諮問庁：国立大学法人九州大学
諮問日：令和５年９月１９日（令和５年（独個）諮問第６７号）
答申日：令和６年２月２６日（令和５年度（独個）答申第４５号）
事件名：本人に係る特定の「録音データ」をめぐる九州大学法人文書管理規程第１９条第１項及び第２項に係る文書等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）７６条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和５年６月１５日付け九大情公第２５号により国立大学法人九州大学（以下「九州大学」，「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである。なお，審査請求人の特定又は推測が可能となるおそれのある記載及び資料は省略する。
（１）審査請求書
ＩＣレコーダー等によって音声が採録され電磁的に生成された録音データに関して，過去の事例においては「議事録（会議録）」の作成のために一時的に備忘用の「メモ」として作成するものと説明されていることが多く，これが公文書等に該当するか否かについては，これまでも種々の議論があった。しかし，近年は録音データを，職員が職務上で作成・取得し，組織的に使うものとして保有する公文書とする判断がなされることが多く（令和３年９月２１日・デジタル庁発表事案など），これに先がけて司法判断もなされている（最高裁判所平成１６年１１月１８日第一小法廷判決「情報公開請求却下決定処分取消請求事件」など）。なお，公文書管理法２条４項において，行政文書は「行政機関の職員が職務上作成し，又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）を含む。第十九条を除き，以下同じ。）であって，当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして，当該行政機関が保有しているものをいう。」と定義されており，また同条５項において「法人文書」は「独立行政法人等の役員又は職員が職務上作成し，又は取得した文書であって，当該独立行政法人等の役員又は職員が組織的に用いるものとして，当該独立行政法人等が保有しているものをいう。」と定義されている。
かつ，「独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年法律第１４０号）」では２条２項において「この法律において『法人文書』とは，独立行政法人等の役員又は職員が職務上作成し，又は取得した文書，図画及び電磁的記録（電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって，当該独立行政法人等の役員又は職員が組織的に用いるものとして，当該独立行政法人等が保有しているものをいう。」とされている。
そして，九州大学においても，「九州大学法人文書管理規程」においてその第２条の（１）に「本学の役員又は職員（以下「職員等」という。）が職務上作成し，又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）を含む。以下同じ。）であって，職員等が組織的に用いるものとして，本学が保有しているものをいう。」と定義されている。
なお，本件録音データは「音声データは資料作成のため担当者のメモとして，記録用のため一時的に保存し，法人文書の位置づけで取り扱っておらず，作成完了後消去している。また，音声データの廃棄に関して文書への記載を行っておらず，請求内容にある文書の作成も行っていない。」とされている（令和５年６月１５日付け「九大情公第２５号」）。当該「資料」について通知文書では具体的な明示を欠くが，これは九州大学ハラスメント委員会内に設置された調査部会が作成し，「特定ハラスメント委員会」（特定年月日Ｂ）において特定審議が行われた際に用いられた資料を含む，一連の法人文書である（特定年月日Ｃ付け特定文書番号Ｂ）。
言うまでもなく，録音データの内容が要約される「議事録」と，当該事案の事実認定を行う際の「資料」は，その作成手順や用途が大きく異なる文書であり，かつ「資料」の作成と録音データとでは，その内容や文章の体裁・表現が直結するものではなく，仮に資料の中に議事録が含まれるという見方は成立するとしても，上記「特定文書番号Ｂ」にて部分開示された上記「資料」には，録音反訳を除き，議事録に該当する文書は含まれていない。
通常，録音データはハラスメント調査部会が九州大学の人事部職員の立合いの下で実施する聞取りにおいて，まず被聴取者に対して録音を行うこと（及び被聴取者による録音の禁止）を聴取の冒頭で調査部会長が説明（メモを朗読）するようにマニュアル化されている（中略）。また，その録音の反訳によれば（中略）との説明がなされたことが記されている。これは，被聴取者側に録音を禁じて外部への情報流出を防ぐ等の目的を有する一方，公平性を担保するために関係規則に従って法人文書として保存する義務を負う一連の業務であることを意味する。
