諮問庁：厚生労働大臣
諮問日：令和３年１１月１８日（令和３年（行情）諮問第５００号）
答申日：令和５年９月４日（令和５年度（行情）答申第２５７号）
事件名：特定労働基準監督署の事業場台帳（特定年度分）の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「特定労働基準監督署事業場台帳平成２８年度分管轄地区内にある，特定法人の全ての事業場に関して記載されている部分」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
本件審査請求の趣旨は，行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和３年７月１６日付け３北労行開第１５号により北海道労働局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，取消しを求めるというものである。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
本件処分を取り消すとの決定を求める。
対象となる文書（事業場台帳）について，行政文書ファイル管理簿には，文書の保存期間が３０年と記載されていた。よって，情報の隠蔽あるいは違法な廃棄処分が考えられる。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求の経緯
（１）本件審査請求人である開示請求者（以下第３において「請求者」という。）は，令和３年６月１８日付け（同月２１日受付）で，処分庁に対して，法３条の規定に基づき本件対象文書の開示請求を行った。（２）これに対し，処分庁が，令和３年７月１６日３北労行開第１５号により不開示決定（原処分）を行ったところ，請求者はこれを不服として，同年８月１９日付け（同月２０日受付）で本件審査請求を提起したものである。
２ 諮問庁としての考え方
本件審査請求については，原処分は妥当であるから，棄却すべきである。
３ 理由
（１）本件対象行政文書の特定及びその経緯について
本件開示請求を受けて，処分庁が，その作成・保有する行政文書を確認したところ，「事業場台帳」を名称とする行政文書は存在しなかったため，対象行政文書の特定のために請求者に連絡したところ，請求者は行政文書として「事業場台帳」が存在するものと考えて開示請求に及んだ旨回答した。
処分庁は，請求者に対して，「事業場台帳」を名称とする行政文書は作成しておらず，個別事業場に係る各種情報（監督指導の状況，災害発生状況等）等については，「事業場基本情報」を作成・保有している旨を教示したところ，請求者は開示請求の対象としたい行政文書はあくまでも「事業場台帳」である旨の回答をした。（なお，特定労働基準監督署管内の特定法人の事業場に係る「事業場基本情報」について，請求者は別途開示請求を行っており，処分庁が部分開示決定を行っている。）。後日，処分庁から請求者に対して連絡をしたところ，請求者から，本件開示請求の補正又は取り下げをしない旨の回答があったため，処分庁は本件対象行政文書を「特定労働基準監督署事業場台帳平成２８年度分管轄地区内にある，特定法人の全ての事業場に関して記載されている部分」であると特定した。
（２）本件対象行政文書を作成・保有していないことについて処分庁管内の労働基準監督署（以下「監督署」という。）の行政文書ファイル管理簿には「事業場台帳」が記載されている。
しかし，個別事業場に係る各種情報（監督指導の状況，災害発生状況等）については，管轄の監督署の業務システムである労働基準行政システム（以下「システム」という。）を用いて入力することで，データが作成される「事業場基本情報」を活用して業務を実施しており，「事業場台帳」は作成・保有していない。
本件審査請求後に，諮問庁から処分庁に指示し，再度行政文書を保管する書庫等を探索したが，本件対象行政文書は確認されなかった。以上から，処分庁における本件対象行政文書に関する調査に不自然，不合理な点は確認されず，上記（１）のとおり「事業場基本情報」についての請求者への教示及び当該開示請求が部分開示決定されている経緯に照らしても処分庁の説明に矛盾はなく，原処分は妥当である。
４ 請求者の主張について
請求者は，審査請求書の中で，「対象となる文書（事業場台帳）について，行政文書ファイル管理簿には，文書の保存期間が３０年と記載されていた。よって，情報の隠蔽あるいは違法な廃棄処分が考えられる。」等と主張しているが，処分庁が本件対象行政文書を作成・保有していないことについては，上記３（２）のとおりであり，本件結論に影響を及ぼすものとは認められない。
５ 結論
以上のとおり，原処分は妥当であり，本件審査請求は棄却すべきである。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和３年１１月１８日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和５年７月１４日審議
④ 同年８月３０日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求に対し，処分庁は，本件対象文書を保有していないとして，不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は原処分の取消しを求めているが，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書は，開示請求書の記載によると，「特定労働基準監督署事業場台帳平成２８年度分管轄地区内にある，特定法人の全ての事業場に関して記載されている部分」の開示を求めるものであると認められる。
（２）諮問庁は，本件対象文書の保有の有無について，個別事業場に係る各種情報（監督指導の状況，災害発生状況等）についてはシステムにある「事業場基本情報」を活用して業務を実施しており，本件対象文書を保有していない旨説明する。
（３）他方，審査請求人は，当該特定労働基準監督署の行政文書ファイル管理簿に，文書の保存期間が３０年の「事業場台帳」が記載されている旨主張する。当審査会事務局職員をして，ｅ－Ｇｏｖに掲載されている特定労働基準監督署の行政文書ファイル管理簿を確認させたところ，昭和５９年度，昭和６２年度，昭和６３年度，昭和６４年度の「事業場台帳」が確認でき，平成２８年度の「事業場台帳」については掲載されていないことが確認できる。なお，北海道労働局のウェブサイトには，特定労働基準監督署の標準文書保存期間基準（保存期間表）（以下「基準」という。）が掲載されており，これによると，令和５年度において，「事業場台帳」は，保存期間３０年又は常用として掲載されていることが確認できる。
（４）以上を踏まえ検討する。
ア 当審査会事務局職員をして，諮問庁に対し，特定労働基準監督署管内事業場の各種情報の管理等について確認させたところ，以下のとおり説明する。
個別事業場に係る基本情報（事業場のプロフィール，監督指導の履歴等）については，過去，紙の文書として台帳管理を行っていた。北海道労働局においては，平成１０年にこれらの情報の電子化が行われ，紙の事業場台帳から，システムに登録する事業場基本情報へ移行している。
したがって，平成１０年以降の個別事業場の基本情報については，事業場台帳としては存在せず，全てシステムで管理された事業場基本情報となっている。なお，事業場基本情報は，適宜更新され使用しているものであることから，特定年度の文書という取扱いはしておらず，「過去の特定年度の事業場基本情報」は存在しない。念のため，北海道労働局において，本件対象文書に該当する文書を探索したが，その存在を確認できなかった。
イ この諮問庁の説明に，特段，不自然，不合理な点は見当たらず，覆すに足りる事情も存しないことから，特定労働基準監督署において，本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 付言
（１）上記２（３）のとおり，「事業場台帳」は，特定労働基準監督署の基準には保存期間３０年又は常用として掲載されている。一方で，「事業場基本情報」については，基準等における整理が明確ではなく，審査請求人が求める行政文書について，その名称等が分かりやすいものとなっているとはいえない。本件開示請求がなされたことは，これに起因する部分もあることは否定できず，処分庁においては，今後，行政文書の名称等を分かりやすく情報提供するよう努めることが望ましい。（２）本件不開示決定通知書には，不開示とした理由について，「上記１の行政文書については，保有していないため不開示とした。」と記載されているところ，一般に，文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有していないという事実を示すだけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該文書が存在しないかについても，理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁は，今後の対応において，上記の点につき留意することが望まれる。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，北海道労働局において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第３部会）
委員長屋聡，委員久末弥生，委員葭葉裕子
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0506.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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