＬウェビナー】（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，別紙に掲げる文書を特定し，更に該当するものがあれば，これを特定し，改めて開示決定等をすべきである。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和４年８月８日付け令和４・８・５独経研第１号により独立行政法人経済産業研究所（以下「ＲＩＥＴＩ」，「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
原処分は，不当かつ違法である。登場人物としてスピーカー・モデレータとして特定個人Ａ（ＲＩＥＴＩ上席研究員），コメンテータとして，特定個人Ｂ（特定会社Ａ常務執行役員），特定個人Ｃ（特定会社Ｂ代表取締役），特定個人Ｄ（経済産業省商務情報政策局商務・サービスグループデザイン政策室長），特定個人Ｅ（経済産業省特許庁デザイン経営プロジェクトチームリーダー）という５名が登場しているが，これら５名間の事前のやりとり，例えば，参加を求める書面，参加を了承する書面等が存在しているはずである。
請求内容における「デザイン部門が組織経営に与える影響についての評価指標を策定しようとしているＲＩＥＴＩの研究プロジェクト」に関する書面も開示していただきたい。
次に，これら書面の作成年月日，保存期間及び廃棄した場合は廃棄年月日を明確にしていただきたい。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 事案の概要
（１）審査請求人は，令和４年７月６日付けで，法４条１項の規定に基づき，処分庁に対し，本件対象文書の開示請求（以下「本件開示請求」という。）を行い，処分庁は，同月１１日付けでこれを受け付けた。（２）本件開示請求に対し，処分庁は，本件対象文書として特定すべき法人文書は，随時発生し，短期に廃棄するものであり，保有していないため，法９条２項の規定に基づき，令和４年８月８日付け令和４・８・５独経研第１号をもって，これを不開示とする原処分を行った。
（３）原処分に対し，開示請求者である審査請求人は，行政不服審査法（平成２６年法律第６８号）４条１号の規定に基づき，令和４年１１月７日付けで，諮問庁に対し，原処分を取り消すべきである旨の審査請求（以下「本件審査請求」という。）を行った。
（４）本件審査請求を受け，諮問庁において，原処分の妥当性につき改めて慎重に精査したところ，本件審査請求には理由がないと認められ，原処分維持が適当と考えるため，諮問庁による裁決で本件審査請求を棄却することにつき，法１９条１項の規定に基づき情報公開・個人情報保護審査会に諮問するものである。
２ 審査請求に係る法人文書
本件対象文書は，ＲＩＥＴＩが，令和３年１１月１９日に開催したＢＢＬセミナー「デザインと知財：デザイン経営のその後」（以下「本件ＢＢＬセミナー」という。）の企画のために，ＲＩＥＴＩが各出席者との間で行ったやりとりに関する文書である。
３ 原処分における処分庁の決定及びその理由
処分庁は，本件対象文書として特定すべき法人文書について，随時発生し，短期に廃棄するものであり，保有していないため，法９条２項の規定に基づき，これを不開示とする原処分を行った。
４ 審査請求人の主張についての検討
（１）審査請求人は，処分庁が行った原処分を取り消すべきである旨の決定を求めているところ，ＲＩＥＴＩにおける本件対象文書として特定すべき法人文書の保有の有無に関する具体的な検討は次のとおりである。（２）ＲＩＥＴＩでは，本件開示請求を受け，ＢＢＬセミナーの企画・開催を担当する国際・広報グループにおいて，令和３年１１月１９日開催の本件ＢＢＬセミナーに関し，本件開示請求の対象となる出席者とのやりとりに関する文書を確認したところ，保有していなかった。本件ＢＢＬセミナーは，当時，ＲＩＥＴＩの上席研究員だった特定個人Ａと，ＢＢＬセミナーを担当する国際・広報グループのディレクターとの会話が発端で開催が具体化したものである。ＲＩＥＴＩでは，ＢＢＬセミナーの担当者は，本件ＢＢＬセミナーの実施に向け，日程調整等を行ったものの，出席者に対する依頼文書は作成しなかった。特定個人Ａは当時所内の上席研究員であったため，ＲＩＥＴＩ担当者との連絡は，所内で随時行われたほか，特定個人Ａ側で，ＲＩＥＴＩ担当者を含まずに，各出席者間の調整を行うこともあったが，これについても，特定個人Ａは既にＲＩＥＴＩを離任しており，ＲＩＥＴＩは本件開示請求の対象となる文書を保有していなかった。