（略）
さて，録音データは収録直後，事務担当係員が専門業者に委託して「反訳」をその都度作成しており，この反訳は調査部会員の全員が共有（中略）するものであるゆえ，録音データとは，録音を実施した担当職員の「私的／個人的」な「手控え・備忘」等ではなく，作成主体はあくまでも「調査部会」である。
なお，請求者による過去の情報公開請求によって，請求者を聞取り対象者とする聴取分の録音データの反訳は既に全文開示されている（上記「特定文書番号Ｂ」）。しかし，開示された反訳は，文字起こしの作業従事者が聞き取れなかった文言が「＝」「・・・」などの記号で示されており，あるいは聞取り間違いや誤字・脱字等がそのままになっている校訂を経ていない状態であり，これを仮に「議事録」に類する文書であるとしても，いまだ完成の段階にないものである。当然，そういった部分の推敲・校閲を行うためには元の録音データの内容を検分するしか方法はない。その意味でも本件録音データは法人文書として重要な機能と役割を有し，担当者の恣意な判断で消去できる性質のものではない。ちなみに，「九州大学法人文書管理規程」（平成２２年度九大規程第１４８号，施行：平成２３年４月１日／最終改正：令和５年３月３１日：令和４年度九大規程第１１２号）において，「別表第２（第１０条第１項関係）」として「法人文書分類・保存期間基準表」を掲げ，その２－１７－４０においてハラスメント関係の法人文書の保存期間を「１０年」と定めており，九州大学がウェブ上で公開している「法人文書ファイル管理簿」でも，かかる措置が講じられていることが確認できる。かつ，九州大学のハラスメント対策委員会が策定し，ウェブ上でも公表している「ハラスメント苦情申立に係る手続について」（平成２２年１０月６日ハラスメント対策委員会決定／平成２６年１０月１日最終改正）においても，「４．『調査』の実施」の「（３）留意事項等」においてまず「ヒアリングに先立って，ヒアリング対象者に次の事項を説明し，同意を得る。」との頭書の上で「②ヒアリング内容を録音し，資料として保存すること。」の一項を設け，あくまでも調査にかかる業務の一環であることを自ら明言していることが確認される。
よって，当該録音データは九州大学が保有する「法人文書」であり，規則に基づく適正な廃棄処理を行うことなく任意に消去できるものではない。それゆえ，令和５年６月１５日付け「九大情公第２５号」による不開示決定を取消すことを求める。
（２）意見書
ア 経緯
審査請求人は，諮問庁から，特定年月日Ｄ付けで特定文書（特定文書番号Ｃ）を受領しました。そこで，その内容に対する異議を申し立てるための準備として，当該ハラスメント事案に係る調査部会が開催されたときの録音データ，及びその反訳を含む関係資料の開示を特定年月日Ｅ付けで請求しましたところ，「特定文書番号Ｂ」（【甲１】）で「部分開示」の決定を受けました。
ただし，そのときに「不開示」とされた録音データに関しては「文書不存在のため（記録用のため一時的に保存し，作成完了後消去のため）」との不開示の理由が記されておりました。
なお，当該録音データが歴然たる諮問庁の法人文書であることについて，法的な根拠，判例，審査請求人の理解並びに意見等は，既に文書にて先に申立てを行っておりますので，ここでは繰り返しません。
ともあれ，諮問庁は「ハラスメント苦情申立に係る手続について」（【甲２】）を策定し，その中で「ヒアリング内容を録音し，資料として保存すること」としている以上，審査請求人は，当該録音データを消去したのであれば，関係法令等に沿って廃棄（消去），又は誤廃棄したことを示す法人文書があると考え，その開示を特定年月日Ｇ付けで請求いたしました。
諮問庁は，（中略），特定年月日Ａ付けの特定文書番号Ａ（【甲４】）にて再度，「不開示」の決定を下し，その理由として，前回と同様に，当該法人文書の不存在を挙げてきました。
さらに審査請求人は，令和５年５月１７日付けをもって，「『九州大学法人文書管理規程』第１９条の１，及び同条の２に係る下記の文書等の開示を請求いたします。①録音データの消去が「誤廃棄」である場合，当該の件を文書管理者が総括文書管理者に報告した内容を記載した法人文書（第１９条の１関係），なお，「誤廃棄」ではない場合，当該録音データの消去をめぐってその不存在の状態（「紛失」「隠匿」などを定義したことが分かる法人文書，及び当該の件を文書管理者が総括文書管理者に報告した内容を記載した法人文書），②上記のいずれかの報告に基づいて講じられた措置内容を記載した法人文書（第１９条の２関係）」とする開示請求を，さらに行いました。
これに対して，諮問庁は令和５年６月１５日付けの九大情公第２５号（【甲５】）をもって，「音声データは，資料作成のため担当者のメモとして，記録用のために一時的に保存し，法人文書の位置づけで取扱っておらず，作成完了後消去している」として，法人文書の不開示（不存在）を決定しました。
よって，ここにおいて審査請求人は，こうした諮問庁の決定に異議を申し立て，その取消しを求めるべく，その根拠となる資料とともに，貴審査会にお諮りする次第です。
イ 争点
「諮問の理由説明書」中，「（３）審査請求人の主張に対する本件の判断」の内容で，明確な争点となっているのは以下の２点であると思料されます。以下，この点を中心に意見を具申させていただきます。
（ア）ヒアリングを録音したデータを扱う人事企画部人材育成課（現：人事部人事企画課，以下「人事課」）職員は，当該データを組織的に採取したのか，否か
（イ）九州大学ハラスメント対策委員会がその学内規則等中で定める，保管されるべき「資料」について，当該「資料」に録音データ物が含まれるのか，否か
上記（ア）については，まず前提としまして，人事課の職員がその業務として行っており，組織的に行っていない（すなわち「個人的に行っている」）ということはあり得ません。よって，録音データをして備忘的なメモであるとして，開示を拒むことはあるとしましても，廃棄の手続なしに消去することは，あってはならないことと思料いたします。
別添の【甲６】及び【甲７】の内容からも明らかなように，（中略）別件調査部会の発足（中略）にあたり，（中略），事務側（人事課）が事前に準備して配布した「議事進行メモ」において「本調査部会の事務は人事企画部人材育成課が担当いたします」と明記されております。実際，ヒアリング時（中略）にも事務側が準備した「部会長発言メモ」に従い，調査部会長は，「このヒアリングは，後日の報告書等資料作成のため，録音しますので，ご了解ください」と，ヒアリング対象者にその都度，了解をとっています。
なお，こうした「台本」とも言うべき発言メモは，審査請求人が（中略）聴取された調査部会（特定回）でも，文言は基本的にそのまま使用されていました（【甲８】）。
かつ，「ヒアリング内容が外部に漏れることを防ぐため，被聴取者による録音，録画，写真撮影は禁止とさせていただきますので」とも部会長は発言することになっていますが，これは記録における公平性と透明性の担保を行うべく，調査部会及び人事課は録音データを資料として保管する重い義務を負っていることを示していると言えます。
また，ヒアリングを実施する主体は，あくまでも諮問庁内のハラスメント対策委員会に設置された「調査部会」であり，その調査部会長の了解もなく，事務側が録音データを消去することは，組織構成上ではあり得ません。もちろん，（中略）別件調査部会においても，人事課より録音データ消去に関する報告を受けたことは一度もありません。
ひいては，諮問庁は，そのハラスメント対策委員会の報告書作成で使用される録音データをその都度，人事課の判断で全て消去していることになります。仮にそのような状況であるとすれば，諮問庁には文書管理上のガバナンスに重大な欠陥があり，かつ，公用文書の生産とその保存管理にまつわるコンプライアンスの遵守がなされていないと言わざるを得ません。
上記（イ）については，①「ヒアリング内容を録音し，資料として保存」という【甲２】で使用されている日本語の語法的な解釈部分，及び②諮問庁が主張するところの「ヒアリング記録（反訳）を『資料』と位置付けて従前より保存することで運用」（「諮問の理由説明書」）中に見られる「資料」なるものの意味範囲の部分に，論点がさらに分けられます。特に②に関しては，これまでにない，全く新しい主張であります。
仮に，諮問庁の主張どおりであるとすれば，そもそも「反訳」の作成目的は何か，という疑念が生じます。審査請求人の理解では，それは記録の正本としての録音データの，暫定的な可視化であります。また，反訳作成の責任者は誰か，ということになりますと，それはハラスメント対策委員会（及び調査部会）以外にはありえません。例えば，諮問庁の人事課員が，調査部会委員の要求に応じて，共有を忘れていたとする録音反訳を文書のクラウドストレージを通じて配信するということもありました（【甲９】）。
ともあれ，【甲２】の付録部分に見える「録音媒体提出書」の「注４）」（参考資料８頁）には「迅速な調査を行うため，反訳書（録音を文字化したもの）の提出にご協力ください。重要と思われる部分だけでも結構です。」（かぎ括弧内は原文ママ）とあり，書証作成（提出）の主体は異なる（ここでは「申立て側」）とはいえ，諮問庁の調査における録音データが有する，記録物としての優先性，あるいは録音と反訳との主従関係が如実に示されております。ゆえに，【甲５】に見えますように，音声データが「資料作成のため」の「担当者のメモ」であり，誤字・脱字も多い録音反訳の方が「資料」としての正本であるかの如き主張は，全く合理的なものではありません。そもそも，懲戒処分が正式に下る前に，しかも異議申立ての機会を設けているにも関わらず，報告書の作成と同時に録音を消去する合理的な理由が見当たりません。仮に「担当者のメモ」であるとしても，業務上で生成された法人文書であり，廃棄の手続を踏むことなく任意に消去することは，法令に背馳する非違行為であります。