一般に，ＢＢＬセミナーは，昼休み時間帯にモデレータが進行役を務め，スピーカーによるプレゼンテーションをメインに行うなど開催方式を相当程度定型化して年間多数，開催しているため（令和３年度は４３回開催），他のシンポジウムやワークショップなどのイベントとは，手続きが異なる面がある。すなわち，開催頻度が高いため，日程調整等を迅速に行う必要があり，所内外における手続きは極力簡素化している。そのため，毎回の企画書は存在せず，開催に関する事前所内決裁手続きも必要としていない。また，ＢＢＬセミナーのスピーカー，モデレータ，コメンテータに関する依頼文書も作成していない（回答文書も存在しない）。
なお，ＢＢＬセミナー開催後は，外部に当日の資料や動画の公開が可能な場合，ウェブサイト・動画配信サイトへ掲載している。詳細を非公開とする場合にも，スピーカー名等，開催に関する対応は必ずウェブサイトに掲載している。
以上のように，ＢＢＬセミナーに関し，参加依頼状，参加承諾書のような書面はそもそも作成していない。本件ＢＢＬセミナーについては，担当者は，出席者との事前調整を一部メールで行ったものの，用件が済めば不要となるため，随時（短期）に廃棄されるものである。
（３）審査請求人が本件審査請求において開示を請求する「デザイン部門が組織経営に与える影響についての評価指標を策定しようとしているＲＩＥＴＩの研究プロジェクト」は，本件開示請求の対象となる出席者とのやりとりに関する文書ではないが，ＲＩＥＴＩのウェブサイトにおいて，ディスカッションペーパー「日本企業の社内デザイン組織のＫＰＩ策定」を公開しているので参照いただきたい。
（４）本件審査請求を受けて，改めて本件開示請求の対象として特定すべき文書の探索を行ったが，その保有は確認されなかった。
（５）したがって，ＲＩＥＴＩでは，本件開示請求の対象として特定すべき文書は随時発生し，短期に廃棄するものであり，保有していないため，これを不存在により不開示とした原処分は妥当である。
５ 結論
以上により，本件審査請求については何ら理由がなく，原処分の正当性を覆すものではない。
したがって，本件審査請求については，棄却することとしたい。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年２月２日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年７月４日審議
④ 同月２５日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件対象文書は，本件ＢＢＬセミナーの企画のために，ＲＩＥＴＩが各出席者との間で行ったやり取りに関する文書である。
審査請求人は，原処分の取消しを求めており，諮問庁は本件対象文書を保有していないとして不開示とした原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア ＢＢＬセミナーは，ＲＩＥＴＩに所属する研究員を含め，ＲＩＥＴＩが調査・研究の対象とする政策分野に関する研究等を行う者に対し，成果の発信と政策実務者等との議論を行う場を提供するものであり，週に１，２回程度の頻度で開催している。
イ ＢＢＬセミナーの具体的な企画調整は，当該ＢＢＬセミナーにおいて研究成果の発信を行う者が，当該者の研究活動の一環として行うこともあり，その場合，コメンテータ等の選定も当該者が主体となって行っている。発表内容についても，ＲＩＥＴＩとしての見解を発表するものではなく，各者が個人の責任で発表するという位置付けになっている。
ウ 上記ア及びイで説明したような性質から，個別のＢＢＬセミナーの内容に対してＲＩＥＴＩが組織として関与する点は限られており，開催に当たってのＲＩＥＴＩ内手続も簡素化されている。ＲＩＥＴＩ内での事前決裁も必要とせず，会場となる会議室や必要とする機材の都合がつけば開催できるため，研究者による開催希望は口頭でも受け付けており，ＲＩＥＴＩとしてコメンテータ等に対して参加依頼状のような書面を発行することもない。個別のＢＢＬセミナーの開催に関し文書を作成・取得した場合においても，ＲＩＥＴＩ文書管理規程のその他の文書として，文書処理上必要期間のみ保存することとしており，ＢＢＬセミナーが開催終了する等，用件が済めば廃棄している。