しかも，①の文言を虚心坦懐に読めば，「ここで言う『資料』とは，録音データそのものを指すものではない」という諮問庁側の主張は，あまりに論理の整合性を欠く，実態ともかけ離れた不合理な説明，あるいは後付けの理由であると言えます。
よって，審査請求人としましては，実際に録音データが消去されたか否かは暫く措くとしても，録音データは法人文書そのものであり，その消去においては，適正なルールに基づく廃棄手続を経なければならないという認識とともに，まずは「廃棄手続文書の不存在」を含む不開示の決定に対して，まずはその取消しを申し立てる次第です。
ウ 要望
本件に関与していると思しき職員（【甲１０】）への事情聴取，及び証拠たる関係書類（特に本件以外の録音データ）の状況確認にもご高配を賜わりますれば幸いです。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 開示請求内容及び開示決定等の概要
九州大学は，令和５年５月１７日付けで本件開示請求を受理し，法８２条２項の規定により，本件文書について，令和５年６月１５日付け九大情公第２５号で文書不存在により，保有個人情報の開示をしない旨の決定について（原処分）を行った。
２ 審査請求人の主張に対する九州大学の判断及び諮問理由
（１）審査請求人の主張
上記第２の２（１）のとおり。
（２）原処分における九州大学の判断
ハラスメント調査部会におけるヒアリングにおいて収録される録音データは，あくまで担当者個人がヒアリング記録（反訳）を作成するためのメモとして利用しているものであり，ヒアリング記録（反訳）作成の完了後は消去している。ヒアリング記録（反訳）の作成過程においては，他の職員等が組織的に使用する機会がないことから，「公文書等の管理に関する法律」２条５項に定める法人文書の定義に該当しないと考えるため，令和５年６月１５日付け九大情公第２５号による原処分に至ったものである。
（３）審査請求人の主張に対する九州大学の判断
審査請求を受け，改めて原処分妥当性について審査した結果，以下のとおり原処分を維持することが妥当と判断したため，総務省情報公開・個人情報保護審査会へ諮問する。
審査請求人は，録音データを，ハラスメント調査部会が作成主体となり法人文書として保有するものと主張しているが，録音データについては，取得した直後からヒアリング記録（反訳）作成の前後に至るまで職員共用のストレージに保管されておらず，担当者及び反訳業者以外の者がこのデータに触れることがないため，組織的に使用しているものではないことから，法人文書に該当しない。
さらに，審査請求人は，九州大学のハラスメント対策委員会が策定した「ハラスメント苦情申立に係る手続について」において，「４．『調査』の実施」の「（３）留意事項等」においてまず「ヒアリングに先立って，ヒアリング対象者に次の事項を説明し，同意を得る。」との頭書の上で「②ヒアリング内容を録音し，資料として保存すること。」の一項が設けられていることをもって録音データの保存を調査にかかる業務の一環であると主張しているが，ここで言う「資料」とは，録音データそのものを指すものではなく，録音データを基に作成したヒアリング記録（反訳）を「資料」と位置づけて従前より保存することで運用している。このため，録音データの保存はハラスメント調査部会の業務には当たらず，そのため録音データそのものは法人文書には該当しない。以上から，本件録音データを既に削除していることによる文書不存在を理由として不開示とした原処分を維持することが妥当と判断した。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年９月１９日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１１月１８日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 令和６年１月２５日審議
⑤ 同年２月２０日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。審査請求人は原処分の取消しを求めているが，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして諮問庁に対し改めて確認させたところ，諮問庁はおおむね以下のとおり説明する。
ア 本件開示請求は，特定年月日Ａ付け特定文書番号Ａ「保有個人情報の開示をしない旨の決定について（通知）」において，ハラスメント調査部会のヒアリング記録のうち録音データの廃棄記録等を不存在としたことに関し，当該録音データの誤廃棄や紛失等があったことを前提にして，九州大学法人文書管理規程１９条に規定される「紛失等の対応」に係る関係文書を求めるものである。
イ 審査請求人は，ハラスメント調査部会が当該録音データの作成主体となり法人文書としてこれを保有するものと主張しているが，録音データについては，取得した直後から反訳文書作成の前後に至るまで職員共用のストレージに保管されておらず，担当者及び反訳作成業者以外の者がこのデータに触れることがないため，組織的に使用しているものではないことから法人文書に該当せず，九州大学法人文書管理規程の適用もない。
ウ また，ハラスメント調査部会におけるヒアリング記録の資料としては，従前より録音データを基に作成した反訳文書を保存することで，九州大学のハラスメント対策委員会が策定した「ハラスメント苦情申立に係る手続について」に沿った運用となっており，録音データを消去することに問題は生じていない。
なお，反訳文書は，調査結果報告書を作成する目的のため事実確認が可能な範囲で補助的に使用されるものであり，文書精査等の手間をかけて精緻な資料とする必要はないため，納入された反訳文書を最終版としてそのまま使用・保存している。
エ よって，録音データの誤廃棄や紛失等及び録音データの消去をめぐってその不存在の状態を定義する事態も生じていないことから，本件対象保有個人情報は作成していない。
（２）当審査会において，諮問書に添付された特定年月日Ａ付け特定文書番号Ａ「保有個人情報の開示をしない旨の決定について（通知）」等を確認したところ，本件開示請求に係る上記（１）アにおける諮問庁の説明は是認できる。
（３）そこで，ハラスメント調査部会のヒアリング記録のうち，録音データの取扱いに係る諮問庁の説明について検討する。
ア 諮問庁は，録音データは法人文書に該当しないことから九州大学法人文書管理規程の適用もなく，その消去に関して問題は生じておらず，同規程１９条に基づく「紛失等の対応」もされていない旨説明する。
イ この点，録音データはハラスメント調査部会が職務上取得した文書であり，反訳文書作成のために職員が用いるものであることからすると，担当職員が限られることをもって組織的に共有しているものではないとする諮問庁の説明は，是認し難い。
ウ 一方，ハラスメント調査部会におけるヒアリング記録の資料としては，従前より録音データを基に作成した反訳文書を保存することとしているとする諮問庁の説明に，特段不自然・不合理な点は認められない。
エ そうすると，録音データは，反訳文書が作成されるまでの一定期間は保有されるものの，反訳文書の作成後においては，その消去に関して，「ハラスメント苦情申立に係る手続について」上の問題が生じているとまでは認められない。
（４）以上を踏まえると，録音データの消去に関し，上記規程１９条に基づく「紛失等の対応」はしておらず，その不存在の状態を定義する事態も生じておらず，本件対象保有個人情報を保有していないとする諮問庁の説明については，これを覆すに足る事情は認められない。
（５）よって，九州大学において，本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
諮問庁は，ハラスメント調査部会のヒアリング記録のうち，録音データについて，本件開示決定通知書において，「資料作成のため担当者のメモとして，記録用のため一時的に保存し，法人文書の位置付けで取扱っておらず」とし，理由説明書（上記第３の２（３））及び上記２（１）イにおいても，法人文書に該当しない旨説明する。
この点，録音データは，ハラスメント調査部会のヒアリング記録として，職務遂行上取得された文書であり，反訳作成業者への依頼に際し組織的に利用されたものであることは，種々の諮問庁の説明に鑑みれば明らかであることからすると，たとえ，取得した直後から消去に至るまで職員共用のストレージに保管されておらず，担当者及び反訳作成業者以外の者が録音データに触れることがないとしても，法人文書としての組織共用性が認められ，法人文書に該当すると解すのが相当と考えられる。
よって，処分庁においては，今後，録音データの取扱いに関しては，九州大学法人文書管理規程に照らし，適切に対応すべきである。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，九州大学において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員石川千晶，委員磯部哲
別紙（本件対象保有個人情報）
１ 特定年月日Ａ付け特定文書番号Ａ保有個人情報の開示をしない旨の決定について（通知）となった件について，「録音データ」の消去に関して，九州大学法人文書管理規程第１９条第１項及び第２項に係る文書。
２ 当該録音データが「誤廃棄」でない場合，当該録音データの消去をめぐってその不存在の状態（「紛失」「隠蔽」など）を定義したことが分かる法人文書及び当該の件を文書管理者が総括文書管理者に報告した内容を記載した法人文書
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r05dk001.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。