エ 本件ＢＢＬセミナーは，特定個人Ａが企画したものだが，当該個人はＲＩＥＴＩの上席研究員として所内に常勤していたこともあり，開催に当たっての段取りの確認等の日常連絡は口頭で行われていた。また，コメンテータ等の選定や日程調整も特定個人Ａが電子メール等で行っていた。
オ 上記エの事情から，本件対象文書は特定個人Ａが本件ＢＢＬセミナーのために作成・取得した電子メール等になると考えられるが，特定個人Ａは，令和４年６月１５日にＲＩＥＴＩを退職しており，本件開示請求を受け付けた同年７月時点では在籍していなかった。ＲＩＥＴＩでは，研究員が退職した場合，退職日の翌日に当該研究員のメールアカウントを削除する運用をしているため，本件開示請求時点では本件対象文書に該当する文書の存在を確認することができなかった。（２）当審査会において，諮問庁から独立行政法人経済産業研究所法人文書管理規程の提示を受けて確認し，また，当審査会事務局職員をしてＲＩＥＴＩが公開するＢＢＬセミナーの開催実績を確認させたところ，上記（１）の諮問庁の説明は，不自然，不合理なものであるとまではいえない。
一方で，ＲＩＥＴＩが過去に開催したＢＢＬセミナーには，ＲＩＥＴＩの所在地から遠方の研究機関に在籍する研究者がコメンテータ等に選定されている例もあり，このような場合，当該者のために旅費や謝金を支払うことが自然である。このため，当審査会事務局職員をして諮問庁にＢＢＬセミナーのコメンテータ等に対する旅費や謝金の支払に関する実態を確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア ＢＢＬセミナーのコメンテータ等に対して旅費や謝金を支払うことはあり，本件ＢＢＬセミナーでは，特定個人Ｂ及び特定個人Ｃに対して謝金を支払っている。
イ 特定個人Ｂ及び特定個人Ｃとは，謝金の支払に当たって必要となる情報のやり取りをしており，当該やり取りのために作成・取得した電子メールやメモ等は廃棄されているが，やり取りで得られた情報は，ＲＩＥＴＩ内の経理システムに記録・保存し，支払調書の作成等に用いていた。このようなシステム内で記録・保存している情報も法人文書に該当するのであれば，本件対象文書に該当するため，特定し，開示決定等することとしたい。
（３）上記（２）イで諮問庁が説明する情報については，ＲＩＥＴＩの職員が，ＲＩＥＴＩとして開催するＢＢＬセミナーのために情報を取得した上で，経理システム内に記録・保存し，支払調書の作成等のＲＩＥＴＩの業務に用いているものと考えられる。そうすると，当該情報は，法２条２項所定の職員が職務上作成・取得した電磁的記録であって組織的に用いるものであり，また，本件ＢＢＬセミナーのために，ＲＩＥＴＩと出席者との間でやり取りした結果，作成・取得されたものであることから，本件対象文書に該当すると認められる。
さらに，当審査会事務局職員をしてＲＩＥＴＩのウェブサイトを確認させたところ，本件ＢＢＬセミナーには，特定個人Ａないし特定個人Ｅの外にＲＩＥＴＩファカルティフェローである特定個人Ｆが出席しており，当該個人にも本件ＢＢＬセミナーに関して謝金等を支払っているのであれば，当該個人とやり取りした情報も含まれるものと考えられる。したがって，ＲＩＥＴＩにおいて，本件対象文書の外に，開示請求の対象として別紙に掲げる文書を保有していると認められるので，これを特定し，改めて開示決定等をすべきであり，また，他の出席者との謝金等に関するやり取りの情報を含め，文書の探索を実施し，本件対象文書に該当するものがあれば，これを特定し，改めて開示決定等をすべきである。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，ＲＩＥＴＩにおいて，開示請求の対象として特定すべき文書として別紙に掲げる文書を保有していると認められるので，これを特定し，調査の上，更に本件対象文書に該当するものがあれば，これを特定し，改めて開示決定等をすべきであると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員太田匡彦，委員佐藤郁美
別紙（追加文書）
本件ＢＢＬセミナーの出席者への謝金等の支払のために作成・取得した情報が記録された電磁的記録
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r05d01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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